9 Bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự chuẩn, chuyên nghiệp?

9 Bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự chuẩn, chuyên nghiệp?

Xây dựng quy trình quản lý nhân sự không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả mà còn đảm bảo sự minh bạch, tối ưu hóa nguồn lực và tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp. Dưới đây là chi tiết 9 Bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự chuẩn, chuyên nghiệp:

Bước 1: Hoạch định nguồn nhân lực là hoạt động xác định và quản lý nhu cầu tuyển dụng của công ty. Người tham gia vào quy trình quản ý nhân sự cần nâng cao kỹ năng và năng lực nội bộ, đảm bảo đội ngũ phát triển cùng một định hướng để đảm bảo kế hoạch kinh doanh, dự báo nhu cầu nhân sự và xu hướng trong tương lai.

Có rất nhiều mô hình và phương pháp để thực hiện điều này, điển hình là HRBP – Mô hình đối tác nhân sự, với mục tiêu đề cao vai trò của nhân sự trong bộ máy điều hành C-Level. Công ty có thể ứng dụng phần mềm nhân sự vào để phân tích và quản lý nhân sự. Căn cứ vào tình hình thực tiễn mà bộ phận nhân sự cần cân bằng nhu cầu nhân sự trong thời gian ngắn hạn và dài hạn.

Bước 2: Tuyển dụng nhân tài bởi con người chính là yếu tố quyết định sự tăng trưởng của đội ngũ. Vì vậy doanh nghiệp cần có đầu vào tuyển dụng chất lượng, với nhóm ứng viên có tố chất và tiềm năng phát triển phù hợp với định hướng của tổ chức. Về cơ bản, tuyển dụng chính là hoạt động thu hút ứng viên và tìm kiếm các ứng viên đủ tiêu chuẩn đến phỏng vấn.

Đây cũng là lúc bộ phận HR xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự, với mô tả công việc rõ ràng cho từng vị trí, kế hoạch mở rộng kênh tuyển dụng. Qua đó, HR sẽ nhận yêu cầu đến từ ban lãnh đạo, từng phòng ban, bộ phận nhỏ vận hành trong doanh nghiệp và triển khai tuyển dụng để đáp ứng.

Bước 3: Gắn kết văn hóa doanh nghiệp vì văn hóa doanh nghiệp là yếu tố rất quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự nói riêng và cả tổ chức nói chung. Mỗi công ty đều có một hoặc một vài giá trị cốt lõi mong muốn nhân sự của mình có cùng định hướng. Từ đó, mỗi cá nhân sẽ trở thành một phần của doanh nghiệp, góp phần thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ chung.

Bộ phận nhân sự có nhiệm vụ hỗ trợ nhân viên mới hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp, phong cách làm việc tại doanh nghiệp, để đảm bảo rằng nhân sự có thể hòa nhập và cảm thấy thoải mái. Đây chính là tiền để tạo sự gắn kết lâu dài, vì tiềm năng phát triển công việc sau này.

Bước 4: Thiết lập phúc lợi & đãi ngộ phù hợp vì phúc lợi và đãi ngộ những yếu tố cơ bản để giữ chân người tài, do vậy doanh nghiệp cần đảm bảo các nhóm quyền lợi của nhân viên. Các lợi ích cơ bản thường gặp bao gồm: 

- Thời gian làm việc đúng quy định và hợp lý

- Chế độ nghỉ phép, nghỉ ngơi đảm bảo sức khỏe người lao động

- Mức lương hợp lý, với chính sách tính lương thưởng rõ ràng

- Chế độ bảo hiểm xã hội tuân thủ quy định của nhà nước

- Thăm khám, chăm sóc sức khỏe định kỳ

- Du lịch, nghỉ mát hàng năm

- Quà tặng, khen thưởng thưởng theo thành tích cá nhân

Bước 5: Quản trị mục tiêu và hiệu suất nhằm để quản lý nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp bắt buộc phải đưa ra các mục tiêu chung tổng thể và mục tiêu riêng cho mỗi cá nhân hướng đến. Sau một thời gian nhất định cần đánh giá kết quả công việc và hiệu suất của nhân viên, xem họ thực hiện mục tiêu đến đâu. Những nhân viên hoàn thành xuất sắc nên có biện pháp khen thưởng, khích lệ phù hợp. Những nhân viên chưa đạt cần được quản lý theo dõi và đưa ra phương án cải thiện, hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.

Bước 6: Chế độ thưởng phạt rõ ràng để đảm bảo sự công bằng trong tổ chức và duy trì tinh thần làm việc tốt, doanh nghiệp cần xây dựng khung năng lực với từng vị trí, chế độ thưởng phạt rõ ràng, có tính định lượng cụ thể. Dựa vào đó các nhân viên, các phòng ban sẽ có động lực lao động, cống hiến, gắn bó lâu dài. Một chế độ tốt góp phần ổn định tình hình tổ chức và giúp tránh những tranh luận không đáng có khi nhân viên cạnh tranh với nhau.

Bước 7: Kế hoạch đào tạo và phát triển đây chính là bước xây dựng lộ trình thăng tiến cho từng vị trí, từng nhân viên. HR cần đảm bảo rằng nhân sự có đủ năng lực để đem hiệu quả tốt nhất, đồng thời công ty cũng sẵn sàng tạo điều kiện để nhân viên phát triển lên nấc thang cao hơn trong công việc. Các doanh nghiệp thực sự quan tâm tới sự phát triển của nhân viên sẽ có kế hoạch đào tạo cụ thể, gắn liền với thực tiễn.

Bước 8: Thực hiện báo cáo hiệu quả, tại đây phòng HR có trách nhiệm tổng kết dữ liệu, làm báo cáo quản lý nhân sự theo giai đoạn cho quản lý hoặc lãnh đạo. Đây chính là lúc doanh nghiệp có thể tối ưu các công cụ và giải pháp quản lý nhân sự đang áp dụng, để có sự thay đổi và cải tiến trong thời gian tiếp theo. Cấp lãnh đạo cũng sẽ nắm bắt được tình hình quản lý nhân sự tổng thể và điều chỉnh chiến lược nhân sự nếu cần thiết.

Bước 9: Tái định hình cơ cấu nhân sự được dựa trên các dữ liệu tổng quan, cấp quản lý và ban lãnh đạo sẽ tiến hành tối ưu hiệu quả quản lý nhân sự. Doanh nghiệp sẽ quyết định giữ nguyên cơ cấu hoặc đưa ra chiến lược dài hạn thông minh hơn, ban hành thay đổi trong các bước trước đó nếu cần, để kịp thời đáp ứng môi trường kinh doanh biến động hàng ngày. Hoạt động này cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng HR với ban lãnh đạo, trong đó HR đóng vai trò như người hỗ trợ, người tham mưu.

9 Bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự chuẩn, chuyên nghiệp? (Hình từ Internet)

Quy chế quản lý nội bộ để quản lý nhân sự của công ty TNHH 2 thành viên trở lên do ai ban hành?

Căn cứ điểm d khoản 2 Điều 63 Luật Doanh nghiệp 2020 có nêu rõ thẩm quyền ban hành quy chế quản lý nội bộ để quản lý nhân sự của Giám đốc, Tổng giám đốc công ty TNHH 2 thành viên trở lên như sau:

Giám đốc, Tổng giám đốc

1. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.

2. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có quyền và nghĩa vụ sau đây:

a) Tổ chức thực hiện nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên;

b) Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty;

c) Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty;

d) Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;

đ) Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm người quản lý trong công ty, trừ chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên;

e) Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên;

g) Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty;

h) Trình báo cáo tài chính hằng năm lên Hội đồng thành viên;

i) Kiến nghị phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;

k) Tuyển dụng lao động;

l) Quyền và nghĩa vụ khác được quy định tại Điều lệ công ty, nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên, hợp đồng lao động.

Như vậy, theo quy định trên tổng giám đốc công ty TNHH 2 thành viên trở lên có thể ban hành quy chế quản lý nội bộ để quản lý nhân sự, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;