Kế hoạch 11891/KH-UBND năm 2026 triển khai công chứng điện tử, số hóa hồ sơ công chứng, chuẩn hóa, làm sạch và chuyển đổi dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa

KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ, SỐ HÓA HỒ SƠ CÔNG CHỨNG, CHUẨN HÓA, LÀM SẠCH VÀ CHUYỂN ĐỔI DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA

Căn cứ Luật Công chứng số 46/2024/QH15; Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng; Nghị quyết số 66.14/2026/NQ-CP ngày 10/02/2026 của Chính phủ xử lý khó khăn, vướng mắc trong việc xây dựng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng; Nghị định số 224/2026/NĐ-CP ngày 24/6/2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Chuyển đổi số; Quyết định số 925/QĐ- TTg ngày 25/5/2026 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Kế hoạch triển khai thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng; Quyết định số 3727/QĐ-BTP ngày 29/12/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quy định về kỹ thuật, cấu trúc Cơ sở dữ liệu công chứng và thực hiện Công văn số 4676/BTP- BTTP ngày 25/6/2026 của Bộ Tư pháp về việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng và kết nối, tích hợp dữ liệu công chứng của các địa phương; Công văn số 4721/BTP- BTTP ngày 26/6/2026 của Bộ Tư pháp về việc triển khai thi hành Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng;

Theo đề nghị của Sở Tư pháp tại Công văn số 4629/STP-NV2 ngày 11/9/2026; UBND tỉnh Khánh Hòa ban hành Kế hoạch triển khai công chứng điện tử, số hóa hồ sơ công chứng, chuẩn hóa, làm sạch và chuyển đổi dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Tổ chức triển khai thi hành quy định của Luật Công chứng và Nghị định số 104/2025/NĐCP ngày 15/5/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng và thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp.

2. Xác định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, nội dung công việc, thời gian thực hiện, tập trung nguồn lực để tiến hành triển khai công chứng điện tử; số hoá hồ sơ công chứng, chuẩn hoá, làm sạch và chuyển đổi dữ liệu công chứng đảm bảo đúng tiến độ, thời gian theo Kế hoạch.

3. Các tổ chức hành nghề công chứng tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số, thực hiện công chứng điện tử; phấn đấu đến hết năm 2026, 100% các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh có đủ điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử theo quy định của Luật Công chứng và Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ.

4. Quá trình triển khai đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, an ninh, an toàn, bí mật thông tin công chứng, tuân thủ chặt chẽ quy trình nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.

II. NỘI DUNG

1. Rà soát, thống kê số lượng hồ sơ công chứng giấy đã chuyển sang lưu trữ điện tử trên địa bàn tỉnh đối với các giao dịch công chứng được thực hiện từ ngày 01/7/2025

- Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp.

- Cơ quan phối hợp: Hội Công chứng viên tỉnh; các tổ chức hành nghề công chứng.

- Thời gian thực hiện: Hoàn thành trước ngày 30/9/2026.

2. Chuẩn hóa, làm sạch dữ liệu hiện có trong Cơ sở dữ liệu (CSDL) công chứng địa phương (theo Quyết định số 3727/QĐ-BTP ngày 29/12/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quy định về kỹ thuật, cấu trúc Cơ sở dữ liệu công chứng)

- Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp; các tổ chức hành nghề công chứng.

- Cơ quan phối hợp: Hội Công chứng viên tỉnh; Doanh nghiệp đồng hành của Bộ Tư pháp; các cơ quan, tổ chức có liên quan.

- Thời gian thực hiện: Từ ngày 25/9/2026 đến ngày 30/9/2026.

3. Cập nhật, đồng bộ dữ liệu công chứng để chuyển vào Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung

- Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng.

- Cơ quan phối hợp: Hội Công chứng viên tỉnh; Doanh nghiệp đồng hành của Bộ Tư pháp; các đơn vị đang cung cấp, vận hành phần mềm quản lý công chứng; các cơ quan, tổ chức có liên quan.

- Thời gian thực hiện:

+ Từ ngày 25/9/2026 đến ngày 30/9/2026: Hoàn thành chuyển đổi dữ liệu công chứng hiện có tại cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương vào Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung (bao gồm cả những hồ sơ công chứng giấy đã được chuyển đổi và lưu trữ điện tử đối với các giao dịch công chứng được thực hiện từ ngày 01/7/2025).

+ Từ ngày 01/10/2026 đến ngày 31/12/2026: Hoàn thành phân loại, số hóa và đồng bộ thông tin hồ sơ công chứng vào Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung đối với các giao dịch công chứng được thực hiện từ ngày 01/01/2020 đến ngày 30/6/2025.

+ Từ năm 2027: Tiếp tục số hóa, đồng bộ thông tin hồ sơ công chứng vào Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung đối với các giao dịch công chứng được thực hiện từ năm 2019 trở về trước cho đến khi hoàn thành, phù hợp với khối lượng dữ liệu thực tế và khả năng bố trí kinh phí của tỉnh.

- Các bước thực hiện cụ thể: Chi tiết tại Phụ lục kèm theo Kế hoạch này.

4. Thực hiện công chứng điện tử, phấn đấu đến hết năm 2026, 100% các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh có đủ điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử

- Từ nay đến hết năm 2026, các tổ chức hành nghề công chứng chủ động lựa chọn, sử dụng nền tảng công chứng điện tử phù hợp, đáp ứng điều kiện theo quy định của Luật Công chứng và Nghị định số 104/2025/NĐ-CP, bảo đảm kết nối, cập nhật dữ liệu lên Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung của Bộ Tư pháp; bảo đảm 100% tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh sẵn sàng cung cấp dịch vụ công chứng điện tử.

KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ, SỐ HÓA HỒ SƠ CÔNG CHỨNG, CHUẨN HÓA, LÀM SẠCH VÀ CHUYỂN ĐỔI DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA

Căn cứ Luật Công chứng số 46/2024/QH15; Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng; Nghị quyết số 66.14/2026/NQ-CP ngày 10/02/2026 của Chính phủ xử lý khó khăn, vướng mắc trong việc xây dựng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng; Nghị định số 224/2026/NĐ-CP ngày 24/6/2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Chuyển đổi số; Quyết định số 925/QĐ- TTg ngày 25/5/2026 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Kế hoạch triển khai thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng; Quyết định số 3727/QĐ-BTP ngày 29/12/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quy định về kỹ thuật, cấu trúc Cơ sở dữ liệu công chứng và thực hiện Công văn số 4676/BTP- BTTP ngày 25/6/2026 của Bộ Tư pháp về việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng và kết nối, tích hợp dữ liệu công chứng của các địa phương; Công văn số 4721/BTP- BTTP ngày 26/6/2026 của Bộ Tư pháp về việc triển khai thi hành Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng;

Theo đề nghị của Sở Tư pháp tại Công văn số 4629/STP-NV2 ngày 11/9/2026; UBND tỉnh Khánh Hòa ban hành Kế hoạch triển khai công chứng điện tử, số hóa hồ sơ công chứng, chuẩn hóa, làm sạch và chuyển đổi dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Tổ chức triển khai thi hành quy định của Luật Công chứng và Nghị định số 104/2025/NĐCP ngày 15/5/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng và thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp.

2. Xác định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, nội dung công việc, thời gian thực hiện, tập trung nguồn lực để tiến hành triển khai công chứng điện tử; số hoá hồ sơ công chứng, chuẩn hoá, làm sạch và chuyển đổi dữ liệu công chứng đảm bảo đúng tiến độ, thời gian theo Kế hoạch.

3. Các tổ chức hành nghề công chứng tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số, thực hiện công chứng điện tử; phấn đấu đến hết năm 2026, 100% các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh có đủ điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử theo quy định của Luật Công chứng và Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ.

4. Quá trình triển khai đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, an ninh, an toàn, bí mật thông tin công chứng, tuân thủ chặt chẽ quy trình nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.

II. NỘI DUNG

1. Rà soát, thống kê số lượng hồ sơ công chứng giấy đã chuyển sang lưu trữ điện tử trên địa bàn tỉnh đối với các giao dịch công chứng được thực hiện từ ngày 01/7/2025

- Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp.

- Cơ quan phối hợp: Hội Công chứng viên tỉnh; các tổ chức hành nghề công chứng.

- Thời gian thực hiện: Hoàn thành trước ngày 30/9/2026.

2. Chuẩn hóa, làm sạch dữ liệu hiện có trong Cơ sở dữ liệu (CSDL) công chứng địa phương (theo Quyết định số 3727/QĐ-BTP ngày 29/12/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quy định về kỹ thuật, cấu trúc Cơ sở dữ liệu công chứng)

- Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp; các tổ chức hành nghề công chứng.

- Cơ quan phối hợp: Hội Công chứng viên tỉnh; Doanh nghiệp đồng hành của Bộ Tư pháp; các cơ quan, tổ chức có liên quan.

- Thời gian thực hiện: Từ ngày 25/9/2026 đến ngày 30/9/2026.

3. Cập nhật, đồng bộ dữ liệu công chứng để chuyển vào Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung

- Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng.

- Cơ quan phối hợp: Hội Công chứng viên tỉnh; Doanh nghiệp đồng hành của Bộ Tư pháp; các đơn vị đang cung cấp, vận hành phần mềm quản lý công chứng; các cơ quan, tổ chức có liên quan.

- Thời gian thực hiện:

+ Từ ngày 25/9/2026 đến ngày 30/9/2026: Hoàn thành chuyển đổi dữ liệu công chứng hiện có tại cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương vào Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung (bao gồm cả những hồ sơ công chứng giấy đã được chuyển đổi và lưu trữ điện tử đối với các giao dịch công chứng được thực hiện từ ngày 01/7/2025).

+ Từ ngày 01/10/2026 đến ngày 31/12/2026: Hoàn thành phân loại, số hóa và đồng bộ thông tin hồ sơ công chứng vào Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung đối với các giao dịch công chứng được thực hiện từ ngày 01/01/2020 đến ngày 30/6/2025.

+ Từ năm 2027: Tiếp tục số hóa, đồng bộ thông tin hồ sơ công chứng vào Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung đối với các giao dịch công chứng được thực hiện từ năm 2019 trở về trước cho đến khi hoàn thành, phù hợp với khối lượng dữ liệu thực tế và khả năng bố trí kinh phí của tỉnh.

- Các bước thực hiện cụ thể: Chi tiết tại Phụ lục kèm theo Kế hoạch này.

4. Thực hiện công chứng điện tử, phấn đấu đến hết năm 2026, 100% các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh có đủ điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử

- Từ nay đến hết năm 2026, các tổ chức hành nghề công chứng chủ động lựa chọn, sử dụng nền tảng công chứng điện tử phù hợp, đáp ứng điều kiện theo quy định của Luật Công chứng và Nghị định số 104/2025/NĐ-CP, bảo đảm kết nối, cập nhật dữ liệu lên Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung của Bộ Tư pháp; bảo đảm 100% tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh sẵn sàng cung cấp dịch vụ công chứng điện tử.

- Cơ quan thực hiện: Các tổ chức hành nghề công chứng.

- Cơ quan phối hợp: Sở Tư pháp; Hội Công chứng viên tỉnh.

- Thời gian thực hiện: Hoàn thành trước ngày 31/12/2026.

III. KINH PHÍ THỰC HIỆN

1. Ngân sách nhà nước bảo đảm kinh phí thực hiện các nhiệm vụ số hóa, chuẩn hóa, làm sạch và chuyển đổi dữ liệu thuộc trách nhiệm của cơ quan nhà nước, theo phân cấp, trong phạm vi dự toán được cấp có thẩm quyền giao; bảo đảm không trùng lặp với các dự án, nhiệm vụ và nguồn kinh phí khác.

2. Các tổ chức hành nghề công chứng tự bảo đảm kinh phí số hóa hồ sơ, rà soát, bổ sung, xác nhận dữ liệu và trang bị, sử dụng nền tảng công chứng điện tử thuộc trách nhiệm của mình từ nguồn tài chính hợp pháp của tổ chức.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Tư pháp theo dõi, đôn đốc, chủ trì tổ chức triển khai Kế hoạch này; là đầu mối phối hợp với Cục Bổ trợ tư pháp - Bộ Tư pháp và các cơ quan, tổ chức có liên quan; chủ trì tiếp nhận bàn giao dữ liệu, tài liệu mô tả cơ sở dữ liệu và tài khoản quản trị từ các đơn vị đang cung cấp, vận hành phần mềm quản lý công chứng trên địa bàn tỉnh; xây dựng dự toán gửi Sở Tài chính thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, tổ chức lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ; hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tiến độ, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Tư pháp.

2. Trên cơ sở hồ sơ được cấp có thẩm quyền phê duyệt, kết quả thẩm định của Sở Khoa học và Công nghệ và dự toán do Sở Tư pháp lập, Sở Tài chính tham mưu cấp có thẩm quyền xem xét, bố trí kinh phí thực hiện các nhiệm vụ số hóa, chuẩn hóa, làm sạch và chuyển đổi dữ liệu bằng phần mềm; bảo đảm không trùng lặp với nội dung, nhiệm vụ do Bộ Tư pháp triển khai.

3. Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp với Sở Tư pháp trong việc bàn giao, tiếp nhận dữ liệu và các nội dung kỹ thuật có liên quan đối với Phần mềm quản lý công chứng, chứng thực hiện đang vận hành tại Trung tâm dữ liệu tỉnh.

4. Hội Công chứng viên tỉnh quán triệt, triển khai đến các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên về trách nhiệm số hóa hồ sơ công chứng, chuẩn hóa, làm sạch, xác nhận dữ liệu và thực hiện công chứng điện tử; phối hợp theo dõi, đôn đốc việc thực hiện Kế hoạch này.

5. Các tổ chức hành nghề công chứng khẩn trương, nghiêm túc triển khai công chứng điện tử, chuyển đổi hồ sơ giấy sang lưu trữ điện tử, số hóa hồ sơ công chứng; cử đầu mối, tiếp nhận tài khoản và trực tiếp thực hiện việc cập nhật, rà soát, bổ sung, xác nhận dữ liệu của tổ chức mình trên Phần mềm chuyển đổi của Bộ Tư pháp; sau khi chuyển đổi, tiếp tục rà soát, cập nhật, bổ sung thông tin còn thiếu hoặc chưa chính xác trên Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung. Trường hợp chậm trễ phải chịu trách nhiệm theo quy định.

6. Các đơn vị đang cung cấp, vận hành phần mềm quản lý công chứng trên địa bàn tỉnh bàn giao đầy đủ dữ liệu, tài liệu mô tả cơ sở dữ liệu, tài khoản quản trị vận hành cho Sở Tư pháp và phối hợp hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình chuyển đổi.

Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị, tổ chức phản ánh kịp thời về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết./.

PHỤ LỤC

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN VIỆC SỐ HÓA, CHUYỂN ĐỔI DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA VÀO CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TẬP TRUNG CỦA BỘ TƯ PHÁP
(Kèm theo Kế hoạch số 11894/KH-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2026 của UBND tỉnh Khánh Hòa)

Các bước dưới đây áp dụng đối với dữ liệu công chứng hiện có (dữ liệu đang lưu trữ trên hệ thống và dữ liệu đã được số hóa, tạo lập, lưu trữ từ ngày 01/7/2025 đến ngày 30/9/2026). Đối với dữ liệu tạo lập từ ngày 01/01/2020 đến ngày 30/6/2025 và dữ liệu trước ngày 01/01/2020, thực hiện đủ 06 bước này theo lộ trình tại điểm 3 Mục II của Kế hoạch, sau khi hoàn thành việc phân loại, số hóa hồ sơ.

Ghi chú:

1. Các bước có thể thực hiện gối đầu nhau; tuy nhiên dữ liệu phải được làm sạch, chuẩn hóa (Bước 3) trước khi cập nhật lên Phần mềm chuyển đổi (Bước 4).

2. Doanh nghiệp đồng hành của Bộ Tư pháp tham gia với vai trò hỗ trợ kỹ thuật (cung cấp tài liệu, tài khoản, hỗ trợ xử lý sự cố kết nối), không thay thế trách nhiệm rà soát, làm sạch, ánh xạ, xác nhận dữ liệu của Sở Tư pháp và các tổ chức hành nghề công chứng.