Quyết định 2425/QĐ-UBND năm 2025 phê duyệt quy trình thực hiện dịch vụ công trực tuyến lĩnh vực Người có công, Lưu trữ thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nội vụ và Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh Quảng Trị

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG TRỊ
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 2425/QĐ-UBND

Quảng Trị, ngày 04 tháng 11 năm 2025

Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Cục KSTTHC - VPCP;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- Các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh; (để biết)
- UBND các xã, phường, đặc khu; (để biết)
- Lưu: VT, TDNV, HCCTh.

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Lê Đức Tiến

TT

Tên dịch vụ công

Số quy trình

Mức độ dịch vụ công

Mã số TTHC trên Cổng DVC quốc gia

Số trang

I

LĨNH VỰC NGƯỜI CÓ CÔNG

1

Giải quyết chế độ mai táng phí đối với thanh niên xung phong thời kỳ chống Pháp

01-SNV-NCC

DVCTT toàn trình

2.002308.H50

02

II

LĨNH VỰC LƯU TRỮ

1

Sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của nhà nước (đối với trường hợp có thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ)

01- TTLTLSQT

DVCTT một phần

1.013932.H50

09

2

Sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của nhà nước (đối với trường hợp không thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính về quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ: )

02- TTLTLSQT

DVCTT một phần

1.013932.H50

23

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG TRỊ
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 2425/QĐ-UBND

Quảng Trị, ngày 04 tháng 11 năm 2025

Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Cục KSTTHC - VPCP;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- Các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh; (để biết)
- UBND các xã, phường, đặc khu; (để biết)
- Lưu: VT, TDNV, HCCTh.

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Lê Đức Tiến

TT

Tên dịch vụ công

Số quy trình

Mức độ dịch vụ công

Mã số TTHC trên Cổng DVC quốc gia

Số trang

I

LĨNH VỰC NGƯỜI CÓ CÔNG

1

Giải quyết chế độ mai táng phí đối với thanh niên xung phong thời kỳ chống Pháp

01-SNV-NCC

DVCTT toàn trình

2.002308.H50

02

II

LĨNH VỰC LƯU TRỮ

1

Sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của nhà nước (đối với trường hợp có thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ)

01- TTLTLSQT

DVCTT một phần

1.013932.H50

09

2

Sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của nhà nước (đối với trường hợp không thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính về quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ: )

02- TTLTLSQT

DVCTT một phần

1.013932.H50

23

Quy trình

Đối tượng thực hiện

Nội dung công việc

Nộp hồ sơ

Cá nhân/tổ chức nộp hồ sơ

I. Nộp hồ sơ trực tuyến:

1. Truy nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia trên mạng internet tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn.

2. Đăng ký/ Đăng nhập vào Hệ thống bằng tài khoản của chủ hồ sơ.

3. Tại danh sách dịch vụ công trực tuyến, lựa chọn dịch vụ “Giải quyết chế độ mai táng phí đối với thanh niên xung phong thời kỳ chống Pháp”, tại Cơ quan thực hiện, chọn tỉnh Quảng Trị, đơn vị thực hiện là UBND cấp xã tương ứng.

4. Cập nhật đầy đủ các thành phần hồ sơ, bao gồm:

a) Thanh niên xung phong đang hưởng bảo hiểm y tế theo Quyết định số 170/2008/QĐ-TTg chết:

- Giấy khai tử do Ủy ban nhân dân cấp xã cấp (Hình thức nộp: Bản điện tử có ký số của cơ quan xác nhận; trường hợp nộp bản scan (.pdf) hoặc bản chụp (.jpg) thì người nộp mang bản gốc đến nộp trực tiếp khi đến nhận kết quả hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính).

- Bản khai của người hoặc tổ chức lo mai táng đối với thanh niên xung phong đã chết theo Mẫu số 23 tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 08/2023/TT-BLĐTBXH (Hình thức nộp: Bản điện tử có ký số của cơ quan xác nhận; trường hợp nộp bản scan (.pdf) hoặc bản chụp (.jpg) thì người nộp mang bản gốc đến nộp trực tiếp khi đến nhận kết quả hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính).

b) Thanh niên xung phong chết từ ngày Quyết định số 170/2008/QĐ-TTg đến ngày Thông tư số 24/2009/TT-BLĐTBXH có hiệu lực thi hành và thanh niên xung phong không hưởng bảo hiểm y tế theo Quyết định số 170/2008/QĐ-TTg.

- Giấy khai tử do Ủy ban nhân dân cấp xã cấp (Hình thức nộp: Bản điện tử có ký số của cơ quan xác nhận; trường hợp nộp bản scan (.pdf) hoặc bản chụp (.jpg) thì người nộp mang bản gốc đến nộp trực tiếp khi đến nhận kết quả hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính).

- Bản khai của người hoặc tổ chức lo mai táng đối với thanh niên xung phong đã chết theo Mẫu số 24 tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 08/2023/TT-BLĐTBXH (Hình thức nộp: Bản điện tử có ký số của cơ quan xác nhận; trường hợp nộp bản scan (.pdf) hoặc bản chụp (.jpg) thì người nộp mang bản gốc đến nộp trực tiếp khi đến nhận kết quả hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính).

Kèm một trong những giấy tờ xác nhận là thanh niên xung phong quy định tại điểm a Khoản 1 Điều 3 Thông tư số 24/2009/TT-BLĐTBXH: (Hình thức nộp: Bản điện tử có ký số hoặc bản sao chứng thực điện tử; trường hợp nộp bản scan (.pdf) hoặc bản chụp (.jpg) thì người nộp gửi bản sao có chứng thực qua dịch vụ bưu chính).

+ Thẻ đội viên;

+ Giấy chứng nhận hoàn thành nhiệm vụ ở thanh niên xung phong;

+ Giấy khen trong thời kỳ tham gia thanh niên xung phong;

+ Lý lịch cán bộ, đảng viên có ghi là thanh niên xung phong.

Trường hợp không có giấy tờ nêu trên thì phải có giấy chứng nhận là thanh niên xung phong hoàn thành nhiệm vụ trong kháng chiến chống Pháp do Tỉnh, Thành đoàn nơi đối tượng thường trú cấp, dựa trên xác nhận của Hội (hoặc Ban Liên lạc) Cựu thanh niên xung phong tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi tắt là cấp tỉnh) theo Mẫu số 21 tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 08/2023/TT-BLĐTBXH.

5. Phí, lệ phí thanh toán trực tuyến: Không.

6. Đăng ký hình thức nhận kết quả thủ tục hành chính (TTHC): Trực tiếp/ hoặc Trực tuyến/hoặc qua dịch vụ bưu chính.

7. Đăng ký hình thức nhận thông báo về tình hình giải quyết hồ sơ: Thư điện tử (email)/ hoặc tin nhắn qua mạng xã hội (Zalo)/ hoặc tin nhắn SMS trên điện thoại di động.

8. Người nộp hồ sơ được cấp mã để tra cứu tình trạng giải quyết hồ sơ trực tuyến.

9. Trong quá trình thực hiện dịch vụ công, tổ chức, cá nhân có thể liên hệ qua số điện thoại và hộp thư điện tử của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã được đăng tải kèm theo quy trình thực hiện dịch vụ công trực tuyến này để được hướng dẫn, hỗ trợ.

II. Nộp hồ sơ trực tiếp:

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm PVHCC cấp xã hoặc qua dịch vụ bưu chính theo thành phần hồ sơ và hướng dẫn nêu trên.

Bước 1

Cán bộ Trung tâm PVHCC cấp xã

1. Kiểm tra, hoàn thiện thông tin của người nộp hồ sơ. Xác nhận hình thức nộp hồ sơ: Trực tiếp/ hoặc Trực tuyến/ hoặc qua dịch vụ bưu chính.

2. Kiểm tra thành phần hồ sơ:

2.1. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ:

- Tiếp nhận, cập nhật lưu trữ hồ sơ điện tử.

- Tra cứu, trích xuất dữ liệu về CCCD của người đề nghị từ CSDL quốc gia về dân cư và gắn vào thành phần hồ sơ.

- Gửi phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.

- Chuyển hồ sơ cho Công chức Văn hóa - Xã hội (VHXH) của UBND cấp xã để xử lý hồ sơ.

2.2. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Gửi thông báo cho người nộp, hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

2.3. Trường hợp người yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì gửi thông báo từ chối giải quyết qua thư điện tử hoặc tin nhắn qua điện thoại di động cho công dân.

Bước 2

Công chức VHXH của UBND cấp xã

Tiếp nhận hồ sơ; xử lý hồ sơ; trình Lãnh đạo UBND cấp xã ký duyệt kết quả thực hiện.

Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển về Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã (kèm văn bản hướng dẫn, nêu rõ lý do, nội dung bổ sung...).

Phối hợp với Văn thư cơ quan vào số văn bản, chuyển đến cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã.

Bước 3

Cán bộ Trung tâm PVHCC cấp xã

Chuyển hồ sơ, kết quả liên thông cho Sở Nội vụ.

Bước 4

Cán bộ Bộ phận một cửa của Sở Nội vụ tại TTPVHCC tỉnh

- Kiểm tra thành phần hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Tiếp nhận, cập nhật, lưu trữ hồ sơ điện tử. Chuyển hồ sơ cho Phòng Người có công.

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Gửi thông báo cho người nộp, hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo hình thức đăng ký của người nộp hồ sơ nêu trên

Bước 5

Công chức Phòng Người có công

Xem xét, xử lý hồ sơ; trình Lãnh đạo Sở phê duyệt kết quả thủ tục hành chính.

Phối hợp với Văn thư cơ quan vào số văn bản, lưu trữ hồ sơ, chuyển kết quả cho Bộ phận một cửa của Sở Nội vụ tại TTPVHCC tỉnh.

Bước 6

Cán bộ Bộ phận một cửa của Sở Nội vụ tại TTPVHCC tỉnh

Xác nhận trên Hệ thống giải quyết TTHC về kết quả đã có tại Bộ phận một cửa; thông báo cho UBND cấp xã nhận trả kết quả hoặc gửi kết quả đến UBND cấp xã trên Hệ thống giải quyết TTHC.

Bước 7

Cán bộ Trung tâm PVHCC cấp xã

- Tiếp nhận hồ sơ và xác nhận trên phần mềm một cửa về kết quả TTHC đã có tại Bộ phận một cửa liên thông; cập nhật kết quả giải quyết TTHC lên Kho dữ liệu Cổng DVC và gửi kết quả cho cán bộ VHXH.

- Thông báo cho tổ chức, cá nhân đến nhận kết quả theo các hình thức đã đăng ký

Nhận kết quả

Người nộp hồ sơ

- Xuất trình đối chiếu hoặc nộp bản giấy các hồ sơ, văn bản điện tử có yêu cầu xác thực bằng chữ ký số nhưng chưa được ký số khi đến nhận kết quả hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính.

- Nhận kết quả TTHC theo hình thức đã đăng ký: Trực tiếp/hoặc qua dịch vụ bưu chính. Đồng thời nhận kết quả TTHC bản điện tử tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Cổng dịch vụ công.

Tổng thời gian giải quyết (Không quy định thời gian thực hiện)

……., ngày …..tháng…..năm…….
Xác nhận của UBND cấp xã
Chủ tịch
(ký tên, đóng dấu)

……., ngày…… tháng …… năm ………
Người (đại diện tổ chức)
nhận trợ cấp mai táng
(Ký tên, ghi rõ họ tên)

……., ngày …..tháng…..năm…….
Xác nhận của UBND cấp xã
Chủ tịch
(ký tên, đóng dấu)

……., ngày…… tháng …… năm ………
Người (đại diện tổ chức)
nhận trợ cấp mai táng
(Ký tên, ghi rõ họ tên)

TỈNH ĐOÀN, THÀNH ĐOÀN
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số:      /……

………., ngày ... tháng ... năm ..…...

……., ngày …..tháng…..năm…….
Xác nhận của Hội (Ban Liên lạc)
Cựu TNXP cấp tỉnh
Chủ tịch
(Ký tên, đóng dấu)

……., ngày…… tháng …… năm ………
TM. BAN THƯỜNG VỤ
Bí thư
(Ký tên, đóng dấu)

Quy trình

Đối tượng thực hiện

Nội dung công việc

Thời gian thực hiện

Nộp hồ sơ

Người nộp hồ sơ

I. Nộp hồ sơ trực tuyến:

1. Truy cập Cổng dịch công Quốc gia trên internet tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn

2. Đăng ký/Đăng nhập vào Hệ thống bằng tài khoản của chủ hồ sơ (tài khoản của người thực hiện).

3. Tại danh sách dịch vụ công trực tuyến, lựa chọn dịch vụ “Thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước”, tại Cơ quan thực hiện, chọn tỉnh Quảng Trị, đơn vị thực hiện là Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng (thuộc Sở Nội vụ tỉnh Quảng Trị).

Chọn:

- Trường hợp 1: Đối với trường hợp độc giả đọc tài liệu lưu trữ.

- Trường hợp 2: Đối với trường hợp độc giả đọc tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện.

- Trường hợp 3: Đối với trường hợp sao không xác thực tài liệu lưu trữ.

- Trường hợp 4: Đối với trường hợp sao không xác thực tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện.

- Trường hợp 5: Đối với trường hợp sao và xác thực tài liệu lưu trữ.

- Trường hợp 6: Đối với trường hợp sao và xác thực tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện.

4. Cập nhật, số hóa đầy đủ các thành phần hồ sơ, bao gồm:

a) Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (đối với tổ chức) (Hình thức nộp: Bản điện tử có ký số của cơ quan xác nhận; trường hợp nộp bản scan (.pdf) hoặc bản chụp (.jpg) thì người nộp mang bản gốc đến nộp trực tiếp khi đến nhận kết quả hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính).

Hoặc Giấy CMND hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng đối với trường hợp chưa được cấp CCCD gắn chíp hoặc chưa có tài khoản định danh điện tử VneID (đối với cá nhân) (Hình thức nộp: Bản điện tử có ký số hoặc bản sao chứng thực điện tử; trường hợp nộp bản scan (.pdf) hoặc bản chụp (.jpg) thì người nộp gửi bản sao có chứng thực qua dịch vụ bưu chính).

b) Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ theo phụ lục V ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. (Hình thức nộp: Bản điện tử có ký số của cơ quan xác nhận; trường hợp nộp bản scan (.pdf) hoặc bản chụp (.jpg) thì người nộp mang bản gốc đến nộp trực tiếp khi đến nhận kết quả hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính).

c) Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ, Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ theo phụ lục VII ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. (Hình thức nộp: Bản điện tử có ký số của cơ quan xác nhận; trường hợp nộp bản scan (.pdf) hoặc bản chụp (.jpg) thì người nộp mang bản gốc đến nộp trực tiếp khi đến nhận kết quả hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính).

5. Thanh toán trực tuyến phí/ lệ phí/ nghĩa vụ tài chính: Nộp khi trả kết quả

- Sau khi cán bộ gửi yêu cầu thanh toán, công dân đăng nhập vào tài khoản tại trang DVC => truy cập tài khoản => “Danh mục hồ sơ” => nhấn xem thông tin chi tiết hồ sơ => chọn hình thức thanh toán “Trực tuyến” và nhấn “Thanh toán”, hệ thống tự động điều hướng đến giao dịch thanh toán qua nền tảng Payment Platform của Cổng DVC Quốc gia. Công dân thực hiện thanh toán trực tuyến đúng với số tiền phí, lệ phí theo quy định.

- Sau khi đã thanh toán thành công, hệ thống tự điều hướng về giao diện nộp hồ sơ trực tuyến của công dân. Khi đó công dân có thể thực hiện in biên lai hóa đơn đã thanh toán và nhấn “Đồng ý”.

- Mức thu được quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ (có Biểu mức thu kèm theo).

6. Đăng ký hình thức nhận kết quả thủ tục hành chính: Trực tiếp/hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích/hoặc trực tuyến.

7. Đăng ký hình thức nhận thông báo về tình hình giải quyết hồ sơ: Thư điện tử (email) /hoặc tin nhắn qua mạng xã hội (zalo) /hoặc tin nhắn SMS trên điện thoại di động.

8. Người nộp hồ sơ được cấp mã để tra cứu tình trạng giải quyết hồ sơ trực tuyến.

9. Trong quá trình thực hiện dịch vụ công, tổ chức, cá nhân có thể liên hệ qua số điện thoại và hộp thư điện tử của Sở Nội vụ được đăng tải kèm theo quy trình thực hiện dịch vụ công trực tuyến này để được hướng dẫn, hỗ trợ.

II. Nộp hồ sơ trực tiếp:

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị, trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Quảng Trị (Số 72 đường Ngô Quyền, phường Đồng Hới, tỉnh Quảng Trị) hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích theo thành phần hồ sơ và hướng dẫn nêu trên.

I

Trường hợp độc giả đọc tài liệu lưu trữ

Bước 1

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

1. Kiểm tra, hoàn thiện thông tin của người nộp hồ sơ. Xác nhận hình thức nộp hồ sơ: Trực tiếp/ hoặc Trực tuyến/ hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

2. Kiểm tra thành phần hồ sơ:

- Tiếp nhận, cập nhật lưu trữ hồ sơ điện tử.

- Tra cứu, trích xuất dữ liệu về CCCD của người đề nghị đọc tài liệu lưu trữ từ CSDL Quốc gia về dân cư và gắn vào thành hồ sơ.

- Gửi phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.

- Chuyển viên chức được phân công xử lý (theo phân công của Lãnh đạo Trung tâm).

2.2. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

2.3. Trường hợp người có yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì gửi thông báo từ chối giải quyết yêu cầu qua thư điện tử hoặc tin nhắn qua điện thoại di động cho người yêu cầu.

02 giờ làm việc

Bước 2

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử xử lý hồ sơ:

- Trường hợp không tìm được tài liệu theo yêu cầu, viên chức Trung tâm gửi kết quả tra cứu về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm.

- Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm (kèm văn bản hướng dẫn, nêu rõ lý do, nội dung bổ sung…).

- Trường hợp có tài liệu theo yêu cầu của tổ chức/ cá nhân:

+ Trình Lãnh đạo Trung tâm xem xét phê duyệt kết quả;

+ Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc được phân công) kiểm tra và ký phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ cho các tổ chức, cá nhân yêu cầu;

+ Viên chức phụ trách phối hợp với Văn thư đơn vị vào sổ, đóng dấu, chuyển kết quả cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm.

04 giờ làm việc

Bước 3

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm: Xác nhận trên phần mềm một cửa về kết quả TTHC đã có tại Bộ phận một cửa; thông báo cho tổ chức, cá nhân thanh toán phí sử dụng tài liệu và nhận kết quả theo hình thức đăng ký.

02 giờ làm việc

Tổng thời gian giải quyết

01 ngày làm việc

II

Trường hợp độc giả đọc tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện

Bước 1

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

1. Kiểm tra, hoàn thiện thông tin của người nộp hồ sơ. Xác nhận hình thức nộp hồ sơ: Trực tiếp/ hoặc Trực tuyến/ hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

2. Kiểm tra thành phần hồ sơ:

- Tiếp nhận, cập nhật lưu trữ hồ sơ điện tử.

- Tra cứu, trích xuất dữ liệu về CCCD của người đề nghị đọc tài liệu lưu trữ từ CSDL Quốc gia về dân cư và gắn vào thành hồ sơ.

- Gửi phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.

- Chuyển viên chức được phân công xử lý (theo phân công của Lãnh đạo Trung tâm).

2.2. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

2.3. Trường hợp người có yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì gửi thông báo từ chối giải quyết yêu cầu qua thư điện tử hoặc tin nhắn qua điện thoại di động cho người yêu cầu.

04 giờ làm việc

Bước 2

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử xử lý hồ sơ:

- Trường hợp không tìm được tài liệu theo yêu cầu, viên chức Trung tâm gửi kết quả tra cứu về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm.

- Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm (kèm văn bản hướng dẫn, nếu rõ lý do, nội dung bổ sung…).

- Trường hợp có tài liệu theo yêu cầu của tổ chức/ cá nhân:

+ Trình Lãnh đạo Trung tâm trình cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ phê duyệt kết quả (ký phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ);

+ Viên chức phụ trách phối hợp với Văn thư cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ vào sổ, đóng dấu, chuyển kết quả cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.

48 giờ làm việc

Bước 3

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm: Xác nhận trên phần mềm một cửa về kết quả TTHC đã có tại Bộ phận một cửa; thông báo cho tổ chức, cá nhân thanh toán phí sử dụng tài liệu và nhận kết quả theo hình thức đăng ký.

04 giờ làm việc

Tổng thời gian giải quyết

07 ngày làm việc

III

Trường hợp sao không xác thực tài liệu lưu trữ

Bước 1

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

1. Kiểm tra, hoàn thiện thông tin của người nộp hồ sơ. Xác nhận hình thức nộp hồ sơ: Trực tiếp/ hoặc Trực tuyến/ hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

2. Kiểm tra thành phần hồ sơ:

- Tiếp nhận, cập nhật lưu trữ hồ sơ điện tử.

- Tra cứu, trích xuất dữ liệu về CCCD của người đề nghị cấp bản sao từ CSDL Quốc gia về dân cư và gắn vào thành hồ sơ.

- Gửi phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.

- Chuyển viên chức được phân công xử lý (theo phân công của Lãnh đạo Trung tâm).

2.2. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

2.3. Trường hợp người có yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì gửi thông báo từ chối giải quyết yêu cầu qua thư điện tử hoặc tin nhắn qua điện thoại di động cho người yêu cầu.

04 giờ làm việc

Bước 2

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử xử lý hồ sơ:

- Trường hợp không tìm được tài liệu theo yêu cầu, viên chức Trung tâm gửi kết quả tra cứu về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm.

- Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm (kèm văn bản hướng dẫn, nếu rõ lý do, nội dung bổ sung…).

- Trường hợp có tài liệu theo yêu cầu của tổ chức/ cá nhân:

+ Trình Lãnh đạo Trung tâm xem xét phê duyệt kết quả (ký cấp bản sao không xác thực tài liệu lưu trữ);

+ Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc được phân công) kiểm tra và ký cấp bản sao không xác thực tài liệu lưu trữ cho các tổ chức, cá nhân yêu cầu;

+ Viên chức phụ trách phối hợp với Văn thư đơn vị vào sổ, đóng dấu, chuyển kết quả cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm.

08 giờ làm việc

Bước 3

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm: Xác nhận trên phần mềm một cửa về kết quả TTHC đã có tại Bộ phận một cửa; thông báo cho tổ chức, cá nhân thanh toán phí sử dụng tài liệu và nhận kết quả theo hình thức đăng ký.

04 giờ làm việc

Tổng thời gian giải quyết

02 ngày làm việc

IV

Trường hợp sao không xác thực tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện

Bước 1

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

1. Kiểm tra, hoàn thiện thông tin của người nộp hồ sơ. Xác nhận hình thức nộp hồ sơ: Trực tiếp/ hoặc Trực tuyến/ hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

2. Kiểm tra thành phần hồ sơ:

- Tiếp nhận, cập nhật lưu trữ hồ sơ điện tử.

- Tra cứu, trích xuất dữ liệu về CCCD của người đề nghị cấp bản sao từ CSDL Quốc gia về dân cư và gắn vào thành hồ sơ.

- Gửi phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.

- Chuyển viên chức được phân công xử lý (theo phân công của Lãnh đạo Trung tâm).

2.2. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

2.3. Trường hợp người có yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì gửi thông báo từ chối giải quyết yêu cầu qua thư điện tử hoặc tin nhắn qua điện thoại di động cho người yêu cầu.

04 giờ làm việc

Bước 2

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử xử lý hồ sơ:

- Trường hợp không tìm được tài liệu theo yêu cầu, viên chức Trung tâm gửi kết quả tra cứu về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm.

- Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm (kèm văn bản hướng dẫn, nếu rõ lý do, nội dung bổ sung…).

- Trường hợp có tài liệu theo yêu cầu của tổ chức/ cá nhân:

+ Trình Lãnh đạo Trung tâm trình cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ phê duyệt kết quả (ký cấp bản sao không xác thực tài liệu lưu trữ);

+ Viên chức phụ trách phối hợp với Văn thư cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ vào sổ, đóng dấu, chuyển kết quả cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.

48 giờ làm việc

Bước 3

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm: Xác nhận trên phần mềm một cửa về kết quả TTHC đã có tại Bộ phận một cửa; thông báo cho tổ chức, cá nhân thanh toán phí sử dụng tài liệu và nhận kết quả theo hình thức đăng ký.

04 giờ làm việc

Tổng thời gian giải quyết

07 ngày làm việc

V

Trường hợp sao và xác thực tài liệu lưu trữ

Bước 1

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

1. Kiểm tra, hoàn thiện thông tin của người nộp hồ sơ. Xác nhận hình thức nộp hồ sơ: Trực tiếp/ hoặc Trực tuyến/ hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

2. Kiểm tra thành phần hồ sơ:

- Tiếp nhận, cập nhật lưu trữ hồ sơ điện tử.

- Tra cứu, trích xuất dữ liệu về CCCD của người đề nghị cấp bản sao từ CSDL Quốc gia về dân cư và gắn vào thành hồ sơ.

- Gửi phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.

- Chuyển viên chức được phân công xử lý (theo phân công của Lãnh đạo Trung tâm).

2.2. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

2.3. Trường hợp người có yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì gửi thông báo từ chối giải quyết yêu cầu qua thư điện tử hoặc tin nhắn qua điện thoại di động cho người yêu cầu.

04 giờ làm việc

Bước 2

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử xử lý hồ sơ:

- Trường hợp không tìm được tài liệu theo yêu cầu, viên chức Trung tâm gửi kết quả tra cứu về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm.

- Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm (kèm văn bản hướng dẫn, nếu rõ lý do, nội dung bổ sung…).

- Trường hợp có tài liệu theo yêu cầu của tổ chức/ cá nhân:

+ Trình Lãnh đạo Trung tâm xem xét phê duyệt kết quả (ký cấp bản sao, xác thực tài liệu lưu trữ);

+ Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc được phân công) kiểm tra và ký cấp bản sao, xác thực tài liệu lưu trữ cho các tổ chức, cá nhân yêu cầu;

+ Viên chức phụ trách phối hợp với Văn thư đơn vị vào sổ, đóng dấu, chuyển kết quả cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm.

08 giờ làm việc

Bước 3

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm: Xác nhận trên phần mềm một cửa về kết quả TTHC đã có tại Bộ phận một cửa; thông báo cho tổ chức, cá nhân thanh toán phí sử dụng tài liệu và nhận kết quả theo hình thức đăng ký.

04 giờ làm việc

Tổng thời gian giải quyết

02 ngày làm việc

VI

Trường hợp sao và xác thực tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện

Bước 1

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

1. Kiểm tra, hoàn thiện thông tin của người nộp hồ sơ. Xác nhận hình thức nộp hồ sơ: Trực tiếp/ hoặc Trực tuyến/ hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

2. Kiểm tra thành phần hồ sơ:

- Tiếp nhận, cập nhật lưu trữ hồ sơ điện tử.

- Tra cứu, trích xuất dữ liệu về CCCD của người đề nghị cấp bản sao từ CSDL Quốc gia về dân cư và gắn vào thành hồ sơ.

- Gửi phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.

- Chuyển viên chức được phân công xử lý (theo phân công của Lãnh đạo Trung tâm).

2.2. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

2.3. Trường hợp người có yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì gửi thông báo từ chối giải quyết yêu cầu qua thư điện tử hoặc tin nhắn qua điện thoại di động cho người yêu cầu.

04 giờ làm việc

Bước 2

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử xử lý hồ sơ:

- Trường hợp không tìm được tài liệu theo yêu cầu, viên chức Trung tâm gửi kết quả tra cứu về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm.

- Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm (kèm văn bản hướng dẫn, nếu rõ lý do, nội dung bổ sung…).

- Trường hợp có tài liệu theo yêu cầu của tổ chức/ cá nhân:

+ Trình Lãnh đạo Trung tâm trình cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ phê duyệt kết quả (ký cấp bản sao, xác thực tài liệu lưu trữ);

+ Viên chức phụ trách phối hợp với Văn thư cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ vào sổ, đóng dấu, chuyển kết quả cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.

48 giờ làm việc

Bước 3

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm: Xác nhận trên phần mềm một cửa về kết quả TTHC đã có tại Bộ phận một cửa; thông báo cho tổ chức, cá nhân thanh toán phí sử dụng tài liệu và nhận kết quả theo hình thức đăng ký.

04 giờ làm việc

Tổng thời gian giải quyết

07 ngày làm việc

XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LTLS

……, ngày … tháng … năm ……
Người đăng ký
(ký, ghi rõ họ tên)

STT

Tên phông/khối tài liệu, mục lục số

Ký hiệu hồ sơ/ tài liệu

Tiêu đề hồ sơ/tài liệu

XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI
ĐỨNG ĐẦU LTLS

Ý kiến của Phòng đọc

……, ngày … tháng … năm ……
Người yêu cầu
(ký, ghi rõ họ tên)

STT

Tên phông hoặc khối tài liệu, mục lục số

Ký hiệu hồ sơ/ tài liệu

Tên văn bản/ tài liệu

Từ tờ đến tờ

Tổng số

Tổng số

Định dạng bản sao

XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI
ĐỨNG ĐẦU LTLS

Ý kiến của Phòng đọc

……, ngày … tháng … năm ……
Người yêu cầu
(ký, ghi rõ họ tên)

STT

Công việc thực hiện

Đơn vị tính

Mức thu (đồng)

Ghi chú

Cung cấp bản sao tài liệu

1

Phô tô tài liệu giấy (đã bao gồm vật tư)

a

Phô tô đen trắng

Trang A4

3.000

b

Phô tô màu

Trang A4

20.000

2

In từ phim, ảnh gốc (đã bao gồm vật tư)

a

In ảnh đen trắng từ phim gốc

a1

Cỡ từ 15x21 cm trở xuống

Tấm

40.000

a2

Cỡ từ 20x25cm đến 20x30cm

Tấm

60.000

a3

Cỡ từ 25x35cm đến 30x40cm

Tấm

150.000

b

Chụp, in ảnh đen trắng từ ảnh gốc

Cỡ từ 15x21 cm trở xuống

Tấm

60.000

Cỡ từ 20x25cm đến 20x30cm

Tấm

80.000

Cỡ từ 25x35cm đến 30x40cm

Tấm

170.000

3

In sao tài liệu ghi âm (không kể vật tư)

Phút nghe

30.000

4

In sao phim điện ảnh (không kể vật tư)

Phút chiếu

60.000

5

Tài liệu đã số hóa (toàn văn tài liệu - thông tin cấp 1)

a

Tài liệu giấy

- In đen trắng (đã bao gồm vật tư)

Trang A4

2.000

- In màu (đã bao gồm vật tư)

Trang A4

15.000

- Bản sao dạng điện tử (không bao gồm vật tư)

Trang ảnh

1.000

b

Tài liệu phim, ảnh

- In ra giấy ảnh (đã bao gồm vật tư)

Cỡ từ 15x21 cm trở xuống

Tấm

30.000

Cỡ từ 20x25cm đến 20x30cm

Tấm

40.000

Cỡ từ 25x35cm đến 30x40cm

Tấm

130.000

- Bản sao dạng điện tử (không bao gồm vật tư)

Tấm ảnh

30.000

c

Sao tài liệu ghi âm dạng điện tử (không bao gồm vật tư)

Phút nghe

27.000

d

Sao tài liệu phim điện ảnh dạng điện tử (không kể vật tư)

Phút chiếu

54.000

Chứng thực tài liệu lưu trữ

Văn bản

20.000

Quy trình

Đối tượng thực hiện

Nội dung công việc

Thời gian thực hiện

Nộp hồ sơ

Người nộp hồ sơ

I. Nộp hồ sơ trực tuyến:

1. Truy cập Cổng dịch công Quốc gia trên internet tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn

2. Đăng ký/Đăng nhập vào Hệ thống bằng tài khoản của chủ hồ sơ (tài khoản của người thực hiện).

3. Tại danh sách dịch vụ công trực tuyến, lựa chọn dịch vụ “Thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước”, tại Cơ quan thực hiện, chọn tỉnh Quảng Trị, đơn vị thực hiện là Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng (thuộc Sở Nội vụ tỉnh Quảng Trị).

Chọn:

- Trường hợp 1: Đối với trường hợp độc giả đọc tài liệu lưu trữ.

- Trường hợp 2: Đối với trường hợp độc giả đọc tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện.

- Trường hợp 3: Đối với trường hợp sao không xác thực tài liệu lưu trữ.

- Trường hợp 4: Đối với trường hợp sao không xác thực tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện.

- Trường hợp 5: Đối với trường hợp sao và xác thực tài liệu lưu trữ.

- Trường hợp 6: Đối với trường hợp sao và xác thực tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện.

4. Cập nhật, số hóa đầy đủ các thành phần hồ sơ, bao gồm:

a) Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (đối với tổ chức) (Hình thức nộp: Bản điện tử có chữ ký số của tổ chức/cá nhân đề nghị; trường hợp nộp bản chụp scan thì người nộp mang bản gốc đến nộp trực tiếp khi đến nhận kết quả/ hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích);

Hoặc Giấy CMND hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng đối với trường hợp chưa được cấp CCCD gắn chíp hoặc chưa có tài khoản định danh điện tử VneID (đối với cá nhân) (Hình thức nộp: Bản sao xác thực điện tử hoặc bản chụp scan thì người nộp mang bản chính để đối chiếu khi đến nhận kết quả/ hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích).

b) Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ theo phụ lục V ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. (Hình thức nộp: Bản điện tử có ký số của cơ quan xác nhận; trường hợp nộp bản scan (.pdf) hoặc bản chụp (.jpg) thì người nộp mang bản gốc đến nộp trực tiếp khi đến nhận kết quả hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính).

c) Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ, Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ theo phụ lục VII ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. (Hình thức nộp: Bản điện tử có ký số của cơ quan xác nhận; trường hợp nộp bản scan (.pdf) hoặc bản chụp (.jpg) thì người nộp mang bản gốc đến nộp trực tiếp khi đến nhận kết quả hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính).

5. Thanh toán trực tuyến phí/ lệ phí/ nghĩa vụ tài chính: Không

6. Đăng ký hình thức nhận kết quả thủ tục hành chính: Trực tiếp/hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích/hoặc trực tuyến.

7. Đăng ký hình thức nhận thông báo về tình hình giải quyết hồ sơ: Thư điện tử (email) /hoặc tin nhắn qua mạng xã hội (zalo) /hoặc tin nhắn SMS trên điện thoại di động.

8. Người nộp hồ sơ được cấp mã để tra cứu tình trạng giải quyết hồ sơ trực tuyến.

9. Trong quá trình thực hiện dịch vụ công, tổ chức, cá nhân có thể liên hệ qua số điện thoại và hộp thư điện tử của Sở Nội vụ được đăng tải kèm theo quy trình thực hiện dịch vụ công trực tuyến này để được hướng dẫn, hỗ trợ.

II. Nộp hồ sơ trực tiếp:

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị, trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Quảng Trị (Số 72 đường Ngô Quyền, phường Đồng Hới, tỉnh Quảng Trị) hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích theo thành phần hồ sơ và hướng dẫn nêu trên.

I

Trường hợp độc giả đọc tài liệu lưu trữ

Bước 1

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

1. Kiểm tra, hoàn thiện thông tin của người nộp hồ sơ. Xác nhận hình thức nộp hồ sơ: Trực tiếp/ hoặc Trực tuyến/ hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

2. Kiểm tra thành phần hồ sơ:

- Tiếp nhận, cập nhật lưu trữ hồ sơ điện tử.

- Tra cứu, trích xuất dữ liệu về CCCD của người đề nghị cấp bản sao từ CSDL Quốc gia về dân cư và gắn vào thành hồ sơ.

- Gửi phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.

- Chuyển viên chức được phân công xử lý (theo phân công của Lãnh đạo Trung tâm).

2.2. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

2.3. Trường hợp người có yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì gửi thông báo từ chối giải quyết yêu cầu qua thư điện tử hoặc tin nhắn qua điện thoại di động cho người yêu cầu.

02 giờ làm việc

Bước 2

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử xử lý hồ sơ:

- Trường hợp không tìm được tài liệu theo yêu cầu, viên chức Trung tâm gửi kết quả tra cứu về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm.

- Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm (kèm văn bản hướng dẫn, nếu rõ lý do, nội dung bổ sung…).

- Trường hợp có tài liệu theo yêu cầu của tổ chức/ cá nhân:

+ Trình Lãnh đạo Trung tâm xem xét phê duyệt kết quả;

+ Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc được phân công) kiểm tra và ký phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ cho các tổ chức, cá nhân yêu cầu;

+ Viên chức phụ trách phối hợp với Văn thư đơn vị vào sổ, đóng dấu, chuyển kết quả cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm.

04 giờ làm việc

Bước 3

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm: Xác nhận trên phần mềm một cửa về kết quả TTHC đã có tại Bộ phận một cửa; thông báo cho tổ chức, cá nhân nhận kết quả theo hình thức đăng ký.

02 giờ làm việc

Tổng thời gian giải quyết

01 ngày làm việc

II

Trường hợp độc giả đọc tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện

Bước 1

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

1. Kiểm tra, hoàn thiện thông tin của người nộp hồ sơ. Xác nhận hình thức nộp hồ sơ: Trực tiếp/ hoặc Trực tuyến/ hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

2. Kiểm tra thành phần hồ sơ:

- Tiếp nhận, cập nhật lưu trữ hồ sơ điện tử.

- Tra cứu, trích xuất dữ liệu về CCCD của người đề nghị cấp bản sao từ CSDL Quốc gia về dân cư và gắn vào thành hồ sơ.

- Gửi phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.

- Chuyển viên chức được phân công xử lý (theo phân công của Lãnh đạo Trung tâm).

2.2. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

2.3. Trường hợp người có yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì gửi thông báo từ chối giải quyết yêu cầu qua thư điện tử hoặc tin nhắn qua điện thoại di động cho người yêu cầu.

04 giờ làm việc

Bước 2

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử xử lý hồ sơ:

- Trường hợp không tìm được tài liệu theo yêu cầu, viên chức Trung tâm gửi kết quả tra cứu về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm.

- Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm (kèm văn bản hướng dẫn, nếu rõ lý do, nội dung bổ sung…).

- Trường hợp có tài liệu theo yêu cầu của tổ chức/ cá nhân:

+ Trình Lãnh đạo Trung tâm trình cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ phê duyệt kết quả (ký phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ);

+ Viên chức phụ trách phối hợp với Văn thư cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ vào sổ, đóng dấu, chuyển kết quả cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.

48 giờ làm việc

Bước 3

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm: Xác nhận trên phần mềm một cửa về kết quả TTHC đã có tại Bộ phận một cửa; thông báo cho tổ chức, cá nhân nhận kết quả theo hình thức đăng ký.

04 giờ làm việc

Tổng thời gian giải quyết

07 ngày làm việc

III

Trường hợp sao không xác thực tài liệu lưu trữ

Bước 1

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

1. Kiểm tra, hoàn thiện thông tin của người nộp hồ sơ. Xác nhận hình thức nộp hồ sơ: Trực tiếp/ hoặc Trực tuyến/ hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

2. Kiểm tra thành phần hồ sơ:

- Tiếp nhận, cập nhật lưu trữ hồ sơ điện tử.

- Tra cứu, trích xuất dữ liệu về CCCD của người đề nghị cấp bản sao từ CSDL Quốc gia về dân cư và gắn vào thành hồ sơ.

- Gửi phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.

- Chuyển viên chức được phân công xử lý (theo phân công của Lãnh đạo Trung tâm).

2.2. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

2.3. Trường hợp người có yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì gửi thông báo từ chối giải quyết yêu cầu qua thư điện tử hoặc tin nhắn qua điện thoại di động cho người yêu cầu.

04 giờ làm việc

Bước 2

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử xử lý hồ sơ:

- Trường hợp không tìm được tài liệu theo yêu cầu, viên chức Trung tâm gửi kết quả tra cứu về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm.

- Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm (kèm văn bản hướng dẫn, nếu rõ lý do, nội dung bổ sung…).

- Trường hợp có tài liệu theo yêu cầu của tổ chức/ cá nhân:

+ Trình Lãnh đạo Trung tâm xem xét phê duyệt kết quả (ký cấp bản sao không xác thực tài liệu lưu trữ);

+ Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc được phân công) kiểm tra và ký cấp bản sao không xác thực tài liệu lưu trữ cho các tổ chức, cá nhân yêu cầu;

+ Viên chức phụ trách phối hợp với Văn thư đơn vị vào sổ, đóng dấu, chuyển kết quả cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm.

08 giờ làm việc

Bước 3

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm: Xác nhận trên phần mềm một cửa về kết quả TTHC đã có tại Bộ phận một cửa; thông báo cho tổ chức, cá nhân nhận kết quả theo hình thức đăng ký.

04 giờ làm việc

Tổng thời gian giải quyết

02 ngày làm việc

IV

Trường hợp sao không xác thực tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện

Bước 1

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

1. Kiểm tra, hoàn thiện thông tin của người nộp hồ sơ. Xác nhận hình thức nộp hồ sơ: Trực tiếp/ hoặc Trực tuyến/ hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

2. Kiểm tra thành phần hồ sơ:

- Tiếp nhận, cập nhật lưu trữ hồ sơ điện tử.

- Tra cứu, trích xuất dữ liệu về CCCD của người đề nghị cấp bản sao từ CSDL Quốc gia về dân cư và gắn vào thành hồ sơ.

- Gửi phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.

- Chuyển viên chức được phân công xử lý (theo phân công của Lãnh đạo Trung tâm).

2.2. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

2.3. Trường hợp người có yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì gửi thông báo từ chối giải quyết yêu cầu qua thư điện tử hoặc tin nhắn qua điện thoại di động cho người yêu cầu.

04 giờ làm việc

Bước 2

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử xử lý hồ sơ:

- Trường hợp không tìm được tài liệu theo yêu cầu, viên chức Trung tâm gửi kết quả tra cứu về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm.

- Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm (kèm văn bản hướng dẫn, nếu rõ lý do, nội dung bổ sung…).

- Trường hợp có tài liệu theo yêu cầu của tổ chức/ cá nhân:

+ Trình Lãnh đạo Trung tâm trình cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ phê duyệt kết quả (ký cấp bản sao không xác thực tài liệu lưu trữ);

+ Viên chức phụ trách phối hợp với Văn thư cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ vào sổ, đóng dấu, chuyển kết quả cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.

48 giờ làm việc

Bước 3

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm: Xác nhận trên phần mềm một cửa về kết quả TTHC đã có tại Bộ phận một cửa; thông báo cho tổ chức, cá nhân nhận kết quả theo hình thức đăng ký.

04 giờ làm việc

Tổng thời gian giải quyết

07 ngày làm việc

V

Trường hợp sao và xác thực tài liệu lưu trữ

Bước 1

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

1. Kiểm tra, hoàn thiện thông tin của người nộp hồ sơ. Xác nhận hình thức nộp hồ sơ: Trực tiếp/ hoặc Trực tuyến/ hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

2. Kiểm tra thành phần hồ sơ:

- Tiếp nhận, cập nhật lưu trữ hồ sơ điện tử.

- Tra cứu, trích xuất dữ liệu về CCCD của người đề nghị cấp bản sao từ CSDL Quốc gia về dân cư và gắn vào thành hồ sơ.

- Gửi phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.

- Chuyển viên chức được phân công xử lý (theo phân công của Lãnh đạo Trung tâm).

2.2. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

2.3. Trường hợp người có yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì gửi thông báo từ chối giải quyết yêu cầu qua thư điện tử hoặc tin nhắn qua điện thoại di động cho người yêu cầu.

04 giờ làm việc

Bước 2

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử xử lý hồ sơ:

- Trường hợp không tìm được tài liệu theo yêu cầu, viên chức Trung tâm gửi kết quả tra cứu về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm.

- Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm (kèm văn bản hướng dẫn, nếu rõ lý do, nội dung bổ sung…).

- Trường hợp có tài liệu theo yêu cầu của tổ chức/ cá nhân:

+ Trình Lãnh đạo Trung tâm xem xét phê duyệt kết quả (ký cấp bản sao, xác thực tài liệu lưu trữ);

+ Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc được phân công) kiểm tra và ký cấp bản sao, xác thực tài liệu lưu trữ cho các tổ chức, cá nhân yêu cầu;

+ Viên chức phụ trách phối hợp với Văn thư đơn vị vào sổ, đóng dấu, chuyển kết quả cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm.

08 giờ làm việc

Bước 3

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm: Xác nhận trên phần mềm một cửa về kết quả TTHC đã có tại Bộ phận một cửa; thông báo cho tổ chức, cá nhân nhận kết quả theo hình thức đăng ký.

04 giờ làm việc

Tổng thời gian giải quyết

02 ngày làm việc

VI

Trường hợp sao và xác thực tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện

Bước 1

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

1. Kiểm tra, hoàn thiện thông tin của người nộp hồ sơ. Xác nhận hình thức nộp hồ sơ: Trực tiếp/ hoặc Trực tuyến/ hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

2. Kiểm tra thành phần hồ sơ:

- Tiếp nhận, cập nhật lưu trữ hồ sơ điện tử.

- Tra cứu, trích xuất dữ liệu về CCCD của người đề nghị cấp bản sao từ CSDL Quốc gia về dân cư và gắn vào thành hồ sơ.

- Gửi phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.

- Chuyển viên chức được phân công xử lý (theo phân công của Lãnh đạo Trung tâm).

2.2. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ: Hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

2.3. Trường hợp người có yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì gửi thông báo từ chối giải quyết yêu cầu qua thư điện tử hoặc tin nhắn qua điện thoại di động cho người yêu cầu.

04 giờ làm việc

Bước 2

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử xử lý hồ sơ:

- Trường hợp không tìm được tài liệu theo yêu cầu, viên chức Trung tâm gửi kết quả tra cứu về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm.

- Trường hợp cần bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chuyển về cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Trung tâm (kèm văn bản hướng dẫn, nếu rõ lý do, nội dung bổ sung…).

- Trường hợp có tài liệu theo yêu cầu của tổ chức/ cá nhân:

+ Trình Lãnh đạo Trung tâm trình cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ phê duyệt kết quả (ký cấp bản sao, xác thực tài liệu lưu trữ);

+ Viên chức phụ trách phối hợp với Văn thư cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ vào sổ, đóng dấu, chuyển kết quả cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.

48 giờ làm việc

Bước 3

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Trung tâm: Xác nhận trên phần mềm một cửa về kết quả TTHC đã có tại Bộ phận một cửa; thông báo cho tổ chức, cá nhân nhận kết quả theo hình thức đăng ký.

04 giờ làm việc

Tổng thời gian giải quyết

02 ngày làm việc

XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LTLS

……, ngày … tháng … năm ……
Người đăng ký
(ký, ghi rõ họ tên)

STT

Tên phông/khối tài liệu, mục lục số

Ký hiệu hồ sơ/ tài liệu

Tiêu đề hồ sơ/tài liệu

XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LTLS

Ý kiến của Phòng đọc

……, ngày … tháng … năm ……
Người yêu cầu
(ký, ghi rõ họ tên)

STT

Tên phông hoặc khối tài liệu, mục lục số

Ký hiệu hồ sơ/ tài liệu

Tên văn bản/ tài liệu

Từ tờ đến tờ

Tổng số

Tổng số

Định dạng bản sao

XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LTLS

Ý kiến của Phòng đọc

……, ngày … tháng … năm ……
Người yêu cầu
(ký, ghi rõ họ tên)

STT

Công việc thực hiện

Đơn vị tính

Mức thu (đồng)

Ghi chú

Cung cấp bản sao tài liệu

1

Phô tô tài liệu giấy (đã bao gồm vật tư)

a

Phô tô đen trắng

Trang A4

3.000

b

Phô tô màu

Trang A4

20.000

2

In từ phim, ảnh gốc (đã bao gồm vật tư)

a

In ảnh đen trắng từ phim gốc

a1

Cỡ từ 15x21 cm trở xuống

Tấm

40.000

a2

Cỡ từ 20x25cm đến 20x30cm

Tấm

60.000

a3

Cỡ từ 25x35cm đến 30x40cm

Tấm

150.000

b

Chụp, in ảnh đen trắng từ ảnh gốc

Cỡ từ 15x21 cm trở xuống

Tấm

60.000

Cỡ từ 20x25cm đến 20x30cm

Tấm

80.000

Cỡ từ 25x35cm đến 30x40cm

Tấm

170.000

3

In sao tài liệu ghi âm (không kể vật tư)

Phút nghe

30.000

4

In sao phim điện ảnh (không kể vật tư)

Phút chiếu

60.000

5

Tài liệu đã số hóa (toàn văn tài liệu - thông tin cấp 1)

a

Tài liệu giấy

- In đen trắng (đã bao gồm vật tư)

Trang A4

2.000

- In màu (đã bao gồm vật tư)

Trang A4

15.000

- Bản sao dạng điện tử (không bao gồm vật tư)

Trang ảnh

1.000

b

Tài liệu phim, ảnh

- In ra giấy ảnh (đã bao gồm vật tư)

Cỡ từ 15x21 cm trở xuống

Tấm

30.000

Cỡ từ 20x25cm đến 20x30cm

Tấm

40.000

Cỡ từ 25x35cm đến 30x40cm

Tấm

130.000

- Bản sao dạng điện tử (không bao gồm vật tư)

Tấm ảnh

30.000

c

Sao tài liệu ghi âm dạng điện tử (không bao gồm vật tư)

Phút nghe

27.000

d

Sao tài liệu phim điện ảnh dạng điện tử (không kể vật tư)

Phút chiếu

54.000

Chứng thực tài liệu lưu trữ

Văn bản

20.000