Trợ Lý Thương Hội - Tiếng Trung

Mức lương

18 - 25 triệu

Kinh nghiệm

3 năm

Hạn nộp hồ sơ

26/06/2025

Địa điểm

Hà Nội

Mô tả công việc

Thư ký Thương hội là người quản lý cốt lõi các hoạt động hàng ngày của Thương hội, chịu trách nhiệm điều phối nguồn lực từ tất cả các bên và đảm bảo hoạt động hiệu quả của tổ chức. Trách nhiệm của Thư ký Thương hội bao gồm hành chính, giao tiếp, lập kế hoạch sự kiện và dịch vụ hội viên.

I. Quản lý và điều phối

1. Xử lý công việc hàng ngày

- Quản lý việc gửi và nhận các văn bản của Thương hội, lưu trữ hồ sơ (như thông tin hội viên, viết biên bản họp, thỏa thuận hợp tác).

- Sắp xếp lịch trình lãnh đạo, điều phối công việc giữa các phòng ban nội bộ và các đơn vị bên ngoài.

- Duy trì hệ thống văn phòng để đảm bảo tuân thủ các quy trình như mua sắm vật tư và đề nghị thanh toán.

2. Tổ chức và thực hiện cuộc họp

- Chuẩn bị các cuộc họp của Hội đồng quản trị, Đại hội hội viên,…, soạn thảo chương trình nghị sự, phát hành thông báo và sắp xếp địa điểm.

- Ghi chép nội dung cuộc họp và lập biên bản theo dõi việc thực hiện các nghị quyết.

- Phối hợp các vấn đề thủ tục như bỏ phiếu và bầu cử để đảm bảo tuân thủ điều lệ.

II. Dịch vụ hội viên và duy trì mối quan hệ

1. Phát triển và quản lý hội viên

- Xử lý đơn xin gia nhập hội viên, thu phí hội viên và xét duyệt tư cách hội viên.

- Cập nhật thường xuyên cơ sở dữ liệu thành viên và phân tích nhu cầu, phân bổ ngành nghề.

- Tổ chức các cuộc họp thành viên mới để thúc đẩy kết nối nguồn lực.

2. Phản hồi nhu cầu và gia tăng giá trị dịch vụ

- Thu thập nhu cầu của các công ty hội viên và phối hợp nhân lực của Thương hội để hỗ trợ (như tư vấn chính sách và hỗ trợ pháp lý).

- Lên kế hoạch đào tạo ngành, thanh tra doanh nghiệp và các hoạt động khác để tăng sự gắn kết của hội viên.

- Tối ưu hóa dịch vụ thông qua khảo sát mức độ hài lòng và giải quyết khiếu nại, góp ý của hội viên.

III. Lập kế hoạch sự kiện và liên lạc bên ngoài

1. Triển khai hoạt động thương hiệu

- Tổ chức các diễn đàn ngành, triển lãm và các sự kiện quy mô lớn khác: lập ngân sách, tìm kiếm nhà tài trợ, công khai và quảng bá.

- Phối hợp sự tham gia của chính quyền, truyền thông và các đối tác để mở rộng ảnh hưởng của Thương hội

- Viết báo cáo tóm tắt hoạt động, phân tích kết quả và đề xuất kế hoạch cải tiến.

2. Duy trì quan hệ công chúng

- Kết nối với các sở ban ngành có liên quan để cung cấp thông tin cập nhật về chính sách của ngành và phản hồi của doanh nghiệp.

- Duy trì quan hệ truyền thông và truyền bá tin tức của Thương hội thông qua thông cáo báo chí, tài khoản chính thức và các kênh khác.

- Xử lý các sự kiện quan hệ công chúng đột xuất và duy trì uy tín của Thương hội.

IV. Tuân thủ và Hỗ trợ Chiến lược

1. Tuân thủ quy định

- Giám sát hoạt động của Thương hội theo yêu cầu của các sở ban ngành và giám sát ngành.

- Hỗ trợ các hoạt động đánh giá hành chính như thanh tra và kiểm toán hàng năm và chuẩn bị các tài liệu có liên quan.

- Cập nhật các tài liệu hệ thống nội bộ để đảm bảo đồng bộ với các chính sách mới nhất.

2. Hợp tác chiến lược và đổi mới

- Tham gia xây dựng kế hoạch hàng năm của Thương hội và phân chia mục tiêu cho các phòng ban khác nhau.

- Nghiên cứu xu hướng ngành và cung cấp tài liệu tham khảo để ra quyết định cho Chủ tịch/ Hội đồng quản trị (như cơ hội hợp tác trong các lĩnh vực mới).

- Thúc đẩy chuyển đổi số và tối ưu hóa hệ thống quản lý thành viên hoặc nền tảng dịch vụ trực tuyến.

Yêu cầu ứng viên

- Nữ, ngoại hình ưa nhìn, chiều cao: 1m6 trở lên

- Trình độ Cao Đẳng, Đại học trở lên các ngành như ngôn ngữ Trung, quản trị kinh doanh...

- Tiếng Trung biên phiên dịch lưu loát

- Có kinh nghiệm tối thiểu từ 3 năm trở lên ở vị trí trợ lý, thư ký

- Phẩm chất chuyên môn: Am hiểu “Quy định về đăng ký và quản lý nhóm xã hội”, thành thạo kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và quản lý dự án.

- Kỹ năng giao tiếp: Có khả năng phối hợp tốt với các giám đốc điều hành cấp cao của chính phủ và doanh nghiệp, đại diện thành viên và các bên khác, có kinh nghiệm quản lý khi khủng hoảng.

- Hiểu được đặc điểm của chuỗi ngành và xu hướng chính sách của lĩnh vực mà Thương hội trực thuộc (như sản xuất, thương mại điện tử).

Quyền lợi/Phúc lợi

- Thu nhập: 15 - 25 triệu (deal theo năng lực khi PV)

- Chế độ bảo hiểm: BHXH, YT, TN... đóng sau 2 tháng thử việc; 12 ngày phép năm,... chế độ đầy đủ cho người lao động

- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công việc, được phát huy tối đa khả năng của bản thân

Thời gian làm việc

- Thứ 2 - Thứ 6 (từ 08:00 đến 17:00)

- Từ thứ 2 đến thứ 6 và ngày thứ 7 cách tuần trong tháng

+ Sáng: 8h30 - 12h

+ Chiều: 13h - 17h30

Địa điểm làm việc

• Tầng 3, tòa B, TTTM Savico Megamall Số 7-9 đường Nguyễn Văn Linh, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội