Quyết định 680/QĐ-UBND năm 2025 công bố 09 thủ tục hành chính nội bộ (06 thủ tục hành chính nội bộ mới và 03 thủ tục hành chính nội bộ được sửa đổi, bổ sung) lĩnh vực Công tác văn phòng, Văn thư và lưu trữ nhà nước và Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long

QUYẾT ĐỊNH

CÔNG BỐ 09 THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ (06 THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ MỚI BAN HÀNH VÀ 03 THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ ĐƯỢC SỬA ĐỔI, BỔ SUNG) TRONG LĨNH VỰC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, LĨNH VỰC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC VÀ LĨNH VỰC KIỂM SOÁT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 16 tháng 6 năm 2025;

Căn cứ Quyết định số 1085/QĐ-TTg ngày 15 tháng 9 năm 2022 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Kế hoạch rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn 2022 - 2025;

Căn cứ Quyết định số 01/2025/QĐ-UBND ngày 02 tháng 7 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long;

Thực hiện Công văn số 5990/VPCP-KSTT ngày 22 tháng 8 năm 2024 của Văn phòng Chính phủ về việc công bố, rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính nội bộ;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tại Tờ trình số 04/TTr-VPUBND ngày 25 tháng 7 năm 2025.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công bố kèm theo Quyết định này:

- 06 (Sáu) thủ tục hành chính nội bộ mới ban hành trong lĩnh vực Công tác Văn phòng và lĩnh vực Văn thư và Lưu trữ nhà nước thuộc thẩm quyền giải quyết của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long (chi tiết tại Phụ lục I kèm theo);

- Sửa đổi, bổ sung 03 (Ba) thủ tục hành chính trong lĩnh vực Công tác Văn phòng và lĩnh vực Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long được công bố tại Quyết định số 1021/QĐ-UBND ngày 05 tháng 5 năm 2023 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long công bố thủ tục hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long (chi tiết tại Phụ lục II kèm theo).

Điều 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường và tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký./.

PHỤ LỤC I

DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ MỚI BAN HÀNH, ĐƯỢC SỬA ĐỔI, BỔ SUNG THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG
(Kèm theo Quyết định số 680/QĐ-UBND ngày 28 tháng 7 năm 2025 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long)

I. DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ MỚI BAN HÀNH

II. DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ ĐƯỢC SỬA ĐỔI, BỔ SUNG

PHỤ LỤC II

NỘI DUNG CỤ THỂ CỦA TỪNG THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG
(Kèm theo Quyết định số 680/QĐ-UBND ngày 28 tháng 7 năm 2025 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long)

A. THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ MỚI BAN HÀNH I. LĨNH VỰC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1. Thủ tục: Lấy ý kiến thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh

QUYẾT ĐỊNH

CÔNG BỐ 09 THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ (06 THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ MỚI BAN HÀNH VÀ 03 THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ ĐƯỢC SỬA ĐỔI, BỔ SUNG) TRONG LĨNH VỰC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, LĨNH VỰC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC VÀ LĨNH VỰC KIỂM SOÁT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 16 tháng 6 năm 2025;

Căn cứ Quyết định số 1085/QĐ-TTg ngày 15 tháng 9 năm 2022 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Kế hoạch rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn 2022 - 2025;

Căn cứ Quyết định số 01/2025/QĐ-UBND ngày 02 tháng 7 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long;

Thực hiện Công văn số 5990/VPCP-KSTT ngày 22 tháng 8 năm 2024 của Văn phòng Chính phủ về việc công bố, rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính nội bộ;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tại Tờ trình số 04/TTr-VPUBND ngày 25 tháng 7 năm 2025.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công bố kèm theo Quyết định này:

- 06 (Sáu) thủ tục hành chính nội bộ mới ban hành trong lĩnh vực Công tác Văn phòng và lĩnh vực Văn thư và Lưu trữ nhà nước thuộc thẩm quyền giải quyết của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long (chi tiết tại Phụ lục I kèm theo);

- Sửa đổi, bổ sung 03 (Ba) thủ tục hành chính trong lĩnh vực Công tác Văn phòng và lĩnh vực Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long được công bố tại Quyết định số 1021/QĐ-UBND ngày 05 tháng 5 năm 2023 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long công bố thủ tục hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long (chi tiết tại Phụ lục II kèm theo).

Điều 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường và tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký./.

PHỤ LỤC I

DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ MỚI BAN HÀNH, ĐƯỢC SỬA ĐỔI, BỔ SUNG THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG
(Kèm theo Quyết định số 680/QĐ-UBND ngày 28 tháng 7 năm 2025 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long)

I. DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ MỚI BAN HÀNH

II. DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ ĐƯỢC SỬA ĐỔI, BỔ SUNG

PHỤ LỤC II

NỘI DUNG CỤ THỂ CỦA TỪNG THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG
(Kèm theo Quyết định số 680/QĐ-UBND ngày 28 tháng 7 năm 2025 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long)

A. THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ MỚI BAN HÀNH I. LĨNH VỰC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1. Thủ tục: Lấy ý kiến thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh

1.1. Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Văn phòng UBND tỉnh xin ý kiến Chủ tịch UBND tỉnh về việc lấy ý kiến thành viên UBND tỉnh;

- Bước 2: Văn phòng UBND tỉnh ban bành văn bản lấy ý kiến thành viên UBND tỉnh;

- Bước 3: Văn phòng UBND tỉnh tổng hợp các ý kiến đóng góp, giải trình nội dung không tiếp thu, hoàn chỉnh dự thảo văn bản.

- Bước 4: Văn phòng UBND tỉnh trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định.

1.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp lấy ý kiến bằng văn bản hoặc qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh.

1.3. Thành phần, số lượng hồ sơ:

- Thành phần hồ sơ:

+ Công văn lấy ý kiến;

+ Dự thảo văn bản và các tài liệu có liên quan.

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

1.4. Thời hạn giải quyết: chậm nhất sau 03 ngày kể từ ngày nhận được văn bản dự thảo.

1.5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Các thành viên UBND tỉnh

1.6. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính: Văn phòng UBND tỉnh

1.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn bản (quy phạm pháp luật, hành chính)

1.8. Phí, lệ phí (nếu có): Không.

1.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.

1.10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính (nếu có): không

1.11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

Quyết định số 585/2025/QĐ-UBND ngày 07 tháng 7 năm 2025 của UBND tỉnh ban hành Quy chế làm việc của UBND tỉnh Vĩnh Long, nhiệm kỳ 2021 - 2026.

II. LĨNH VỰC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

1. Thủ tục: Tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đến

1.1. Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Văn thư cơ quan thực hiện tiếp nhận toàn bộ văn bản đến gửi Ban Cán sự đảng UBND tỉnh, UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, cá nhân, tổ chức trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh trực tiếp, theo đường bưu điện, fax hoặc qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh.

+ Đối với văn bản giấy: Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; phân loại bì theo độ mật, độ khẩn và bì được bóc hoặc không bóc.

+ Đối với văn bản điện tử: Văn thư cơ quan kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên hệ thống. Nếu văn bản phát hiện sai sót như: Văn bản gửi không đúng cơ quan; không có chữ ký; không đóng dấu, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền; không số; không ghi ngày, tháng;... thì gửi trả văn bản lại cho nơi gửi trên hệ thống hoặc thông báo cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản.

- Bước 2: Văn thư cơ quan thực hiện đăng ký văn bản đến sau khi tiếp nhận. Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin theo quy định.

- Bước 3: Văn thư cơ quan thực hiện chuyển trình văn bản đến cho lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phụ trách, có ý kiến phân công xử lý.

1.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc qua bưu chính hoặc qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh.

1.3. Thành phần, số lượng hồ sơ:

- Thành phần hồ sơ: Các văn bản giấy, thư gửi đến và văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh.

- Số lượng hồ sơ: Không quy định.

1.4. Thời hạn giải quyết: Trong ngày hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

1.5. Đối tượng thực hiện TTHC: Các tổ chức, cá nhân.

1.6. Cơ quan giải quyết TTHC: Văn phòng UBND tỉnh.

1.7. Kết quả thực hiện TTHC: Văn bản đến được đăng ký vào Sổ đăng ký và trình chuyển lãnh đạo xử lý.

1.8. Phí, lệ phí: Không.

1.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.

1.10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:

+ Tất cả văn bản đến của Văn phòng UBND tỉnh phải được quản lý tập trung tại bộ phận Văn thư thuộc Phòng Hành chính - Quản trị của Văn phòng UBND tỉnh, để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định.

+ Văn thư cơ quan phải thực hiện chuyển ngay văn bản đến sau khi tiếp nhận và đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đến, việc chuyển văn bản phải đảm bảo tính chính xác và giữ bí mật nội dung của văn bản. Ưu tiên tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đến có mức độ khẩn và hỏa tốc trước.

+ Việc tiếp nhận và chuyển giao văn bản có đóng dấu độ khẩn được gửi đến ngoài giờ hành chính thì báo cáo lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh hoặc báo cho Trưởng đơn vị chủ trì; cập nhật thông tin và chuyển văn bản điện tử đến Trưởng đơn vị chủ trì để phân cho người có trách nhiệm xử lý; trường hợp có bản giấy kèm theo chuyển ngay văn bản giấy đến Trưởng đơn vị chủ trì để phân cho người có trách nhiệm xử lý.

1.11. Căn cứ pháp lý:

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng 3 năm 2020 của Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Thủ tục: Phát hành văn bản đi

2.1. Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Văn thư cơ quan thực hiện cấp số, thời gian ban hành văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký ban hành văn bản (kể cả văn bản giấy và văn bản điện tử).

- Bước 2: Văn thư cơ quan thực hiện đăng ký văn bản đi bằng sổ hoặc bằng hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh (văn bản giấy và văn bản điện tử).

- Bước 3: Văn thư cơ quan thực hiện nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số cơ quan (đối với văn bản điện tử).

- Bước 4: Văn thư cơ quan phát hành và theo dõi việc chuyển phát hành văn bản đi.

- Bước 5: Văn thư cơ quan thực hiện lưu văn bản đi sau khi phát hành văn bản theo quy định.

2.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc qua bưu chính hoặc qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh.

2.3. Thành phần hồ sơ:

- Thành phần hồ sơ: Các văn bản đi (giấy) và văn bản đi trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh.

- Số lượng hồ sơ: Không quy định.

2.4. Thời hạn giải quyết: Trong ngày hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

2.5. Đối tượng thực hiện TTHC: Văn thư cơ quan.

2.6. Cơ quan giải quyết TTHC: Văn phòng UBND tỉnh.

2.7. Kết quả thực hiện TTHC: Văn bản đi được phát hành và lưu theo quy định.

2.8. Phí, lệ phí: Không.

2.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.

2.10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:

- Tất cả văn bản đi phải tập trung vào đầu mối phát hành tại Phòng Hành chính - Quản trị. Việc cấp số, ký hiệu, thời gian ban hành trên văn bản điện tử và văn bản giấy của cơ quan phải thống nhất trong cùng hệ thống và liên tục cho văn bản điện tử và văn bản giấy và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

- Đăng ký văn bản phát hành bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. Văn bản có độ mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; văn bản không có độ mật thực hiện đăng ký trên Hệ thống.

2.11. Căn cứ pháp lý:

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng 3 năm 2020 của Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Thủ tục: Thu hồi văn bản phát hành

3.1. Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Văn thư cơ quan tiếp nhận yêu cầu về việc thu hồi văn bản theo ý kiến của lãnh đạo, chuyên viên khi phát hiện văn bản phát hành có sai sót.

- Bước 2. Văn thư cơ quan thực hiện thu hồi văn bản đã phát hành theo nơi nhận.

+ Đối với văn bản giấy: Văn thư cơ quan gửi văn bản thông báo thu hồi đến cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nhận văn bản. Bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Khi nhận lại văn bản, Văn thư cơ quan phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

+ Đối với văn bản điện tử: Văn thư cơ quan kiểm tra trên hệ thống, nếu:

Trường hợp cơ quan, đơn vị, cá nhân chưa tiếp nhận văn bản, thì Văn thư cơ quan thực hiện hiện chức năng trên hệ thống để xóa cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận văn bản.

Trường hợp cơ quan, đơn vị, cá nhân đã tiếp nhận văn bản, thì Văn thư cơ quan thông báo đến cơ quan, đơn vị nhận văn bản để hủy bỏ văn bản trên hệ thống.

- Bước 3: Văn thư cơ quan có trách nhiệm quản lý và tiêu hủy các văn bản đã thu hồi theo đúng quy định.

3.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc qua bưu chính hoặc qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh.

3.3. Thành phần hồ sơ:

- Thành phần hồ sơ: Văn bản thông báo thu hồi phải nêu rõ văn bản cần thu hồi là văn bản nào, nêu rõ lý do thu hồi.

- Số lượng hồ sơ: Không quy định.

3.4. Thời hạn giải quyết: Không quy định.

3.5. Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của văn phòng UBND tỉnh.

3.6. Cơ quan giải quyết TTHC: Văn phòng UBND tỉnh.

3.7. Kết quả thực hiện TTHC: Văn bản đã được thu hồi và tiêu hủy theo quy định.

3.8. Phí, lệ phí: Không.

3.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định.

3.10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC: Không.

3.11. Căn cứ pháp lý:

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

4. Thủ tục: Đính chính văn bản đã phát hành

4.1. Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Chuyên viên soạn thảo văn bản xác định mức độ sai sót của văn bản đã được phát hành thì thực hiện soạn thảo văn bản đính chính văn bản đã phát hành. Trường hợp văn bản sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành thì tham mưu đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức đã ban hành văn bản; trường hợp văn bản phát hành sai sót về nội dung thì tham mưu sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương (khoản 3 Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP).

- Bước 2: Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản đính chính và thực hiện cấp số, thời gian ban hành văn bản; đăng ký; nhân bản, đóng dấu (đối với văn bản giấy), ký số cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử) sau khi đã được lãnh đạo phê duyệt, ký ban hành.

- Bước 3: Văn thư cơ quan phát hành văn bản theo nơi nhận của văn bản đính chính. Khi phát hành văn bản đính chính, Văn thư cơ quan thực hiện kiểm tra nơi nhận của văn bản cần đính chính phải đúng và đủ với nơi nhận của văn bản đính chính.

4.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc qua bưu chính hoặc qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh.

4.3. Thành phần hồ sơ:

- Thành phần:

+ Văn bản đính chính;

+ Văn bản cần đính chính;

+ Các tài liệu, giấy tờ có liên quan (nếu có).

- Số lượng hồ sơ: Không quy định.

4.4. Thời hạn giải quyết: Không quy định.

4.5. Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động.

4.6. Cơ quan giải quyết TTHC: Văn phòng UBND tỉnh.

4.7. Kết quả thực hiện TTHC: Văn bản đính chính được phát hành đến nơi nhận.

4.8. Phí, lệ phí: Không.

4.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.

4.10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC: Không.

4.11. Căn cứ pháp lý:

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

5. Thủ tục: Sao y, sao lục, trích sao văn bản

5.1. Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Văn thư cơ quan tiếp nhận yêu cầu và quyết định của người có thẩm quyền về việc cho phép thực hiện sao y, sao lục, trích sao văn bản để gửi cho các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm giải quyết.

- Bước 2: Văn thư cơ quan thực hiện thủ tục sao y, sao lục, trích sao văn bản. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

- Bước 3: Văn thư cơ quan thực hiện cấp số, thời gian ban hành của bản sao y, sao lục, trích sao trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

- Bước 4: Văn thư cơ quan thực hiện phát hành văn bản của bản sao trên hệ thống theo nơi nhận của văn bản điện tử và văn bản giấy và lưu theo quy định.

5.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc qua bưu chính hoặc qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh.

5.3. Thành phần, số lượng hồ sơ:

- Thành phần hồ sơ: Văn bản cần sao y, sao lục, trích sao.

- Số lượng hồ sơ: Không quy định.

5.4. Thời hạn giải quyết: Trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

5.5. Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

5.6. Cơ quan giải quyết TTHC: Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

5.7. Kết quả thực hiện TTHC: Văn bản đã được sao y, sao lục, trích sao được phát hành và lưu theo quy định.

5.8. Phí, lệ phí: Không.

5.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định.

5.10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:

- Tất cả văn bản có yêu cầu cần sao y, sao lục, trích sao đều phải được tập trung tại bộ phận Văn thư cơ quan của Văn phòng UBND tỉnh để thực hiện thủ tục và hình thức sao đúng quy định.

- Việc cấp số, ký hiệu của bản sao văn bản điện tử và bản sao văn bản giấy của cơ quan phải thống nhất trong cùng 1 hệ thống và liên tục cho văn bản điện tử và văn bản giấy.

- Văn bản sao phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư Văn phòng UBND tỉnh và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

- Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, Trưởng phòng Hành chính - Quản trị quyết định.

5.11. Căn cứ pháp lý:

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

B. THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ ĐƯỢC SỬA ĐỔI, BỔ SUNG[1]

I. LĨNH VỰC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1. Thủ tục: Xây dựng chương trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

1.1. Trình tự thực hiện

* Đối với Chương trình công tác năm của UBND tỉnh

- Bước 1: Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, Chủ tịch UBND cấp xã trước ngày 01 tháng 12 hàng năm, gửi đến Văn phòng UBND tỉnh danh mục đề án, kế hoạch và văn bản cần trình Tỉnh ủy, HĐND tỉnh, UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh trong năm tới; trong đó phải nêu rõ sự cần thiết ban hành, đối tượng, phạm vi điều chỉnh, những nội dung chính, dự báo tác động kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh, nguồn lực tài chính, nhân lực bảo đảm thi hành, các căn cứ pháp lý, tên loại văn bản, cơ quan chủ trì soạn thảo, cơ quan phối hợp soạn thảo, thẩm quyền ban hành và thời hạn trình.

- Bước 2: Trước ngày 10 tháng 12 hàng năm, căn cứ đề nghị của Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn và Chủ tịch UBND cấp xã, Văn phòng UBND tỉnh chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp, Sở Nội vụ, Sở Tài chính và các đơn vị có liên quan tổ chức thẩm định và lập dự kiến danh mục đề án, kế hoạch và văn bản cần trình Tỉnh ủy, HĐND tỉnh, UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh, trình UBND tỉnh xem xét, quyết định tại phiên họp thường kỳ tháng một năm sau.

Chậm nhất sau 10 ngày làm việc, kể từ ngày UBND tỉnh quyết định thông qua, Văn phòng UBND tỉnh trình Chủ tịch UBND tỉnh ký ban hành quyết định và gửi đến Thường trực HĐND tỉnh, các Thành viên UBND tỉnh, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, Chủ tịch UBND cấp xã và các cá nhân, tổ chức có liên quan biết, thực hiện.

* Đối với Chương trình công tác quý của UBND tỉnh

- Bước 1: Trong tháng cuối của mỗi quý, các cơ quan phải đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác quý, rà soát lại các vấn đề cần trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh vào quý tiếp theo đã được xác định trong chương trình công tác năm và bổ sung các vấn đề mới phát sinh để xây dựng chương trình công tác quý sau; Chậm nhất vào ngày 15 của tháng cuối quý, các cơ quan gửi dự kiến chương trình quý sau cho Văn phòng UBND tỉnh.

- Bước 2: Văn phòng UBND tỉnh tổng hợp, xây dựng dự thảo chương trình công tác quý của UBND tỉnh (các vấn đề được chia theo các lĩnh vực của Chủ tịch và từng Phó Chủ tịch xử lý), trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định.

Chậm nhất vào ngày 30 của tháng cuối quý, phải gửi chương trình công tác quý sau cho các cơ quan liên quan biết, thực hiện.

* Đối với Chương trình công tác tháng của UBND tỉnh

- Bước 1: Hàng tháng, các cơ quan căn cứ vào tiến độ chuẩn bị các đề án, chỉ thị, kế hoạch,... đã được xác định ghi trong chương trình quý; những vấn đề tồn đọng, vấn đề phát sinh mới để xây dựng chương trình công tác tháng sau. Văn bản đề nghị phải gửi Văn phòng UBND tỉnh chậm nhất vào ngày 25 tháng trước.

- Bước 2: Văn phòng UBND tỉnh tổng hợp, xây dựng dự thảo chương trình công tác tháng của UBND tỉnh, có phân công theo các lĩnh vực Chủ tịch UBND tỉnh và từng Phó Chủ tịch UBND tỉnh xử lý, trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định.

Chậm nhất là vào ngày cuối tháng, Văn phòng UBND tỉnh phải gửi chương trình công tác tháng sau cho các cơ quan liên quan biết, thực hiện.

* Đối với Chương trình công tác tuần của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh

- Bước 1: Căn cứ chương trình công tác tháng và chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh dự thảo chương trình công tác tuần của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch, trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định và thông báo cho các cơ quan liên quan biết chậm nhất vào chiều thứ sáu tuần trước.

- Bước 2: Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị khi có yêu cầu làm việc với Chủ tịch UBND tỉnh hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh để giải quyết công việc trong tuần, phải liên hệ đăng ký với Chánh Văn phòng UBND tỉnh, chậm nhất vào thứ tư tuần trước (trừ những trường hợp đặc biệt).

Ngoài chương trình công tác tuần, Chủ tịch UBND tỉnh và các Phó Chủ tịch UBND tỉnh có thể làm việc đột xuất với các cơ quan chuyên môn tùy theo yêu cầu trong chỉ đạo hoặc trong giải quyết một số vấn đề cấp bách.

1.2. Cách thức thực hiện: Trực tuyến qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Vĩnh Long.

1.3. Thành phần, số lượng hồ sơ

- Thành phần hồ sơ:

+ Đối với Chương trình công tác năm của UBND tỉnh:

Công văn kèm theo danh mục những nhiệm vụ, công việc, đề án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật cần trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trong năm tới.

Các nhiệm vụ, công việc, đề án, dự thảo văn bản thuộc phạm vi, thẩm quyền quyết định của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh hoặc phải trình HĐND tỉnh, báo cáo Tỉnh ủy theo quy định của pháp luật và theo quy chế phối hợp.

Tóm tắt kế hoạch chuẩn bị từng nhiệm vụ, công việc, đề án: mỗi nhiệm vụ, công việc, đề án đăng ký cần thể hiện rõ định hướng nội dung tư tưởng chuẩn bị, phạm vi điều chỉnh, cơ quan phối hợp, cơ quan thẩm định, cấp quyết định và dự kiến kế hoạch sơ bộ để thực hiện nhiệm vụ, công việc, đề án.

+ Đối với Chương trình công tác quý của UBND tỉnh: Văn bản dự kiến

chương trình công tác quý.

+ Đối với Chương trình công tác tháng của UBND tỉnh: Văn bản đề nghị xây dựng chương trình tháng sau.

+ Đối với Chương trình công tác tuần của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh: Dự thảo Chương trình công tác tuần.

Các cơ quan, đơn vị, tổ chức khi có nhu cầu làm việc với Chủ tịch UBND tỉnh hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh để giải quyết công việc trong tuần phải đăng ký với Văn phòng UBND tỉnh (bằng văn bản hoặc điện thoại trực tiếp).

- Số lượng hồ sơ: Không quy định.

1.4. Thời hạn giải quyết

- Đối với Chương trình công tác năm của UBNĐ tỉnh: Chậm nhất ngày 10 tháng 12 hàng năm.

- Đối với Chương trình công tác quý của UBND tỉnh: Chậm nhất ngày 15 của tháng cuối quý.

- Đối với Chương trình công tác tháng của UBND tỉnh: chậm nhất ngày 25 tháng trước.

- Đối với Chương trình công tác tuần của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh: căn cứ vào chương trình công tác tháng và chỉ đạo của lãnh đạo UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh trình Chủ tịch UBND dự thảo Chương trình công tác vả thông báo cho các cơ quan biết chậm nhất vào chiều thứ Sáu tuần trước.

1.5. Đối tượng thực hiện: Văn phòng UBND tỉnh; các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, các đơn vị, tổ chức.

1.6. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính

- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Chủ tịch UBND tỉnh.

- Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Văn phòng UBND tỉnh.

- Cơ quan phối hợp: Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, các đơn vị, tổ chức.

1.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Chương trình công tác.

1.8. Phí, lệ phí: Không.

1.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.

1.10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không.

1.11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

Quyết định số 585/2025/QĐ-UBND ngày 07 tháng 7 năm 2025 của UBND tỉnh ban hành Quy chế làm việc của UBND tỉnh Vĩnh Long, nhiệm kỳ 2021 - 2026.

2. Thủ tục: Tổ chức phiên họp của Ủy ban nhân dân tỉnh

2.1. Trình tự thực hiện

Bước 1:

- UBND tỉnh họp thường kỳ mỗi tháng một lần. Phiên họp thường kỳ hàng tháng của UBND tỉnh được tổ chức trong khoảng thời gian từ ngày 26 đến ngày 30 hàng tháng.

- UBND tỉnh họp chuyên đề hoặc họp để giải quyết công việc phát sinh đột xuất trong các trường hợp sau đây:

+ Do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định.

+ Theo yêu cầu của Thủ tướng Chính phủ.

+ Theo yêu cầu của ít nhất một phần ba (1/3) tổng số Thành viên UBND tỉnh.

Việc triệu tập, chuẩn bị, tổ chức họp và các nội dung khác liên quan đến phiên họp chuyên đề hoặc phiên họp để giải quyết công việc phát sinh đột xuất, được thực hiện như đối với phiên họp thường kỳ hàng tháng.

Bước 2: Văn phòng UBND tỉnh.

- Kiểm tra các hồ sơ, đề án trình ra phiên họp.

- Chuẩn bị chương trình phiên họp, dự kiến thành phần họp trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định; chuẩn bị các điều kiện phục vụ phiên họp.

Chậm nhất 05 (năm) ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu, Văn phòng UBND tỉnh trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định chính thức nội dung, chương trình, thời gian, thành phần tham dự phiên họp và thông báo cho các Thành viên UBND tỉnh về quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh liên quan các vấn đề này; đồng thời, thông báo đến Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, Chủ tịch UBND cấp xã có những vấn đề được Chủ tịch UBND tỉnh chấp thuận cho trình UBND tỉnh tại phiên họp. Trường hợp Chủ tịch UBND tỉnh quyết định tổ chức phiên họp chuyên đề hoặc phiên họp để giải quyết công việc phát sinh đột xuất, Chánh Văn phòng UBND tỉnh phải thông báo ngay cho các Thành viên UBND tỉnh về nội dung, chương trình, thời gian họp; đồng thời, thông báo đến Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, Chủ tịch UBND cấp xã có đề án được Chủ tịch chấp thuận cho trình UBND tỉnh tại phiên họp.

- Đôn đốc Thủ trưởng cơ quan có đề án trình trong phiên họp gửi hồ sơ, đề án và các văn bản liên quan đúng thời gian quy định.

- Gửi giấy mời và tài liệu họp bằng văn bản điện tử thông qua Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành của UBND tỉnh (trừ tài liệu mật được gửi bằng văn bản giấy) đến các Thành viên UBND tỉnh và đại biểu được mời họp, ít nhất là 03 (ba) ngày trước phiên họp (trừ trường hợp đặc biệt). Tại phiên họp, các Thành viên UBND tỉnh và đại biểu tham khảo tài liệu họp trên Hệ thống thông tin họp không giấy của UBND tỉnh thông qua thiết bị thông minh do Văn phòng UBND tỉnh cung cấp.

Trường hợp họp chuyên đề hoặc họp để giải quyết công việc phát sinh đột xuất thời gian gửi giấy mời đến các Thành viên UBND tỉnh và đại biểu được mời họp, ít nhất là 01 (một) ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu hoặc mời qua điện thoại.

Trường hợp thay đổi ngày họp hoặc tạm hoãn phiên họp, Văn phòng UBND tỉnh thông báo cho Thành viên UBND tỉnh và các đại biểu được mời họp ít nhất 01 (một) ngày, trước ngày phiên họp bắt đầu.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh ký ban hành giấy mời.

2.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc trực tuyến.

2.3. Thành phần, số lượng hồ sơ

- Thành phần hồ sơ: Giấy mời họp hoặc tài liệu họp bằng văn bản điện tử (trừ tài liệu mật được gửi bằng văn bản giấy).

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

2.4. Thời hạn giải quyết: Chủ tịch UBND tỉnh quyết định cụ thể ngày họp.

2.5. Đối tượng thực hiện: Các đồng chí thành viên UBND tỉnh hoặc Chủ tịch UBND cấp xã và đại biểu.

2.6. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính

- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Chủ tịch UBND tỉnh.

- Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Văn phòng UBND tỉnh.

- Cơ quan phối hợp: Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, các đơn vị, tổ chức.

2.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Hội nghị.

2.8. Phí, lệ phí: Không.

2.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.

2.10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Phiên họp UBND tỉnh chỉ được tiến hành khi có ít nhất hai phần ba (2/3) tổng số thành viên của UBND tỉnh tham dự.

2.11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

Quyết định số 585/2025/QĐ-UBND ngày 07 tháng 7 năm 2025 của UBND tỉnh ban hành Quy chế làm việc của UBND tỉnh Vĩnh Long, nhiệm kỳ 2021-2026.

II. LĨNH VỰC KIỂM SOÁT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

1. Thủ tục: Thẩm định quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh

1.1. Trình tự thực hiện

- Bước 1: Các sở, ban, ngành theo chức năng, nhiệm vụ trên cơ sở Quyết định công bố TTHC, Danh mục TTHC của Chủ tịch UBND tỉnh có trách nhiệm xây dựng quy trình nội bộ giải quyết TTHC của cấp mình, UBND cấp xã và Quyết định phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết TTHC của Chủ tịch UBND tỉnh, kèm theo Tờ trình, Phụ lục từng TTHC trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét ban hành Quyết định phê duyệt.

- Bước 2: Sau khi xây dựng xong, các sở, ban, ngành gửi hồ sơ trình đến UBND tỉnh (qua Văn phòng UBND tỉnh).

- Bước 3: Phòng có chức năng thực hiện nhiệm vụ công tác kiểm soát TTHC thuộc Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh kiểm soát về hình thức, nội dung Quyết định và nội dung cụ thể từng TTHC.

Trường hợp dự thảo Quyết định phê duyệt đáp ứng đủ điều kiện về nội dung và hình thức, Văn phòng UBND tỉnh trình Chủ tịch UBND tỉnh ký, ban hành.

Đối với dự thảo Quyết định phê duyệt chưa đáp ứng đủ điều kiện về nội dung và hình thức, Văn phòng UBND tỉnh gửi cơ quan, đơn vị dự thảo Quyết định ý kiến góp ý để hoàn thiện dự thảo chậm nhất sau 02 ngày làm việc.

- Bước 4: Ngay sau khi các hồ sơ TTHC các sở, ban, ngành trình đã đảm bảo đúng, đầy đủ theo quy định, trình lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phụ trách duyệt, hoàn thiện hồ sơ Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Quyết định phê duyệt.

1.2. Cách thức thực hiện: Trực tuyến qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Vĩnh Long.

1.3. Thành phần, số lượng hồ sơ

- Thành phần hồ sơ:

+ Tờ trình.

+ Dự thảo Quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh về việc phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết TTHC.

+ Quy trình cụ thể từng TTHC.

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

1.4. Thời hạn giải quyết: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

1.5. Đối tượng thực hiện: Các cơ quan chuyên môn về ngành, lĩnh vực thuộc UBND tỉnh.

1.6. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính

- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Chủ tịch UBND tỉnh.

- Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Các cơ quan chuyên môn về ngành lĩnh vực thuộc UBND tỉnh.

- Cơ quan phối hợp: Văn phòng UBND tỉnh.

1.7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Quyết định phê duyệt của Chủ tịch UBND tỉnh.

1.8. Phí, lệ phí: Không.

1.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.

1.10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không.

1.11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

Nghị định số 118/2025/NĐCP ngày 09/6/2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia.