Đăng xuất
Việc làm Hồ Chí Minh
Quyết định 2291/QĐ-UBND năm 2024 về Quy chế Quản lý, vận hành, khai thác Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung trên địa bàn tỉnh Quảng Nam
| Số hiệu | 2291/QĐ-UBND |
| Ngày ban hành | 30/09/2024 |
| Ngày có hiệu lực | 30/09/2024 |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan ban hành | Tỉnh Quảng Nam |
| Người ký | Hồ Quang Bửu |
| Lĩnh vực | Công nghệ thông tin |
|
ỦY BAN NHÂN DÂN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 2291/QĐ-UBND |
Quảng Nam, ngày 30 tháng 9 năm 2024 |
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;
Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19/11/2015;
Căn cứ Luật An ninh mạng ngày 12/6/2018;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 22/6/2023;
Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính; Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ;
Căn cứ Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
Căn cứ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;
Căn cứ Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 42/2022/NĐ-CP ngày 24/6/2022 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng;
Căn cứ Nghị định số 59/2022/NĐ-CP ngày 05/9/2022 của Chính phủ quy định về định danh và xác thực điện tử;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư;
Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
Căn cứ Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023 của Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;
Xét đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 256/TTr-STTTT ngày 27/8/2024.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Quản lý, vận hành, khai thác Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan căn cứ Quyết định thi hành./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN |
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, KHAI THÁC HỆ THỐNG
LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NAM
(Kèm theo Quyết định số 2291/QĐ-UBND
ngày 30/9/2024 của UBND tỉnh Quảng Nam)
|
ỦY BAN NHÂN DÂN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 2291/QĐ-UBND |
Quảng Nam, ngày 30 tháng 9 năm 2024 |
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;
Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19/11/2015;
Căn cứ Luật An ninh mạng ngày 12/6/2018;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 22/6/2023;
Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính; Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ;
Căn cứ Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
Căn cứ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;
Căn cứ Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 42/2022/NĐ-CP ngày 24/6/2022 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng;
Căn cứ Nghị định số 59/2022/NĐ-CP ngày 05/9/2022 của Chính phủ quy định về định danh và xác thực điện tử;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư;
Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
Căn cứ Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023 của Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;
Xét đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 256/TTr-STTTT ngày 27/8/2024.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Quản lý, vận hành, khai thác Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan căn cứ Quyết định thi hành./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN |
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, KHAI THÁC HỆ THỐNG
LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NAM
(Kèm theo Quyết định số 2291/QĐ-UBND
ngày 30/9/2024 của UBND tỉnh Quảng Nam)
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định việc vận hành và khai thác Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung trong các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.
2. Đối tượng áp dụng
Quy chế này được áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc cơ quan nhà nước có liên quan đến hoạt động quản lý, vận hành, khai thác Hệ thống Kho lưu trữ điện tử dùng chung, bao gồm:
a) Hội đồng nhân dân (HĐND), Ủy ban nhân dân (UBND) các cấp.
b) Các Sở, Ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh.
c) Các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở, Ban, ngành, UBND cấp huyện.
d) Các cá nhân là cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh Quảng Nam.
e) Các nhân viên dịch vụ bưu chính công ích được giao nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung: là một ứng dụng tin học hóa lưu trữ có cấu trúc các tài liệu điện tử của các Sở, Ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố (gọi tắt là các cơ quan, đơn vị), đồng bộ cho các cơ quan, đơn vị và người sử dụng được UBND tỉnh thống nhất triển khai đưa vào hoạt động tại Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh.
2. Tra cứu trực tuyến hồ sơ tài liệu: là việc tra cứu thông tin hồ sơ của các cơ quan, đơn vị; đồng thời, phục vụ công tác giám sát, theo dõi, chỉ đạo điều hành của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị.
3. Hồ sơ lưu trữ: bao gồm hồ sơ cơ quan, đơn vị và hồ sơ thủ tục hành chính của công dân, doanh nghiệp thuộc phạm vi giải quyết của cơ quan, đơn vị.
4. Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính: là quá trình chuyển đổi thông tin đang được thể hiện trên giấy trong thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính sang dữ liệu điện tử.
5. LGSP: là nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu cấp Bộ, cấp tỉnh chứa các dịch vụ dùng chung để chia sẻ dữ liệu giữa các Hệ thống thông tin của các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi một Bộ, ngành, địa phương và đóng vai trò trung gian phục vụ kết nối các Hệ thống thông tin trong nội bộ của Bộ, ngành, địa phương với các Hệ thống bên ngoài; mô hình kết nối của LGSP theo kiến trúc Chính phủ điện tử của cơ quan cấp Bộ chủ quản hoặc kiến trúc chính quyền điện tử của cơ quan cấp tỉnh chủ quản phù hợp Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam.
6. NGSP: là Hệ thống kết nối, liên thông các Hệ thống thông tin ở Trung ương và địa phương; đóng vai trò trung gian phục vụ kết nối giữa các Hệ thống thông tin lớn (Hệ thống thông tin quốc gia; cơ sở dữ liệu quốc gia; Hệ thống thông tin có quy mô, phạm vi từ Trung ương đến địa phương), giữa các Hệ thống thông tin của các cơ quan cấp Bộ, cấp tỉnh khác nhau hoặc giữa các LGSP; mô hình kết nối của NGSP theo Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam.
7. Tài khoản: mỗi cán bộ, công chức, viên chức tham gia xử lý, vận hành Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung tại cơ quan, đơn vị sử dụng tài khoản đăng nhập một lần (SSO) được cấp để đăng nhập và truy cập vào Hệ thống thông qua Hệ thống đăng nhập tập trung của tỉnh. Mỗi tài khoản sẽ được phân quyền với các vai trò và chức năng được sử dụng khác nhau bởi quản trị Hệ thống, quản trị đơn vị.
8. Trung tâm tích hợp dữ liệu: là một vị trí vật lý lưu trữ máy tính và các thiết bị phần cứng liên quan của chúng. Nó chứa cơ sở hạ tầng máy tính nơi tập trung toàn bộ Hệ thống mạng, Hệ thống server máy chủ phục vụ triển khai các Hệ thống thông tin dùng chung trên địa bàn toàn tỉnh. Đây là một cơ sở hạ tầng quan trọng trong việc xây dựng chính quyền điện tử và chuyển đổi số, kết nối giữa các cơ quan Nhà nước trên địa bàn. Trung tâm tích hợp dữ liệu có vai trò:
Tích hợp Hệ thống chuyên dụng: Trung tâm tích hợp dữ
liệu tích hợp cả phần cứng (bao gồm Hệ thống máy chủ, Hệ thống sao lưu khôi phục
dữ liệu, Hệ thống lưu nguồn điện dự phòng) và các chương trình phần mềm. Đây là
nền tảng giúp hình thành cơ sở dữ liệu tập trung thống nhất, phục vụ công tác
chỉ đạo điều hành của lãnh đạo tỉnh nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
Liên kết và kết nối thông tin: Trung tâm tích hợp dữ
liệu đảm bảo cho các đơn vị trên địa bàn tỉnh triển khai các Hệ thống dùng
chung, Hệ thống thông tin và Hệ thống điều hành tác nghiệp của lãnh đạo từ tỉnh
đến huyện, thị xã, thành phố và xã, phường thị trấn.
An ninh thông tin: Trung tâm triển khai Hệ thống giám
sát an toàn thông tin để phát hiện, cảnh báo và hỗ trợ xử lý các vụ tấn công, sự
cố, mã độc, điểm yếu và lỗ hổng an toàn thông tin mạng.
9. Cơ quan chủ quản: UBND tỉnh Quảng Nam.
10. Cơ quan chịu trách nhiệm quản lý Trung tâm tích hợp dữ liệu (gọi tắt là đơn vị quản lý): Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Quảng Nam.
11. Đơn vị trực tiếp vận hành Trung tâm dữ liệu (gọi tắt là đơn vị vận hành): Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Quảng Nam thuộc Sở Thông tin và Truyền thông.
Điều 3. Nguyên tắc Quản lý, vận hành, khai thác Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung
1. Việc quản lý, vận hành, khai thác Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung theo Quy chế này phải tiến hành thống nhất, nghiêm túc, thường xuyên, phản ánh đúng tình hình thực tế kết quả lưu trữ hồ sơ của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
2. Đảm bảo báo tính chính xác, toàn vẹn, an toàn các thông tin, tài liệu của các hồ sơ được lưu trữ. Thông tin được cập nhật đầy đủ, kịp thời từ các Hệ thống thông tin khác.
3. Thuận lợi, dễ dàng trong việc tra cứu tìm kiếm thông tin hồ sơ lưu trữ cũng như chia sẻ với các Hệ thống thông tin khác.
4. Vận hành liên tục 24 giờ/ngày và 07 ngày/tuần nhằm phục vụ tốt cho các hoạt động của các cơ quan đơn vị.
Điều 4. Tên gọi và chức năng của Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung
1. Tên gọi chính thức: Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung. Hệ thống có địa chỉ truy cập trên mạng Internet: https://kholuutru.quangnam.gov.vn.
2. Các chức năng chủ yếu của Hệ thống
a) Quản lý hồ sơ lưu trữ gồm: Tạo lập, chỉnh sửa thông tin hồ sơ mới, hình thành, gửi duyệt, phê duyệt hồ sơ lưu trữ.
b) Quản lý danh mục thông tin lưu trữ hồ sơ (danh mục hồ sơ, phông lưu trữ, kho, kệ, hộp…).
c) Ký số cá nhân, cơ quan đối với các tài liệu trong hồ sơ lưu trữ.
d) Số hóa, bóc tách dữ liệu kết quả giải quyết thủ tục hành chính có trong hồ sơ thủ tục hành chính.
e) Tra cứu thông tin hồ sơ lưu trữ theo nhiều tiêu chí. f) Báo cáo thống kê hồ sơ lưu trữ theo nhiều tiêu chí.
g) Quản lý công chức, viên chức thực hiện quản lý hồ sơ lưu trữ. Phân quyền chức năng lưu trữ đối với từng tài khoản người dùng.
h) Đồng bộ thông tin tài khoản người dùng, thông tin thủ tục hành chính qua các dịch vụ dùng chung được triển khai trên Hệ thống LGSP của tỉnh.
XÁC THỰC TÀI KHOẢN VÀ BẢO MẬT THÔNG TIN
Cán bộ, công chức, viên chức sử dụng tài khoản đăng nhập một lần (SSO) được cấp để đăng nhập và truy cập vào Hệ thống thông qua Hệ thống đăng nhập tập trung của tỉnh.
Điều 6. Xác thực tài khoản và bảo mật thông tin
Tài khoản của cán bộ, công chức, viên chức được lưu trữ và bảo mật trên Hệ thống E-mail công vụ của tỉnh; được xác thực tập trung thông qua Nền tảng xác thực tập trung (SSO) dùng chung của tỉnh.
Điều 7. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Cung cấp thông tin khi chưa được sự đồng ý, cung cấp thông tin không chính xác hoặc sai lệch thông tin trên Hệ thống, làm lộ thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước, làm lộ thông tin làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức.
2. Cố ý làm sai lệch hoặc thay đổi, xóa, hủy dữ liệu trái phép, sử dụng dữ liệu trên Hệ thống không đúng mục đích, chiếm đoạt dữ liệu, làm mất dữ liệu.
3. Phá hoại cơ sở hạ tầng kỹ thuật, thông tin hoặc phát tán vi rút máy tính
4. Cản trở hoạt động kết nối, quyền khai thác thông tin của các đơn vị có thẩm quyền.
Điều 8. Quản lý, vận hành, khai thác dữ liệu
1. Các đơn vị, cá nhân thuộc đối tượng áp dụng có trách nhiệm đảm bảo vận hành, hoạt động ổn định, liên tục theo dõi và khắc phục khi có sự cố. Đồng thời phối hợp với Sở Thông tin và Truyền Thông để xử lý các vấn đề khác có liên quan.
2. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm phối hợp, hướng dẫn cho các đơn vị có yêu cầu tích hợp, chia sẻ dữ liệu phục vụ công việc.
Điều 9. Quản trị sao lưu phục hồi dữ liệu
Cơ quan chịu trách nhiệm quản lý Hệ thống có trách nhiệm:
1. Thực hiện lưu trữ đầy đủ các dữ liệu của người dùng và Hệ thống. Thực hiện sao lưu đúng và đủ thời hạn, đảm bảo phục hồi nguyên trạng khi có sự cố xảy ra. Dữ liệu sao lưu được lưu trữ độc lập với Hệ thống đang vận hành.
2. Xây dựng và triển khai thực hiện Quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu dự phòng cho toàn Hệ thống.
3. Dữ liệu phải được kiểm soát và đối chiếu sau khi sao lưu đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
Điều 10. Xử lý sự cố trong quá trình quản lý, vận hành, khai thác dữ liệu
1. Đầu mối tiếp nhận, xử lý sự cố hoặc yêu cầu hỗ trợ trong quá trình sử dụng Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung là Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Quảng Nam.
2. Báo cáo kịp thời và đầy đủ các sự cố kỹ thuật, đề nghị hỗ trợ khắc phục sự cố trong quá trình quản lý, sử dụng phần mềm có thể thông qua: phản ánh, kiến nghị trực tuyến, tổng đài điện thoại, mạng xã hội, trực tiếp đến cơ quan phụ trách, hoặc các hình thức phù hợp khác đảm bảo các quy định về xác thực, an toàn thông tin. Phối hợp với các đơn vị liên quan nhanh chóng khắc phục sự cố.
3. Trường hợp phát hiện có sự cố không đảm bảo an toàn, an ninh thông tin có liên quan, đơn vị được giao nhiệm vụ quản lý, vận hành Hệ thống có trách nhiệm báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh và cho tạm dừng Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung để xử lý, khắc phục.
Điều 11. Đảm bảo an toàn, anh ninh thông tin trong quản lý, vận hành, khai thác
1. Đơn vị vận hành Hệ thống có trách nhiệm duy trì, bảo trì, cập nhật phần mềm, bảo đảm an toàn thông tin; bảo trì thiết bị phần cứng.
2. Quản trị Hệ thống, quản trị đơn vị thiết lập, phân quyền truy nhập, quản trị, sử dụng tài nguyên khác nhau với cá nhân có chức năng, yêu cầu nghiệp vụ khác nhau trên Hệ thống. Các cá nhân sử dụng tài khoản đăng nhập một lần (SSO) được cấp để đăng nhập và truy cập vào Hệ thống thông qua Hệ thống đăng nhập tập trung của tỉnh.
3. Trường hợp cá nhân thay đổi vị trí công tác, chuyển công tác, thôi việc hoặc nghỉ hưu đơn vị quản lý cá nhân đó phải thông báo cơ quan, đơn vị chủ quản Hệ thống thông tin để điều chỉnh, thu hồi, hủy bỏ các quyền sử dụng đối với Hệ thống thông tin.
4. Khi có yêu cầu khóa quyền truy cập Hệ thống thông tin của tài khoản đang hoạt động, lãnh đạo đơn vị phải yêu cầu bằng văn bản gửi cơ quan chủ quản Hệ thống. Cơ quan vận hành Hệ thống thực hiện việc khóa quyền truy cập của tài khoản khi có chỉ đạo của đơn vị chủ quản Hệ thống thông tin. Đơn vị chủ quản Hệ thống có quyền khóa quyền truy cập của tài khoản trong trường hợp tài khoản đó thực hiện các hành vi tấn công hoặc để xảy ra vấn đề mất an toàn, an ninh thông tin.
5. Các cá nhân được phân công tạo lập, chỉnh sửa, lưu trữ dữ liệu cần lưu trữ đầy đủ, toàn vẹn dữ liệu trên Hệ thống đảm bảo thời gian theo quy định (thời gian lưu trữ tối thiểu bằng thời gian lưu báo cáo giấy).
Điều 12. Thẩm quyền điều chỉnh, chỉnh sửa Hệ thống
Cung cấp danh mục hồ sơ theo từng năm của cơ quan, đơn vị. Cập nhật, chỉnh sửa hồ sơ được đồng bộ từ các Hệ thống thông tin được đã được triển khai trong tỉnh. Tạo lập hồ sơ lưu trữ từ hồ sơ giấy được lưu trữ tại cơ quan, đơn vị. Thực hiện ký số cá nhân, đơn vị với các tài liệu có trong hồ sơ. Kiểm duyệt và phê duyệt hồ sơ để đưa vào lưu trữ. Phân quyền chức năng cho tài khoản thuộc cơ quan, đơn vị quản lý.
Điều 13. Trách nhiệm chung của các cơ quan, đơn vị
Đối với Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị quy định tại Khoản 2, Điều 1 quy chế này, có trách nhiệm:
1. Tổ chức phổ biến; phân công cán bộ, công chức, viên chức tạo lập, chỉnh sửa, cập nhật hồ sơ và đưa vào lưu trữ; quy định chi tiết quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống tại cơ quan, đơn vị; đôn đốc, theo dõi và kiểm tra việc sử dụng Hệ thống vào việc xử lý hồ sơ.
2. Kiểm tra, xem xét hồ sơ được gửi duyệt. Phê duyệt hồ sơ được đưa vào lưu trữ trên Hệ thống.
3. Rà soát báo cáo UBND tỉnh về thực trạng tình hình hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho việc khai thác, sử dụng có hiệu quả Hệ thống; có biện pháp để bảo đảm việc triển khai hiệu quả Hệ thống tại cơ quan, đơn vị theo quy định và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.
4. Đưa nội dung về kết quả sử dụng Hệ thống vào việc xây dựng tiêu chí đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ, thi đua - khen thưởng hằng năm của cá nhân, tập thể của cơ quan, đơn vị sử dụng.
5. Kiểm tra, đánh giá tình hình xử lý hồ sơ lưu trữ tại cơ quan kịp thời phát hiện, giải quyết các vướng mắc phát sinh.
6. Thực hiện báo cáo định kỳ 6 tháng hoặc đột xuất về tình hình sử dụng Hệ thống tại cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền.
Điều 14. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
1. Sử dụng Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung theo chức năng, nhiệm vụ được giao để xử lý, giải quyết hồ sơ lưu trữ; có trách nhiệm bảo mật thông tin tài khoản cá nhân.
2. Trường hợp xảy ra sự cố phải báo cáo với người có trách nhiệm để xử lý.
Điều 15. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức tạo lập, chỉnh sửa hồ sơ.
1. Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ được đồng bộ từ Hệ thống thông tin khác tới Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung trước khi đưa vào lưu trữ.
2. Quét, chụp tài liệu hồ sơ từ bản giấy thuộc phạm vi thực hiện số hóa được quy định tại Điều 4 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023 của Văn phòng Chính phủ về Quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử và Điều 6 Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ về Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, sang bản điện tử. Việc sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử được thực hiện theo Điều 8 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP. Tạo lập hồ sơ lưu trữ trên Hệ thống từ hồ sơ giấy.
3. Đặt mã hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 11 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
4. Nhập đầy đủ thông tin hồ sơ, thông tin tài liệu thành phần hồ sơ theo quy định tại Phần II, Phụ lục VI, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và Phụ lục I Thông tư số 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
5. Thực hiện ký số cá nhân theo quy định tại Điều 8 Thông tư số 01/2023/TT- VPCP, ký số cơ quan theo Điều 6 Thông tư số 02/2019/TT-BNV tài liệu trong thành phần hồ sơ trước khi gửi duyệt hồ sơ.
6. Thực hiện bóc tách dữ liệu tài liệu kết quả giải quyết thủ tục hành chính (đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi dự án)
7. Thực hiện cấp mã kết quả số hóa theo quy định tại Điều 10 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP
8. Thực hiện kiểm tra, đối chiếu hồ sơ lưu trữ với hồ sơ giấy được lưu trữ theo kế hoạch. Hủy lưu trữ đối với hồ sơ quá thời hạn lưu trữ theo Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu.
Điều 16. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức quản trị đơn vị
1. Cung cấp danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan, đơn vị mình cho Quản trị Hệ thống để tạo lập danh mục trên Hệ thống.
2. Đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi dự án cần bóc tách dữ liệu kết quả giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp danh sách các thủ tục hành chính thuộc cơ quan, đơn vị mình thực hiện, danh sách các dữ liệu được bóc tách trong từng thủ tục hành chính theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP.
3. Thực hiện phân quyền chức năng trên Hệ thống đối với tài khoản thuộc đơn vị mình quản lý.
Điều 17. Trách nhiệm của đơn vị quản trị, vận hành Hệ thống
1. Phân quyền cho người sử dụng tham gia Hệ thống theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
2. Đồng bộ thông tin danh mục thủ tục hành chính, cập nhật thông tin người dùng.
3. Hỗ trợ các đơn vị sử dụng Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung khi gặp khó khăn về sử dụng, vận hành.
4. Tổ chức tập huấn sử dụng Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung cho các cơ quan, đơn vị
5. Kịp thời cập nhật các thông tin người dùng, phân quyền người dùng vào Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung.
6. Đảm bảo Hệ thống vận hành thông suốt, hướng dẫn cán bộ, công chức sử dụng hiệu quả Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung.
7. Thực hiện sao lưu dữ liệu thường xuyên, không để mất dữ liệu khi sự cố xảy ra; lưu trữ thông tin Hệ thống đảm bảo an toàn thông tin, an ninh mạng, bảo mật thông tin theo các quy định hiện hành.
8. Phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan tiến hành các biện pháp khắc phục các sự cố liên quan đến Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung đảm bảo nhanh chóng, kịp thời.
Điều 18. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Quản lý chung Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung trên địa bàn tỉnh; phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan đảm bảo Hệ thống hoạt động thông suốt, liên tục phục vụ tốt nhu cầu sử dụng của các cơ quan, đơn vị và các Hệ thống thông tin khác.
2. Tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng về Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung.
3. Thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc sử dụng Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung tại các cơ quan, đơn vị. Định kỳ 6 tháng hoặc đột xuất báo cáo UBND tỉnh kết quả triển khai, sử dụng.
4. Phối hợp với cơ quan liên quan xây dựng dự toán duy trì, quản lý, vận hành và nâng cấp Hệ thống, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định.
5. Định kỳ hằng năm, phối hợp với Trung tâm Phục vụ Hành chính công, Văn phòng UBND tỉnh, Sở Nội vụ đánh giá, báo cáo UBND tỉnh về kết quả sử dụng Hệ thống trên địa bàn tỉnh.
6. Bổ sung chỉ số sử dụng ký số, số hóa hồ sơ, lưu trữ hồ sơ của các đơn vị trong bộ chỉ số chuyển đối số cấp tỉnh phục vụ xếp hạng về chuyển đổi số cho các đơn vị.
Điều 19. Trách nhiệm của Sở Nội vụ
1. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng UBND tỉnh theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, chỉ đạo các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện lưu trữ hồ sơ trên Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung.
2. Đưa nội dung ứng dụng Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung vào quy chế thi đua về cải cách hành chính, bình xét thi đua khen thưởng hàng năm.
3. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông đánh giá kết quả vận hành, sử dụng Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung của các cơ quan, đơn vị.
Điều 20. Trách nhiệm của Sở Tài chính
Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, cơ quan liên quan tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí để triển khai và duy trì hoạt động có hiệu quả Hệ thống Lưu trữ điện tử dùng chung.
Điều 21. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề phát sinh, vướng mắc hoặc Trung ương có quy định mới thì Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.
