Quyết định 2621/QĐ-BVHTTDL năm 2025 về Quy chế tổ chức, hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (Bộ phận Một cửa) tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH (BỘ PHẬN MỘT CỬA) TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ THUỘC BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

BỘ TRƯỞNG BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

Căn cứ Nghị định số 43/2025/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch;

Căn cứ Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia;

Căn cứ Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05 tháng 04 năm 2023 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức, hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (Bộ phận Một cửa) tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Giám đốc Trung tâm Chuyển đổi số Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Thủ trưởng các Cục, Vụ thuộc Bộ và các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH (BỘ PHẬN MỘT CỬA) TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ THUỘC BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH
(Kèm theo Quyết định số 2621/QĐ-BVHTTDL ngày 29/07/2025 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cấp Trung ương (sau đây gọi là Bộ phận Một cửa) tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch được giao quản lý lĩnh vực có thủ tục hành chính cấp Trung ương (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị).

2. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính thuộc các cơ quan, đơn vị quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Tổ chức, cá nhân có yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính (sau đây gọi chung là tổ chức, cá nhân).

4. Tổ chức, cá nhân được thuê hoặc được ủy quyền thực hiện thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật.

Điều 3. Nguyên tắc tổ chức, hoạt động

1. Lấy sự hài lòng của tổ chức, cá nhân là thước đo chất lượng và hiệu quả phục vụ của cán bộ, công chức, viên chức và Bộ phận Một cửa.

2. Việc giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông được quản lý tập trung, thống nhất.

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH (BỘ PHẬN MỘT CỬA) TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ THUỘC BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

BỘ TRƯỞNG BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

Căn cứ Nghị định số 43/2025/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch;

Căn cứ Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia;

Căn cứ Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05 tháng 04 năm 2023 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức, hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (Bộ phận Một cửa) tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Giám đốc Trung tâm Chuyển đổi số Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Thủ trưởng các Cục, Vụ thuộc Bộ và các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH (BỘ PHẬN MỘT CỬA) TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ THUỘC BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH
(Kèm theo Quyết định số 2621/QĐ-BVHTTDL ngày 29/07/2025 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cấp Trung ương (sau đây gọi là Bộ phận Một cửa) tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch được giao quản lý lĩnh vực có thủ tục hành chính cấp Trung ương (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị).

2. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính thuộc các cơ quan, đơn vị quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Tổ chức, cá nhân có yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính (sau đây gọi chung là tổ chức, cá nhân).

4. Tổ chức, cá nhân được thuê hoặc được ủy quyền thực hiện thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật.

Điều 3. Nguyên tắc tổ chức, hoạt động

1. Lấy sự hài lòng của tổ chức, cá nhân là thước đo chất lượng và hiệu quả phục vụ của cán bộ, công chức, viên chức và Bộ phận Một cửa.

2. Việc giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông được quản lý tập trung, thống nhất.

3. Giải quyết thủ tục hành chính kịp thời, nhanh chóng, thuận tiện, đúng pháp luật, công bằng, bình đẳng, khách quan, công khai, minh bạch và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

4. Quá trình giải quyết thủ tục hành chính được đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, giám sát, đánh giá bằng các phương thức khác nhau trên cơ sở đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và có sự tham gia của tổ chức, cá nhân.

5. Không làm phát sinh chi phí thực hiện thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân ngoài quy định của pháp luật.

6. Cán bộ, công chức, viên chức Bộ phận Một cửa thực hiện trách nhiệm giải trình về thực thi công vụ trong giải quyết thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật.

7. Tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam và các thỏa thuận, điều ước quốc tế có liên quan đến thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã ký kết hoặc gia nhập.

Điều 4. Hành vi không được làm trong giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông

1. Cán bộ, công chức, viên chức tham gia quá trình giải quyết thủ tục hành chính không được thực hiện những hành vi sau đây:

a) Cửa quyền, sách nhiễu, gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính;

b) Cản trở tổ chức, cá nhân lựa chọn hình thức nộp hồ sơ, nhận, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật;

c) Cản trở hoặc ngăn chặn trái phép quá trình truyền, gửi, nhận dữ liệu điện tử; thay đổi, xóa, hủy, giả mạo, sao chép, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ nội dung dữ liệu thực hiện thủ tục hành chính;

d) Tiết lộ thông tin về hồ sơ, tài liệu, dữ liệu cá nhân và các thông tin liên quan đến bí mật của tổ chức, cá nhân hoặc sử dụng thông tin đó để trục lợi;

đ) Từ chối thực hiện, kéo dài thời gian giải quyết thủ tục hành chính hoặc tự ý yêu cầu bổ sung hồ sơ, giấy tờ, nộp các chi phí ngoài quy định của pháp luật;

e) Trực tiếp giao dịch, yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ không thông qua Bộ phận Một cửa, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

g) Đùn đẩy trách nhiệm, thiếu hợp tác, thiếu công bằng, không khách quan, không đúng pháp luật trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính;

h) Ứng xử, giao tiếp không phù hợp với quy chế văn hóa công sở;

i) Yêu cầu cung cấp lại thông tin, giấy tờ, tài liệu điện tử hoặc tài liệu đã được số hóa có giá trị pháp lý theo quy định pháp luật, được kết nối, chia sẻ dữ liệu trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, trừ trường hợp sử dụng cho mục đích xác minh, thẩm tra lại tính xác thực của thông tin, giấy tờ, tài liệu đã được số hóa;

k) Các hành vi vi phạm pháp luật khác trong thực hiện công vụ.

2. Tổ chức, cá nhân có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính không được thực hiện các hành vi sau đây:

a) Gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt, sử dụng trái phép hồ sơ, tài liệu, kết quả giải quyết thủ tục hành chính;

b) Cản trở việc giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân;

c) Dùng các thủ đoạn khác để lừa dối, hối lộ cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính;

d) Vu khống, phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, mạo danh người khác để tố cáo sai sự thật, không có căn cứ, không có chứng cứ chứng minh hành vi vi phạm pháp luật của cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính;

đ) Xúc phạm uy tín của cơ quan có thẩm quyền; dùng vũ lực, đe dọa dùng vũ lực, xúc phạm danh dự, nhân phẩm của cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong quá trình hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính;

e) Nhận xét, đánh giá thiếu khách quan, không công bằng, không trung thực, không đúng pháp luật, không đúng thực tế với việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong quá trình hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính;

g) Các hành vi vi phạm khác theo quy định của pháp luật.

Điều 5. Địa điểm, thời gian làm việc của Bộ phận Một cửa

1. Bộ phận Một cửa đặt tại trụ sở và văn phòng đại diện (nếu có) của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.

2. Bộ phận Một cửa làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu hằng tuần, trừ ngày nghỉ, lễ, Tết theo quy định. Thời gian làm việc trong ngày như sau:

a) Buổi sáng: Từ 8h00 đến 11h30.

b) Buổi chiều: Từ 13h30 đến 16h30.

3. Khi phát sinh cao điểm tiếp nhận hồ sơ, người đứng đầu Bộ phận Một cửa bố trí nhân sự trực ngoài giờ hoặc thứ Bảy theo nhu cầu và công khai trên trang thông tin đơn vị.

Điều 6. Phí, lệ phí giải quyết thủ tục hành chính

Bộ phận Một cửa thu, nộp phí, lệ phí theo Điều 24 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09/6/2025 của Chính phủ và quy định của pháp luật.

Điều 7. Phòng làm việc, trang thiết bị của Bộ phận Một cửa

1. Bộ phận Một cửa được bố trí ở vị trí thuận tiện, dễ tìm, diện tích phù hợp để thực hiện nhiệm vụ, quy mô diện tích phù hợp với số lượng giao dịch giải quyết tại Bộ phận Một cửa trong ngày.

2. Trang thiết bị tại Bộ phận Một cửa tối thiểu bao gồm:

a) Trang thiết bị làm việc theo định mức, tiêu chuẩn cho cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận Một cửa, đáp ứng nhu cầu công việc và ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính;

b) Ghế ngồi chờ, bàn để viết, máy tính có kết nối mạng dành cho tổ chức, cá nhân đến giao dịch, thực hiện dịch vụ công trực tuyến;

c) Lắp đặt camera theo dõi toàn bộ khu vực làm việc của Bộ phận Một cửa, chia sẻ ứng dụng theo dõi với Văn phòng Bộ; dữ liệu camera lưu tối thiểu 30 ngày; phân quyền truy cập theo thẩm quyền; việc trích xuất chỉ phục vụ công vụ, không xâm phạm dữ liệu cá nhân;

d) Thiết bị phục vụ số hóa hồ sơ, tài liệu.

Điều 8. Công bố danh mục thủ tục hành chính thực hiện tại Bộ phận Một cửa

1. Việc thực hiện tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả tại Bộ phận Một cửa đối với các thủ tục hành chính phải được công bố trong Quyết định công bố thủ tục hành chính, Quyết định công bố danh mục thủ tục hành chính và công khai theo quy định pháp luật về kiểm soát thủ tục hành chính. Nội dung phải thể hiện rõ ràng, cụ thể về trình tự, cách thức thực hiện, cơ quan, đơn vị tiếp nhận và trả kết quả.

2. Căn cứ vào đặc thù và yêu cầu quản lý theo lĩnh vực, các Cục, Vụ rà soát, gửi Văn phòng Bộ tổng hợp, trình Bộ trưởng quyết định danh mục thủ tục hành chính không thực hiện tiếp nhận hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa quy định tại khoản 3 Điều 14 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP; quyết định các thủ tục hành chính thuộc khoản 3 Điều 14 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP.

Chương II

TỔ CHỨC, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA BỘ PHẬN MỘT CỬA VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN

Điều 9. Tổ chức Bộ phận Một cửa

1. Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch ủy quyền bằng văn bản cho Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị quyết định thành lập Bộ phận Một cửa tại đơn vị.

2. Đối với các Cục có thủ tục hành chính:

a) Cục trưởng quyết định thành lập Bộ phận Một cửa trực thuộc Văn phòng Cục; phê duyệt danh sách nhân sự làm việc tại Bộ phận Một cửa của Cục (gồm chính thức và dự phòng);

b) Bộ phận Một cửa Cục gồm: 01 lãnh đạo Văn phòng Cục làm Trưởng Bộ phận; cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính do các phòng chuyên môn có thủ tục hành chính thuộc Cục cử đến.

3. Đối với các Vụ có thủ tục hành chính:

Căn cứ số lượng thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết, tần suất tiếp nhận hồ sơ và tình hình bố trí trụ sở, Vụ trưởng quyết định thành lập Bộ phận Một cửa của Vụ với thành phần gồm:

a) Trưởng Bộ phận: 01 Lãnh đạo Vụ hoặc 01 Trưởng bộ phận chuyên môn có thủ tục hành chính;

b) Cán bộ, công chức tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính do các bộ phận chuyên môn có thủ tục hành chính thuộc Vụ cử đến (bao gồm cả chính thức và dự phòng).

4. Căn cứ tình hình thực tế, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị đề xuất với Lãnh đạo Bộ việc thực hiện cơ chế giao doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ để thực hiện công việc hỗ trợ đảm nhận một hoặc một số công việc trong quá trình hướng dẫn, tiếp nhận, số hóa hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo quy định pháp luật về đấu thầu.

Điều 10. Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ phận Một cửa

1. Công khai kịp thời, đầy đủ bằng văn bản danh mục, nội dung thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết và được thực hiện tại Bộ phận Một cửa theo quy định của pháp luật về kiểm soát thủ tục hành chính và quy định pháp luật có liên quan; đồng thời hỗ trợ tổ chức, cá nhân gặp khó khăn trong việc tiếp cận thông tin công khai trên phương tiện điện tử.

2. Hướng dẫn, tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của thành phần hồ sơ thủ tục hành chính theo Quyết định công bố mới nhất; số hóa, chuyển hồ sơ đến đơn vị chuyên môn để giải quyết thủ tục hành chính; trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật; thu phí, lệ phí, các nghĩa vụ tài chính (nếu có) theo quy định; từ chối tiếp nhận đối với hồ sơ chưa đúng quy định.

3. Phối hợp với các đơn vị liên quan để giải quyết, trả kết quả giải quyết cho tổ chức, cá nhân đối với trường hợp thủ tục hành chính yêu cầu giải quyết ngay trong ngày hoặc các thủ tục hành chính được giao hoặc ủy quyền cho cán bộ, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa giải quyết; hỗ trợ tổ chức, cá nhân thực hiện dịch vụ công trực tuyến; đề nghị các đơn vị chuyên môn cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính.

4. Chủ trì theo dõi, giám sát, đánh giá, đôn đốc việc giải quyết và trả kết quả của các đơn vị liên quan theo đúng quy trình được phê duyệt; yêu cầu đơn vị chuyên môn thông tin về việc tiếp nhận và tiến độ giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân; đôn đốc các đơn vị xử lý các hồ sơ đến hoặc quá hạn giải quyết.

5. Tiếp nhận, xử lý hoặc báo cáo Lãnh đạo Cục, Vụ giải quyết phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của tổ chức, cá nhân liên quan đến việc thực hiện thủ tục hành chính tại Bộ phận Một cửa hoặc liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức và cơ quan có thẩm quyền trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính; chuyển ý kiến giải trình của cơ quan có thẩm quyền đến tổ chức, cá nhân theo quy định.

6. Phối hợp với cơ quan, đơn vị liên quan để tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận Một cửa. Theo dõi, đôn đốc, nhận xét, đánh giá việc chấp hành kỷ luật công vụ, nội quy, quy chế làm việc đối với cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận Một cửa.

7. Đề xuất các giải pháp đổi mới, cải tiến nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả phục vụ, tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trong thực hiện thủ tục hành chính; tổ chức hoặc phối hợp tổ chức thông tin, tuyên truyền về hoạt động của Bộ phận Một cửa và việc thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

8. Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính, thực hiện thủ tục hành chính của các đơn vị chuyên môn thuộc phạm vi lĩnh vực quản lý; tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện, báo cáo theo quy định.

9. Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao theo quy định của pháp luật và theo chỉ đạo của cơ quan cấp trên.

Điều 11. Trách nhiệm của người đứng đầu Bộ phận Một cửa

1. Trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về toàn bộ hoạt động của Bộ phận Một cửa, đôn đốc các cơ quan, đơn vị chức năng có liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính để bảo đảm việc giải quyết theo đúng quy định; báo cáo, đề xuất với người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền biện pháp xử lý đối với những trường hợp giải quyết thủ tục hành chính không bảo đảm thời gian và chất lượng theo quy định.

2. Định kỳ 03 tháng hoặc đột xuất, người đứng đầu Bộ phận Một cửa Cục, Vụ làm việc với các đơn vị chuyên môn có thủ tục hành chính được tiếp nhận và giải quyết tại Bộ phận Một cửa để trao đổi về việc quản lý, điều hành, thực hiện nhiệm vụ và tình hình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết thủ tục hành chính của các đơn vị chuyên môn tại Bộ phận Một cửa.

3. Quản lý thời gian làm việc, tiến độ xử lý công việc được giao, thái độ, tác phong, cư xử của cán bộ, công chức, viên chức được cử đến làm việc tại Bộ phận Một cửa và hàng tháng thông báo cho đơn vị cử cán bộ, công chức, viên chức biết; từ chối tiếp nhận hoặc chủ động đề xuất với đơn vị cử người thay cán bộ, công chức, viên chức vi phạm kỷ luật lao động, có thái độ, tác phong, cư xử không đúng quy chế văn hóa công sở, năng lực chuyên môn không đáp ứng được nhiệm vụ hoặc có hành vi vi phạm pháp luật khác.

4. Giao nhiệm vụ cho cán bộ, công chức, viên chức phù hợp với năng lực và chuyên môn nghiệp vụ; kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ đã giao và thực hiện công tác thông tin, báo cáo theo quy định.

5. Phối hợp với đơn vị cử cán bộ, công chức, viên chức xem xét, xử lý hành vi vi phạm của cán bộ, công chức, viên chức và công khai kết quả xử lý cho tổ chức, cá nhân có phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo đối với hành vi vi phạm của cán bộ, công chức, viên chức được biết.

6. Chủ động đề nghị người đứng đầu cơ quan thành lập Bộ phận Một cửa về việc điều động hoặc rút cán bộ, công chức, viên chức đến Bộ phận Một cửa hoặc thay thế bằng nhân sự thuộc quyền quản lý của Bộ phận Một cửa kịp thời khi số lượng tổ chức, cá nhân đến thực hiện thủ tục hành chính có biến động tăng, giảm rõ rệt hoặc quá ít hồ sơ phát sinh hoặc trường hợp cán bộ, công chức, viên chức được vắng mặt, được nghỉ theo quy định.

7. Công khai tại trụ sở và trên trang tin điện tử của Cục, Vụ (nếu có) thông tin về Bộ phận Một cửa, gồm họ, tên, chức danh, số điện thoại của người đứng đầu; họ, tên, chức danh, lĩnh vực công tác, số điện thoại của cán bộ, công chức, viên chức được cử đến làm việc tại Bộ phận Một cửa.

8. Kịp thời xử lý theo thẩm quyền hoặc chuyển cơ quan có thẩm quyền xử lý hành vi vi phạm pháp luật của tổ chức, cá nhân, cán bộ, công chức, viên chức xảy ra tại Bộ phận Một cửa.

9. Tổ chức bảo vệ, phòng cháy, chữa cháy, bảo đảm an ninh, an toàn cho cán bộ, công chức, viên chức, tổ chức, cá nhân đến thực hiện thủ tục hành chính tại trụ sở Bộ phận Một cửa.

10. Quản lý, trình cấp có thẩm quyền về việc mua sắm, thuê, cải tạo, sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế, bổ sung, thanh lý tài sản, cơ sở vật chất, kỹ thuật tại Bộ phận Một cửa theo đúng quy định của pháp luật; bố trí khoa học, hợp lý các khu vực cung cấp thông tin, giải quyết thủ tục hành chính, trang thiết bị phục vụ tổ chức, cá nhân đến thực hiện thủ tục hành chính.

11. Chủ động phối hợp với các đơn vị chuyên môn thuộc Cục, Vụ tham mưu, xây dựng quy trình nội bộ giải quyết các thủ tục hành chính đúng nguyên tắc, chi tiết, rõ ràng, thời gian giải quyết, các bước thực hiện bảo đảm thời gian giải quyết trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; Phối hợp với Trung tâm Chuyển đổi số Văn hóa, Thể thao và Du lịch xây dựng quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính tại phần mềm của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ sau khi quy trình nội bộ được Lãnh đạo Bộ phê duyệt.

12. Tham mưu, đề xuất người đứng đầu Cục, Vụ ban hành danh mục thủ tục hành chính không thực hiện tiếp nhận hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa quy định tại khoản 3 Điều 14 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP.

13. Thông báo, cập nhật kịp thời những thay đổi của các thủ tục hành chính được công khai bằng văn bản hoặc bằng điện tử tại Bộ phận Một cửa.

Điều 12. Tiêu chuẩn, trách nhiệm, quyền lợi, thời hạn làm việc của người làm việc tại Bộ phận Một cửa

1. Tiêu chuẩn

a) Có thâm niên công tác tối thiểu 02 năm trong ngành, lĩnh vực được phân công theo dõi, có trình độ chuyên môn phù hợp, đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm đối với cán bộ, công chức, viên chức;

b) Có phẩm chất, đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm cao trong thi hành nhiệm vụ được giao;

c) Có tác phong, thái độ giao tiếp, cư xử lịch sự, hòa nhã, cởi mở, thân thiện, chuẩn mực, đúng quy chế văn hóa công sở.

2. Trách nhiệm

a) Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật có liên quan;

b) Tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính;

c) Hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính đầy đủ, rõ ràng, chính xác; trường hợp phải yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ chỉ được yêu cầu sửa đổi, bổ sung một lần;

d) Tiếp nhận, số hóa, giải quyết hoặc chuyển hồ sơ, theo dõi việc giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo quy định; cập nhật hồ sơ đã tiếp nhận vào phần mềm quản lý và cấp mã số hồ sơ thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân;

đ) Chủ động tham mưu, đề xuất sáng kiến cải tiến việc giải quyết thủ tục hành chính; kịp thời phát hiện, kiến nghị với cơ quan, người có thẩm quyền để sửa đổi, bổ sung, thay đổi hoặc hủy bỏ, bãi bỏ các quy định về thủ tục hành chính trái pháp luật, không khả thi hoặc không phù hợp với tình hình thực tế của bộ, ngành, địa phương;

e) Mặc trang phục công sở, đeo Thẻ công chức, viên chức, nhân viên trong quá trình thực thi nhiệm vụ;

g) Sinh hoạt chuyên môn, đảng, đoàn thể, bình xét thi đua, khen thưởng, kỷ luật tại đơn vị đã cử đến Bộ phận Một cửa;

h) Thực hiện các quy định của pháp luật có liên quan.

3. Quyền lợi

a) Được tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ, công nghệ thông tin và văn hóa ứng xử, giao tiếp với tổ chức, cá nhân;

b) Được ưu tiên trong công tác quy hoạch, bổ nhiệm, cử đi học tập trong nước và nước ngoài đối với cán bộ, công chức, viên chức được đánh giá hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ trong thời gian làm việc tại Bộ phận Một cửa;

c) Được nghỉ bù (nếu làm việc thêm giờ, làm vào ngày lễ, tết, thứ Bảy, Chủ nhật);

d) Nhận lương, phụ cấp, bồi dưỡng và chế độ, chính sách khác (nếu có) tại cơ quan đã cử đến Bộ phận Một cửa.

4. Thời hạn làm việc của cán bộ, công chức, viên chức được cử đến Bộ phận Một cửa

Thời hạn thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức được cử đến Bộ phận Một cửa không ít hơn 12 tháng và không nhiều hơn 36 tháng mỗi đợt.

Điều 13. Trách nhiệm của người đứng đầu Cục, Vụ có thủ tục hành chính

1. Chỉ đạo đơn vị chuyên môn cử cán bộ, công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn quy định tại khoản 1 Điều 12 Quy chế này đến làm việc tại Bộ phận Một cửa, kèm theo phương án bố trí nhân sự dự phòng để bảo đảm việc tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ được thực hiện liên tục, không bị gián đoạn trong trường hợp nhân sự được cử vắng mặt vì lý do nghỉ phép, nghỉ bù, nghỉ ốm, nghỉ việc riêng, đi học, đi công tác hoặc có biến động tăng, giảm rõ rệt hoặc quá ít hồ sơ phát sinh. Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức được cử không hoàn thành nhiệm vụ hoặc có mức độ hài lòng thấp, yêu cầu đơn vị chuyên môn có trách nhiệm cử người khác thay thế theo đề nghị của Bộ phận Một cửa.

2. Chỉ đạo đơn vị chuyên môn được giao thụ lý giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính chủ động thông báo bằng văn bản đến Bộ phận Một cửa về lý do chậm giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn lại thời gian trả kết quả.

3. Thường xuyên giám sát, kiểm tra, cập nhật tiến độ xử lý từng hồ sơ trên phần mềm quản lý để giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

4. Xem xét, phê duyệt danh mục thủ tục hành chính không thực hiện tiếp nhận hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa theo đề xuất của Trưởng Bộ phận.

5. Kiểm soát chất lượng hồ sơ công bố thủ tục hành chính thuộc trách nhiệm giải quyết của Cục, Vụ trước khi gửi Văn phòng Bộ thẩm định; kiểm soát việc cung cấp thủ tục hành chính trên môi trường điện tử đối với thủ tục hành chính thuộc phạm vi lĩnh vực quản lý.

6. Đảm bảo đầy đủ các chế độ, chính sách cho công chức, viên chức được cử đến làm việc tại Bộ phận Một cửa; ưu tiên trong công tác quy hoạch, bổ nhiệm, cử đi học tập trong nước và nước ngoài đối với công chức, viên chức được đánh giá hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ trong thời gian được cử đến làm việc tại Bộ phận Một cửa.

Điều 14. Trách nhiệm của Văn phòng Bộ

1. Trên cơ sở đề xuất của Cục, Vụ có thủ tục hành chính xây dựng, Văn phòng Bộ thẩm định và trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt quy trình nội bộ trong giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận Một cửa của các Cục, Vụ.

2. Theo dõi, giám sát, đôn đốc, đánh giá việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại các Cục, Vụ có thủ tục hành chính thông qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Cổng Dịch vụ công quốc gia.

3. Định kỳ hằng năm kiểm tra việc vận hành, tổ chức và hoạt động của Bộ phận Một cửa các Cục, Vụ theo quy định tại Quy chế này.

4. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật có liên quan.

Điều 15. Trách nhiệm của Trung tâm Chuyển đổi số Văn hóa, Thể thao và Du lịch

1. Xây dựng, vận hành Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, phục vụ việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, tiến tới phi địa giới hành chính.

2. Chủ trì, phối hợp với các Cục, Vụ, Văn phòng Bộ xây dựng quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính; cấp tài khoản cho cá nhân có liên quan thực hiện tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật có liên quan.

Chương III

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN HỒ SƠ, GIẢI QUYẾT VÀ TRẢ KẾT QUẢ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

Điều 16. Tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính

1. Theo lĩnh vực được phân công, người làm việc tại Bộ phận Một cửa thực hiện việc hướng dẫn, tiếp nhận khi phát sinh hồ sơ thủ tục hành chính (sau đây gọi chung là người tiếp nhận).

2. Đối với hồ sơ được tiếp nhận trực tiếp tại Bộ phận Một cửa, người tiếp nhận kiểm tra tình trạng tài khoản định danh điện tử và xem xét tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ, cập nhật các bước thực hiện vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.

a) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định, người tiếp nhận thực hiện tiếp nhận hồ sơ và đề nghị nộp phí, lệ phí theo quy định (nếu có), gửi lại tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Quy chế này; scan, lưu trữ, chuyển hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch;

b) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định, người tiếp nhận hướng dẫn đại diện tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ một lần đầy đủ, chính xác, nêu rõ lý do vào Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo Mẫu số 02 ban hành kèm theo Quy chế này và gửi lại tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính;

c) Trường hợp từ chối tiếp nhận hồ sơ, người tiếp nhận phải nêu rõ lý do vào Phiếu từ chối hồ sơ theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Quy chế này và gửi lại tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính.

3. Đối với hồ sơ gửi đến Bộ phận Một cửa thông qua dịch vụ bưu chính: Văn thư Cục, Vụ có trách nhiệm chuyển hồ sơ thủ tục hành chính về Bộ phận Một cửa ngay trong ngày nhận được hồ sơ kèm theo bì đựng hồ sơ có dấu bưu điện, đối với hồ sơ nhận trước 16 giờ, hoặc trước 09 giờ ngày làm việc tiếp theo đối với hồ sơ nhận sau 16 giờ. Việc giao, nhận hồ sơ giữa Văn thư Cục, Vụ và Bộ phận Một cửa được thể hiện trên sổ giao, nhận hồ sơ, trong đó ghi rõ giờ, ngày giao, nhận, chữ ký và họ tên đầy đủ của người giao, người nhận.

a) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định, người tiếp nhận liên hệ, hướng dẫn tổ chức, cá nhân tạo lập tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch để nhận Thông báo nộp lệ phí, phí theo quy định (nếu có) và Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Quy chế này;

b) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác theo quy định hoặc từ chối tiếp nhận hồ sơ, người tiếp nhận thực hiện theo quy định tại điểm b, điểm c khoản 2 Điều này, thông qua dịch vụ bưu chính.

4. Đối với hồ sơ nộp trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch:

a) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ và thông báo tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ thanh toán phí, lệ phí (nếu có). Sau khi tổ chức, cá nhân hoàn thành việc thanh toán (nếu có), người tiếp nhận xác nhận và chuyển hồ sơ đến đơn vị chuyên môn có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch;

b) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác, hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị, người tiếp nhận phải có thông báo, nêu rõ nội dung, lý do, hướng dẫn cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ quan có thẩm quyền. Việc thông báo được thực hiện thông qua chức năng gửi thư điện tử, gửi tin nhắn của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

c) Việc tiếp nhận chính thức hoặc yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ cho tổ chức, cá nhân không muộn hơn 08 giờ làm việc kể từ khi Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tiếp nhận hồ sơ hoặc theo thời hạn được quy định tại pháp luật chuyên ngành.

5. Trường hợp thủ tục hành chính có quy định phải trả kết quả giải quyết ngay khi sau khi tiếp nhận, giải quyết, nếu hồ sơ đã đầy đủ, chính xác, đủ điều kiện tiếp nhận, người tiếp nhận không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả, nhưng phải cập nhật tình hình, kết quả giải quyết vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính; trường hợp người nộp hồ sơ yêu cầu phải có Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì người tiếp nhận cung cấp cho người nộp hồ sơ.

6. Thời gian giải quyết thủ tục hành chính được tính từ thời điểm hồ sơ đã được tiếp nhận đầy đủ, hợp lệ và được thể hiện trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Mỗi hồ sơ thủ tục hành chính sau khi được tiếp nhận sẽ được cấp 01

Mã số hồ sơ được ghi trong Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Tổ chức, cá nhân sử dụng Mã số hồ sơ để tra cứu tình trạng giải quyết thủ tục hành chính tại Cổng Dịch vụ công quốc gia.

7. Mã số hồ sơ thủ tục hành chính

a) Mã số hồ sơ gồm các ký tự chữ và số, có cấu trúc như sau:

G16.Y1Y2Y3.Z1Z2 -YYMMDD-XXXX

Trong đó:

- Y1Y2Y3.Z1Z2 là mã định danh điện tử của các Cục, Vụ.

- YYMMDD là ngày tiếp nhận hồ sơ, bao gồm 06 ký tự số; trong đó: YY là 02 chữ số cuối của năm, MM là 02 chữ số của tháng, DD là 02 chữ số của ngày.

- XXXX là số thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày, gồm 04 ký tự số.

b) Bộ phận Một cửa Cục, Vụ có thể áp dụng công nghệ mã vạch, mã QR đồng thời với mã số hồ sơ thủ tục hành chính để theo dõi việc giải quyết thủ tục hành chính.

Điều 17. Chuyển hồ sơ thủ tục hành chính

Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính theo quy định tại Điều 16 Quy chế này, cán bộ, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa chuyển hồ sơ đến đơn vị có thẩm quyền giải quyết như sau:

1. Chuyển dữ liệu hồ sơ điện tử được tiếp nhận trực tuyến của tổ chức, cá nhân hoặc hồ sơ giấy đã được số hóa đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ.

2. Chuyển ngay hồ sơ tiếp nhận trực tiếp trong ngày làm việc hoặc chuyển vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày. Trường hợp chuyển hồ sơ thủ tục hành chính có chứa tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước giữa các cơ quan qua dịch vụ bưu chính thì thực hiện qua Mạng bưu chính phục vụ cơ quan Đảng, Nhà nước theo quy định tại Quyết định số 37/2021/QĐ-TTg ngày 18 tháng 12 năm 2021 của Thủ tướng Chính phủ về Mạng bưu chính phục vụ cơ quan Đảng, Nhà nước.

Điều 18. Giải quyết thủ tục hành chính

1. Sau khi nhận hồ sơ thủ tục hành chính, đơn vị chuyên môn của Cục, Vụ có trách nhiệm phân công cá nhân xử lý, thẩm định hồ sơ (sau đây gọi chung là người giải quyết) trình Lãnh đạo Cục, Vụ phê duyệt kết quả giải quyết thủ tục hành chính, cập nhật thông tin vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ hoặc Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ theo Mẫu số 05 ban hành kèm theo Quy chế này.

2. Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính thực hiện theo quy định tại văn bản quy phạm pháp luật quy định về thủ tục hành chính đó, được tính kể từ ngày Bộ phận Một cửa tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính. Chậm nhất trước 1/2 ngày làm việc của ngày đến hạn trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, đơn vị giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm chuyển kết quả giải quyết thủ tục hành chính đến Bộ phận Một cửa để trả cho tổ chức, cá nhân. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính là bản điện tử kèm theo bản giấy trong trường hợp tổ chức, cá nhân có yêu cầu nhận bản giấy.

3. Đối với hồ sơ có yêu cầu kiểm tra, xác minh, trong thời hạn quy định, người giải quyết phải trình người có thẩm quyền quyết định và cập nhật thông tin, lập hồ sơ, lưu thông tin vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

4. Đối với hồ sơ phải lấy ý kiến phối hợp của cơ quan, đơn vị liên quan, đơn vị giải quyết thủ tục hành chính gửi văn bản đến đơn vị được lấy ý kiến, trong đó nêu cụ thể nội dung, thời hạn lấy ý kiến. Cơ quan, đơn vị phối hợp có trách nhiệm trả lời các nội dung công việc giải quyết theo thời hạn đề nghị, gửi kết quả cho đơn vị giải quyết thủ tục hành chính.

5. Đối với hồ sơ trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành kết quả giải quyết thủ tục hành chính hoặc báo cáo trước khi ký kết quả giải quyết thủ tục hành chính, đơn vị giải quyết thủ tục hành chính phải đảm bảo thời hạn trình Lãnh đạo Bộ trong thời hạn giải quyết thủ tục hành chính.

6. Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết, trong thời hạn quy định, đơn vị giải quyết thủ tục hành chính trả lại hồ sơ kèm theo thông báo một lần bằng văn bản, nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện gửi Bộ phận Một cửa để thông báo cho tổ chức, cá nhân. Thời gian thông báo trả lại hồ sơ không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định cụ thể về thời gian. Thời hạn giải quyết được tính lại từ đầu sau khi nhận đủ hồ sơ. Sau 15 ngày kể từ khi thông báo hoặc theo thời hạn quy định của pháp luật chuyên ngành, nếu tổ chức, cá nhân không hoàn thành việc hoàn thiện hồ sơ, Bộ phận Một cửa thực hiện đóng hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ.

7. Đối với hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, đơn vị giải quyết thủ tục hành chính trả lại hồ sơ kèm theo thông báo nêu rõ lý do không giải quyết để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa. Thời hạn thông báo trong thời hạn giải quyết thủ tục hành chính.

8. Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết, chậm nhất 01 ngày làm việc trước ngày hết thời hạn giải quyết thủ tục hành chính, đơn vị giải quyết thủ tục hành chính gửi thông báo bằng văn bản cho Bộ phận Một cửa kèm theo văn bản xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả để chuyển đến cá nhân, tổ chức. Văn bản xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả theo Mẫu số 04 ban hành kèm theo Quy chế này. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần.

9. Toàn bộ quá trình giải quyết thủ tục hành chính phải được quy định cụ thể, rõ ràng trong quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính, quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính và kiểm soát quá trình giải quyết và cập nhật trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

Điều 19. Trả hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính

1. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính trình cấp có thẩm quyền ký số, phát hành theo quy định pháp luật về công tác văn thư để trả bản giấy và bản điện tử cho tổ chức, cá nhân, trừ trường hợp thủ tục hành chính chỉ quy định cung cấp bản kết quả giải quyết điện tử hoặc tổ chức, cá nhân đề nghị chỉ cung cấp bản kết quả giải quyết điện tử hoặc pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

Khi có kết quả giải quyết thủ tục hành chính thành công, các hồ sơ, giấy tờ được số hóa, có giá trị pháp lý trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính thì được sử dụng trong thực hiện các thủ tục hành chính khác của tổ chức, cá nhân.

2. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính gửi trả cho tổ chức, cá nhân phải bảo đảm đầy đủ theo quy định. Trường hợp hồ sơ có bản chính hoặc bản gốc đã tiếp nhận để sao chụp, đối chiếu, xác nhận tính xác thực thì cơ quan có thẩm quyền phải chuyển trả bản chính hoặc bản gốc đó cho tổ chức, cá nhân; thời điểm trả theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

3. Bộ phận Một cửa trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo thời gian, địa điểm, cách thức ghi trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử được trả cho tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, trừ trường hợp thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật chuyên ngành phải có mặt để trực tiếp nhận kết quả.

4. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử được gắn mã số giấy tờ và lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân tại Hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

Mã số giấy tờ gồm hai thành phần là mã số định danh của cá nhân, tổ chức và mã loại giấy tờ, trong đó mã loại giấy tờ đối với kết quả giải quyết thủ tục hành chính được thống nhất sử dụng theo mã loại kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính.

5. Khuyến khích việc trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính trước thời hạn quy định. Việc trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính trước thời hạn quy định phải được Bộ phận Một cửa thông báo cho tổ chức, cá nhân biết trước qua tin nhắn, thư điện tử, điện thoại hoặc qua mạng xã hội được cấp có thẩm quyền cho phép.

6. Hồ sơ thủ tục hành chính được lập sổ theo dõi theo Mẫu số 06 ban hành kèm theo Quy chế này. Sổ theo dõi hồ sơ được lập theo từng lĩnh vực hoặc nhóm lĩnh vực tại Bộ phận Một cửa.

7. Việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật về dữ liệu.

Điều 20. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc giải quyết hồ sơ, kết quả bị sai, bị mất, bị thất lạc hoặc bị hư hỏng và trong chậm trả kết quả

1. Khi nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính, tổ chức, cá nhân kiểm tra nội dung kết quả giải quyết. Trường hợp phát hiện ra sai sót, nếu lỗi thuộc về cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan có thẩm quyền thì Bộ phận Một cửa chuyển lại hồ sơ, kết quả và thông tin về sai sót đến cơ quan, người có thẩm quyền giải quyết để đính chính, chậm nhất trong vòng 03 ngày làm việc chuyển lại kết quả cho Bộ phận Một cửa để trả cho tổ chức, cá nhân. Cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan có thẩm quyền phải chịu chi phí liên quan đến đính chính theo quy định của pháp luật.

2. Trường hợp hồ sơ bị mất, bị thất lạc hoặc bị hư hỏng trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính thì cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan có trách nhiệm phối hợp với tổ chức, cá nhân có hồ sơ, giấy tờ bị mất, bị thất lạc hoặc bị hư hỏng và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để khắc phục hậu quả; xác định cơ quan, tổ chức, cá nhân đã làm mất, thất lạc, hư hỏng hồ sơ để quy trách nhiệm chi trả mọi chi phí phát sinh trong việc xin cấp lại hồ sơ, giấy tờ, các trách nhiệm khác có liên quan và xin lỗi tổ chức, cá nhân về sự cố này. Trường hợp làm mất, thất lạc, hư hỏng hồ sơ liên quan đến hành vi vi phạm pháp luật thì tùy theo tính chất, mức độ của hành vi vi phạm, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Hồ sơ kết quả giải quyết thủ tục hành chính trả theo cách thức quy định tại khoản 2 Điều 15 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP bị mất, bị thất lạc, bị hư hỏng được xử lý theo quy định của pháp luật có liên quan.

Chương IV

ĐÁNH GIÁ VIỆC GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

Điều 21. Nguyên tắc đánh giá

1. Khách quan, trung thực, chính xác, khoa học, minh bạch, công khai, công bằng, bình đẳng, đúng pháp luật trong việc đánh giá và công bố kết quả đánh giá.

2. Lấy sự hài lòng của tổ chức, cá nhân về chất lượng và tiến độ giải quyết thủ tục hành chính và kết quả, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ làm thước đo để đánh giá.

3. Bảo mật thông tin về tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin, hợp tác khảo sát lấy ý kiến đánh giá.

Điều 22. Thẩm quyền đánh giá

1. Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đánh giá chất lượng giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của các Cục, Vụ thuộc Bộ được giao thực hiện thủ tục hành chính.

2. Tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính đánh giá chất lượng giải quyết thủ tục hành chính.

3. Cục trưởng, Vụ trưởng tự đánh giá việc giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan mình.

Điều 23. Phương thức thu nhận thông tin đánh giá

Thực hiện theo Điều 31 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09/6/2025 của Chính phủ.

Điều 24. Đánh giá việc giải quyết thủ tục hành chính

1. Các tiêu chí đánh giá của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch bao gồm:

a) Công khai, minh bạch;

b) Tiến độ, kết quả giải quyết;

c) Số hóa hồ sơ;

d) Cung cấp dịch vụ trực tuyến;

đ) Mức độ hài lòng;

e) Các tiêu chí khác theo quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.

2. Tổ chức, cá nhân được đánh giá vệc giải quyết thủ tục hành chính tại các cơ quan có thẩm quyền theo các nội dung sau đây:

a) Thời gian trả kết quả giải quyết, xử lý hồ sơ thủ tục hành chính so với quy định hoặc yêu cầu của cơ quan, đơn vị chủ trì;

b) Số lượng cơ quan, đơn vị, tổ chức phải liên hệ để hoàn thiện hồ sơ thủ tục hành chính;

c) Số lần phải liên hệ với cơ quan tiếp nhận để hoàn thiện hồ sơ thủ tục hành chính;

d) Tính chính xác, đầy đủ, kịp thời của thông tin thủ tục hành chính được công khai so với quy định;

đ) Thái độ ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết thủ tục hành chính;

e) Sự phù hợp với pháp luật của kết quả giải quyết thủ tục hành chính và chi phí thực hiện thủ tục hành chính; các chi phí phát sinh ngoài quy định của pháp luật khi thực hiện các thủ tục hành chính;

g) Thời gian và chất lượng ý kiến giải trình của cơ quan có thẩm quyền, cán bộ, công chức, viên chức đối với các ý kiến phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của tổ chức, cá nhân;

h) Tiến độ và chất lượng cung cấp dịch vụ công trực tuyến của cơ quan có thẩm quyền;

i) Các nội dung khác theo đánh giá của tổ chức, cá nhân.

3. Văn phòng Bộ chủ trì, phối hợp với Trung tâm Chuyển đổi số Văn hóa, Thể thao và Du lịch tổng hợp kết quả đánh giá từ phần mềm; tích hợp kết quả đánh giá với hệ thống đánh giá chất lượng giải quyết thủ tục hành chính của Cổng Dịch vụ công quốc gia phục vụ chỉ đạo, điều hành, đánh giá chất lượng giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công theo thời gian thực; công khai kết quả đánh giá nội bộ trên trang thông tin điện tử của Bộ và Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Điều 25. Xử lý kết quả đánh giá

1. Kết quả đánh giá mức độ hài lòng của tổ chức, cá nhân đối với việc giải quyết thủ tục hành chính của Cục, Vụ thuộc Bộ được công khai tại Bộ phận Một cửa và trên trang thông tin điện tử của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

2. Kết quả đánh giá là một trong những tiêu chuẩn để xem xét mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính; xác định trách nhiệm của cá nhân, người đứng đầu cơ quan, đơn vị tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính; ưu tiên xem xét việc đề bạt, bổ nhiệm, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng và xem xét khen thưởng, xử lý kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 26. Kinh phí thực hiện

Kinh phí thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông do các cơ quan, đơn vị chủ động cân đối trong kế hoạch ngân sách hàng năm theo quy định hiện hành và huy động các nguồn kinh phí hợp pháp khác để thực hiện (nếu có).

Điều 27. Tổ chức thực hiện

1. Thủ trưởng các Cục, Vụ có thủ tục hành chính:

a) Trực tiếp chỉ đạo việc triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan, đơn vị mình theo các quy định tại Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09/6/2025 của Chính phủ và Quy chế này;

b) Chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về kết quả, tiến độ giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thuộc thẩm quyền.

c) Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ về việc vận hành Bộ phận Một cửa, lồng ghép trong báo cáo công tác kiểm soát thủ tục hành chính hằng tháng.

2. Văn phòng Bộ hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này; định kỳ hàng năm hoặc đột xuất báo cáo Lãnh đạo Bộ.

3. Trong quá trình triển khai thực hiện Quy chế này, các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan kịp thời phản ánh những vướng mắc, bất cập và đề xuất giải pháp, gửi về Văn phòng Bộ để tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định./.

PHỤ LỤC

CÁC BIỂU MẪU THEO DÕI GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

GIẤY TIẾP NHẬN HỒ SƠ VÀ HẸN TRẢ KẾT QUẢ

Mã hồ sơ:……

Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả Cục/Vụ……………………………….

Tiếp nhận hồ sơ của:....................................................................................

Địa chỉ: ........................................................................................................

Số điện thoại: …………………… Email:......................................................

Nội dung yêu cầu giải quyết:..........................................................................

Thành phần hồ sơ nộp gồm:

1.......................................................................................................................

2.......................................................................................................................

3.......................................................................................................................

4.......................................................................................................................

........................................................................................................................

Số lượng hồ sơ:…………(bộ)

Thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định là:…………ngày

Thời gian nhận hồ sơ: ….giờ.... phút, ngày ... tháng …năm….

Thời gian trả kết quả giải quyết hồ sơ:.. giờ... phút, ngày….tháng….năm…. Đăng ký nhận kết quả tại:……………

Vào Sổ theo dõi hồ sơ, Quyển số:………………… Số thứ tự………

Ghi chú: Tổ chức, cá nhân có thể đăng ký nhận kết quả tại Bộ phận Một cửa hoặc tại nhà (trụ sở tổ chức) qua dịch vụ bưu chính.

PHIẾU YÊU CẦU BỔ SUNG, HOÀN THIỆN HỒ SƠ

Hồ sơ của:...................................................................................................

Nội dung yêu cầu giải quyết:......................................................................

Địa chỉ:.......................................................................................................

Số điện thoại……………………Email:....................................................

Yêu cầu hoàn thiện hồ sơ gồm những nội dung sau:

1.................................................................................................................

2..................................................................................................................

3..................................................................................................................

4...................................................................................................................

.....................................................................................................................

.....................................................................................................................

Lý do: ………………………………………………………………………

Trong quá trình hoàn thiện hồ sơ nếu có vướng mắc, Ông/Bà liên hệ với ………… số điện thoại………………… để được hướng dẫn.

PHIẾU TỪ CHỐI TIẾP NHẬN GIẢI QUYẾT HỒ SƠ

Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả Cục/Vụ …………............................

Tiếp nhận hồ sơ của:....................................................................................

Địa chỉ: .......................................................................................................

Số điện thoại: …………………… Email:.................................................

Nội dung yêu cầu giải quyết:.......................................................................

Qua xem xét, Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả thông báo không tiếp nhận, giải quyết hồ sơ này với lý do cụ thể như sau:

………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………...

Xin thông báo cho Ông/Bà được biết và thực hiện.

PHIẾU XIN LỖI VÀ HẸN LẠI NGÀY TRẢ KẾT QUẢ

Kính gửi:……………………………

Ngày…tháng…..năm…….., (tên cơ quan, đơn vị) tiếp nhận giải quyết hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục hành chính (tên thủ tục hành chính) của Ông/Bà/Tổ chức); mã số:……..

Thời gian hẹn trả kết quả giải quyết hồ sơ: ….giờ, ngày….tháng…năm… Tuy nhiên đến nay, (tên cơ quan, đơn vị) chưa trả kết quả giải quyết hồ sơ của Ông/Bà/Tổ chức đúng thời hạn quy định ghi trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả/Biên nhận hồ sơ. Lý do:…………………………………………………..

Sự chậm trễ này đã gây phiền hà, tốn kém chi phí, công sức của Ông/Bà/Tổ chức.

(Tên cơ quan, đơn vị) xin lỗi Ông/Bà/Tổ chức và sẽ trả kết quả giải quyết hồ sơ cho Ông/Bà/Tổ chức vào ngày ...…tháng … năm…..

Mong nhận được sự thông cảm của Ông/Bà/Tổ chức vì sự chậm trễ này.

PHIẾU KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH GIẢI QUYẾT HỒ SƠ

Mã số hồ sơ:…………………………..……………………………………

Cơ quan (bộ phận) giải quyết hồ sơ:...............................................................

Cơ quan phối hợp giải quyết hồ sơ:................................................................

Ghi chú:

- Trường hợp hồ sơ được chuyển qua dịch vụ bưu chính công ích theo Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg thì thời gian giao, nhận hồ sơ và việc ký nhận thể hiện trong hóa đơn của cơ quan Bưu chính;

- Kết quả giải quyết hồ sơ do bên nhận nhập thông tin/ghi khi nhận bàn giao hồ sơ.

Mẫu số 06

SỔ THEO DÕI HỒ SƠ

Ghi chú: Sổ theo dõi hồ sơ được lập theo từng lĩnh vực hoặc nhóm lĩnh vực tại Bộ phận Một cửa.