Kế hoạch 315/KH-UBND năm 2026 thực hiện Quyết định 76/QĐ-TTg phê duyệt nhiệm vụ, giải pháp lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ do tỉnh Bắc Ninh ban hành

KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 76/QĐ-TTG NGÀY 12/01/2026 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ PHÊ DUYỆT NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP LƯU TRỮ DỰ PHÒNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Thực hiện Quyết định số 76/QĐ-TTg ngày 12/01/2026 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt nhiệm vụ, giải pháp lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ; Công văn số 8210/BNV-CVT&LTNN ngày 31/7/2026 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xây dựng Kế hoạch thực hiện Quyết định số 76/QĐ-TTg ngày 12/01/2026 của Thủ tướng Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

Tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh bằng công nghệ tiên tiến, hiện đại, đáp ứng yêu cầu thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.

Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng, bảo đảm khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu với cơ sở dữ liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

2. Yêu cầu

Bảo đảm sự toàn vẹn, độ tin cậy, độ chính xác của thông tin so với tài liệu gốc và ổn định, lâu dài; khai thác thuận lợi tài liệu lưu trữ dự phòng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được; góp phần phát triển cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ.

Các nội dung đề ra phải bảo đảm tính khả thi, có trọng tâm, trọng điểm; bám sát nhiệm vụ của Kế hoạch. Xác định cụ thể nội dung công việc, yêu cầu về chất lượng, thời gian tiến hành và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức có liên quan trong việc triển khai Kế hoạch; bảo đảm chặt chẽ, tiết kiệm, tận dụng tối đa cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị hiện có.

II. NỘI DUNG, THỜI GIAN THỰC HIỆN

1. Tuyên truyền, phổ biến Quyết định số 76/QĐ-TTg

Tổ chức tuyên truyền, phổ biến quán triệt nội dung Quyết định số 76/QĐ-TTg đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, người lao động tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh; tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng như Báo, Đài, Cổng thông tin điện tử của tỉnh, Trang thông tin điện tử; lồng ghép nội dung tuyên truyền, phổ biến tại hội nghị, sinh hoạt chuyên môn, các lớp tập huấn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.

Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.

Đơn vị phối hợp: Các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan.

Thời gian thực hiện: Năm 2026.

2. Thống kê, lập danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện lưu trữ dự phòng

Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan lựa chọn, lập danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện lưu trữ dự phòng đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, bao gồm:

- Tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác có một trong các dấu hiệu sau đây: Nhạt màu, đổi màu, rách, thủng lỗ, mủn, giòn, mờ chữ nhưng vẫn có khả năng đọc được thông tin;

- Tài liệu lưu trữ điện tử có một trong các dấu hiệu sau đây: Công nghệ tạo lập tài liệu lạc hậu, có khả năng bị thay thế; tài liệu có nguy cơ không sử dụng được hoặc không xác thực được.

Các cơ quan, tổ chức thực hiện rà soát, bổ sung đầy đủ thành phần Phông lưu trữ; tăng cường công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu hằng năm để lựa chọn những tài liệu tiêu biểu có giá trị, có thời hạn bảo quản vĩnh viễn theo quy định của Luật Lưu trữ nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh phục vụ công tác thống kê, lập danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện lưu trữ dự phòng.

Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.

Đơn vị phối hợp: Các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan.

Thời gian thực hiện: Từ năm 2026 đến năm 2027.

3. Số hóa tài liệu lưu trữ

Số hóa tài liệu theo danh mục tài liệu đã được lựa chọn, phê duyệt. Tài liệu trước khi số hóa phải được chỉnh lý hoàn chỉnh. Tài liệu số hóa phải đảm bảo chất lượng, yêu cầu theo quy định của pháp luật. Dữ liệu chủ của tài liệu số hóa phải được tạo lập đầy đủ theo quy định của pháp luật. Tuân thủ đầy đủ quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, an toàn thông tin mạng, an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu trong quá trình số hóa.

Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ (Trung tâm Lưu trữ lịch sử).

Đơn vị phối hợp: Các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan. Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) trong việc kiểm tra chất lượng sản phẩm số hóa.

Thời gian thực hiện: Từ năm 2026 đến năm 2033.

4. Bàn giao tài liệu số hóa và dữ liệu chủ của tài liệu số hóa cho Bộ Nội vụ tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng

Nội dung, yêu cầu: Thống nhất với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bàn giao tài liệu số hóa và dữ liệu chủ của tài liệu số hóa theo phông/công trình/sưu tập lưu trữ.

Đơn vị chủ trì: Sở Nội vụ.

Đơn vị phối hợp: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; các cơ quan, đơn vị liên quan.

Thời gian thực hiện: Từ năm 2027 đến hết năm 2033.

III. KINH PHÍ THỰC HIỆN

Từ nguồn ngân sách nhà nước được bố trí trong dự toán ngân sách hằng năm của các cơ quan, đơn vị, địa phương; lồng ghép các chương trình, dự án, đề án khác có liên quan (nếu có) theo quy định của pháp luật.

IV. GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

1. Nâng cao nhận thức, trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, cá nhân về tầm quan trọng, ý nghĩa của nhiệm vụ lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Lựa chọn công nghệ, thiết bị tiên tiến, hiện đại, đáp ứng yêu cầu tạo lập, lưu trữ dự phòng phù hợp với các loại hình tài liệu lưu trữ và xu hướng của thế giới.

3. Phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đánh giá sự phù hợp của việc tạo lập, lưu trữ tài liệu lưu trữ dự phòng với điều kiện thực tiễn của tỉnh; đồng thời cử công chức, viên chức tham gia tập huấn nâng cao trình độ tay nghề về công tác lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ.

4. Tăng cường hợp tác, trao đổi kinh nghiệm, chuyển giao công nghệ tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia; các tỉnh, thành phố có kinh nghiệm trong công tác lưu trữ dự phòng đối với tài liệu lưu trữ.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

Căn cứ hướng dẫn của Bộ Nội vụ, chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan, hằng năm tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả các nội dung theo Quyết định số 76/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ và Kế hoạch này.

Trên cơ sở khối tài liệu lưu trữ đang bảo quản và tài liệu thu thập từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, hằng năm phối hợp với Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và các cơ quan, đơn vị, địa phương liên quan để sưu tầm, lựa chọn tài liệu nhằm bổ sung tài liệu cho kho Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện công tác lưu trữ dự phòng đối với tài liệu lưu trữ và các nhiệm vụ khác theo kế hoạch đề ra.

Hằng năm xây dựng và bảo vệ dự toán kinh phí đầu tư cơ sở vật chất, hệ thống thiết bị lưu trữ dự phòng đối với tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh gửi Sở Tài chính thẩm định, trình UBND tỉnh phê duyệt.

Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức liên quan tham mưu UBND tỉnh tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao trình độ tay nghề, trao đổi, học tập kinh nghiệm cho viên chức thực hiện nhiệm vụ lưu trữ dự phòng đối với tài liệu lưu trữ theo lộ trình phù hợp.

Định kỳ trước ngày 15 tháng 12 hằng năm, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Nội vụ về kết quả triển khai thực hiện Kế hoạch.

2. Sở Tài chính

Tham mưu UBND tỉnh cân đối, bố trí kinh phí hằng năm để thực hiện Kế hoạch theo quy định của pháp luật hiện hành.

3. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

Tổ chức quán triệt Quyết định số 76/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức về ý nghĩa, tầm quan trọng đối với công tác lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ.

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao tổ chức chỉnh lý hồ sơ tài liệu, phối hợp với Sở Nội vụ giao nộp hồ sơ tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn theo quy định của Luật Lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; sưu tầm, khai thác tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh, nguồn tài liệu lưu trữ quốc gia để phục vụ nhiệm vụ chính trị của ngành, địa phương.

Trên đây là Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 76/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ. Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu các cơ quan, tổ chức có liên quan phối hợp chặt chẽ với Sở Nội vụ và nghiêm túc triển khai thực hiện Kế hoạch này./.