Quyết định 1498/QĐ-UBND năm 2025 phê duyệt Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực Lưu trữ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐIỆN BIÊN
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 1498/QĐ-UBND

Điện Biên, ngày 10 tháng 7 năm 2025

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Cục Kiểm soát TTHC (VP Chính phủ);
- HTTT giải quyết TTHC tỉnh (Sở KH&CN);
- Cổng Thông tin điện tử tỉnh;
- Lưu: VT, KSTT.

CHỦ TỊCH




Lê Thành Đô

Trình tự thực hiện

Nội dung công việc

Trách nhiệm xử lý công việc

Thời gian

Kết quả/sản phẩm

Bước 1

Tiếp nhận hồ sơ

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định; Chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn

Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Điện Biên

Giờ hành chính

- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (kèm theo hồ sơ TTHC)

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định

- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Trường hợp từ chối nhận hồ sơ: công chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

Bước 2

Duyệt hồ sơ, chuyển cho chuyên viên xử lý

Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Lịch sử

1 - 4 ngày làm việc

Hồ sơ hợp lệ

Bước 3

Thẩm định, kiểm tra nội dung phiếu đăng ký sử dụng, phiếu yêu cầu xác thực tài liệu của độc giả, trình Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử xem xét, quyết định.

Xem xét, phê duyệt, chỉ đạo việc:

- Cung cấp tài liệu phục vụ độc giả tại phòng đọc.

- Xác thực tài liệu lưu trữ.

Chuyên viên;

Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Lịch sử

02 ngày làm việc

- Các hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả yêu cầu.

- Bản sao xác thực tài liệu lưu trữ được cấp theo yêu cầu.

½ ngày làm việc

- Các hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả yêu cầu.

- Bản sao xác thực tài liệu lưu trữ được cấp theo yêu cầu.

Bước 4

Phê duyệt Văn bản xác thực tài liệu Lưu trữ

Lãnh đạo Sở Nội vụ

½ ngày làm việc

- Các hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả yêu cầu.

- Bản sao xác thực tài liệu lưu trữ được cấp theo yêu cầu.

Bước 5

Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho người lao động

Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Điện Biên

Giờ hành chính

- Các hồ sơ, văn bản, tài liệu độc giả yêu cầu.

- Bản sao xác thực tài liệu lưu trữ được cấp theo yêu cầu.

Tổng thời gian thực hiện:

- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu.

- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện, chậm nhất là 07 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiêu yêu cầu.

- Thời gian cấp bản sao xác thực tài liệu lưu trữ chậm nhất 02 ngày kể từ khi tiếp nhận phiếu yêu cầu hợp lệ.

Trình tự thực hiện

Nội dung công việc

Trách nhiệm xử lý công việc

Thời gian

Kết quả/sản phẩm

Bước 1

Tiếp nhận hồ sơ

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định; chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn thụ lý, giải quyết.

Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Điện Biên

Giờ hành chính

- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (kèm theo hồ sơ TTHC)

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định

- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Trường hợp từ chối nhận hồ sơ: công chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

Bước 4

Thẩm định hồ sơ, khảo sát thực tế (nếu cần), dự thảo Giấy chứng nhận

Chuyên viên, Lãnh đạo Phòng Cải cách hành chính và Văn thư, lưu trữ

07 ngày làm việc (cấp mới) / 01 ngày làm việc (cấp lại)

- Hồ sơ

- Dự thảo Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.

Bước 5

Trình lãnh đạo Sở xem xét, ký duyệt

Lãnh đạo Phòng Cải cách hành chính và Văn thư, lưu trữ

02 ngày làm việc (cấp mới) / 01 ngày làm việc (cấp lại)

Hồ sơ trình ký duyệt Giấy chứng nhận

Bước 6

Phê duyệt, ký cấp Giấy chứng nhận

Lãnh đạo Sở Nội vụ

01 ngày làm việc

Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ

Bước 7

Vào sổ văn bản, ký số, đóng dấu

Văn thư Sở

Giờ hành chính

Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ

Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức

Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Điện Biên

Tổng thời gian thực hiện: - Cấp mới: 10 ngày làm việc (kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ).

- Cấp lại: 03 ngày làm việc (kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ).

Trình tự thực hiện

Nội dung công việc

Trách nhiệm xử lý công việc

Thời gian

Kết quả/sản phẩm

Bước 1

Tiếp nhận hồ sơ

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định; Chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn thụ lý, giải quyết

Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Điện Biên

Giờ hành chính

- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (kèm theo hồ sơ TTHC)

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định

- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Trường hợp từ chối nhận hồ sơ: công chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

Bước 4

Thẩm định tài liệu, đánh giá giá trị lịch sử, văn hóa, khoa học

Chuyên viên, Lãnh đạo Phòng Cải cách hành chính và Văn thư, lưu trữ và Hội đồng thẩm định

40 ngày làm việc

Báo cáo thẩm định giá trị tài liệu

Bước 5

Tổ chức họp Hội đồng thẩm định để xem xét, đề xuất công nhận

Hội đồng thẩm định cấp tỉnh

10 ngày làm việc

Biên bản họp và đề xuất công nhận

Bước 6

Trình lãnh đạo Sở xem xét, phê duyệt

Lãnh đạo Phòng Cải cách hành chính và Văn thư, lưu trữ

05 ngày làm việc

Hồ sơ trình ký duyệt quyết định công nhận

Bước 7

Phê duyệt và ký quyết định công nhận

Lãnh đạo Sở Nội vụ

05 ngày làm việc

Quyết định công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

Bước 8

Vào sổ, ký số, đóng dấu

Văn thư Sở

Giờ hành chính

Quyết định công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

Trả kết quả giải quyết TTHC cho tổ chức/cá nhân

Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Điện Biên

Tổng thời gian thực hiện: 60 ngày làm việc