Báo cáo 513/BC-SNV năm 2017 về thống kê tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2016 do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

UBND THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ NỘI VỤ
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 513/BC-SNV

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 02 năm 2017

Nội dung báo cáo

Đơn vị tính

Số lượng

Tổng số cơ quan, tổ chức thuộc diện báo cáo

Cơ quan, tổ chức

2.094

Tổng số cơ quan, tổ chức báo cáo

Cơ quan, tổ chức

1.939

I. Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)

- Tổng số quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ

Văn bản

782

- Tổng số quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Văn bản

295

- Tổng số nội quy ra vào kho lưu trữ

Văn bản

416

- Tổng số bảng thời hạn bảo quản tài liệu

Văn bản

551

II. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)

1. Tổ chức lưu trữ

- Tổng số trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ hoặc tương đương

Kho

53

- Tổng số phòng lưu trữ

Phòng

132

- Tổng số tổ lưu trữ

Tổ

145

- Tổng số bộ phận lưu trữ

Bộ phận

1.147

2. Nhân sự làm công tác lưu trữ

- Tổng số:

Người

1.219

Trong đó: Nữ

Người

824

- Kiêm nhiệm công tác khác

Người

730

a) Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

- Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ

Người

1

- Trên đại học chuyên ngành khác

Người

10

- Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ

Người

54

- Đại học chuyên ngành khác

Người

473

- Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ

Người

23

- Cao đẳng chuyên ngành khác

Người

99

- Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ

Người

226

- Trung cấp chuyên ngành khác

Người

225

- Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn)

Người

108

b) Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề

- Lưu trữ viên cao cấp

Người

- Lưu trữ viên chính

Người

2

- Lưu trữ viên

Người

43

- Lưu trữ viên trung cấp

Người

46

- Kỹ thuật viên lưu trữ

Người

1128

c) Độ tuổi

- Từ 30 trở xuống

Người

407

- Từ 31 đến 40

Người

498

- Từ 41 đến 50

Người

235

- Từ 51 đến 60

Người

79

III. Tài liệu lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)

1. Tài liệu giấy

- Tổng số phông/sưu tập lưu trữ

Phông/sưu tập

2.101

Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh

Phông/sưu tập

452

- Tổng số mét giá tài liệu

Mét

1.073.147

Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh

Hồ sơ/đơn vị bảo quản

9.244.808

+ Quy ra mét giá tài liệu

Mét

13.957

2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật

- Tổng số công trình/đề tài

Công trình/đề tài

7.241

Trong đó: Công trình/đề tài đã chỉnh lý hoàn chỉnh

Công trình/đề tài

1.495

- Tổng số mét giá tài liệu

Mét

2.445

Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh

Hồ sơ/đơn vị bảo quản

8.954

+ Quy ra mét giá

Mét

645

3. Tài liệu chuyên môn

- Tổng số mét giá tài liệu

Mét

2.811.589

Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh

Hồ sơ/đơn vị bảo quản

9.859.839

+ Quy ra mét giá

Mét

18.557

4. Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ

- Tổng số phông /sưu tập tài liệu lưu trữ

Phông/sưu tập

Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh

Phông/sưu tập

- Tổng số mét giá tài liệu

Mét

Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh

Hồ sơ/đơn vị bảo quản

+ Quy ra mét giá

Mét

5. Tài liệu nghe nhìn

a) Tổng số tài liệu ghi hình

- Bộ phim /đoạn phim

Bộ/đoạn

709

- Cuộn phim

Cuộn

224

- Cuộn băng Video

Cuộn

1.875

- Đĩa

Đĩa

6.273

- Quy ra giờ chiếu

Giờ

4.811

Trong đó: Đã thống kê biên mục

Giờ

168

b) Tổng số tài liệu ghi âm

- Cuộn băng (gốc hoặc sao thay gốc)

Cuộn

646

- Đĩa

Đĩa

1.992

- Quy ra giờ nghe

Giờ

9.072

Trong đó: Đã thống kê biên mục

Giờ

134

c) Tổng số tài liệu ảnh

- Phim âm bản (gốc hoặc sao thay gốc)

Chiếc

489.834

Trong đó: Đã thống kê biên mục

Chiếc

489.834

- Ảnh (gốc hoặc sao thay gốc)

Chiếc

176.456

Trong đó: Đã thống kê biên mục

Chiếc

66.939

d) Tổng số tài liệu bản đồ

- Bản đồ

Bản đồ

9.858

Trong đó: Đã thống kê biên mục

Bản đồ

8.877

6. Tài liệu điện tử

- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử

Hồ sơ/MB

3.063.990

Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu

Hồ sơ/MB

117.577

IV. Thu thập và loại hủy tài liệu

1. Tài liệu giấy

- Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đã thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)

Mét

12.737

- Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đã đến thời hạn thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)

Mét

28.641

- Tổng số mét giá tài liệu đã hủy (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)

Mét

6.865

2. Tài liệu nghe, nhìn

a) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)

- Cuộn phim

Cuộn

51

- Cuộn băng Video

Cuộn

437

- Cuộn băng ghi âm

Cuộn

124

- Đĩa ghi hình

Đĩa

1.254

- Đĩa ghi âm

Đĩa

143

- Phim âm bản

Chiếc

3

- Ảnh

Chiếc

105.147

- Bản đồ

Bản đồ

1.377

b) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã đến thời hạn thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)

- Cuộn phim

Cuộn

173

- Cuộn băng Video

Cuộn

1.438

- Cuộn băng ghi âm

Cuộn

522

- Đĩa ghi hình

Đĩa

5.019

- Đĩa ghi âm

Đĩa

1.849

- Phim âm bản

Chiếc

489.831

- Ảnh

Chiếc

71.154

- Bản đồ

Bản đồ

8.481

c) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã hủy (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)

- Cuộn phim

Cuộn

- Cuộn băng Video

Cuộn

- Cuộn băng ghi âm

Cuộn

- Đĩa ghi hình

Đĩa

- Đĩa ghi âm

Đĩa

- Phim âm bản

Chiếc

- Ảnh

Chiếc

155

- Bản đồ

Bản đồ

3. Tài liệu điện tử

- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)

Hồ sơ/MB

186.444

Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu

Hồ sơ/MB

91.851

- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã đến thời hạn thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)

Hồ sơ/MB

2.876.767

Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu

Hồ sơ/MB

25.532

- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã hủy (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)

Hồ sơ/MB

779

Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu

Hồ sơ/MB

194

V. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)

- Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu

Lượt người

59.366

a) Tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử dụng

- Hồ sơ/đơn vị bảo quản

Hồ sơ/đơn vị bảo quản

76.513

- Tài liệu

Tài liệu

39.620

- Ảnh

Ảnh

5.742

- Ghi âm, ghi hình

Giờ

707

b) Tổng số tài liệu được sao chụp, cấp chứng thực lưu trữ

- Tổng số tài liệu được sao chụp

Tài liệu/ trang

65.790

- Tổng số tài liệu được cấp chứng thực lưu trữ

Tài liệu/ trang

14.721

- Tổng số yêu cầu của độc giả

Yêu cầu

5.893

Trong đó: Yêu cầu của độc giả được trả lời

Yêu cầu

5.343

2. Công bố, trưng bày, triển lãm, xuất bản phẩm tài liệu lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)

- Tổng số bài công bố, giới thiệu

Bài viết

959

- Tổng số lần trưng bày, triển lãm

Lần

47

- Tổng số ấn phẩm xuất bản

Ấn phẩm

3. Công cụ tra cứu (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)

- Tổng số phông/sưu tập lưu trữ có mục lục hồ sơ

Phông/sưu tập

452

- Tổng số công trình/đề tài có mục lục hồ sơ

Công trình/đề tài

1.495

- Tổng số giờ tài liệu nghe nhìn có thống kê biên mục

Giờ

302

- Tổng số phim âm bản có thống kê biên mục

Chiếc

489.834

- Tổng số ảnh có thống kê biên mục

Chiếc

66.939

- Tổng số mục lục chuyên đề

Mục lục

32

- Tổng số sách chỉ dẫn phông lưu trữ

Sách

92

- Thẻ tra tìm

Phiếu

VI. Nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)

- Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đã nghiệm thu

Chương trình/đề tài

Trong đó: + Cấp Nhà nước

Chương trình/đề tài

+ Cấp Bộ/ngành

Chương trình/đề tài

+ Cấp cơ sở

Chương trình/đề tài

- Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đưa vào ứng dụng

Chương trình/đề tài

Trong đó: + Cấp Nhà nước

Chương trình/đề tài

+ Cấp Bộ/ngành

Chương trình/đề tài

+ Cấp cơ sở

Chương trình/đề tài

VII. Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)

1. Kho lưu trữ

- Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng

m²

26.472

Trong đó: + Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng đã sử dụng để bảo quản tài liệu

m²

23.728

+ Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng chưa sử dụng để bảo quản tài liệu

m²

2.744

- Diện tích kho lưu trữ không chuyên dụng

m²

25.761

- Diện tích kho tạm

m²

16.509

2. Trang thiết bị dùng cho lưu trữ

- Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu

Mét

166.955

Trong đó: + Giá cố định

Mét

166.955

+ Giá di động

Mét

- Camera quan sát

Chiếc

190

- Hệ thống chống đột nhập

Hệ thống

50

- Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động

Hệ thống

429

- Bình chữa cháy khí, bọt,...

Chiếc

2.883

- Hệ thống điều hòa nhiệt độ trung tâm

Hệ thống

115

- Máy điều hòa nhiệt độ

Chiếc

548

- Máy hút ẩm

Chiếc

94

- Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm

Chiếc

71

- Thiết bị thông gió

Chiếc

779

- Máy khử trùng tài liệu bằng phương pháp đông lạnh hoặc hút chân không,...

Chiếc

- Máy khử axit

Chiếc

- Hệ thống thiết bị tu bổ, phục chế tài liệu

Hệ thống

- Hệ thống thiết bị lập bản sao bảo hiểm microfilm

Hệ thống

- Mạng diện rộng

Hệ thống

230

- Mạng nội bộ

Hệ thống

814

- Máy chủ

Chiếc

211

- Máy tính cá nhân

Chiếc

1.677

- Máy quét (scanner)

Chiếc

558

- Máy sao chụp

Chiếc

1.174

Người lập biểu




Phạm Huy Thấm

KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC




Đỗ Văn Đạo

Nơi nhận:
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Lưu: VT, Chi cục VTLT.