Quyết định 3002/QĐ-UBND năm 2025 về Quy chế quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH HÀ TĨNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 16/6/2025;

Căn cứ Luật Tiếp cận thông tin ngày 06/4/2016;

Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 15/11/2018;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 21/6/2024;

Căn cứ Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ các Thông tư của Bộ trưởng Bộ Nội vụ: số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số; số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; số 10/2025/TT- BNV ngày 19/6/2025 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và lĩnh vực nội vụ của phòng chuyên môn thuộc UBND xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 66/TTr-SNV ngày 03/11/2025; trên cơ sở ý kiến biểu quyết thống nhất của các thành viên UBND tỉnh (biểu quyết bằng phiếu).

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ban hành và thay thế Quyết định số 883/QĐ-UBND ngày 28/3/2011 của UBND tỉnh ban hành Quy chế khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH HÀ TĨNH
(Kèm theo Quyết định số 3002/QĐ-UBND ngày 29/11/2025 của UBND tỉnh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi: Quy chế này quy định việc quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh (sau đây gọi tắt là Trung tâm).

2. Đối tượng áp dụng

a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân (bao gồm các cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài) sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm (sau đây gọi chung là độc giả).

b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm.

c) Cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Điều 2. Nguyên tắc quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH HÀ TĨNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 16/6/2025;

Căn cứ Luật Tiếp cận thông tin ngày 06/4/2016;

Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 15/11/2018;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 21/6/2024;

Căn cứ Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ các Thông tư của Bộ trưởng Bộ Nội vụ: số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số; số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; số 10/2025/TT- BNV ngày 19/6/2025 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và lĩnh vực nội vụ của phòng chuyên môn thuộc UBND xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 66/TTr-SNV ngày 03/11/2025; trên cơ sở ý kiến biểu quyết thống nhất của các thành viên UBND tỉnh (biểu quyết bằng phiếu).

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ban hành và thay thế Quyết định số 883/QĐ-UBND ngày 28/3/2011 của UBND tỉnh ban hành Quy chế khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH HÀ TĨNH
(Kèm theo Quyết định số 3002/QĐ-UBND ngày 29/11/2025 của UBND tỉnh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi: Quy chế này quy định việc quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh (sau đây gọi tắt là Trung tâm).

2. Đối tượng áp dụng

a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân (bao gồm các cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài) sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm (sau đây gọi chung là độc giả).

b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm.

c) Cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Điều 2. Nguyên tắc quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của độc giả; phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ; đáp ứng nhu cầu phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu hợp pháp khác của độc giả.

2. Bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực, nguyên bản của tài liệu lưu trữ trong quá trình quản lý, khai thác và sử dụng.

3. Nghiêm cấm khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm hại lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

4. Bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước và an toàn tài liệu lưu trữ.

5. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm phải thực hiện theo Quy chế này và tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan.

Điều 3. Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm

1. Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng trên địa bàn tỉnh, được lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ và các quy định pháp luật khác có liên quan.

2. Tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm thuộc Phông lưu trữ tỉnh Hà Tĩnh và là một bộ phận của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, được quản lý thống nhất theo quy định của pháp luật; không cơ quan, tổ chức, cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng.

Điều 4. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Chuyển giao, cung cấp, hủy trái phép hoặc cố ý làm hư hỏng, mua bán, chiếm đoạt, làm mất tài liệu lưu trữ.

2. Làm giả, làm sai lệch nội dung, làm mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ và dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ; truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

3. Hủy trái phép tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt.

4. Sử dụng tài liệu lưu trữ hoặc lợi dụng hoạt động dịch vụ lưu trữ để xâm phạm lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích công cộng, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng; cản trở quyền tiếp cận, sử dụng hợp pháp tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài, ra ngoài Trung tâm trái quy định của pháp luật.

Điều 5. Trách nhiệm của Trung tâm

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh là cơ quan có trách nhiệm giúp UBND tỉnh, Sở Nội vụ tổ chức bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ theo Quy chế này và các quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 6. Thành phần tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm

1. Tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc Ủy ban hành chính tỉnh Hà Tĩnh và các tổ chức khác của chính quyền cách mạng trước ngày 30/4/1975.

2. Hồ sơ, tài liệu về khen thưởng cán bộ và Nhân dân trong hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và chống đế quốc Mỹ.

3. Tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo Luật Lưu trữ và quyết định của UBND tỉnh.

4. Tài liệu của UBND cấp huyện sau khi đơn vị hành chính cấp huyện kết thúc hoạt động.

5. Tài liệu lưu trữ số được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân và được nộp lưu vào Trung tâm theo quy định của pháp luật; tài liệu lưu trữ số được số hóa từ tài liệu giấy.

6. Các tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật.

Điều 7. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Phục vụ độc giả sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Trung tâm.

2. Phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến thông qua Cổng thông tin điện tử của Trung tâm tại địa chỉ: https://luutrutinh.hatinh.gov.vn.

3. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ.

Điều 8. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

1. Các hình thức phát huy giá trị tài liệu lịch sử

a) Công khai danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

b) Công bố tài liệu lưu trữ.

c) Triển lãm, giới thiệu tài liệu lưu trữ.

d) Biên soạn, xuất bản, in, phát hành xuất bản phẩm lưu trữ.

đ) Lồng ghép trong các hoạt động của cơ sở giáo dục.

e) Các hình thức khác.

2. Việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định của Luật Lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

Điều 9. Thời gian phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Trung tâm phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo giờ hành chính các ngày trong tuần, trừ các ngày nghỉ, lễ, tết theo quy định của Nhà nước.

2. Trường hợp đặc biệt, việc sử dụng tài liệu lưu trữ ngoài giờ hành chính phải được Giám đốc Trung tâm chấp thuận.

3. Việc phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số được thực hiện liên tục thông qua hệ thống trực tuyến, trừ thời gian bảo trì, nâng cấp hoặc theo yêu cầu bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu. Trong thời gian gian hệ thống gián đoạn có thể hỗ trợ khai thác, sử dụng tài liệu qua kênh thông tin khác.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 10. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Chủ tịch UBND tỉnh

a) Cho phép sử dụng tài liệu thuộc danh mục tài liệu có giá trị đặc biệt của tỉnh.

b) Cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tuyệt mật; khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật của tỉnh chưa đến thời hạn giải mật.

c) Cho phép việc mang tài liệu lưu trữ tại Trung tâm ra nước ngoài.

2. Giám đốc Sở Nội vụ

a) Cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu tiếp cận có điều kiện.

b) Cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tối mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã quá thời hạn giải mật.

3. Giám đốc Trung tâm

a) Cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm, trừ các tài liệu thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này.

b) Cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

c) Cho phép mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Trung tâm để sử dụng ở trong nước theo đúng quy định của pháp luật.

d) Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm, trừ trường hợp pháp luật có quy định hạn chế.

đ) Cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ của các tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi vào Trung tâm khi được sự đồng ý bằng văn bản của các tổ chức, cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của tổ chức, cá nhân đó.

Điều 11. Trách nhiệm trong việc quản lý, sử dụng tài liệu

1. Trách nhiệm của Giám đốc Sở Nội vụ

a) Thẩm định, tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định những nội dung thuộc thẩm quyền theo Quy chế này và các quy định của pháp luật khác có liên quan.

b) Đồng ý bằng văn bản để Giám đốc Trung tâm phê duyệt phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu đối với những trường hợp thuộc thẩm quyền.

c) Chỉ đạo Trung tâm thực hiện đúng quy định về bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Trách nhiệm của Giám đốc Trung tâm

a) Sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm tài liệu; số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu; ứng dụng khoa học công nghệ trong quản lý tài liệu; tổ chức giải mật tài liệu; công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

b) Tiếp nhận, xử lý nghiệp vụ và bàn giao tài liệu của đơn vị hành chính cấp huyện sau khi kết thúc hoạt động, bao gồm: tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn theo quy định chuyên ngành của từng lĩnh vực; tài liệu có thời hạn phục vụ nhiệm vụ chưa hoàn thành được bàn giao cho cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp theo quy định (hồ sơ giải quyết chế độ bảo trợ xã hội; tài liệu các công trình, dự án chưa hoàn thành; tài liệu quản lý văn bằng, chứng chỉ,…).

c) Thẩm định, tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, quyết định hoặc trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định cho phép độc giả được sử dụng tài liệu lưu trữ đối với trường hợp thuộc thẩm quyền.

d) Ký duyệt phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả theo thẩm quyền.

đ) Tổ chức phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc và trực tuyến thông qua Cổng thông tin điện tử của Trung tâm.

e) Quy định thời hạn của thẻ độc giả.

g) Ban hành các văn bản hướng dẫn sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với đặc điểm, thành phần tài liệu đang bảo quản.

h) Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ, bao gồm việc bố trí phòng đọc, xây dựng và vận hành hệ thống phần mềm quản lý, tra cứu tài liệu.

i) Niêm yết tại trụ sở Trung tâm và đăng tải công khai các quy định, biểu mẫu về sử dụng tài liệu lưu trữ.

3. Trách nhiệm của viên chức phụ trách phục vụ độc giả

a) Cấp thẻ, tài khoản độc giả.

b) Hướng dẫn và phục vụ độc giả tại phòng đọc; tương tác, phản hồi với độc gỉả trong quá trình sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ.

c) Quản lý tài liệu lưu trữ trong quá trình đưa ra phục vụ độc giả.

d) Quản lý hệ thống sổ, biểu mẫu đăng ký, quản lý phục vụ độc giả.

Điều 12. Quyền và trách nhiệm của độc giả

1. Quyền của độc giả

a) Được tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ chính xác, đầy đủ, kịp thời, đúng quy định của pháp luật.

b) Sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và nhu cầu hợp pháp khác.

c) Khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

2. Trách nhiệm của độc giả

a) Thực hiện đầy đủ thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ; chấp hành nghiêm các quy định của pháp luật và của Trung tâm về sử dụng tài liệu.

b) Nghiên cứu tài liệu đúng nơi quy định; không mang tài liệu lưu trữ ra khỏi phòng đọc, trừ trường hợp đặc biệt được người có thẩm quyền đồng ý bằng văn bản.

c) Bảo vệ an toàn tài liệu, nếu có hành vi gây thiệt hại về tài sản, làm hư hỏng, sai lệch thông tin của tài liệu phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.

d) Không sao chụp, tiết lộ, chia sẻ nội dung tài liệu thuộc danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật trong quá trình sử dụng tài liệu lưu trữ khi chưa được cấp có thẩm quyền cho phép.

đ) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản của thông tin trong tài liệu lưu trữ khi giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ.

e) Trả phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

g) Tuân thủ quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

Điều 13. Sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm

a) Độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ phải xuất trình một trong các giấy tờ sau: căn cước, căn cước công dân, căn cước điện tử, hộ chiếu hoặc giấy tờ có dán ảnh do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp. Đối với cá nhân, tổ chức nước ngoài phải có văn bản đề nghị kèm xác nhận của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đối tác, đồng thời thực hiện các quy định về an ninh, đối ngoại.

b) Độc giả được ủy quyền cho người khác đến nhận bản sao tài liệu lưu trữ. Người được ủy quyền phải xuất trình văn bản ủy quyền hợp lệ và một trong các loại giấy tờ: căn cước, căn cước công dân, căn cước điện tử, hộ chiếu.

c) Độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

d) Độc giả điền đầy đủ thông tin vào phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và cung cấp các văn bản liên quan về mục đích sử dụng, đối tượng ưu tiên (theo mẫu tại Phụ lục I kèm theo).

2. Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu lưu trữ

a) Thời hạn cung cấp tài liệu chậm nhất 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ; chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ.

b) Đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện, thời hạn cung cấp tài liệu chậm nhất là 07 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ, phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ.

Điều 14. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc

1. Thẻ độc giả

a) Trung tâm cấp Thẻ độc giả cho người sử dụng tài liệu lưu trữ trực tiếp tại phòng đọc từ 05 ngày trở lên (theo mẫu tại Phụ lục II kèm theo).

b) Thời hạn của thẻ độc giả do Giám đốc Trung tâm quy định.

2. Thủ tục sử dụng tài liệu tại phòng đọc

a) Mỗi lần đến đọc tài liệu, độc giả phải xuất trình thẻ độc giả nếu sử dụng tài liệu từ 05 ngày trở lên (trường hợp sử dụng tài liệu dưới 05 ngày thì chỉ cần xuất trình giấy tờ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 13 Quy chế này).

b) Độc giả sử dụng tài liệu tại phòng đọc phải ghi đầy đủ thông tin vào phiếu yêu cầu đọc tài liệu (theo mẫu tại Phụ lục III kèm theo).

c) Số lượng tài liệu phục vụ độc giả trong mỗi lần không quá 10 hồ sơ (đơn vị bảo quản).

d) Mỗi lần nhận tài liệu, độc giả được sử dụng không quá 15 ngày; sau khi đọc xong phải trả tài liệu cho phòng đọc mới được nhận tài liệu lần tiếp theo.

đ) Sau khi độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, Trung tâm xem xét, phê duyệt phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và cập nhật thông tin vào hệ thống hoặc sổ đăng ký độc giả (theo mẫu tại Phụ lục IV kèm theo).

e) Viên chức phục vụ độc giả hướng dẫn việc tra cứu và điền phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ, phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ (theo mẫu tại Phụ lục V kèm theo).

g) Viên chức phục vụ độc giả tham mưu trình phiếu yêu cầu của độc giả cho người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.

h) Sau khi phiếu yêu cầu của độc giả được phê duyệt, viên chức phục vụ độc giả bàn giao hoặc cấp quyền đọc tài liệu cho độc giả.

i) Đối với những tài liệu đã được số hóa chỉ phục vụ độc giả bản số hóa, không sử dụng bản chính hoặc bản gốc.

k) Đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt chỉ được sử dụng bản số hóa.

l) Không đưa ra sử dụng tài liệu lưu trữ trong các trường hợp sau:

- Tài liệu có tình trạng vật lý yếu;

- Tài liệu đang xử lý nghiệp vụ, như: chỉnh lý, tu bổ phục chế, khử trùng, khử axít, số hóa, đóng quyển, biên tập để công bố ấn phẩm lưu trữ, phục vụ trưng bày triển lãm.

Điều 15. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ

1. Trung tâm cấp bản sao tài liệu lưu trữ theo thẩm quyền quản lý.

2. Tài liệu lưu trữ được sao dưới các hình thức: nhân bản, sao chụp, in hoặc trích xuất nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin từ tài liệu gốc. Bản sao tài liệu lưu trữ bao gồm: bản sao không có xác thực và bản sao có xác thực trên định dạng giấy hoặc định dạng số.

3. Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải đăng ký vào phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ.

Điều 16. Xác thực bản sao tài liệu lưu trữ

1. Hình thức xác thực bản sao tài liệu lưu trữ

Xác thực bản sao tài liệu lưu trữ được thực hiện dưới hai hình thức:

a) Xác thực bản sao nguyên văn toàn bộ tài liệu lưu trữ.

b) Xác thực bản sao một phần nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ.

2. Nội dung và cách thức xác thực tài liệu

a) Trung tâm xác thực các thông tin về nguồn, địa chỉ lưu trữ của tài liệu, bao gồm: tờ số, số hồ sơ, số mục lục hồ sơ, tên phông.

b) Đối với bản sao định dạng giấy: thông tin xác thực được thể hiện trên dấu xác thực tài liệu lưu trữ. Dấu xác thực được đóng vào phần trống, cuối bản sao. Trang đầu của bản sao đóng dấu bản sao vào phần trống phía trên, bên phải. Đối với bản sao có từ 02 tờ trở lên, sau khi xác thực phải đóng dấu giáp lai.

c) Đối với bản sao định dạng số: thông tin xác thực trên bản sao định dạng số thực hiện theo Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

3. Việc xác thực bản sao tài liệu lưu trữ phải đảm bảo trung thực, khách quan, chính xác, được thống kê, quản lý trên hệ thống hoặc sổ xác thực tài liệu lưu trữ. Người được giao nhiệm vụ xác thực và người ký xác thực phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung và tính hợp pháp của việc xác thực.

Điều 17. Công khai danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Lưu trữ năm 2024 phải được công khai trên cổng thông tin điện tử của Trung tâm.

2. Giám đốc Trung tâm có trách nhiệm công khai danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định.

Điều 18. Công bố tài liệu lưu trữ

1. Công bố tài liệu lưu trữ là việc cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chính thức thông báo công khai toàn văn hoặc một phần tài liệu lưu trữ cho công chúng.

2. Trung tâm thực hiện công bố tài liệu lưu trữ theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu.

Điều 19. Triển lãm, giới thiệu tài liệu lưu trữ và biên soạn, xuất bản, in, phát hành xuất bản phẩm lưu trữ

1. Triển lãm tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về triển lãm.

2. Xây dựng các chương trình phát thanh, truyền hình, phóng sự, phim tài liệu, bài viết, chuyên đề, chuyên mục định kỳ để giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng và trên các phương tiện khác.

3. Xuất bản, in, phát hành xuất bản phẩm lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về xuất bản.

Điều 20. Lồng ghép trong hoạt động của cơ sở giáo dục

Khuyến khích cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân lồng ghép việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ thông qua tổ chức sự kiện ngoại khóa, hoạt động giáo dục ngoài giờ lên lớp, hoạt động trải nghiệm tại Trung tâm; sử dụng tài liệu lưu trữ có nội dung quy định tại khoản 1 Điều 40 của Luật Lưu trữ năm 2024 trong hoạt động giáo dục, đào tạo để giáo dục truyền thống cho học sinh, sinh viên.

Điều 21. Các hình thức khác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

1. Tổ chức các hoạt động giao lưu, tọa đàm, hội nghị, hội thảo, sự kiện giáo dục, du lịch liên quan đến lưu trữ.

2. Tổ chức các cuộc thi tìm hiểu, phát triển các ý tưởng sáng tạo, ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

3. Kết nối, chia sẻ thông tin tài liệu lưu trữ giữa các cơ quan lưu trữ trong nước và nước ngoài.

4. Thiết kế, sản xuất vật phẩm, quà tặng, đồ lưu niệm.

Điều 22. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu

1. Trung tâm khi trích dẫn tài liệu lưu trữ để phục vụ cho việc sử dụng tài liệu phải đảm bảo theo các nguyên tắc: ghi rõ tên tác giả (nếu có), tên tài liệu hoặc hồ sơ, thời gian hình thành tài liệu, ký hiệu hoặc số lưu trữ, trang trích dẫn (nếu có).

2. Độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử vào các công trình nghiên cứu có trách nhiệm trích dẫn đầy đủ, chính xác thông tin tài liệu và chỉ rõ nguồn gốc tài liệu.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 23. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân thực hiện nghiêm túc nội dung quy định này được xem xét biểu dương, khen thưởng theo quy định.

2. Cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân vi phạm quy định này thì tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 24. Trách nhiệm thực hiện

1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến việc quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc Quy chế này.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có văn bản gửi về Sở Nội vụ (qua Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh) để tổng hợp, trình UBND tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế và quy định của pháp luật./.

PHỤ LỤC I

MẪU PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số 3002/QĐ-UBND ngày 29/112025 của UBND tỉnh)

PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU

Họ tên độc giả: .............................................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh: ................................................................................................

Quốc tịch: .....................................................................................................................

Số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu:.............................. .........................................

Cơ quan công tác: .........................................................................................................

Địa chỉ liên hệ: .............................................................................................................

Số điện thoại: ................................................................................................................

Mục đích sử dụng tài liệu: ............................................................................................

Chủ đề nghiên cứu: ......................................................................................................

Văn bản liên quan kèm theo: ........................................................................................

Tôi cam đoan thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và quy định của pháp luật lưu trữ hiện hành có liên quan./.

PHỤ LỤC II

MẪU THẺ ĐỘC GIẢ
(Kèm theo Quyết định số 3002/QĐ-UBND ngày 29/112025 của UBND tỉnh)

THẺ ĐỘC GIẢ

1. Hình dạng: hình chữ nhật.

2. Kích thước:

- Dài: 90 mm

- Rộng: 60mm

3. Chất liệu: nhựa nền trắng.

4. Các thông tin trên thẻ và kỹ thuật trình bày (theo mẫu).

PHỤ LỤC III

MẪU PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số 3002/QĐ-UBND ngày 29/112025 của UBND tỉnh)

PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU

Số:.............................

Họ và tên độc giả...........................................................................................

Số định danh cá nhân/Hộ chiếu:...................................................................

Chủ đề nghiên cứu:.........................................................................................

.......................................................................................................................

PHỤ LỤC IV

MẪU SỔ ĐĂNG KÝ ĐỘC GIẢ
(Kèm theo Quyết định số 3002/QĐ-UBND ngày 29/112025 của UBND tỉnh)

1. Quy cách sổ

a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm).

b) Kiểu trình bày ngang.

2. Cấu tạo sổ

a) Tờ bìa, gồm các thông tin:

- Tên cơ quan:

Dòng trên: SỞ NỘI VỤ TỈNH HÀ TĨNH

Dòng dưới: TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH.

- Tên sổ: SỔ ĐĂNG KÝ ĐỘC GIẢ

- Địa danh và thời gian sử dụng sổ.

b) Phần đăng ký, gồm 08 cột:

PHỤ LỤC V

MẪU PHIẾU YÊU CẦU SAO VÀ XÁC THỰC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Kèm theo Quyết định số 3002/QĐ-UBND ngày 29/112025 của UBND tỉnh)

PHIẾU YÊU CẦU SAO VÀ XÁC THỰC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Số:.............................

Họ và tên độc giả : ..........................................................................................

Số định danh cá nhân/Hộ chiếu:.......................................................................