Báo cáo 610/BC-BNV năm 2025 về tình hình thực hiện Quyết định 71/QĐ-TTg phê duyệt các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia giai đoạn II trong năm 2023-2024

BÁO CÁO

TÌNH HÌNH THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 71/QĐ-TTG NGÀY 10/02/2023 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ PHÊ DUYỆT CÁC NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUỐC GIA GIAI ĐOẠN II TRONG NĂM 2023 - 2024

Kính gửi: Thủ tướng Chính phủ

Thực hiện nhiệm vụ Thủ tướng Chính phủ giao tại Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10 tháng 02 năm 2023 phê duyệt các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia giai đoạn II (sau đây gọi tắt là Nhiệm vụ); căn cứ vào báo cáo của các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (gọi chung là tỉnh), Bộ Nội vụ báo cáo tình hình thực hiện Nhiệm vụ trong năm 2023 - 2024 như sau:

1. Công tác chỉ đạo triển khai

- Sau khi Nhiệm vụ được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Bộ Nội vụ đã giao Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Nội ban hành Kế hoạch thực hiện Nhiệm vụ (Quyết định số 198/QĐ-BNV ngày 26 tháng 3 năm 2023) và hướng dẫn các bộ ngành, địa phương xây dựng Kế hoạch thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg (Công văn số 446/VTLTNN-QLI ngày 11 tháng 5 năm 2023). Trên cơ sở đó, các bộ và Ủy ban nhân dân các tỉnh đã triển khai thực hiện Nhiệm vụ. Năm 2023 - 2024, đã có 02 Bộ (Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Y tế) và 49/63 tỉnh ban hành kế hoạch thực hiện Nhiệm vụ[1].

- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã cung cấp thông tin cho báo chí để đăng tải các tin, bài giới thiệu về Quyết định số 71/QĐ-TTg trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử. UBND các tỉnh cũng chủ động tuyên truyền, phổ biến, quán triệt, triển khai thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg và Kế hoạch của UBND tỉnh đến các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thông qua nhiều hình thức như: gửi văn bản trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; tổ chức hội nghị tuyên truyền tại cơ quan, đơn vị; phổ biến tại các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức; đăng tải trên Trang thông tin điện tử của Sở Nội vụ và của các cơ quan, đơn vị; tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng.

2. Kết quả thực hiện

Căn cứ kế hoạch triển khai Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, trong năm 2023 - 2024, các cơ quan trung ương và địa phương đã thực hiện các nhiệm vụ sau:

a) Lựa chọn, lập danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm và tài liệu có giá trị cao bị hư hỏng nặng thuộc diện lập bản sao bảo hiểm

- Bộ Tài nguyên và Môi trường đề xuất lựa chọn, thống kê, lập danh mục hồ sơ, tài liệu thuộc diện lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu đang lưu trữ tại Kho lưu trữ Bộ Tài nguyên và Môi trường, tài liệu thuộc phông lưu trữ của các tổ chức tiền thân (Tổng cục Ruộng đất; Tổng cục Địa chính; Cục Đo đạc và Bản đồ) và tài liệu lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc Bộ (thời gian thực hiện từ năm 2023 đến năm 2026).

- Sau khi chỉnh lý, sắp xếp khối tài liệu của cơ quan Bộ Y tế, Văn phòng Bộ Y tế sẽ chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan lựa chọn, lập danh mục tài liệu thuộc diện lập bản sao bảo hiểm để trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt (thời gian thực hiện từ năm 2023 đến năm 2026).

- Các tỉnh đã hoàn thành việc lựa chọn, lập danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện lập bản sao bảo hiểm đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thuộc diện lập bản sao bảo hiểm gồm: Bến Tre, Bình Định, Bình Phước, Cà Mau, Cao Bằng, Cần Thơ, Đà Nẵng, Đắk Nông, Gia Lai, Hà Tĩnh, Hải Phòng, Kon Tum, Lai Châu, Lào Cai, Lâm Đồng, Ninh Bình, Phú Yên, Quảng Ninh, Quảng Bình, Sơn La, Tiền Giang, Vĩnh Long, Vĩnh Phúc (hơn 1.345 phông, gồm hơn 11.773 mét giá tài liệu).

- Các tỉnh đã hoàn thành việc rà soát tài liệu lưu trữ thuộc diện cần lập bản sao bảo hiểm đang bảo quản tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Đà Nẵng, Đắk Nông, Gia Lai, Hà Tĩnh, Hải Phòng, Kon Tum, Tiền Giang, Vĩnh Long (hơn 34.627 mét giá tài liệu thuộc 140 phông tài liệu).

b) Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ để phục vụ lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ

- Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, II, III và Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã lựa chọn, số hóa 504.771 trang tài liệu (thuộc các phông: Tòa Công sứ Nam Định; Phủ Tổng thống Đệ nhất Cộng hòa; Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ (1972 - 2002); Ủy ban Kháng chiến Hành chính Liên khu Việt Bắc và Ủy ban Hành chính Khu tự trị Việt Bắc giai đoạn 1948 - 1956, 1956 - 1976; Bộ Thủy lợi 1960 - 1995; Bộ Thủy sản; Bộ Nông nghiệp 1960 - 1987), 1.000 phim ảnh thuộc phông Bộ Thủy lợi và 4.600 phim ảnh phông Quốc hội.

- Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre đang lập thiết kế thi công và dự toán để chuẩn bị đấu thầu gói “Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Bến Tre giai đoạn 1 (2022 - 2025)”.

- UBND tỉnh Kon Tum đã ban hành Quyết định số 525/QĐ-UBND ngày 16 tháng 8 năm 2024 về điều chỉnh một số nội dung Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử giai đoạn 2023 - 2025 (tài liệu từ năm 1991 - 2013)”, trong đó chỉ đạo Sở Nội vụ phối hợp với các ngành có liên quan, triển khai chuẩn bị các nội dung để thực hiện việc số hóa hồ sơ, tài liệu phục vụ lập bản sao bảo hiểm.

- Các tỉnh đã thực hiện số hóa tài liệu phục vụ lập bản sao bảo hiểm gồm: Bình Định, Cà Mau, Cao Bằng, Cần Thơ, Đà Nẵng, Hà Tĩnh, Hải Phòng, Lai Châu, Lào Cai, Phú Yên, Quảng Bình, Tiền Giang, Vĩnh Long (hơn 79.174.000 trang tài liệu).

c) Đầu tư, nâng cấp hệ thống thiết bị phục vụ công tác lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã trình Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư dự án “Dự án cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ Trung tâm bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia” nhằm đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị lập bản sao dự phòng tài liệu lưu trữ quốc gia giai đoạn II. Hiện nay, Bộ Nội vụ đang thực hiện các trình tự, thủ tục thẩm định theo quy định để phê duyệt chủ trương đầu tư các dự án dự kiến thực hiện trong kế hoạch đầu tư công trung hạn 05 năm giai đoạn 2026 - 2030, trong đó có dự án này.

d) Hợp tác trao đổi kinh nghiệm về lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực làm công tác số hóa phục vụ lập bản sao bảo hiểm tài liệu

- Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định đã tổ chức đoàn đi học tập, trao đổi kinh nghiệm về nghiệp vụ lưu trữ, sưu tầm tài liệu quý, hiếm và lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

- Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long đã cử công chức, viên chức tham dự các đợt tập huấn, tham gia các buổi hội thảo, tọa đàm do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức.

3. Đánh giá

a) Ưu điểm

- Công tác chỉ đạo, hướng dẫn, triển khai xây dựng kế hoạch thực hiện Nhiệm vụ được Bộ Nội vụ thực hiện kịp thời.

- UBND các tỉnh đã chủ động tuyên truyền, phổ biến, quán triệt và triển khai thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg.

BÁO CÁO

TÌNH HÌNH THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 71/QĐ-TTG NGÀY 10/02/2023 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ PHÊ DUYỆT CÁC NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUỐC GIA GIAI ĐOẠN II TRONG NĂM 2023 - 2024

Kính gửi: Thủ tướng Chính phủ

Thực hiện nhiệm vụ Thủ tướng Chính phủ giao tại Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10 tháng 02 năm 2023 phê duyệt các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia giai đoạn II (sau đây gọi tắt là Nhiệm vụ); căn cứ vào báo cáo của các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (gọi chung là tỉnh), Bộ Nội vụ báo cáo tình hình thực hiện Nhiệm vụ trong năm 2023 - 2024 như sau:

1. Công tác chỉ đạo triển khai

- Sau khi Nhiệm vụ được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Bộ Nội vụ đã giao Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Nội ban hành Kế hoạch thực hiện Nhiệm vụ (Quyết định số 198/QĐ-BNV ngày 26 tháng 3 năm 2023) và hướng dẫn các bộ ngành, địa phương xây dựng Kế hoạch thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg (Công văn số 446/VTLTNN-QLI ngày 11 tháng 5 năm 2023). Trên cơ sở đó, các bộ và Ủy ban nhân dân các tỉnh đã triển khai thực hiện Nhiệm vụ. Năm 2023 - 2024, đã có 02 Bộ (Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Y tế) và 49/63 tỉnh ban hành kế hoạch thực hiện Nhiệm vụ[1].

- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã cung cấp thông tin cho báo chí để đăng tải các tin, bài giới thiệu về Quyết định số 71/QĐ-TTg trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử. UBND các tỉnh cũng chủ động tuyên truyền, phổ biến, quán triệt, triển khai thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg và Kế hoạch của UBND tỉnh đến các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thông qua nhiều hình thức như: gửi văn bản trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; tổ chức hội nghị tuyên truyền tại cơ quan, đơn vị; phổ biến tại các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức; đăng tải trên Trang thông tin điện tử của Sở Nội vụ và của các cơ quan, đơn vị; tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng.

2. Kết quả thực hiện

Căn cứ kế hoạch triển khai Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, trong năm 2023 - 2024, các cơ quan trung ương và địa phương đã thực hiện các nhiệm vụ sau:

a) Lựa chọn, lập danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm và tài liệu có giá trị cao bị hư hỏng nặng thuộc diện lập bản sao bảo hiểm

- Bộ Tài nguyên và Môi trường đề xuất lựa chọn, thống kê, lập danh mục hồ sơ, tài liệu thuộc diện lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu đang lưu trữ tại Kho lưu trữ Bộ Tài nguyên và Môi trường, tài liệu thuộc phông lưu trữ của các tổ chức tiền thân (Tổng cục Ruộng đất; Tổng cục Địa chính; Cục Đo đạc và Bản đồ) và tài liệu lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc Bộ (thời gian thực hiện từ năm 2023 đến năm 2026).

- Sau khi chỉnh lý, sắp xếp khối tài liệu của cơ quan Bộ Y tế, Văn phòng Bộ Y tế sẽ chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan lựa chọn, lập danh mục tài liệu thuộc diện lập bản sao bảo hiểm để trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt (thời gian thực hiện từ năm 2023 đến năm 2026).

- Các tỉnh đã hoàn thành việc lựa chọn, lập danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện lập bản sao bảo hiểm đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thuộc diện lập bản sao bảo hiểm gồm: Bến Tre, Bình Định, Bình Phước, Cà Mau, Cao Bằng, Cần Thơ, Đà Nẵng, Đắk Nông, Gia Lai, Hà Tĩnh, Hải Phòng, Kon Tum, Lai Châu, Lào Cai, Lâm Đồng, Ninh Bình, Phú Yên, Quảng Ninh, Quảng Bình, Sơn La, Tiền Giang, Vĩnh Long, Vĩnh Phúc (hơn 1.345 phông, gồm hơn 11.773 mét giá tài liệu).

- Các tỉnh đã hoàn thành việc rà soát tài liệu lưu trữ thuộc diện cần lập bản sao bảo hiểm đang bảo quản tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Đà Nẵng, Đắk Nông, Gia Lai, Hà Tĩnh, Hải Phòng, Kon Tum, Tiền Giang, Vĩnh Long (hơn 34.627 mét giá tài liệu thuộc 140 phông tài liệu).

b) Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ để phục vụ lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ

- Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, II, III và Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã lựa chọn, số hóa 504.771 trang tài liệu (thuộc các phông: Tòa Công sứ Nam Định; Phủ Tổng thống Đệ nhất Cộng hòa; Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ (1972 - 2002); Ủy ban Kháng chiến Hành chính Liên khu Việt Bắc và Ủy ban Hành chính Khu tự trị Việt Bắc giai đoạn 1948 - 1956, 1956 - 1976; Bộ Thủy lợi 1960 - 1995; Bộ Thủy sản; Bộ Nông nghiệp 1960 - 1987), 1.000 phim ảnh thuộc phông Bộ Thủy lợi và 4.600 phim ảnh phông Quốc hội.

- Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre đang lập thiết kế thi công và dự toán để chuẩn bị đấu thầu gói “Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Bến Tre giai đoạn 1 (2022 - 2025)”.

- UBND tỉnh Kon Tum đã ban hành Quyết định số 525/QĐ-UBND ngày 16 tháng 8 năm 2024 về điều chỉnh một số nội dung Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử giai đoạn 2023 - 2025 (tài liệu từ năm 1991 - 2013)”, trong đó chỉ đạo Sở Nội vụ phối hợp với các ngành có liên quan, triển khai chuẩn bị các nội dung để thực hiện việc số hóa hồ sơ, tài liệu phục vụ lập bản sao bảo hiểm.

- Các tỉnh đã thực hiện số hóa tài liệu phục vụ lập bản sao bảo hiểm gồm: Bình Định, Cà Mau, Cao Bằng, Cần Thơ, Đà Nẵng, Hà Tĩnh, Hải Phòng, Lai Châu, Lào Cai, Phú Yên, Quảng Bình, Tiền Giang, Vĩnh Long (hơn 79.174.000 trang tài liệu).

c) Đầu tư, nâng cấp hệ thống thiết bị phục vụ công tác lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã trình Báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư dự án “Dự án cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ Trung tâm bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia” nhằm đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị lập bản sao dự phòng tài liệu lưu trữ quốc gia giai đoạn II. Hiện nay, Bộ Nội vụ đang thực hiện các trình tự, thủ tục thẩm định theo quy định để phê duyệt chủ trương đầu tư các dự án dự kiến thực hiện trong kế hoạch đầu tư công trung hạn 05 năm giai đoạn 2026 - 2030, trong đó có dự án này.

d) Hợp tác trao đổi kinh nghiệm về lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực làm công tác số hóa phục vụ lập bản sao bảo hiểm tài liệu

- Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định đã tổ chức đoàn đi học tập, trao đổi kinh nghiệm về nghiệp vụ lưu trữ, sưu tầm tài liệu quý, hiếm và lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

- Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long đã cử công chức, viên chức tham dự các đợt tập huấn, tham gia các buổi hội thảo, tọa đàm do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức.

3. Đánh giá

a) Ưu điểm

- Công tác chỉ đạo, hướng dẫn, triển khai xây dựng kế hoạch thực hiện Nhiệm vụ được Bộ Nội vụ thực hiện kịp thời.

- UBND các tỉnh đã chủ động tuyên truyền, phổ biến, quán triệt và triển khai thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg.

b) Hạn chế, khó khăn

Năm 2023 - 2024 là hai năm đầu triển khai Nhiệm vụ, cùng với những kết quả đạt được, việc thực hiện Nhiệm vụ còn một số hạn chế, khó khăn sau đây:

- Nhiều địa phương còn chậm trễ trong việc ban hành Kế hoạch triển khai Nhiệm vụ và báo cáo kết quả thực hiện hằng năm.

- Kinh phí chi thường xuyên hằng năm cấp cho Nhiệm vụ còn hạn chế nên khối lượng công việc đã thực hiện vẫn còn khiêm tốn, chưa đáp ứng được yêu cầu, mục tiêu đã đề ra.

4. Đề xuất, kiến nghị

Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10 tháng 02 năm 2023 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia giai đoạn II được ban hành căn cứ vào Luật Lưu trữ năm 2011. Tuy nhiên, năm 2024, Luật Lưu trữ (sửa đổi) được Quốc hội thông qua, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, trong đó khái niệm “bảo hiểm tài liệu lưu trữ” được thay bằng khái niệm “lưu trữ dự phòng”, khái niệm “tài liệu lưu trữ quý, hiếm” được thay bằng khái niệm “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt” và giao Chính phủ quy định chi tiết về lưu trữ dự phòng.

Vì vậy, để phù hợp, thống nhất với quy định của Luật Lưu trữ năm 2024, Bộ Nội vụ trân trọng đề nghị Thủ tướng Chính phủ xem xét, ban hành Quyết định sửa đổi, thay thế Quyết định số 71/QĐ-TTg.

Trên đây là Báo cáo của Bộ Nội vụ về tình hình thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10 tháng 02 năm 2023 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia giai đoạn II trong năm 2023 - 2024, kính trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, chỉ đạo./.

DANH SÁCH CÁC CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG, ĐỊA PHƯƠNG ĐÃ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN NHIỆM VỤ BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ THEO QUYẾT ĐỊNH SỐ 71/QĐ-TTG NGÀY 10/02/2023 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

(Kèm theo Báo cáo số 610/BC-BNV ngày 23 tháng 03 năm 2025 của Bộ Nội vụ)