Quyết định 1174/QĐ-TTPVHCC năm 2025 phê duyệt Quy trình nội bộ, quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực Lưu trữ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội do Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố Hà Nội ban hành

UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI
TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 1174/QĐ-TTPVHCC

Hà Nội, ngày 14 tháng 8 năm 2025

Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Cục KSTTHC - Văn phòng Chính phủ (để báo cáo);
- Bộ Nội vụ (để báo cáo); 
- Chủ tịch, các PCT UBND Thành phố (để báo cáo);
- Cổng Thông tin điện tử Thành phố;
- Trung tâm PVHCC: GĐ, PGĐ, các phòng HCQT, TCT, KSTTHC, các CN;
- Lưu: VT, SNV, TTPVHCC.

GIÁM ĐỐC

Cù Ngọc Trang

STT

Tên quy trình nội bộ

Ký hiệu

1

Sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước

QT-01

2

Cấp, cấp lại Giấy Chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ

QT-02

3

Công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

QT-03

1.

Mục đích: Quy định về trình tự và cách thức thực hiện TTHC: Sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở thành phố Hà Nội.

2.

Phạm vi:

- Áp dụng đối với các cá nhân, tổ chức (được gọi là Độc giả) có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

- Các viên chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính và các phòng Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố chịu trách nhiệm thực hiện và kiểm soát quy trình này.

3.

Đối tượng: Các cá nhân, tổ chức (được gọi là Độc giả) có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

4.

Nội dung quy trình:

4.1.

Cơ sở pháp lý

- Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21/6/2024 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

- Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số;

- Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 275/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Quyết định số 647/QĐ-BNV ngày 24/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính lĩnh vực Lưu trữ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ;

- Quyết định số 1058/QĐ-TTPVHCC ngày 11/7/2025 của Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố về việc công bố danh mục thủ tục hành chính lĩnh vực Lưu trữ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội.

4.2.

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

1. Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp sử dụng vì mục đích công tác).

x

2. Văn bản liên quan về mục đích sử dụng, đối tượng ưu tiên (nếu có)

x

3. Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ

x

4. Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ hoặc Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ

x

4.3.

Số lượng: 01 bộ

4.4.

Thời gian xử lý:

- 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ;

- 02 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ;

- 07 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ, Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện.

4.5.

Phí/lệ phí: Thu phí theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ

4.6

Cách thức, địa chỉ nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC

- Trực tiếp tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, địa chỉ: số 20 Huỳnh Thúc Kháng, phường Giảng Võ, TP. Hà Nội.

- Qua hệ thống bưu chính: Nơi tiếp nhận đối với các hồ sơ gửi qua bưu chính: Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, địa chỉ: số 20 Huỳnh Thúc Kháng, phường Giảng Võ, Tp. Hà Nội. ĐT: 024.37736748;

- Gửi hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia.

4.7.

Quy trình xử lý công việc

4.7.1. Trường hợp: Phục vụ đọc tài liệu

a) Đối với tài liệu lưu trữ được phép sử dụng rộng rãi (01 ngày làm việc)

Tên bước

Chi tiết

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu

B1: Nộp hồ sơ

- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.

- Nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố hoặc cổng Dịch vụ công quốc gia

Tổ chức, cá nhân

(độc giả)

Trong giờ hành chính

B2: Tiếp nhận hồ sơ

Tiếp nhận thông tin

- Tiếp độc giả đến sử dụng tài liệu hoặc tiếp nhận phiếu yêu cầu trên hệ thống Dịch vụ công quốc gia;

- Hướng dẫn độc giả ghi các thông tin vào các phiếu đăng ký sử dụng tài liệu; phiếu yêu cầu đọc tài liệu;

- Hoặc hướng dẫn bổ sung thông tin (nếu thấy cần thiết)

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố tiếp nhận;

10 phút

5 phút

5 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 2;

B3: Lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt

- Trình lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt các phiếu yêu cầu;

- Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt

Viên chức tiếp nhận/Lãnh đạo Trung tâm

5 phút

3 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 2;

B4: Tra cứu thông tin và bổ sung ký hiệu lưu trữ/Cung cấp thông tin công cụ tra cứu

- Tra cứu, bổ sung thông tin Ký hiệu lưu trữ cho các phiếu yêu cầu;

- Cung cấp công cụ tra cứu để phục vụ độc giả tại phòng Đọc

- Chuyển phiếu được duyệt sang viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu thực hiện.

Viên chức quản lý thông tin hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc

15 phút

5 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 2;

B5: Giao/nhận hồ sơ tài liệu

- Căn cứ vào các phiếu đăng ký đã được Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt.

- Thực hiện việc tra tìm hồ sơ, tài liệu tại Kho Lưu trữ lịch sử

- Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Viên chức tiếp nhận để phục vụ độc giả. Ghi đầy đủ thông tin (có tài liệu hoặc không có tài liệu ghi vào phiếu đăng ký).

- Vào sổ giao nhận tài liệu.

Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc

30 phút

10 phút

Sổ giao nhận tài liệu

B6: Phục vụ Đọc tài liệu tại phòng Đọc

- Nhận hồ sơ, tài liệu từ viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu;

- Kiểm tra hồ sơ, tài liệu và bàn giao cho độc giả;

- Phục vụ độc giả tại phòng đọc theo quy định và hướng dẫn nộp phí sử dụng tài liệu theo quy định.

- Thực hiện việc sao tài liệu, bằng phiếu yêu cầu sao tài liệu

- Trường hợp không có kết quả. Soạn văn bản trả lời độc giả.

Độc giả/Viên chức phòng Đọc/Thủ quỹ

Theo số lượng hồ sơ/nhu cầu của độc giả

B7: Kiểm tra và bàn giao về Kho

- Nhận hồ sơ, tài liệu từ độc giả;

- Giao hồ sơ, tài liệu cho viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu.

Viên chức phòng Đọc/ Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu

10 phút

5 phút

b) Đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện (07 ngày làm việc)

B1: Nộp hồ sơ

- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.

- Nộp hồ sơ tại bộ phận Một cửa Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố hoặc cổng Dịch vụ công

Tổ chức, cá nhân

(độc giả)

Trong giờ hành chính

B2: Tiếp nhận hồ sơ

Tiếp nhận thông tin 

- Tiếp độc giả đến sử dụng tài liệu hoặc tiếp nhận phiếu yêu cầu trên hệ thống Dịch vụ công quốc gia;

- Hướng dẫn độc giả ghi các thông tin vào các phiếu đăng ký sử dụng tài liệu; phiếu yêu cầu đọc tài liệu; Hoặc hướng dẫn bổ sung thông tin (nếu thấy cần thiết)

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố tiếp nhận;

10 phút

5 phút

5 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 2;

B3: Xin ý kiến phê duyệt

Soạn thảo và gửi Công văn xin ý kiến của các cấp có thẩm quyền cho phép được tiếp cận những tài liệu theo yêu cầu của Độc giả

Viên chức tiếp nhận/ Lãnh đạo phòng/ Lãnh đạo Trung tâm

01 ngày làm việc

Công văn xin ý kiến

B4: Cho ý kiến phê duyệt

Sở Nội vụ phê duyệt đối với Công văn xin ý kiến của Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố

Phòng Quản lý Hội và Văn thư lưu trữ, Lãnh đạo Sở Nội vụ

05 ngày làm việc

Văn bản phê duyệt

B5: Lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt

- Sau khi có văn bản phê duyệt của cấp có thẩm quyền, viên chức tiếp nhận trình lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt các phiếu yêu cầu tiếp cận tài liệu lưu trữ có điều kiện của Độc giả;

- Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt

Viên chức tiếp nhận/Lãnh đạo phòng/Lãnh đạo Trung tâm

5 phút

3 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 2;

B6: Tra cứu thông tin và bổ sung ký hiệu lưu trữ/Cung cấp thông tin công cụ tra cứu

- Tra cứu, bổ sung thông tin Ký hiệu lưu trữ cho các phiếu yêu cầu;

- Cung cấp công cụ tra cứu để phục vụ độc giả tại phòng Đọc

- Chuyển phiếu được duyệt sang viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu thực hiện.

Viên chức quản lý thông tin hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc

30 phút

20 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 2;

B7: Giao/nhận hồ sơ tài liệu

- Căn cứ vào các phiếu đăng ký đã được Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt.

- Thực hiện việc tra tìm hồ sơ, tài liệu tại Kho Lưu trữ lịch sử

- Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Viên chức tiếp nhận để phục vụ độc giả. Ghi đầy đủ thông tin (có tài liệu hoặc không có tài liệu ghi vào phiếu đăng ký).

- Vào sổ giao nhận tài liệu.

Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc

30 phút

10 phút

Sổ giao nhận tài liệu

B8: Phục vụ Đọc tài liệu tại phòng Đọc

- Nhận hồ sơ, tài liệu từ viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu;

- Kiểm tra hồ sơ, tài liệu và bàn giao cho độc giả;

- Phục vụ độc giả tại phòng đọc theo quy định và hướng dẫn nộp phí sử dụng tài liệu theo quy định.

- Thực hiện việc sao tài liệu, bằng phiếu yêu cầu sao tài liệu

- Trường hợp không có kết quả. Soạn văn bản trả lời độc giả.

Độc giả/Viên chức phòng Đọc/Thủ quỹ

Theo số lượng hồ sơ/nhu cầu của độc giả

B9: Kiểm tra và bàn giao về Kho

- Nhận hồ sơ, tài liệu từ độc giả;

- Giao hồ sơ, tài liệu cho viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu.

Viên chức phòng Đọc/ Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu

10 phút

5 phút

Sổ giao nhận tài liệu

4.7.2. Trường hợp: Phục vụ sao và xác thực tài liệu lưu trữ

a) Đối với tài liệu lưu trữ được phép sử dụng rộng rãi (02 ngày làm việc)

B1: Nộp hồ sơ

- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.

- Nộp hồ sơ tại bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả.

Tổ chức, cá nhân

Trong giờ hành chính

B2: Tiếp nhận hồ sơ

- Tiếp độc giả đến sử dụng tài liệu/tiếp nhận thông tin qua cổng Dịch vụ công

- Hướng dẫn độc giả ghi các thông tin vào các phiếu đăng ký sử dụng tài liệu; phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu theo yêu cầu;

Viên chức tiếp nhận

10 phút

10 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

B3: Lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt

- Trình lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt các phiếu;

- Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt

Viên chức tiếp nhận/Lãnh đạo Trung tâm

5 phút

3 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

B4: Tra cứu thông tin và bổ sung ký hiệu lưu trữ

Tra cứu thông tin và bổ sung ký hiệu lưu trữ

- Tra cứu, bổ sung thông tin Ký hiệu lưu trữ đầy đủ cho các phiếu;

- Chuyển phiếu được duyệt sang viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu thực hiện.

Viên chức quản lý thông tin hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc

10 phút

5 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

B5: Giao/nhận hồ sơ tài liệu

- Căn cứ vào các phiếu đăng ký đã được Lãnh đạo Trung tâm duyệt.

- Thực hiện việc tra tìm hồ sơ, tài liệu;

- Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Viên chức tiếp nhận. Ghi đầy đủ thông tin (có tài liệu hoặc không có tài liệu ghi vào phiếu đăng ký).

- Vào sổ giao nhận tài liệu.

- Nhận hồ sơ, tài liệu từ viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu;

- Thực hiện việc sao tài liệu, sao tài liệu đúng số lượng

- Trường hợp không có kết quả. Tuỳ theo hồ sơ, văn bản để soạn văn bản trả lời độc giả.

Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu/Viên chức tiếp nhận

30 phút

10 phút

5 phút

5 phút

30 phút

30 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

B6: Sao, đóng dấu sao và xác thực

- Đóng dấu chứng thực và bản sao; điền đầy đủ thông tin trên dấu.

- Chuyển lại Viên chức tiếp nhận.

Viên chức Văn thư, Thủ quỹ, Tổng hợp

5 phút

3 phút

B7: Trình lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt

- Tiếp nhận lại hồ sơ, tài liệu;

- Trình Lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt.

- Ký xác nhận văn bản, tài liệu chứng thực và văn bản trả lời độc giả từ viên chức tiếp nhận trình ký.

Viên chức tiếp nhận/Lãnh đạo Trung tâm

10 phút

10 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

B8: Bàn giao hồ sơ, tài liệu; hướng dẫn nộp phí sử dụng tài liệu

- Thực hiện việc bàn giao hồ sơ, tài liệu vào kho giữa Viên chức tiếp nhận và Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định;

- Trường hợp độc giả sử dụng bản sao không chứng thực, sau khi có biên lai thu phí bản sao.

- Trả hồ sơ, tài liệu và hướng dẫn độc giả đến nơi thu phí để nộp phí theo quy định.

Viên chức tiếp nhận/ Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu

15 phút

15 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

Kết quả;

B9: Thu phí, đóng dấu Trung tâm và Trả kết quả

- Căn cứ vào các phiếu đăng ký để thu phí;

- Thủ quỹ thực hiện thu phí theo quy định;

- Độc giả nộp phí tại nơi quy định.

- Thực hiện việc thu phí theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ

- Đóng dấu Trung tâm vào hồ sơ, tài liệu cấp bản sao và chứng thực tài liệu.

- Thực hiện việc trả kết quả theo phiếu hẹn cho độc giả tại nơi quy định

Văn thư/ Thủ quỹ, Tổng hợp/ Viên chức tiếp nhận

10 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

B10: Tổng hợp, thống kê nộp phí, lệ phí theo quy định

- Thủ quỹ tổng hợp kinh phí sử dụng tài liệu thông báo cho kế toán;

- Kế toán kiểm tra làm thủ tục nộp phí, lệ phí trình Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt và thực hiện nộp phí theo quy định

- Viên chức Kế toán,

- Viên chức Văn thư, Thủ quỹ, Tổng hợp

30 phút

B11: Lưu hồ sơ

Báo cáo, thống kê và lưu hồ sơ công việc theo quy định

Viên chức tiếp nhận

30 phút

Sổ đăng ký thông tin và sổ cấp bản sao và xác thực tài liệu lưu trữ

b) Đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện (07 ngày làm việc)

B1: Nộp hồ sơ

- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.

- Nộp hồ sơ tại bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả.

Tổ chức, cá nhân

Trong giờ hành chính

B2: Tiếp nhận hồ sơ

- Tiếp độc giả đến sử dụng tài liệu/tiếp nhận thông tin qua cổng Dịch vụ công

- Hướng dẫn độc giả ghi các thông tin vào các phiếu đăng ký sử dụng tài liệu; phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu theo yêu cầu;

Viên chức tiếp nhận

10 phút

10 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

B3: Xin ý kiến phê duyệt

Soạn thảo và gửi Công văn xin ý kiến của cấp có thẩm quyền (Sở Nội vụ) cho phép được sao và xác thực những tài liệu tiếp cận có điều kiện theo yêu cầu của Độc giả

Viên chức tiếp nhận/ Lãnh đạo phòng/ Lãnh đạo Trung tâm

01 ngày làm việc

Công văn xin ý kiến

B4: Cho ý kiến phê duyệt

Sở Nội vụ phê duyệt đối với Công văn xin ý kiến của Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố

Phòng Quản lý Hội và Văn thư lưu trữ, Lãnh đạo Sở Nội vụ

05 ngày làm việc

Văn bản phê duyệt

B5: Lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt

- Sau khi có văn bản phê duyệt của cấp có thẩm quyền, viên chức tiếp nhận trình lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt các phiếu;

- Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt

Viên chức tiếp nhận/Lãnh đạo Trung tâm

5 phút

3 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

B6: Tra cứu thông tin và bổ sung ký hiệu lưu trữ

Tra cứu thông tin và bổ sung ký hiệu lưu trữ

- Tra cứu, bổ sung thông tin Ký hiệu lưu trữ đầy đủ cho các phiếu;

- Chuyển phiếu được duyệt sang viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu thực hiện.

Viên chức quản lý thông tin hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc

10 phút

5 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

B7: Giao/nhận hồ sơ tài liệu

- Căn cứ vào các phiếu đăng ký đã được Lãnh đạo Trung tâm duyệt.

- Thực hiện việc tra tìm hồ sơ, tài liệu;

- Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Viên chức tiếp nhận. Ghi đầy đủ thông tin (có tài liệu hoặc không có tài liệu ghi vào phiếu đăng ký).

- Vào sổ giao nhận tài liệu.

- Nhận hồ sơ, tài liệu từ viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu;

- Thực hiện việc sao tài liệu, sao tài liệu đúng số lượng

- Trường hợp không có kết quả. Tuỳ theo hồ sơ, văn bản để soạn văn bản trả lời độc giả.

Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu/Viên chức tiếp nhận

30 phút

10 phút

5 phút

5 phút

30 phút

30 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

B8: Sao, đóng dấu sao và xác thực

- Đóng dấu chứng thực và bản sao; điền đầy đủ thông tin trên dấu.

- Chuyển lại Viên chức tiếp nhận.

Viên chức Văn thư, Thủ quỹ, Tổng hợp

5 phút

3 phút

B9: Trình lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt

- Tiếp nhận lại hồ sơ, tài liệu;

- Trình Lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt.

- Ký xác nhận văn bản, tài liệu chứng thực và văn bản trả lời độc giả từ viên chức tiếp nhận trình ký.

Viên chức tiếp nhận/Lãnh đạo Trung tâm

10 phút

10 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

B10: Bàn giao hồ sơ, tài liệu; hướng dẫn nộp phí sử dụng tài liệu

- Thực hiện việc bàn giao hồ sơ, tài liệu vào kho giữa Viên chức tiếp nhận và Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định;

- Trường hợp độc giả sử dụng bản sao không chứng thực, sau khi có biên lai thu phí bản sao.

- Trả hồ sơ, tài liệu và hướng dẫn độc giả đến nơi thu phí để nộp phí theo quy định.

Viên chức tiếp nhận/ Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu

15 phút

15 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

Kết quả

B11: Thu phí, đóng dấu Trung tâm và Trả kết quả

- Căn cứ vào các phiếu đăng ký để thu phí;

- Thủ quỹ thực hiện thu phí theo quy định;

- Độc giả nộp phí tại nơi quy định.

- Thực hiện việc thu phí theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ

- Đóng dấu Trung tâm vào hồ sơ, tài liệu cấp bản sao và chứng thực tài liệu.

- Thực hiện việc trả kết quả theo phiếu hẹn cho độc giả tại nơi quy định

Văn thư/ Thủ quỹ, Tổng hợp/ Viên chức tiếp nhận

10 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

Kết quả

B12: Tổng hợp, thống kê nộp phí, lệ phí theo quy định

- Thủ quỹ tổng hợp kinh phí sử dụng tài liệu thông báo cho kế toán;

- Kế toán kiểm tra làm thủ tục nộp phí, lệ phí trình Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt và thực hiện nộp phí theo quy định

- Viên chức Kế toán,

- Viên chức Văn thư, Thủ quỹ, Tổng hợp

30 phút

B13: Lưu hồ sơ

Báo cáo, thống kê và lưu hồ sơ công việc theo quy định

Viên chức tiếp nhận

30 phút

Sổ đăng ký thông tin và sổ cấp bản sao và xác thực tài liệu lưu trữ

5.

Tên mẫu đơn, tờ khai

1. Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ, Phiếu yêu cầu đọc tài liệu.

2. Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu theo mẫu tại phụ lục V, VII ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

6.

Yêu cầu, điều kiện

Độc giả đến sử dụng tài liệu tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh phải xuất trình một trong các giấy tờ sau: thẻ căn cước, thẻ Căn cước công dân, Căn cước điện tử, hộ chiếu hoặc giấy tờ có dán ảnh do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI
TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 1174/QĐ-TTPVHCC

Hà Nội, ngày 14 tháng 8 năm 2025

Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Cục KSTTHC - Văn phòng Chính phủ (để báo cáo);
- Bộ Nội vụ (để báo cáo); 
- Chủ tịch, các PCT UBND Thành phố (để báo cáo);
- Cổng Thông tin điện tử Thành phố;
- Trung tâm PVHCC: GĐ, PGĐ, các phòng HCQT, TCT, KSTTHC, các CN;
- Lưu: VT, SNV, TTPVHCC.

GIÁM ĐỐC

Cù Ngọc Trang

STT

Tên quy trình nội bộ

Ký hiệu

1

Sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước

QT-01

2

Cấp, cấp lại Giấy Chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ

QT-02

3

Công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

QT-03

1.

Mục đích: Quy định về trình tự và cách thức thực hiện TTHC: Sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở thành phố Hà Nội.

2.

Phạm vi:

- Áp dụng đối với các cá nhân, tổ chức (được gọi là Độc giả) có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

- Các viên chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính và các phòng Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố chịu trách nhiệm thực hiện và kiểm soát quy trình này.

3.

Đối tượng: Các cá nhân, tổ chức (được gọi là Độc giả) có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

4.

Nội dung quy trình:

4.1.

Cơ sở pháp lý

- Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21/6/2024 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

- Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số;

- Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 275/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Quyết định số 647/QĐ-BNV ngày 24/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính lĩnh vực Lưu trữ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ;

- Quyết định số 1058/QĐ-TTPVHCC ngày 11/7/2025 của Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố về việc công bố danh mục thủ tục hành chính lĩnh vực Lưu trữ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội.

4.2.

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

1. Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác (trường hợp sử dụng vì mục đích công tác).

x

2. Văn bản liên quan về mục đích sử dụng, đối tượng ưu tiên (nếu có)

x

3. Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ

x

4. Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ hoặc Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ

x

4.3.

Số lượng: 01 bộ

4.4.

Thời gian xử lý:

- 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ;

- 02 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ;

- 07 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ, Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện.

4.5.

Phí/lệ phí: Thu phí theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ

4.6

Cách thức, địa chỉ nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC

- Trực tiếp tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, địa chỉ: số 20 Huỳnh Thúc Kháng, phường Giảng Võ, TP. Hà Nội.

- Qua hệ thống bưu chính: Nơi tiếp nhận đối với các hồ sơ gửi qua bưu chính: Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, địa chỉ: số 20 Huỳnh Thúc Kháng, phường Giảng Võ, Tp. Hà Nội. ĐT: 024.37736748;

- Gửi hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia.

4.7.

Quy trình xử lý công việc

4.7.1. Trường hợp: Phục vụ đọc tài liệu

a) Đối với tài liệu lưu trữ được phép sử dụng rộng rãi (01 ngày làm việc)

Tên bước

Chi tiết

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu

B1: Nộp hồ sơ

- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.

- Nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố hoặc cổng Dịch vụ công quốc gia

Tổ chức, cá nhân

(độc giả)

Trong giờ hành chính

B2: Tiếp nhận hồ sơ

Tiếp nhận thông tin

- Tiếp độc giả đến sử dụng tài liệu hoặc tiếp nhận phiếu yêu cầu trên hệ thống Dịch vụ công quốc gia;

- Hướng dẫn độc giả ghi các thông tin vào các phiếu đăng ký sử dụng tài liệu; phiếu yêu cầu đọc tài liệu;

- Hoặc hướng dẫn bổ sung thông tin (nếu thấy cần thiết)

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố tiếp nhận;

10 phút

5 phút

5 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 2;

B3: Lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt

- Trình lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt các phiếu yêu cầu;

- Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt

Viên chức tiếp nhận/Lãnh đạo Trung tâm

5 phút

3 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 2;

B4: Tra cứu thông tin và bổ sung ký hiệu lưu trữ/Cung cấp thông tin công cụ tra cứu

- Tra cứu, bổ sung thông tin Ký hiệu lưu trữ cho các phiếu yêu cầu;

- Cung cấp công cụ tra cứu để phục vụ độc giả tại phòng Đọc

- Chuyển phiếu được duyệt sang viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu thực hiện.

Viên chức quản lý thông tin hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc

15 phút

5 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 2;

B5: Giao/nhận hồ sơ tài liệu

- Căn cứ vào các phiếu đăng ký đã được Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt.

- Thực hiện việc tra tìm hồ sơ, tài liệu tại Kho Lưu trữ lịch sử

- Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Viên chức tiếp nhận để phục vụ độc giả. Ghi đầy đủ thông tin (có tài liệu hoặc không có tài liệu ghi vào phiếu đăng ký).

- Vào sổ giao nhận tài liệu.

Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc

30 phút

10 phút

Sổ giao nhận tài liệu

B6: Phục vụ Đọc tài liệu tại phòng Đọc

- Nhận hồ sơ, tài liệu từ viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu;

- Kiểm tra hồ sơ, tài liệu và bàn giao cho độc giả;

- Phục vụ độc giả tại phòng đọc theo quy định và hướng dẫn nộp phí sử dụng tài liệu theo quy định.

- Thực hiện việc sao tài liệu, bằng phiếu yêu cầu sao tài liệu

- Trường hợp không có kết quả. Soạn văn bản trả lời độc giả.

Độc giả/Viên chức phòng Đọc/Thủ quỹ

Theo số lượng hồ sơ/nhu cầu của độc giả

B7: Kiểm tra và bàn giao về Kho

- Nhận hồ sơ, tài liệu từ độc giả;

- Giao hồ sơ, tài liệu cho viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu.

Viên chức phòng Đọc/ Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu

10 phút

5 phút

b) Đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện (07 ngày làm việc)

B1: Nộp hồ sơ

- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.

- Nộp hồ sơ tại bộ phận Một cửa Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố hoặc cổng Dịch vụ công

Tổ chức, cá nhân

(độc giả)

Trong giờ hành chính

B2: Tiếp nhận hồ sơ

Tiếp nhận thông tin 

- Tiếp độc giả đến sử dụng tài liệu hoặc tiếp nhận phiếu yêu cầu trên hệ thống Dịch vụ công quốc gia;

- Hướng dẫn độc giả ghi các thông tin vào các phiếu đăng ký sử dụng tài liệu; phiếu yêu cầu đọc tài liệu; Hoặc hướng dẫn bổ sung thông tin (nếu thấy cần thiết)

Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố tiếp nhận;

10 phút

5 phút

5 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 2;

B3: Xin ý kiến phê duyệt

Soạn thảo và gửi Công văn xin ý kiến của các cấp có thẩm quyền cho phép được tiếp cận những tài liệu theo yêu cầu của Độc giả

Viên chức tiếp nhận/ Lãnh đạo phòng/ Lãnh đạo Trung tâm

01 ngày làm việc

Công văn xin ý kiến

B4: Cho ý kiến phê duyệt

Sở Nội vụ phê duyệt đối với Công văn xin ý kiến của Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố

Phòng Quản lý Hội và Văn thư lưu trữ, Lãnh đạo Sở Nội vụ

05 ngày làm việc

Văn bản phê duyệt

B5: Lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt

- Sau khi có văn bản phê duyệt của cấp có thẩm quyền, viên chức tiếp nhận trình lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt các phiếu yêu cầu tiếp cận tài liệu lưu trữ có điều kiện của Độc giả;

- Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt

Viên chức tiếp nhận/Lãnh đạo phòng/Lãnh đạo Trung tâm

5 phút

3 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 2;

B6: Tra cứu thông tin và bổ sung ký hiệu lưu trữ/Cung cấp thông tin công cụ tra cứu

- Tra cứu, bổ sung thông tin Ký hiệu lưu trữ cho các phiếu yêu cầu;

- Cung cấp công cụ tra cứu để phục vụ độc giả tại phòng Đọc

- Chuyển phiếu được duyệt sang viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu thực hiện.

Viên chức quản lý thông tin hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc

30 phút

20 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 2;

B7: Giao/nhận hồ sơ tài liệu

- Căn cứ vào các phiếu đăng ký đã được Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt.

- Thực hiện việc tra tìm hồ sơ, tài liệu tại Kho Lưu trữ lịch sử

- Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Viên chức tiếp nhận để phục vụ độc giả. Ghi đầy đủ thông tin (có tài liệu hoặc không có tài liệu ghi vào phiếu đăng ký).

- Vào sổ giao nhận tài liệu.

Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc

30 phút

10 phút

Sổ giao nhận tài liệu

B8: Phục vụ Đọc tài liệu tại phòng Đọc

- Nhận hồ sơ, tài liệu từ viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu;

- Kiểm tra hồ sơ, tài liệu và bàn giao cho độc giả;

- Phục vụ độc giả tại phòng đọc theo quy định và hướng dẫn nộp phí sử dụng tài liệu theo quy định.

- Thực hiện việc sao tài liệu, bằng phiếu yêu cầu sao tài liệu

- Trường hợp không có kết quả. Soạn văn bản trả lời độc giả.

Độc giả/Viên chức phòng Đọc/Thủ quỹ

Theo số lượng hồ sơ/nhu cầu của độc giả

B9: Kiểm tra và bàn giao về Kho

- Nhận hồ sơ, tài liệu từ độc giả;

- Giao hồ sơ, tài liệu cho viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu.

Viên chức phòng Đọc/ Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu

10 phút

5 phút

Sổ giao nhận tài liệu

4.7.2. Trường hợp: Phục vụ sao và xác thực tài liệu lưu trữ

a) Đối với tài liệu lưu trữ được phép sử dụng rộng rãi (02 ngày làm việc)

B1: Nộp hồ sơ

- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.

- Nộp hồ sơ tại bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả.

Tổ chức, cá nhân

Trong giờ hành chính

B2: Tiếp nhận hồ sơ

- Tiếp độc giả đến sử dụng tài liệu/tiếp nhận thông tin qua cổng Dịch vụ công

- Hướng dẫn độc giả ghi các thông tin vào các phiếu đăng ký sử dụng tài liệu; phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu theo yêu cầu;

Viên chức tiếp nhận

10 phút

10 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

B3: Lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt

- Trình lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt các phiếu;

- Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt

Viên chức tiếp nhận/Lãnh đạo Trung tâm

5 phút

3 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

B4: Tra cứu thông tin và bổ sung ký hiệu lưu trữ

Tra cứu thông tin và bổ sung ký hiệu lưu trữ

- Tra cứu, bổ sung thông tin Ký hiệu lưu trữ đầy đủ cho các phiếu;

- Chuyển phiếu được duyệt sang viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu thực hiện.

Viên chức quản lý thông tin hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc

10 phút

5 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

B5: Giao/nhận hồ sơ tài liệu

- Căn cứ vào các phiếu đăng ký đã được Lãnh đạo Trung tâm duyệt.

- Thực hiện việc tra tìm hồ sơ, tài liệu;

- Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Viên chức tiếp nhận. Ghi đầy đủ thông tin (có tài liệu hoặc không có tài liệu ghi vào phiếu đăng ký).

- Vào sổ giao nhận tài liệu.

- Nhận hồ sơ, tài liệu từ viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu;

- Thực hiện việc sao tài liệu, sao tài liệu đúng số lượng

- Trường hợp không có kết quả. Tuỳ theo hồ sơ, văn bản để soạn văn bản trả lời độc giả.

Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu/Viên chức tiếp nhận

30 phút

10 phút

5 phút

5 phút

30 phút

30 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

B6: Sao, đóng dấu sao và xác thực

- Đóng dấu chứng thực và bản sao; điền đầy đủ thông tin trên dấu.

- Chuyển lại Viên chức tiếp nhận.

Viên chức Văn thư, Thủ quỹ, Tổng hợp

5 phút

3 phút

B7: Trình lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt

- Tiếp nhận lại hồ sơ, tài liệu;

- Trình Lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt.

- Ký xác nhận văn bản, tài liệu chứng thực và văn bản trả lời độc giả từ viên chức tiếp nhận trình ký.

Viên chức tiếp nhận/Lãnh đạo Trung tâm

10 phút

10 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

B8: Bàn giao hồ sơ, tài liệu; hướng dẫn nộp phí sử dụng tài liệu

- Thực hiện việc bàn giao hồ sơ, tài liệu vào kho giữa Viên chức tiếp nhận và Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định;

- Trường hợp độc giả sử dụng bản sao không chứng thực, sau khi có biên lai thu phí bản sao.

- Trả hồ sơ, tài liệu và hướng dẫn độc giả đến nơi thu phí để nộp phí theo quy định.

Viên chức tiếp nhận/ Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu

15 phút

15 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

Kết quả;

B9: Thu phí, đóng dấu Trung tâm và Trả kết quả

- Căn cứ vào các phiếu đăng ký để thu phí;

- Thủ quỹ thực hiện thu phí theo quy định;

- Độc giả nộp phí tại nơi quy định.

- Thực hiện việc thu phí theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ

- Đóng dấu Trung tâm vào hồ sơ, tài liệu cấp bản sao và chứng thực tài liệu.

- Thực hiện việc trả kết quả theo phiếu hẹn cho độc giả tại nơi quy định

Văn thư/ Thủ quỹ, Tổng hợp/ Viên chức tiếp nhận

10 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

B10: Tổng hợp, thống kê nộp phí, lệ phí theo quy định

- Thủ quỹ tổng hợp kinh phí sử dụng tài liệu thông báo cho kế toán;

- Kế toán kiểm tra làm thủ tục nộp phí, lệ phí trình Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt và thực hiện nộp phí theo quy định

- Viên chức Kế toán,

- Viên chức Văn thư, Thủ quỹ, Tổng hợp

30 phút

B11: Lưu hồ sơ

Báo cáo, thống kê và lưu hồ sơ công việc theo quy định

Viên chức tiếp nhận

30 phút

Sổ đăng ký thông tin và sổ cấp bản sao và xác thực tài liệu lưu trữ

b) Đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện (07 ngày làm việc)

B1: Nộp hồ sơ

- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.

- Nộp hồ sơ tại bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả.

Tổ chức, cá nhân

Trong giờ hành chính

B2: Tiếp nhận hồ sơ

- Tiếp độc giả đến sử dụng tài liệu/tiếp nhận thông tin qua cổng Dịch vụ công

- Hướng dẫn độc giả ghi các thông tin vào các phiếu đăng ký sử dụng tài liệu; phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu theo yêu cầu;

Viên chức tiếp nhận

10 phút

10 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

B3: Xin ý kiến phê duyệt

Soạn thảo và gửi Công văn xin ý kiến của cấp có thẩm quyền (Sở Nội vụ) cho phép được sao và xác thực những tài liệu tiếp cận có điều kiện theo yêu cầu của Độc giả

Viên chức tiếp nhận/ Lãnh đạo phòng/ Lãnh đạo Trung tâm

01 ngày làm việc

Công văn xin ý kiến

B4: Cho ý kiến phê duyệt

Sở Nội vụ phê duyệt đối với Công văn xin ý kiến của Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố

Phòng Quản lý Hội và Văn thư lưu trữ, Lãnh đạo Sở Nội vụ

05 ngày làm việc

Văn bản phê duyệt

B5: Lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt

- Sau khi có văn bản phê duyệt của cấp có thẩm quyền, viên chức tiếp nhận trình lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt các phiếu;

- Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt

Viên chức tiếp nhận/Lãnh đạo Trung tâm

5 phút

3 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

B6: Tra cứu thông tin và bổ sung ký hiệu lưu trữ

Tra cứu thông tin và bổ sung ký hiệu lưu trữ

- Tra cứu, bổ sung thông tin Ký hiệu lưu trữ đầy đủ cho các phiếu;

- Chuyển phiếu được duyệt sang viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu thực hiện.

Viên chức quản lý thông tin hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc

10 phút

5 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

B7: Giao/nhận hồ sơ tài liệu

- Căn cứ vào các phiếu đăng ký đã được Lãnh đạo Trung tâm duyệt.

- Thực hiện việc tra tìm hồ sơ, tài liệu;

- Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Viên chức tiếp nhận. Ghi đầy đủ thông tin (có tài liệu hoặc không có tài liệu ghi vào phiếu đăng ký).

- Vào sổ giao nhận tài liệu.

- Nhận hồ sơ, tài liệu từ viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu;

- Thực hiện việc sao tài liệu, sao tài liệu đúng số lượng

- Trường hợp không có kết quả. Tuỳ theo hồ sơ, văn bản để soạn văn bản trả lời độc giả.

Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu/Viên chức tiếp nhận

30 phút

10 phút

5 phút

5 phút

30 phút

30 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

B8: Sao, đóng dấu sao và xác thực

- Đóng dấu chứng thực và bản sao; điền đầy đủ thông tin trên dấu.

- Chuyển lại Viên chức tiếp nhận.

Viên chức Văn thư, Thủ quỹ, Tổng hợp

5 phút

3 phút

B9: Trình lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt

- Tiếp nhận lại hồ sơ, tài liệu;

- Trình Lãnh đạo Phòng thẩm định, Lãnh đạo Trung tâm ký phê duyệt.

- Ký xác nhận văn bản, tài liệu chứng thực và văn bản trả lời độc giả từ viên chức tiếp nhận trình ký.

Viên chức tiếp nhận/Lãnh đạo Trung tâm

10 phút

10 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

B10: Bàn giao hồ sơ, tài liệu; hướng dẫn nộp phí sử dụng tài liệu

- Thực hiện việc bàn giao hồ sơ, tài liệu vào kho giữa Viên chức tiếp nhận và Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định;

- Trường hợp độc giả sử dụng bản sao không chứng thực, sau khi có biên lai thu phí bản sao.

- Trả hồ sơ, tài liệu và hướng dẫn độc giả đến nơi thu phí để nộp phí theo quy định.

Viên chức tiếp nhận/ Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu

15 phút

15 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

Kết quả

B11: Thu phí, đóng dấu Trung tâm và Trả kết quả

- Căn cứ vào các phiếu đăng ký để thu phí;

- Thủ quỹ thực hiện thu phí theo quy định;

- Độc giả nộp phí tại nơi quy định.

- Thực hiện việc thu phí theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ

- Đóng dấu Trung tâm vào hồ sơ, tài liệu cấp bản sao và chứng thực tài liệu.

- Thực hiện việc trả kết quả theo phiếu hẹn cho độc giả tại nơi quy định

Văn thư/ Thủ quỹ, Tổng hợp/ Viên chức tiếp nhận

10 phút

Mẫu số 1;

Mẫu số 3;

Kết quả

B12: Tổng hợp, thống kê nộp phí, lệ phí theo quy định

- Thủ quỹ tổng hợp kinh phí sử dụng tài liệu thông báo cho kế toán;

- Kế toán kiểm tra làm thủ tục nộp phí, lệ phí trình Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt và thực hiện nộp phí theo quy định

- Viên chức Kế toán,

- Viên chức Văn thư, Thủ quỹ, Tổng hợp

30 phút

B13: Lưu hồ sơ

Báo cáo, thống kê và lưu hồ sơ công việc theo quy định

Viên chức tiếp nhận

30 phút

Sổ đăng ký thông tin và sổ cấp bản sao và xác thực tài liệu lưu trữ

5.

Tên mẫu đơn, tờ khai

1. Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ, Phiếu yêu cầu đọc tài liệu.

2. Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu theo mẫu tại phụ lục V, VII ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

6.

Yêu cầu, điều kiện

Độc giả đến sử dụng tài liệu tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh phải xuất trình một trong các giấy tờ sau: thẻ căn cước, thẻ Căn cước công dân, Căn cước điện tử, hộ chiếu hoặc giấy tờ có dán ảnh do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

XÉT DUYỆT CỦA GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TP

............., ngày …… tháng ...... năm …
Người đăng ký
(ký, ghi rõ họ tên)

Stt

Tên phông/khối tài liệu, mục lục số

Ký hiệu hồ sơ/tài liệu

Tiêu đề hồ sơ/tài liệu

XÉT DUYỆT CỦA GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TP

Ý kiến của phòng Đọc

Hà Nội, ngày   tháng   năm
Người yêu cầu
(Ký, ghi rõ họ tên)

Stt

Tên phông hoặc khối tài liệu

Ký hiệu hồ sơ/tài liệu

Tên văn bản/tài liệu

Từ tờ đến tờ

Tổng số

Hình thức xác thực

Định dạng bản sao

XÉT DUYỆT CỦA GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TP

Ý kiến của Phòng Đọc

Hà Nội, ngày   tháng   năm
Người yêu cầu
(Ký, ghi rõ họ tên)

1

Mục đích: Quy định trình tự và cách thức thẩm định cấp, cấp lại Giấy Chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.

2

Phạm vi

Áp dụng đối với tổ chức có nhu cầu cấp, cấp lại Giấy Chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.

3

Đối tượng

Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức, Doanh nghiệp.

Cán bộ, công chức thuộc phòng Quản lý Hội và Văn thư, lưu trữ; cán bộ, công chức, người lao động thuộc Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố và các phòng có liên quan thuộc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm thực hiện và kiểm soát quy trình này.

4

Nội dung quy trình

4.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 12 tháng 6 năm 2024;

- Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

- Quyết định số 647/QĐ-BNV ngày 24/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính tại lĩnh vực Lưu trữ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ;

- Quyết định số 1058/QĐ-TTPVHCC ngày 11/7/2025 của Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố về việc công bố danh mục thủ tục hành chính lĩnh vực Lưu trữ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội.

4.2

Thành phần hồ sơ

Bản gốc

Bản chính

Bản sao

1. Hồ sơ đề nghị cấp lần đầu

a) Cấp Giấy Chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ về kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác, hồ sơ gồm:

- Đơn đề nghị cấp Giấy Chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh (theo mẫu)

x

- Bản sao hợp lệ (bao gồm bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao chứng thực điện tử hoặc bản sao đối chiếu với bản chính) giấy chứng nhận hoặc giấy phép tương đương với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp lệ khác theo quy định của pháp luật về đầu tư và pháp luật về doanh nghiệp (nếu có)

x

- Bản thuyết minh đáp ứng hạ tầng kỹ thuật (theo mẫu)

x

- Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình theo quy định của pháp luật về xây dựng

x

Hoặc bản sao

- Bản vẽ hoàn công hạng mục công trình xây dựng khu vực kho bảo quản tài liệu, hệ thống điện, nước liên quan

x

Hoặc bản sao

- Văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu phòng cháy, chữa cháy của cơ quan quản lý về phòng cháy, chữa cháy

x

Hoặc bản sao

- Danh mục các thiết bị bảo vệ, bảo quản theo quy định tại khoản 4 Điều 10 Nghị định 113/2025/NĐ- CP

x

Hoặc bản sao

- Danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ (theo mẫu)

x

b) Cấp Giấy Chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ về kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, hồ sơ gồm:

- Đơn đề nghị cấp Giấy Chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh (theo mẫu)

x

- Bản sao hợp lệ (bao gồm bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao chứng thực điện tử hoặc bản sao đối chiếu với bản chính) giấy chứng nhận hoặc giấy phép tương đương với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp lệ khác theo quy định của pháp luật về đầu tư và pháp luật về doanh nghiệp (nếu có)

x

- Bản thuyết minh đáp ứng hạ tầng kỹ thuật (theo mẫu)

x

- Giấy chứng nhận đăng ký cung cấp dịch vụ viễn thông đáp ứng kinh doanh dịch vụ trung tâm dữ liệu cho cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định của pháp luật về viễn thông

x

Hoặc bản sao

- Danh mục thiết bị công nghệ thông tin

x

Hoặc bản sao

- Danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo (theo mẫu)

x

2. Hồ sơ đề nghị cấp lại

2.1. Trường hợp thay đổi tên doanh nghiệp được cấp phép theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp; thay đổi nhân sự chịu trách nhiệm trước pháp luật, hồ sơ gồm:

- Đơn đề nghị cấp lại Giấy Chứng nhận (theo mẫu)

x

- Bản sao hợp lệ (bao gồm bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao chứng thực điện tử hoặc bản sao đối chiếu với bản chính) giấy chứng nhận hoặc giấy phép tương đương với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp lệ khác theo quy định của pháp luật về đầu tư và pháp luật về doanh nghiệp (nếu có)

x

2.2. Trường hợp Giấy chứng nhận bị sai thông tin, bị hư hại không còn sử dụng được hoặc không xác thực được, hồ sơ gồm:

- Đơn đề nghị cấp lại Giấy Chứng nhận (theo mẫu)

x

- Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ đã được cấp

x

Trường hợp Giấy chứng nhận bị mất, hồ sơ gồm:

Đơn đề nghị cấp lại Giấy Chứng nhận (theo mẫu)

x

2.3. Trường hợp thay đổi lĩnh vực hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trữ, gồm:

a) Trường hợp kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác, hồ sơ gồm:

- Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận (theo mẫu)

x

- Bản thuyết minh đáp ứng hạ tầng kỹ thuật (theo mẫu)

x

- Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình theo quy định của pháp luật về xây dựng

x

Hoặc bản sao

- Bản vẽ hoàn công hạng mục công trình xây dựng khu vực kho bảo quản tài liệu, hệ thống điện liên quan, hệ thống nước liên quan

x

Hoặc bản sao

- Văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu phòng cháy, chữa cháy của cơ quan quản lý về phòng cháy, chữa cháy

x

Hoặc bản sao

- Danh mục các thiết bị bảo vệ, bảo quản theo quy định tại khoản 4 Điều 10 Nghị định số 113/2025/NĐ-CP

x

Hoặc bản sao

- Danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ (theo mẫu)

x

b) Trường hợp kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, hồ sơ gồm:

- Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận (theo mẫu)

x

- Giấy chứng nhận đăng ký cung cấp dịch vụ viễn thông đáp ứng kinh doanh dịch vụ trung tâm dữ liệu cho cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định của pháp luật về viễn thông

x

Hoặc bản sao

- Danh mục thiết bị công nghệ thông tin

x

Hoặc bản sao

- Danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ (theo mẫu)

x

4.3

Số lượng hồ sơ

01 bộ

4.4

Thời gian xử lý

- Đối với trường hợp cấp lần đầu: 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ và nội dung tài liệu trong hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện.

- Đối với trường hợp cấp lại: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ và nội dung tài liệu trong hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện.

4.5

Lệ phí: Không có

4.6

Cách thức, địa chỉ nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC

- Trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố - Chi nhánh số 02, địa chỉ: số 85 Dịch Vọng Hậu, phường Cầu Giấy, TP. Hà Nội.

- Thông qua dịch vụ Bưu chính công ích.

- Trực tuyến tại Cổng dịch vụ công quốc gia.

4.7

Quy trình xử lý công việc

a)

Trường hợp cấp lần đầu Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ

Tên bước

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/ Kết quả

B1: Nộp hồ sơ

Tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu chuẩn bị và nộp đầy đủ hồ sơ theo quy định tại mục 4.2 về Chi nhánh số 02 Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố (CN 02 TTPVHCCTP) theo một trong các hình thức sau:

1. Nộp trực tiếp tại CN 02 TTPVHCCTP.

2. Gửi qua dịch vụ chuyển phát đến CN 02 TTPVHCCTP.

3. Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia

Tổ chức, doanh nghiệp

Giờ hành chính

Thành phần hồ sơ theo mục 4.2

B2: Tiếp nhận và bàn giao hồ sơ

Cán bộ, công chức CN 02 TTPVHCC TP tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, doanh nghiệp có trách nhiệm xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ:

1. Trường hợp hồ sơ của tổ chức chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định, cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đại diện tổ chức bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định và nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (theo mẫu).

2. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định; cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ và lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (theo mẫu)

Cán bộ, công chức Chi nhánh số 02 TTPVHCTP

1/2 ngày làm việc

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

Bàn giao hồ sơ:

1. Trường hợp hồ sơ nhận trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính; cán bộ, công chức Chi nhánh số 02 TTPVHCC TP thực hiện các nội dung sau:

- Ký số hồ sơ đề nghị theo quy định;

- Hướng dẫn tổ chức gửi hồ sơ qua Hệ thống dịch vụ công quốc gia.

- In Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và bàn giao hồ sơ về phòng chuyên môn Sở Nội vụ (qua dịch vụ bưu chính)

- Tích chuyển hồ sơ trên hệ thống đến Lãnh đạo phòng chuyên môn để phân công thực hiện.

2. Trường hợp nhận hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia: Cán bộ, công chức Chi nhánh số 02 TTPVHCC TP tích chuyển trên hệ thống đến Lãnh đạo phòng chuyên môn để phân công thực hiện.

B3: Lãnh đạo phòng phân công

Sau khi tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống dịch vụ công quốc gia, Lãnh đạo phòng chuyên môn tích chuyển trên hệ thống đến cán bộ, công chức phòng để thực hiện.

Lãnh đạo Phòng Quản lý Hội và Văn thư, lưu trữ, Sở Nội vụ

1/2 ngày làm việc

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B4: Thẩm định hồ sơ

Công chức phòng chuyên môn thẩm định hồ sơ:

1. Trường hợp thành phần hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ: dự thảo văn bản thông báo về việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (theo mẫu) để trình Lãnh đạo phòng, Lãnh đạo Sở ký, chuyển Chi nhánh số 02 TTPVHCCTP để gửi cho tổ chức.

2. Trường hợp hồ sơ hợp lệ nhưng nội dung tài liệu trong hồ sơ không đáp ứng đầy đủ điều kiện: dự thảo văn bản thông báo về việc từ chối cấp Giấy chứng nhận (nêu rõ lý do) để trình Lãnh đạo phòng, Lãnh đạo Sở ký, chuyển Chi nhánh số 02 TTPVHCCTP để gửi cho tổ chức.

3. Trường hợp hồ sơ quá hạn giải quyết, trong thời gian chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn, cán bộ, công chức phòng chuyên môn dự thảo Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (theo mẫu), trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả để trình Lãnh đạo phòng, Lãnh đạo Sở ký, chuyển Chi nhánh TTPVHCCTP số 02 để trả cho tổ chức.

Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần.

4. Trường hợp hồ sơ hợp lệ và nội dung tài liệu trong hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện: công chức thực hiện theo Bước 5.

Việc phản hồi tới tổ chức, cá nhân thông qua Chi nhánh số 02 TTPVHCCTP

Công chức thẩm định; Lãnh đạo phòng xem xét, trình lãnh đạo Sở; lãnh đạo Sở xem xét, ký văn bản (nếu có)

05 ngày làm việc

Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ;

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B5: Lấy ý kiến

1. Thẩm định, lấy ý kiến các cơ quan, đơn vị có liên quan (nếu có).

2. Công chức dự thảo văn bản trình Lãnh đạo Phòng xét duyệt dự thảo văn bản, ký nháy trình Lãnh đạo Sở.

Công chức thụ lý hồ sơ/ Lãnh đạo Phòng

02 ngày làm việc

Văn bản (gửi kèm hồ sơ)

B6: Lãnh đạo Sở phê duyệt

Lãnh đạo Sở phê duyệt

Lãnh đạo Sở Nội vụ

01 ngày làm việc

B7: Phát hành và chuyển kết quả

Đóng dấu phát hành văn bản; chuyển kết quả cho Chi nhánh số 02 TTPVHCCTP (Bản giấy chuyển qua dịch vụ bưu chính), đồng thời, công chức phòng chuyên môn thao tác hoàn thiện hồ sơ trên Hệ thống dịch vụ công quốc gia và thực hiện lưu trữ hồ sơ.

Văn thư Sở; Công chức Phòng chuyên môn Sở Nội vụ

01 ngày làm việc

Quyết định/Giấy chứng nhận

B8: Trả kết quả

Cán bộ, công chức Chi nhánh số 02 TTPVHCCTP trả kết quả cho tổ chức.

Cán bộ, công chức Chi nhánh số 02 TTPVHCCTP

Giờ hành chính

Quyết định/Giấy chứng nhận

b)

Trường hợp cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ

B1: Nộp hồ sơ

Tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu chuẩn bị và nộp đầy đủ hồ sơ theo quy định tại mục 4.2 về Chi nhánh số 02 Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố (CN 02 TTPVHCCTP) theo một trong các hình thức sau:

1. Nộp trực tiếp tại CN 02 TTPVHCCTP.

2. Gửi qua dịch vụ chuyển phát đến CN 02 TTPVHCCTP.

3. Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia

Tổ chức, doanh nghiệp

Giờ hành chính

Thành phần hồ sơ theo mục 4.2

B2: Tiếp nhận và bàn giao hồ sơ

1. Trường hợp hồ sơ nhận trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính; cán bộ, công chức Chi nhánh số 02 TTPVHCCTP thực hiện các nội dung sau:

- Ký số hồ sơ đề nghị theo quy định;

- Hướng dẫn tổ chức gửi hồ sơ qua dịch vụ công quốc gia;

- In Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và bàn giao hồ sơ về phòng chuyên môn Sở Nội vụ (qua dịch vụ bưu chính);

- Tích chuyển hồ sơ trên hệ thống đến Lãnh đạo phòng chuyên môn để phân công thực hiện.

2. Trường hợp nhận hồ sơ trực tuyến qua cổng dịch vụ công quốc gia: Cán bộ, công chức Chi nhánh số 02 TTPVHCCTP tích chuyển trên hệ thống đến Lãnh đạo phòng chuyên môn để phân công thực hiện.

Cán bộ, công chức Chi nhánh số 02 TTPVHCTP

02 giờ làm việc

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

B3: Lãnh đạo phòng phân công

Sau khi tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống dịch vụ công, Lãnh đạo phòng chuyên môn tích chuyển trên hệ thống đến cán bộ, công chức phòng để thực hiện.

Lãnh đạo Phòng Quản lý Hội và Văn thư, lưu trữ, Sở Nội vụ

02 giờ làm việc

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B4: Thẩm định hồ sơ

Công chức phòng chuyên môn thẩm định hồ sơ:

1. Trường hợp thành phần hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ: dự thảo văn bản thông báo về việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (theo mẫu) để trình Lãnh đạo phòng, Lãnh đạo Sở ký, chuyển Chi nhánh số 02 TTPVHCCTP để gửi cho tổ chức.

2. Trường hợp hồ sơ hợp lệ nhưng nội dung tài liệu trong hồ sơ không đáp ứng đầy đủ điều kiện: dự thảo văn bản thông báo về việc từ chối cấp Giấy chứng nhận (nêu rõ lý do) để trình Lãnh đạo phòng, Lãnh đạo Sở ký, chuyển Chi nhánh số 02 TTPVHCCTP để gửi cho tổ chức.

3. Trường hợp hồ sơ quá hạn giải quyết, trong thời gian chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn, cán bộ, công chức phòng chuyên môn dự thảo Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (theo mẫu), trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả để trình Lãnh đạo phòng, Lãnh đạo Sở ký, chuyển Chi nhánh TTPVHCCTP số 02 để trả cho tổ chức.

Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần. 4. Trường hợp hồ sơ hợp lệ và nội dung tài liệu trong hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện: công chức dự thảo văn bản và thực hiện theo Bước 5.

Việc phản hồi tới tổ chức, cá nhân thông qua Chi nhánh số 02 TTPVHCCTP

Công chức thẩm định; Lãnh đạo phòng xem xét, trình lãnh đạo Sở; lãnh đạo Sở xem xét, ký văn bản (nếu có)

10 giờ làm việc

Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ;

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B5: Lãnh đạo Sở phê duyệt

Lãnh đạo Sở phê duyệt.

Lãnh đạo Sở Nội vụ

08 giờ làm việc

Quyết định/Giấy chứng nhận

B6: Phát hành và chuyển kết quả

Đóng dấu phát hành văn bản; chuyển kết quả cho Chi nhánh số 02 TTPVHCCTP (bản giấy qua dịch vụ bưu chính), đồng thời công chức phòng chuyên môn thao tác hoàn thiện hồ sơ trên Hệ thống dịch vụ công quốc gia và thực hiện lưu trữ hồ sơ.

Văn thư Sở; Công chức Phòng chuyên môn Sở Nội vụ

02 giờ làm việc

Quyết định/Giấy chứng nhận

B7: Trả kết quả

Cán bộ, công chức Chi nhánh số 02 TTPVHCCTP trả kết quả cho tổ chức.

Cán bộ, công chức Chi nhánh số 02 TTPVHCCTP

Giờ hành chính

Quyết định/Giấy chứng nhận

5.

Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

- Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác (theo mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 113/2025/NĐ-CP).

- Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác (theo mẫu số 04 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 113/2025/NĐ-CP).

- Bản thuyết minh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác (theo mẫu số 05 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 113/2025/NĐ-CP).

- Bản thuyết minh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ (theo mẫu số 06 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 113/2025/NĐ-CP).

- Danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ (theo mẫu số 07 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 113/2025/NĐ-CP).

6.

Yêu cầu, điều kiện

5.1. Đối với cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ

a) Đối với kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác:

- Là doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp;

- Có hạ tầng kỹ thuật đáp ứng quy định tại Điều 8, Điều 10 Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ và đặt tại Việt Nam để phục vụ thanh tra, kiểm tra, lưu trữ, cung cấp thông tin khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền và giải quyết khiếu nại của tổ chức, cá nhân về bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác theo yêu cầu của pháp luật.

- Có tối thiểu 01 nhân sự phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ có chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại một địa điểm lắp đặt hạ tầng kỹ thuật của kho lưu trữ.

b) Đối với kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ:

- Là doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp.

- Có hạ tầng kỹ thuật đáp ứng yêu cầu kinh doanh dịch vụ trung tâm dữ liệu theo quy định của pháp luật về viễn thông và đặt tại Việt Nam để phục vụ thanh tra, kiểm tra, lưu trữ, cung cấp thông tin khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền và giải quyết khiếu nại của tổ chức, cá nhân về lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của pháp luật.

- Có tối thiểu 01 nhân sự phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ có chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại một địa điểm lắp đặt hạ tầng kỹ thuật của kho lưu trữ số.

- Có biện pháp bảo vệ, bảo đảm an toàn vật lý khu vực lắp đặt hạ tầng kỹ thuật 24/7.

5.2. Đối với cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ được cấp lại trong các trường hợp sau đây:

- Thay đổi tên doanh nghiệp được cấp phép theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp.

- Thay đổi nhân sự chịu trách nhiệm trước pháp luật.

- Thay đổi lĩnh vực hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trữ.

- Giấy chứng nhận bị sai thông tin, bị hư hại không còn sử dụng được hoặc không xác thực được.

- Giấy chứng nhận bị mất.

TÊN TỔ CHỨC KINH DOANH
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

……., ngày … tháng … năm ……

a) Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác

□

b) Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

□

1

Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận hoặc giấy phép tương đương với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp lệ khác theo quy định của pháp luật về đầu tư và pháp luật  về doanh nghiệp (nếu có)



2

Bản thuyết minh đáp ứng hạ tầng kỹ thuật



3

Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình



4

Bản vẽ hoàn công hạng mục công trình xây dựng khu vực kho bảo quản tài liệu, hệ thống điện liên quan, hệ thống nước liên quan



5

Văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu phòng cháy, chữa cháy của cơ quan quản lý về phòng cháy, chữa cháy



6

Danh mục các thiết bị bảo vệ, bảo quản



7

Danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ



8

Các tài liệu liên quan khác (nếu có) ………………………………………………………………………………………….



1

Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận hoặc giấy phép tương đương với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp lệ khác theo quy định của pháp luật về đầu tư và pháp luật về doanh nghiệp (nếu có)



2

Bản thuyết minh đáp ứng hạ tầng kỹ thuật



3

Giấy chứng nhận đăng ký cung cấp dịch vụ viễn thông đáp ứng kinh doanh dịch vụ trung tâm dữ liệu do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định của pháp luật về viễn thông



4

Danh mục thiết bị công nghệ thông tin



5

Danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ



6

Các tài liệu liên quan khác (nếu có) ………………………………………………………………………………………..



ĐẠI DIỆN TỔ CHỨC KINH DOANH
(Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của tổ chức)

TÊN TỔ CHỨC KINH DOANH
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

……., ngày … tháng … năm ……

1

Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận hoặc giấy phép tương đương với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp lệ khác theo quy định của pháp luật về đầu tư và pháp luật về doanh nghiệp (nếu có)



2

Các tài liệu liên quan khác (nếu có) ……………………………………………………………………………………



1

Bản thuyết minh đáp ứng hạ tầng kỹ thuật



2

Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình



3

Bản vẽ hoàn công hạng mục công trình xây dựng khu vực kho bảo quản tài liệu, hệ thống điện liên quan, hệ thống nước liên quan



4

Văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu phòng cháy, chữa cháy của cơ quan quản lý về phòng cháy, chữa cháy



5

Danh mục các thiết bị bảo vệ, bảo quản



6

Danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ



7

Các tài liệu liên quan khác (nếu có)



1

Bản thuyết minh đáp ứng hạ tầng kỹ thuật



2

Giấy chứng nhận đăng ký cung cấp dịch vụ viễn thông đáp ứng kinh doanh dịch vụ trung tâm dữ liệu do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định của pháp luật về viễn thông



3

Danh mục thiết bị công nghệ thông tin



4

Danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ



5

Các tài liệu liên quan khác (nếu có) ……………………………………………………………………………………….



1

Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ đã được cấp



2

Các tài liệu liên quan khác (nếu có)



- Cổng Dịch vụ công quốc gia

- Trực tiếp về cơ quan tiếp nhận qua bộ phận một cửa

- Thông qua dịch vụ bưu chính công ích







ĐẠI DIỆN TỔ CHỨC KINH DOANH
(Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của tổ chức)

TÊN TỔ CHỨC KINH DOANH
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

……., ngày … tháng … năm ……

ĐẠI DIỆN TỔ CHỨC KINH DOANH
(Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của tổ chức)

TÊN TỔ CHỨC KINH DOANH
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

……., ngày … tháng … năm ……

ĐẠI DIỆN TỔ CHỨC KINH DOANH
(Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của tổ chức)

TÊN TỔ CHỨC KINH DOANH
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

……., ngày … tháng … năm ……

Số TT

Họ và tên

Năm sinh

Số CCCD/ căn cước

Chức vụ

Trình độ chuyên môn

Số Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Ghi chú

Nam

Nữ

ĐẠI DIỆN TỔ CHỨC KINH DOANH
(Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của tổ chức)

1

Mục đích: Quy định trình tự và cách thức công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với tài liệu lưu trữ tư và tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố.

2

Phạm vi

Áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, công dân có nhu cầu công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt.

3

Đối tượng

Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Cán bộ, công chức thuộc phòng Quản lý Hội và Văn thư, lưu trữ; cán bộ, công chức, người lao động thuộc Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố và các phòng có liên quan thuộc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm thực hiện và kiểm soát quy trình này.

4

Nội dung quy trình

4.1

Cơ sở pháp lý

- Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 12 tháng 6 năm 2024;

- Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

- Quyết định số 647/QĐ-BNV ngày 24/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính tại lĩnh vực Lưu trữ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ.

- Quyết định số 1058/QĐ-TTPVHCC ngày 11/7/2025 của Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố về việc công bố danh mục thủ tục hành chính lĩnh vực Lưu trữ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội.

4.2

Thành phần hồ sơ

Bản gốc

Bản chính

Bản sao

a) Văn bản đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt của cơ quan, tổ chức hoặc đơn đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt của cá nhân (theo mẫu)

x

b) Bản thuyết minh tài liệu lưu trữ (theo mẫu)

x

c) Bản sao hoặc ảnh chụp tài liệu lưu trữ thể hiện được các thông tin cơ bản của tài liệu.

x

d) Tư liệu, tài liệu khác chứng minh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ (nếu có)

x

Hoặc bản sao

4.3

Số lượng hồ sơ

01 bộ

4.4

Thời gian xử lý

60 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định.

4.5

Lệ phí: Không có

4.6

Cách thức, địa chỉ nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC

- Trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố

- Chi nhánh số 02, địa chỉ: số 85 Dịch Vọng Hậu, phường Cầu Giấy, TP. Hà Nội. - Thông qua dịch vụ Bưu chính công ích.

- Trực tuyến tại Cổng dịch vụ công quốc gia.

4.7

Quy trình xử lý công việc

Tên bước

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/ Kết quả

B1: Nộp hồ sơ

Cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu chuẩn bị và nộp đầy đủ hồ sơ theo quy định tại mục 4.2 về Chi nhánh số 02 Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố (CN 02 TTPVHCCTP) theo một trong các hình thức sau:

1. Nộp trực tiếp tại CN 02 TTPVHCCTP.

2. Gửi qua dịch vụ chuyển phát đến CN 02 TTPVHCCTP.

3. Nộp hồ sơ trực tuyến qua Hệ thống Dịch vụ công quốc gia

Cơ quan, tổ chức, cá nhân

Giờ hành chính

Thành phần hồ sơ theo mục 4.2

B2: Tiếp nhận và bàn giao hồ sơ

Tiếp nhận hồ sơ:

Cán bộ, công chức CN 02 TTPVHCC TP tiếp nhận hồ sơ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ:

1. Trường hợp hồ sơ của cơ quan, tổ chức, cá nhân chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định; cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đại diện cơ quan, tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định và nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (theo mẫu).

2. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định; cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ và lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả (theo mẫu)

Cán bộ, công chức Chi nhánh số 02 TTPVHCTP

1/2 ngày

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

Bàn giao hồ sơ:

1. Trường hợp hồ sơ nhận trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính; cán bộ, công chức Chi nhánh số 02 TTPVHCCTP thực hiện các nội dung sau:

- Ký số hồ sơ đề nghị theo quy định;

- Hướng dẫn cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi hồ sơ qua Hệ thống dịch vụ công quốc gia;

- In Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và bàn giao hồ sơ về phòng chuyên môn Sở Nội vụ (qua dịch vụ bưu chính);

- Tích chuyển hồ sơ trên hệ thống đến Lãnh đạo phòng chuyên môn để phân công thực hiện.

2. Trường hợp nhận hồ sơ trực tuyến qua Hệ thống dịch vụ công quốc gia: Cán bộ, công chức Chi nhánh số 02 TTPVHCCTP tích chuyển trên hệ thống đến Lãnh đạo phòng chuyên môn để phân công thực hiện.

1/2 ngày

B3: Lãnh đạo phòng phân công

Lãnh đạo phòng chuyên môn: Sau khi tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống dịch vụ công quốc gia, Lãnh đạo phòng chuyên môn tích chuyển trên hệ thống đến cán bộ, công chức phòng để thực hiện.

Lãnh đạo Phòng Quản lý Hội và Văn thư, lưu trữ, Sở Nội vụ

01 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B4: Thẩm định hồ sơ

Công chức phòng chuyên môn thẩm định hồ sơ:

1. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác: dự thảo văn bản thông báo về việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (theo mẫu) để trình Lãnh đạo phòng, Lãnh đạo Sở ký, chuyển Chi nhánh số 02 TTPVHCCTP để gửi cho cơ quan, tổ chức, cá nhân.

2. Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện: dự thảo văn bản thông báo về việc từ chối nhận hồ sơ (nêu rõ lý do) để trình Lãnh đạo phòng, Lãnh đạo Sở ký, chuyển Chi nhánh số 02 TTPVHCCTP để gửi cho tổ chức.

3. Trường hợp hồ sơ quá hạn giải quyết, trong thời gian chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn, cán bộ, công chức phòng chuyên môn dự thảo Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (theo mẫu), trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả để trình Lãnh đạo phòng, Lãnh đạo Sở ký, chuyển Chi nhánh TTPVHCCTP số 02 để trả cho cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần.

4. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác: công chức thực hiện theo Bước 5. Việc phản hồi tới cơ quan, tổ chức, cá nhân thông qua Chi nhánh số 2 TTPVHCCTP

Công chức thẩm định; Lãnh đạo phòng xem xét, trình lãnh đạo Sở; lãnh đạo Sở xem xét, ký văn bản (nếu có)

06 ngày

Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ;

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B5: Xem xét, đánh giá

1. Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt xem xét hồ sơ, đánh giá giá trị của tài liệu và kiểm tra trực tiếp tài liệu trong trường hợp cần thiết.

2. Công chức dự thảo văn bản trình Lãnh đạo Phòng xét duyệt dự thảo văn bản, trình Lãnh đạo Sở.

Thành viên Hội đồng

Công chức thụ lý hồ sơ/ Lãnh đạo Phòng; Lãnh đạo Sở Nội vụ

40 ngày

Quyết định/Văn bản (gửi kèm hồ sơ)

B6: Lãnh đạo UBND Thành phố phê duyệt

Trình Lãnh đạo UBND Thành phố phê duyệt.

Lãnh đạo UBND Thành phố

10 ngày

Quyết định

B7: Công bố kết quả

- Tổng hợp, công bố kết quả xét công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trên Cổng thông tin điện tử của UBND Thành phố.

- Công chức phòng chuyên môn chuyển kết quả cho Chi nhánh số 02 TTPVHCCTP (qua dịch vụ bưu chính), đồng thời thao tác hoàn thiện hồ sơ trên Hệ thống dịch vụ công quốc gia và thực hiện lưu trữ hồ sơ.

Công chức Phòng chuyên môn

02 ngày

Văn bản

B8: Trả kết quả

Cán bộ, công chức Chi nhánh số 02 TTPVHCCTP trả kết quả cho cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Cán bộ, công chức Chi nhánh số 02 TTPVHCCTP

Giờ hành chính

Quyết định

5.

Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

- Đơn đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt (theo mẫu tại Phụ lục XI ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BNV).

- Bản thuyết minh tài liệu lưu trữ (theo mẫu tại Phụ lục XII ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BNV).

6

Yêu cầu, điều kiện

a) Tài liệu đề nghị công nhận là tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phải đáp ứng một trong các tiêu chí về nội dung quy định tại khoản 2 Điều 38 Luật Lưu trữ năm 2024 và một trong các tiêu chí về hình thức, xuất xứ quy định tại khoản 3 Điều 38 Luật Lưu trữ năm 2024, cụ thể:

- Tiêu chí về nội dung bao gồm:

+ Phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của quốc gia, dân tộc, của ngành, lĩnh vực;

+ Quá trình hình thành, xác lập và thực thi chủ quyền lãnh thổ Việt Nam, biên giới quốc gia;

+ Công trình khoa học, sản phẩm tiêu biểu của ngành, lĩnh vực;

+ Thân thế, sự nghiệp và đóng góp của cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu;

+ Tài liệu lưu trữ khác có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, dân tộc hoặc thế giới.

- Tiêu chí về hình thức, xuất xứ bao gồm:

+ Phương pháp, kỹ thuật trình bày đặc sắc, có tính thẩm mỹ và nghệ thuật;

+ Đặc trưng, điển hình của thời kỳ lịch sử;

+ Hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, địa điểm hoặc tác giả.

b) Hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt không thuộc trường hợp đang tranh chấp về quyền sở hữu, quyền quản lý.

STT

Thông tin cơ bản về tài liệu
(tên loại, tóm tắt nội dung, tác giả, thời gian tài liệu)

Ghi chú
(nếu có)

1

2

…

………, ngày … tháng … năm …
CÁ NHÂN ĐỀ NGHỊ
(Ký, ghi rõ họ tên)

…………., ngày   tháng   năm 20…
CÁ NHÂN, TỔ CHỨC LẬP THUYẾT MINH
(Ký tên, ghi rõ họ tên, đóng dấu)