Đăng xuất
Việc làm Hồ Chí Minh
Quyết định 1540/QĐ-BXD năm 2025 về Quy chế quản lý, tổ chức và vận hành hệ thống họp trực tuyến của Bộ Xây dựng
| Số hiệu | 1540/QĐ-BXD |
| Ngày ban hành | 15/09/2025 |
| Ngày có hiệu lực | 15/09/2025 |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan ban hành | Bộ Xây dựng |
| Người ký | Nguyễn Việt Hùng |
| Lĩnh vực | Công nghệ thông tin,Bộ máy hành chính |
|
BỘ XÂY DỰNG |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 1540/QĐ-BXD |
Hà Nội, ngày 15 tháng 09 năm 2025 |
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, TỔ CHỨC VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN CỦA BỘ XÂY DỰNG
BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
Căn cứ Nghị định số 33/2025/NĐ-CP ngày 25/02/2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Xây dựng;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ về đảm bảo an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;
Căn cứ Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin.
QUYẾT ĐỊNH:
|
|
KT. BỘ TRƯỞNG |
QUẢN LÝ, TỔ CHỨC VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN CỦA BỘ
XÂY DỰNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1540/QĐ-BXD ngày 15 tháng 09 năm 2025 của
Bộ trưởng Bộ Xây dựng)
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định công tác tổ chức họp, quản lý, vận hành hệ thống họp trực tuyến của Bộ Xây dựng.
2. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; các tổ chức, cá nhân tham gia họp trực tuyến do Bộ Xây dựng tổ chức.
Hệ thống họp trực tuyến Bộ Xây dựng phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Bộ được nhanh chóng, kịp thời; thúc đẩy hoạt động cải cách hành chính và chuyển đổi số của Bộ Xây dựng; tiết kiệm thời gian, giảm chi phí.
1. Họp trực tuyến: là hình thức tổ chức họp qua hệ thống họp trực tuyến.
2. Phòng họp trực tuyến: là phòng họp đặt tại các điểm cầu, được lắp đặt các thiết bị đầu cuối họp trực tuyến, thiết bị ghi hình, thiết bị hiển thị hình ảnh, thiết bị âm thanh… đáp ứng điều kiện tổ chức cuộc họp trực tuyến với sự tham gia cùng lúc của nhiều người.
3. Hệ thống họp trực tuyến: là hệ thống thông tin đa phương tiện theo thời gian thực, cho phép các điểm cầu cách xa nhau về địa lý có thể truyền trực tiếp các thông tin, hình ảnh, âm thanh, dữ liệu theo cả hai chiều, trong cùng một thời điểm diễn ra sự kiện tổ chức các cuộc họp, hội thảo, hội nghị.
|
BỘ XÂY DỰNG |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 1540/QĐ-BXD |
Hà Nội, ngày 15 tháng 09 năm 2025 |
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, TỔ CHỨC VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN CỦA BỘ XÂY DỰNG
BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
Căn cứ Nghị định số 33/2025/NĐ-CP ngày 25/02/2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Xây dựng;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ về đảm bảo an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;
Căn cứ Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin.
QUYẾT ĐỊNH:
|
|
KT. BỘ TRƯỞNG |
QUẢN LÝ, TỔ CHỨC VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN CỦA BỘ
XÂY DỰNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1540/QĐ-BXD ngày 15 tháng 09 năm 2025 của
Bộ trưởng Bộ Xây dựng)
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định công tác tổ chức họp, quản lý, vận hành hệ thống họp trực tuyến của Bộ Xây dựng.
2. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; các tổ chức, cá nhân tham gia họp trực tuyến do Bộ Xây dựng tổ chức.
Hệ thống họp trực tuyến Bộ Xây dựng phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Bộ được nhanh chóng, kịp thời; thúc đẩy hoạt động cải cách hành chính và chuyển đổi số của Bộ Xây dựng; tiết kiệm thời gian, giảm chi phí.
1. Họp trực tuyến: là hình thức tổ chức họp qua hệ thống họp trực tuyến.
2. Phòng họp trực tuyến: là phòng họp đặt tại các điểm cầu, được lắp đặt các thiết bị đầu cuối họp trực tuyến, thiết bị ghi hình, thiết bị hiển thị hình ảnh, thiết bị âm thanh… đáp ứng điều kiện tổ chức cuộc họp trực tuyến với sự tham gia cùng lúc của nhiều người.
3. Hệ thống họp trực tuyến: là hệ thống thông tin đa phương tiện theo thời gian thực, cho phép các điểm cầu cách xa nhau về địa lý có thể truyền trực tiếp các thông tin, hình ảnh, âm thanh, dữ liệu theo cả hai chiều, trong cùng một thời điểm diễn ra sự kiện tổ chức các cuộc họp, hội thảo, hội nghị.
4. Hệ thống họp trực tuyến Bộ Xây dựng: là hệ thống thông tin kết nối các phòng họp trực tuyến đặt tại trụ sở Bộ Xây dựng đến các cơ quan, đơn vị tham gia họp trực tuyến.
5. Điểm cầu: là phòng họp trực tuyến của đơn vị tham gia họp trực tuyến;
6. Điểm cầu chính: là điểm cầu chủ trì cuộc họp trực tuyến.
7. Mạng diện rộng (mạng WAN - Wide Area Network) Bộ Xây dựng: là mạng truyền số liệu chuyên dùng của Bộ Xây dựng.
8. Đơn vị tổ chức họp trực tuyến: là đơn vị chủ trì, tổ chức cuộc họp và phát hành giấy mời cuộc họp, gồm: Văn phòng Bộ, Đảng ủy Bộ, các Vụ thuộc Bộ; Trong trường hợp Lãnh đạo Bộ chủ trì cuộc họp thì Văn phòng Bộ là đơn vị tổ chức.
9. Đơn vị vận hành hệ thống họp trực tuyến Bộ Xây dựng (đơn vị vận hành hệ thống): là Trung tâm Công nghệ thông tin.
YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN
1. Phòng họp trực tuyến đảm bảo các điều kiện về âm thanh, ánh sáng, hiển thị hình ảnh, nguồn điện và các điều kiện khác theo quy định.
2. Vị trí lắp đặt màn hình, máy chiếu, hệ thống âm thanh phù hợp, đảm bảo chất lượng âm thanh, hình ảnh rõ ràng.
3. Số lượng bàn, ghế ngồi, trang thiết bị phòng họp trực tuyến phù hợp với quy mô từng điểm cầu.
4. Đảm bảo các yêu cầu về phòng cháy, chữa cháy theo quy định. Thiết bị hệ thống họp trực tuyến cần để cách xa các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng, hóa chất, bảo đảm các điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện.
5. Không tự ý thay đổi cài đặt các thông số liên quan đến thiết bị của hệ thống họp trực tuyến.
6. Các phông nền, hình ảnh, phông chữ tại các điểm cầu phải thống nhất theo quy định của Bộ Xây dựng trong các cuộc họp trực tuyến.
Điều 5. Yêu cầu về an toàn thông tin mạng
Hệ thống họp trực tuyến Bộ Xây dựng phải tuân thủ các quy định tại: Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về Bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ; Thông tư số 12/2022/TT-BTTTT ngày 12/8/2022 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định số 85/2016/NĐ-CP.
Hệ thống họp trực tuyến Bộ Xây dựng phải tuân thủ các quy định tại: Quyết định số 157/QĐ-BTTTT ngày 28/01/2022 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Bộ tiêu chí yêu cầu kỹ thuật tối thiểu nền tảng Họp trực tuyến; Văn bản số 2558/BTTTT-CBĐTW ngày 02/8/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc công bố tài liệu hướng dẫn việc xây dựng, triển khai hạ tầng mạng và hệ thống thiết bị; tiêu chuẩn kỹ thuật kết nối các hệ thống hội nghị truyền hình; ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ các cuộc họp trực tuyến và các văn bản khác có liên quan.
Điều 7. Nguyên tắc tổ chức họp trực tuyến
1. Tuân thủ các quy định về chế độ họp theo Quy chế làm việc của Bộ Xây dựng và các quy định khác về chế độ họp có liên quan.
2. Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Xây dựng họp trực tuyến trên mạng WAN Bộ Xây dựng. Trường hợp đường truyền WAN tại các đơn vị gặp sự cố, đơn vị vận hành hệ thống họp trực tuyến sẽ quyết định phương án sử dụng đường truyền thay thế.
3. Các cơ quan, đơn vị, cá nhân tham gia họp trực tuyến có trách nhiệm bảo mật thông tin của cuộc họp; không được cung cấp thông tin liên quan tới cuộc họp dưới mọi hình thức khi chưa được sự cho phép của người có thẩm quyền.
4. Hệ thống họp trực tuyến cần bảo đảm an toàn thông tin mạng theo quy định.
Điều 8. Chuẩn bị cuộc họp trực tuyến
1. Đơn vị tổ chức họp cử nhân sự phối hợp với đơn vị vận hành hệ thống, phát hành thông báo mời họp trong đó nêu rõ: các điểm cầu kết nối trực tuyến, thời gian kiểm tra kết nối, thời gian họp chính thức, cán bộ đầu mối phụ trách kỹ thuật của đơn vị vận hành, tên phòng họp (id room), mật khẩu phòng họp (nếu có)…Thông báo mời họp được phát hành trước ít nhất 02 ngày làm việc.
2. Đơn vị vận hành hệ thống căn cứ thông báo mời họp để tạo lập cuộc họp, hướng dẫn các điểm cầu kết nối, đăng nhập và vận hành thử hệ thống.
3. Các điểm cầu tham gia họp trực tuyến phân công cán bộ phụ trách cuộc họp, phối hợp chặt chẽ với đơn vị tổ chức họp và đơn vị vận hành hệ thống kiểm tra các điều kiện kỹ thuật, tình trạng thiết bị, đường truyền, kết nối hệ thống, trực xuyên suốt trong toàn bộ thời gian thực hiện kiểm tra kết nối hệ thống.
4. Liên lạc giữa đơn vị tổ chức họp, đơn vị vận hành hệ thống và các điểm cầu thực hiện thông qua đầu mối kỹ thuật đã đăng ký trước.
5. Trường hợp trong quá trình vận hành thử xảy ra sự cố, hoặc các lý do bất khả kháng khác không thể tổ chức được cuộc họp như thời gian đã thông báo, đơn vị tổ chức họp thông báo bằng văn bản đến các điểm cầu về việc thay đổi thời gian tổ chức cuộc họp.
Điều 9. Quy trình kiểm tra kết nối hệ thống
1. Thời gian thực hiện: theo thông báo mời họp của đơn vị tổ chức (trường hợp cần thiết phải thay đổi thời gian thì đơn vị tổ chức họp thông báo lại cho các điểm cầu).
2. Đơn vị vận hành hệ thống tạo lập cuộc họp (room họp) trực tuyến, thiết lập các thông số kỹ thuật, vận hành hệ thống, hướng dẫn các điểm cầu tham gia kết nối vào hệ thống.
3. Tại điểm cầu chính: Văn phòng Bộ phối hợp với đơn vị vận hành hệ thống kiểm tra và căn chỉnh hệ thống âm thanh phòng họp chính cho phù hợp.
4. Các điểm cầu: thực hiện kết nối và đăng nhập theo hướng dẫn của đơn vị vận hành hệ thống.
5. Đơn vị vận hành hệ thống phối hợp với các điểm cầu kiểm tra tình trạng trang thiết bị phòng họp trực tuyến, tình trạng kết nối của các điểm cầu, đường truyền, kiểm tra các thông số kỹ thuật âm thanh, hình ảnh, hiệu chỉnh hệ thống.
6. Trong quá trình thực hiện các điểm cầu phối hợp chặt chẽ với nhà mạng cung cấp dịch vụ đường truyền và đơn vị thuê vận hành để kịp thời khắc phục các sự cố phát sinh, để bảo đảm các điều kiện tổ chức cuộc họp trực tuyến,
7. Đơn vị vận hành hệ thống thông báo đến đơn vị tổ chức họp danh sách các điểm cầu đảm bảo điều kiện tham gia phiên họp chính thức, các điểm cầu không tham gia kiểm tra kết nối hệ thống theo lịch và các điểm cầu có tham gia nhưng không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật tham gia phiên họp chính thức. Đơn vị tổ chức cuộc họp sẽ quyết định và chịu trách nhiệm đối với việc cho phép hoặc không cho phép đối với điểm cầu không tham gia kiểm tra kết nối hệ thống hoặc không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật tham gia phiên họp chính thức, làm ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp.
8. Trong quá trình kiểm tra kết nối hệ thống nếu hệ thống không đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để tổ chức được cuộc họp theo thời gian đã định, đơn vị vận hành hệ thống thông báo cho đơn vị tổ chức họp để biết và quyết định.
Điều 10. Quy trình vận hành cuộc họp trực tuyến chính thức
1. Đơn vị vận hành hệ thống mở phòng họp trước thời điểm họp chính thức (được ghi trong giấy mời họp) là 90 phút. Các điểm cầu phải tham gia kết nối để kiểm tra lại tình trạng hoạt động của hệ thống.
2. Đơn vị vận hành hệ thống đóng phòng họp trước thời điểm họp chính thức 15 phút. Các điểm cầu chưa kết nối hoặc kết nối sau thời điểm này sẽ không được tham gia cuộc họp. Trường hợp đơn vị tổ chức cuộc họp đồng ý cho điểm cầu kết nối sau thời điểm đóng phòng họp thì phải chịu trách nhiệm nếu điểm cầu đó làm ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp.
3. Các điểm cầu thực hiện nghiêm túc các yêu cầu của điểm cầu chính: điều khiển các thiết bị, điều chỉnh các góc máy của camera, khung hình hiển thị, thiết bị âm thanh cho phù hợp với kịch bản cuộc họp
4. Đơn vị vận hành hệ thống phối hợp với các điểm cầu giám sát hoạt động của hệ thống thông tin, băng thông đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh, các cảnh báo từ hệ thống trong toàn bộ thời gian diễn ra cuộc họp.
5. Các điểm cầu cử đầu mối vận hành trực suốt cuộc họp chính thức và thường xuyên kiểm tra giám sát, phát hiện và kịp thời xử lý các sự cố kỹ thuật.
6. Kết thúc cuộc họp các điểm cầu kiểm tra toàn bộ thiết bị trước khi ngắt kết nối khỏi hệ thống, ngắt nguồn điện cung cấp cho thiết bị; bảo quản thiết bị theo đúng quy trình kỹ thuật.
7. Đơn vị vận hành hệ thống và các điểm cầu không ghi âm, ghi hình các cuộc họp trên hệ thống họp trực tuyến Bộ Xây dựng. Trường hợp cần ghi âm, ghi hình cuộc họp, đơn vị tổ chức họp phải thông báo đến đơn vị vận hành hệ thống trước 02 ngày làm việc để chuẩn bị. Tệp ghi âm, ghi hình được đơn vị vận hành hệ thống lưu trữ không quá 07 ngày. Trường hợp cần lưu trữ dài hơn, đơn vị tổ chức họp có trách nhiệm sao lưu và lưu trữ tại đơn vị mình theo quy định.
8. Sau mỗi cuộc họp các điểm cầu hoàn thành ghi nhật ký cuộc họp.
TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
Điều 11. Trách nhiệm của đơn vị tổ chức họp
1. Chịu trách nhiệm chủ trì tổ chức cuộc họp trực tuyến trong toàn bộ thời gian từ khi thông báo tổ chức cuộc họp, chuẩn bị cuộc họp cho đến khi kết thúc cuộc họp trực tuyến.
2. Đối với cuộc họp có từ 10 điểm cầu trở lên, phải đảm bảo phòng họp không trùng lịch với cuộc họp khác vào thời gian kiểm tra kết nối.
3. Cử nhân sự phối hợp với đơn vị vận hành hệ thống trong thời gian kiểm tra kết nối hệ thống và trong suốt thời gian diễn ra cuộc họp trực tuyến chính thức.
Điều 12. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị tham gia họp trực tuyến
1. Quản lý, khai thác, sử dụng phòng họp trực tuyến tại điểm cầu của đơn vị mình đúng mục đích, an toàn, hiệu quả theo quy định của Quy chế này.
2. Đảm bảo các trang thiết bị của phòng họp trực tuyến luôn trong trạng thái hoạt động an toàn, chất lượng, ổn định, hiệu quả và luôn trong tình trạng sẵn sàng sử dụng.
3. Thường xuyên kiểm tra tình trạng của thiết bị của điểm cầu do mình quản lý trước và sau khi thực hiện họp trực tuyến
4. Bố trí cán bộ kỹ thuật đảm bảo chuyên môn nghiệp vụ để vận hành phòng họp trực tuyến của đơn vị.
5. Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin theo quy định.
6. Bảo mật thông tin, tránh lộ lọt thông tin cuộc họp trực tuyến.
7. Hàng năm xây dựng kế hoạch duy trì, sửa chữa, nâng cấp trang thiết bị hệ thống họp trực tuyến của đơn vị mình trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện theo quy định.
Điều 13. Trách nhiệm của Trung tâm Công nghệ thông tin
1. Chủ trì vận hành hệ thống họp trực tuyến Bộ Xây dựng.
2. Thiết lập các thông số kỹ thuật trên hệ thống, thiết lập các phòng họp trực tuyến, đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để tổ chức các cuộc họp trực tuyến của Bộ Xây dựng theo quy định.
3. Quản lý, sử dụng đúng mục đích, đúng nguyên tắc, thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng các trang thiết bị của hệ thống họp trực tuyến Bộ Xây dựng. Đảm bảo hệ thống hoạt động an toàn, chất lượng, ổn định, hiệu quả và luôn trong tình trạng sẵn sàng sử dụng.
4. Đảm bảo an toàn thông tin mạng cho hệ thống họp trực tuyến theo quy định.
5. Hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật cho các cơ quan, đơn vị, trong việc quản lý vận hành hệ thống họp trực tuyến. Theo dõi quá trình kết nối trực tuyến giữa các điểm cầu, kịp thời đề xuất những vấn đề còn khó khăn, vướng mắc.
6. Rà soát hệ thống, tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu, đề xuất các giải pháp nâng cấp, mở rộng, hoàn thiện hệ thống họp trực tuyến của Bộ đáp ứng yêu cầu việc họp, làm việc trực tuyến trong hoạt động quản lý, điều hành, chuyên môn của các đơn vị thuộc Bộ.
7. Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan trong việc xử lý sự cố về đường truyền, sự cố liên quan đến hệ thống họp trực tuyến khi tổ chức các cuộc họp trực tuyến.
8. Hàng năm xây dựng kế hoạch duy trì, sửa chữa, nâng cấp trang thiết bị hệ thống họp trực tuyến của Bộ Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện theo quy định.
Điều 14. Trách nhiệm của Văn phòng Bộ
1. Thực hiện các công tác chuẩn bị phòng họp, căn chỉnh hệ thống âm thanh phòng họp trong thời gian vận hành thử và thời gian diễn ra cuộc họp trực tuyến chính thức.
2. Hàng năm xây dựng kế hoạch sửa chữa, nâng cấp phòng họp, trang thiết bị âm thanh và các thiết bị khác, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện theo quy định.
Điều 15. Trách nhiệm của Vụ Kế hoạch - Tài chính
Tham mưu Bộ Xây dựng bố trí kinh phí từ ngân sách nhà nước để triển khai nhiệm vụ duy trì, sửa chữa, nâng cấp hệ thống họp trực tuyến của Bộ theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước.
1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm triển khai Quy chế này tại đơn vị mình.
2. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các đơn vị gửi văn bản về Trung tâm Công nghệ thông tin để tổng hợp, trình Bộ Xây dựng xem xét, điều chỉnh cho phù hợp./.
