Quyết định 1487/QĐ-UBND năm 2025 về Quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH KHÁNH HÒA

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 16 tháng 6 năm 2025;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 21 tháng 6 năm 2024;

Căn cứ Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Thông tư 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số;

Căn cứ Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 3600/TTr-SNV ngày 02 tháng 10 năm 2025.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 777/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2022 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, đặc khu và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH KHÁNH HÒA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1487/QĐ-UBND ngày 07/10/2025 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

a) Quy chế này quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa; quyền, nghĩa vụ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện Quy chế này.

b) Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu tiếp cận có điều kiện tại Điều 33, Điều 34, Điều 35 của Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ Mật thực hiện theo Quy chế này và theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Đối tượng áp dụng

a) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước và người nước ngoài có nhu cầu sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH KHÁNH HÒA

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 16 tháng 6 năm 2025;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 21 tháng 6 năm 2024;

Căn cứ Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Thông tư 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số;

Căn cứ Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 3600/TTr-SNV ngày 02 tháng 10 năm 2025.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 777/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2022 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, đặc khu và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH KHÁNH HÒA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1487/QĐ-UBND ngày 07/10/2025 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

a) Quy chế này quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa; quyền, nghĩa vụ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện Quy chế này.

b) Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu tiếp cận có điều kiện tại Điều 33, Điều 34, Điều 35 của Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ Mật thực hiện theo Quy chế này và theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Đối tượng áp dụng

a) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước và người nước ngoài có nhu cầu sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.

b) Cơ quan, cá nhân có thẩm quyền quản lý, cho phép sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Điều 2. Mục tiêu, nguyên tắc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa

1. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, giữ gìn bí mật Nhà nước, đảm bảo an toàn tài liệu, đáp ứng nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của độc giả.

2. Nghiêm cấm các hành vi sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân có liên quan.

3. Các nội dung liên quan đến sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh không được quy định tại Quy chế này được thực hiện theo các quy định pháp luật hiện hành.

4. Trường hợp các quy định, hướng dẫn của Trung ương liên quan đến nội dung Quy chế này có sự điều chỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp.

5. Việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước ngoài phải tuân thủ theo các yêu cầu được quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

6. Đảm bảo phục vụ sử dụng đúng đối tượng đối với tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Chương II

HÌNH THỨC, THẨM QUYỀN CHO PHÉP SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH KHÁNH HÒA

Điều 3. Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa

1. Phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc.

2. Phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.

3. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ.

Điều 4. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa

1. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ

a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa

Quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh ra nước ngoài.

b) Giám đốc Sở Nội vụ

- Cho phép sử dụng tài liệu thuộc Danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa.

- Cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ của các cá nhân, tổ chức hiến tặng, ký gửi khi được sự đồng ý của các cá nhân, tổ chức hiến tặng, ký gửi.

- Quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử ra ngoài lưu trữ lịch sử để sử dụng ở trong nước.

c) Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử

- Cho phép các cơ quan, tổ chức, cá nhân được sử dụng tất cả các tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh trừ các trường hợp quy định tại điểm a, b của Điều này.

Điều 5. Thủ tục và trình tự phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử

1. Trình tự thủ tục độc giả đăng ký trực tuyến sử dụng tài liệu lưu trữ

a) Độc giả truy cập vào trang thông tin Cổng dịch vụ công quốc gia (http://dichvucong.gov.vn/) chọn biểu tượng nộp hồ sơ trực tuyến thủ tục “Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử của nhà nước” và điền đầy đủ thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu (theo mẫu tại Phụ lục I), Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ (theo mẫu tại Phụ lục số III), Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ (theo mẫu tại Phụ lục số IV) và nộp hồ sơ trực tuyến.

b) Hồ sơ, tài liệu sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiến hành sao và xác thực tài liệu lưu trữ và đăng ký vào Sổ xác thực tài liệu Lưu trữ (theo mẫu tại Phụ lục số V).

c) Bộ phận một cửa trả kết quả cho độc giả.

2. Trình tự thủ tục đăng ký và phục vụ độc giả tại Phòng đọc

a) Thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc

- Độc giả đến khai thác tài liệu tại Phòng đọc phải xuất trình một trong các giấy tờ sau: Thẻ căn cước, thẻ căn cước công dân, căn cước điện tử, hộ chiếu hoặc giấy tờ có dán ảnh do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.

+ Trường hợp phục vụ công tác phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

+ Trường hợp phục vụ nghiên cứu khoa học, nghiên cứu chuyên đề, làm luận văn, luận án tốt nghiệp phải kèm theo đề cương nghiên cứu và cung cấp các văn bản liên quan về mục đích sử dụng, đối tượng ưu tiên.

+ Độc giả sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của lưu trữ lịch sử từ 05 ngày trở lên phải làm Thẻ độc giả (theo mẫu tại Phụ lục VII).

+ Thời hạn sử dụng Thẻ là 01 năm kể từ ngày cấp.

+ Độc giả làm thẻ nộp 01 ảnh (3x4).

+ Thời gian cấp thẻ độc giả không quá 01 ngày làm việc.

- Độc giả điền các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ (theo mẫu tại Phụ lục I).

- Sau khi độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, Viên chức trình Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa xem xét phê duyệt Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và cập nhật thông tin vào hệ thống hoặc sổ đăng ký độc giả (theo mẫu tại Phụ lục II).

b) Trình tự phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc

- Viên chức phục vụ độc giả hướng dẫn độc giả tra tìm và điền Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ (theo mẫu tại Phụ lục III), Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ (theo mẫu tại Phụ lục IV).

- Viên chức trình Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh xem xét, phê duyệt theo thẩm quyền hoặc trình hồ sơ đối với tài liệu tiếp cận có điều kiện của độc giả cho người có thẩm quyền phê duyệt theo quy định tại Điều 4 Quy chế này.

- Sau khi phiếu yêu cầu của độc giả được duyệt, viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh bàn giao độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào Sổ giao nhận tài liệu theo mẫu tại Phụ lục V.

- Trường hợp không có tài liệu cần khai thác theo yêu cầu, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thông báo cho người khai thác biết kết quả theo quy định về giải quyết thủ tục hành chính.

3. Trình tự thủ tục đăng ký và phục vụ đọc tài liệu lưu trữ số

a) Trình tự thủ tục đăng ký đọc tài liệu lưu trữ số

- Đăng ký tài khoản: Độc giả khai báo thông tin cấp tài khoản gồm: họ và tên, số định danh cá nhân/số thẻ Căn cước công dân hoặc số hộ chiếu, thư điện tử hoặc số điện thoại liên hệ, cơ quan công tác (nếu có), chế độ ưu tiên (nếu có), ghi chú khác (nếu có).

Thời gian cấp tài khoản độc giả không quá 01 ngày làm việc.

- Độc giả lựa chọn những hồ sơ, tài liệu cần đọc và gửi yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ.

- Hệ thống hiển thị thông tin tổng quan về yêu cầu đọc của độc giả, yêu cầu độc giả nhập mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Độc giả nhập mục đích sử dụng tài liệu, cung cấp bằng chứng trong trường hợp đặc biệt hoặc được ưu tiên, rà soát thông tin về yêu cầu đọc và gửi yêu cầu đọc trên Hệ thống.

b) Trình tự tiếp nhận và xét duyệt yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ số

- Tiếp nhận yêu cầu, xét duyệt yêu cầu và cho ý kiến đồng ý hoặc từ chối đối với từng hồ sơ, tài liệu.

- Xét duyệt yêu cầu đọc tài liệu.

- Thông báo kết quả xét duyệt yêu cầu đến người dùng gồm các thông tin: hồ sơ, tài liệu được duyệt;

- Tiếp nhận kết quả xét duyệt.

- Trả kết quả cho người dùng theo từng đợt xét duyệt.

Điều 6. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

1. Mỗi lần đến đọc tài liệu, độc giả phải xuất trình Thẻ độc giả (đối với độc giả sử dụng tài liệu từ 05 ngày trở lên).

2. Số lượng tài liệu đưa ra phục vụ độc giả trong mỗi lần không quá 10 hồ sơ (đơn vị bảo quản) và được sử dụng không quá 15 ngày. Độc giả đọc xong phải trả tài liệu cho lưu trữ lịch sử mới được nhận tài liệu lần tiếp theo.

3. Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa giao hồ sơ, tài liệu cho độc giả phải ký vào sổ giao, nhận tài liệu.

4. Tài liệu chưa đưa ra phục vụ khai thác, sử dụng trong trường hợp: Tài liệu có tình trạng vật lý yếu; tài liệu đang chỉnh lý, tu bổ phục chế, khử trùng, khử axit, số hóa, đóng quyển, biên tập để công bố ấn phẩm lưu trữ, phục vụ trưng bày, triển lãm.

5. Bản dành cho người sử dụng đọc trên Hệ thống gồm: Được nhận bản từ tài liệu lưu trữ gốc; không kiểm tra được các yếu tố xác thực số đối với tài liệu lưu trữ gốc; Tên lưu trữ lịch sử được hiển thị tại lề dưới, chính giữa các trang tài liệu; chèn vào tài liệu ghi hình; ghi chú trước hoặc sau tài liệu ghi âm; không cho phép người dùng tải tài liệu; hệ thống tự động xóa sau 05 ngày kể từ ngày hết hạn đọc tài liệu của người dùng.

Điều 7. Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử

1. Thời gian phê duyệt và cung cấp tài liệu cho độc giả

- Thời hạn giải quyết chậm nhất 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ.

- Thời hạn giải quyết chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ.

- Thời hạn giải quyết chậm nhất 07 ngày làm việc đối với tài liệu tiếp cận có điều kiện, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ, Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ.

2. Đối với tài liệu tiếp cận có điều kiện, tài liệu nhà đất (phục vụ khai thác đúng đối tượng), độc giả phải trực tiếp đến trụ sở làm việc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh để nhận kết quả.

3. Độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ được ủy quyền cho người khác đến nhận kết quả. Người được ủy quyền phải có Giấy ủy quyền có xác nhận của cơ quan hoặc chính quyền địa phương.

Điều 8. Phí sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử

1. Độc giả đóng các loại phí theo quy định của Bộ Tài chính gồm: Làm Thẻ đọc, nghiên cứu tài liệu tại Trung tâm, phí cấp bản sao và xác thực tài liệu lưu trữ thanh toán trực tiếp hoặc trực tuyến theo hướng dẫn trên Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Khánh Hòa.

2. Không thực hiện thu phí sử dụng tài liệu đối với các trường hợp sau:

a) Các cá nhân, gia đình, dòng họ sử dụng tài liệu lưu trữ do chính mình đã tặng, cho, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

b) Thân nhân (cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; con đẻ, con nuôi) liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng; người thờ cúng liệt sỹ (không phải thân nhân liệt sỹ) sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình;

c) Người hưởng chế độ hưu trí, mất sức lao động, tai nạn lao động hoặc người bị mắc bệnh nghề nghiệp hàng tháng sử dụng tài liệu lưu trữ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình theo quy định của Nhà nước.

3. Đối với học sinh, sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh, áp dụng mức thu bằng 50% phí sử dụng tài liệu theo quy định.

4. Các đối tượng miễn giảm khác theo quy định của pháp luật.

Điều 9. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử

1. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ giấy tại Lưu trữ lịch sử

a) Tài liệu được sao dưới các hình thức: nhân bản, sao chụp, in hoặc trích nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ từ tài liệu lưu trữ gốc.

b) Bản sao tài liệu lưu trữ bao gồm bản sao tài liệu lưu trữ không có xác thực và bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực trên định dạng giấy hoặc định dạng số.

c) Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ.

d) Việc cấp bản sao tài liệu lưu trữ do Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện. Trang đầu tiên của bản sao đóng dấu bản sao vào chỗ trống phía trên bên phải.

2. Xác thực bản sao tài liệu lưu trữ giấy tại Lưu trữ lịch sử

a) Hình thức xác thực tài liệu bao gồm: Xác thực bản sao nguyên văn toàn bộ tài liệu lưu trữ và xác thực bản sao một phần nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ.

b) Nội dung xác thực tài liệu lưu trữ

- Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu bao gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông.

- Thông tin xác thực trên bản sao định dạng giấy được thể hiện Dấu xác thực tài liệu lưu trữ. Dấu xác thực được đóng vào chỗ trống, phần cuối cùng của bản sao tài liệu lưu trữ. Trang đầu tiên của bản sao đóng dấu bản sao vào chỗ trống phía trên bên phải. Đối với bản sao có 02 tờ trở lên, sau khi xác thực phải được đóng dấu giáp lai.

- Việc xác thực bản sao tài liệu lưu trữ phải đảm bảo trung thực, khách quan, chính xác được thống kê, quản lý trên hệ thống hoặc Sổ xác thực tài liệu lưu trữ (theo mẫu Phụ lục V). Người được giao nhiệm vụ xác thực và người ký xác thực phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác thực.

3. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ số

a) Bản sao tài liệu lưu trữ số không có xác thực

- Được nhận bản từ tài liệu lưu trữ gốc, bảo đảm định dạng phù hợp với định dạng của tài liệu lưu trữ gốc.

- Không kiểm tra được các yếu tố xác thực số đối với tài liệu lưu trữ gốc.

- Tên cơ quan, tổ chức hoặc lưu trữ lịch sử được hiển thị tại lề dưới, chính giữa các trang tài liệu; chèn vào tài liệu ghi hình; ghi chú trước hoặc sau tài liệu ghi âm.

- Hiển thị chữ “BẢN SAO” tại góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu, được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen. Quy định này không áp dụng đối với bản sao tài liệu ghi âm, ghi hình, video.

- Cho phép người dùng tải tài liệu từ tài khoản được cấp trong Hệ thống hoặc gửi cho người dùng qua địa chỉ thư điện tử trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được xét duyệt.

- Hệ thống tự động xóa sau 05 ngày kể từ ngày hết hạn tải tài liệu.

b) Bản sao tài liệu lưu trữ số có xác thực

- Thể thức và kỹ thuật trình bày của bản sao tài liệu lưu trữ số có xác thực như bản sao tài liệu lưu trữ số không có xác thực và có chữ ký số của Lưu trữ lịch sử, Chữ ký số của Lưu trữ lịch sử trên bản sao tài liệu lưu trữ số văn bản, tài liệu ảnh thể hiện bằng thông tin là chữ “BẢN SAO” như quy định tại điểm a, khoản 3 điều này.

- Chữ ký số của Lưu trữ lịch sử trên bản sao tài liệu ghi âm hoặc video đáp ứng quy định tại khoản 6 Điều 36 Luật Lưu trữ.

4. Bản sao tài liệu lưu trữ số có xác thực dạng gói tin DIP

a) Được nhân bản từ bản gốc tài liệu lưu trữ số và bảo đảm các yếu tố xác thực đối với tài liệu lưu trữ gốc.

b) Được gắn trong tệp tin văn bản xác thực của Lưu trữ lịch sử định dạng .pdf/a, gồm các thông tin:

- Mã xác thực lưu trữ, tên lưu trữ lịch sử.

- Thông tin người nhận: họ và tên, mã định danh công dân hoặc số giấy tờ tùy thân theo quy định của pháp luật.

- Mã lưu trữ của tài liệu gốc; số và ký hiệu của tài liệu gốc (nếu có).

- Tên loại tài liệu; trích yếu nội dung hoặc tiêu đề tài liệu.

- Mục đích sử dụng; ngày cấp; thời hạn sử dụng; số lượng bản.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức

1. Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa

- Phối hợp với Sở Nội vụ tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết các trường hợp thuộc thẩm quyền bảo đảm thời hạn quy định.

- Kiểm tra, rà soát, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện.

2. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

- Ký duyệt phiếu đăng ký sử dụng tài liệu đối với những trường hợp thuộc thẩm quyền.

- Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh quản lý Kho lưu trữ, tổ chức thực hiện số hóa và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đảm bảo phục vụ tốt việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

3. Trách nhiệm của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa

- Tổ chức, quản lý Kho lưu trữ lịch sử tỉnh đảm bảo theo đúng quy định.

- Tổ chức phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc và khai thác trực tuyến.

- Chịu trách nhiệm về việc thu, chi và nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

- Bảo đảm trang thiết bị phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin cho hoạt động phục vụ độc giả.

- Quản lý, bảo quản các công cụ tra cứu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải công khai các quy định, biểu mẫu về sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu tại Phòng đọc.

- Cấp bản sao và xác thực tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của độc giả.

- Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ khi được cấp có thẩm quyền cho phép trước khi đưa ra nước ngoài.

- Lập biên bản và quy định thời gian giao trả tài liệu đối với các cơ quan có nhu cầu sử dụng lại tài liệu trong quá trình thực hiện thủ tục tiếp nhận tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Định kỳ hàng năm rà soát tham mưu trình Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt Danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện.

4. Trách nhiệm của viên chức phục vụ độc giả

- Cấp thẻ, tài khoản độc giả;

- Hướng dẫn và phục vụ độc giả tại phòng đọc; tương tác, phản hồi với độc giả trong quá trình sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ;

- Quản lý tài liệu lưu trữ trong quá trình đưa ra phục vụ độc giả;

- Quản lý hệ thống sổ, biểu mẫu đăng ký, quản lý phục vụ độc giả.

Điều 11. Trách nhiệm của độc giả

1. Độc giả đến khai thác tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm thực hiện nghiêm quy chế này, nội quy phòng đọc và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Cung cấp thông tin chính xác để làm thẻ, tài khoản độc giả theo yêu cầu của Lưu trữ lịch sử;

3. Trong quá trình sử dụng tài liệu lưu trữ, độc giả không được tẩy xóa, viết, đánh dấu, vẽ lên tài liệu; làm nhàu, gấp, xé rách, làm bẩn, xáo trộn trật tự tài liệu trong hồ sơ hoặc có các hành vi khác làm ảnh hưởng đến nội dung, hình thức, giá trị của tài liệu;

4. Thanh toán phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

5. Bảo vệ an toàn tài liệu, nếu có hành vi gây thiệt hại về tài sản, làm hư hỏng tài liệu phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.

6. Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ.

7. Hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác.

Điều 12. Điều khoản thi hành

1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh và độc giả chịu trách nhiệm thực hiện theo đúng Quy chế này.

2. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh nếu làm trái Quy chế này thì tùy theo mức độ vi phạm bị xử lý theo quy định pháp luật.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc phát sinh các cơ quan, tổ chức, cá nhân có văn bản gửi về Sở Nội vụ xem xét báo cáo UBND tỉnh giải quyết theo thẩm quyền./.

PHỤ LỤC I

SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÒA
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ

PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU

Kính gửi: ………………………………………..

Họ và tên độc giả: ………………………………………………………………………………..

Ngày, tháng, năm sinh: …………………………………………………………………………..

Quốc tịch: ………………………………………………………………………………………….

Số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu ………………………………………………………

Cơ quan công tác: ……………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………

Địa chỉ liên hệ: ……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………….

Số điện thoại: ……………………………………………………………………………………….

Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu: ……………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

Đối tượng ưu tiên: …………………………………………………………………………………

Chủ đề nghiên cứu: ………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………….

Văn bản liên quan kèm theo: đề cương nghiên cứu ………………………………………….

Tôi cam đoan thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của lưu trữ lịch sử và những quy định của pháp luật hiện hành có liên quan./.

PHỤ LỤC II

SỔ ĐĂNG KÝ ĐỘC GIẢ

1. Quy cách Sổ

a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm).

b) Kiểu trình bày ngang.

2. Cấu tạo Sổ

a) Tờ bìa, gồm các thông tin:

- Tên cơ quan:

Dòng trên: SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÒA.

Dòng dưới: TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ.

- Tên sổ: SỔ ĐĂNG KÝ ĐỘC GIẢ.

- Địa danh và thời gian sử dụng sổ.

b) Phần đăng ký, gồm 8 cột:

PHỤ LỤC III

SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÒA
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ

PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Số:………………..

Họ và tên độc giả: ……………………………………………………………………………………

Số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu: …………………………………………………………

Chủ đề nghiên cứu: ………………………………………………………………………………….

PHỤ LỤC IV

SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÒA
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ

PHIẾU YÊU CẦU SAO VÀ XÁC THỰC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Số: ……………

Họ và tên độc giả: ………………………………………………………………………………

Số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu: ………………………………………………………

PHỤ LỤC V

SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ, PHIẾU YÊU CẦU SAO VÀ XÁC THỰC TÀI LIỆU LƯU TRỮ, SỔ XÁC THỰC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

I. Mẫu Sổ đăng ký phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ

1. Quy cách Sổ

a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm).

b) Kiểu trình bày ngang.

2. Cấu tạo Sổ

a) Tờ bìa, gồm:

- Tên cơ quan:

Dòng trên: SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÒA

Dòng dưới: TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ

- Tên sổ: SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU.

- Địa danh và thời gian sử dụng sổ.

b) Phần đăng ký, gồm 6 cột:

II. Mẫu Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ

1. Quy cách Sổ

a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm).

b) Kiểu trình bày ngang.

2. Cấu tạo Sổ

a) Tờ bìa, gồm:

- Tên cơ quan:

Dòng trên: SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÒA

Dòng dưới: TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ

- Tên sổ: SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU SAO VÀ XÁC THỰC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

- Địa danh và thời gian sử dụng sổ.

b) Phần đăng ký, gồm 08 cột:

III. Mẫu Sổ xác thực tài liệu lưu trữ

1. Quy cách Sổ

a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm).

b) Kiểu trình bày ngang.

2. Cấu tạo Sổ

a) Tờ bìa, gồm:

- Tên cơ quan:

Dòng trên: SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÒA

Dòng dưới: TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ

- Tên sổ: SỔ XÁC THỰC TÀI LIỆU LƯU TRỮ.

- Địa danh và thời gian sử dụng sổ.

b) Phần đăng ký, gồm 06 cột:

PHỤ LỤC VI

SỔ GIAO NHẬN TÀI LIỆU GIỮA PHÒNG ĐỌC VÀ ĐỘC GIẢ

1. Quy cách Sổ

a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm).

b) Kiểu trình bày ngang.

2. Cấu tạo Sổ

a) Tờ bìa, gồm các thông tin:

- Tên cơ quan:

Dòng trên: SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÒA

Dòng dưới: TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ.

- Tên sổ:

Dòng trên: SỔ GIAO NHẬN TÀI LIỆU.

Dòng dưới: Giữa Phòng đọc và độc giả.

- Địa danh và thời gian sử dụng sổ.

b) Phần đăng ký, gồm 10 cột:

PHỤ LỤC VII

THẺ ĐỘC GIẢ

1. Hình dạng: Hình chữ nhật.

2. Kích thước:

- Dài: 90 mm - Rộng: 60mm

3. Chất liệu: Nhựa nền trắng.

4. Các thông tin trên thẻ và kỹ thuật trình bày (theo mẫu).

PHỤ LỤC VIII

MẪU DẤU XÁC THỰC TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ DẤU BẢN SAO

1. Dấu xác thực tài liệu lưu trữ

a) Hình dạng: Hình chữ nhật.

b) Kích thước: Dài: 80mm; rộng: 40mm.

c) Các thông tin trên Dấu xác thực bản sao từ nguyên bản tài liệu lưu trữ

d) Các thông tin trên Dấu xác thực bản sao một phần của tài liệu lưu trữ

2. Dấu bản sao

BẢN SAO

a) Hình dạng: Hình chữ nhật

b) Kích thước: Dài: 25mm; rộng: 10mm