Hướng dẫn viết email cụ thể trong từng trường hợp

Mục lục bài viết

• 1. Mẫu viết email lần đầu gửi cho người khác
• 2. Mẫu viết mail khi trả lời người khác
• 3. Đối với dạng email follow-up
• 4. Nhớ kiểm tra dò lại email trước khi gửi

1. Mẫu viết email lần đầu gửi cho người khác

Hình từ Internet

Chủ đề email: "Về việc (nêu ra công việc cụ thể nhưng ngắn gọn thôi)"

Chào chị A, (ghi tên cụ thể chứ đừng Dear anh/chị, và tuyệt đối không ghi sai tên người nhận)

Em là ... đến từ (cơ quan/đoàn thể tương ứng). Em có được email này của chị do anh B bên công ty C giới thiệu (nêu ra hoàn cảnh có được thông tin liên lạc hoặc gợi nhắc người ta về dịp đã được gặp nay email liên hệ nói chuyện thêm).Em viết email này để (nêu ra công việc cần thảo luận, cụ thể hơn phần email title nhưng đừng có trình bày quá dài dòng đoạn này).

Về việc A, ....

Về vấn đề B, ...

Tuy nhiên, một khúc mắc có thể xảy ra là ... Vì vậy, em đề xuất mình có thể ... Bước tiếp theo, mong chị gửi em ... . Nếu cần thêm thông tin, chị cứ nói với em hoặc có gì gấp chị có thể gọi em/trợ lý của em tại ... (thêm một kênh liên lạc khác nhanh chóng hơn

Mong sớm nhận được phản hồi của chị.

Cảm ơn chị, (Tên)

2. Mẫu viết mail khi trả lời người khác

Hình từ Internet

Gửi chị A,

Cảm ơn email của chị

Về các vấn đề mà chị đưa ra, em xin phản hồi như sau:

Về việc X, ...

Về việc Y, ...

Để em có thể tiến hành ..., xin chị phản hồi giúp em một số điểm như sau: 1. Câu hỏi 2. Câu hỏi Sau khi nhận được những thông tin trên từ chị, bước tiếp theo của em sẽ là ... Mong nhận được phản hồi của chị trước ngày ... để kịp tiến hành ... đúng hạn. Email này có cc anh B và bạn C đến từ phòng ban ... để trả lời cho chị về vấn đề X nếu chị có thêm yêu cầu.

Cảm ơn chị.

Thân gửi, (Tên)

3. Đối với dạng email follow-up

Gửi chị A,

Em là ... ở bên (cơ quan đoàn thể tương ứng). Em gửi chị email này xin được follow-up về việc ...

Em cần chị phản hồi giúp em về vấn đề ... và gửi cho em ... để có thể tiến hành ... trước ngày xx/xx

Email trước em đã forward phía dưới để chị tiện xem lại. File đính kèm trong email này là giấy tờ X, Y và Z.

Mong sớm nhận được phản hồi của chị.

Cảm ơn chị, (Tên)

4. Nhớ kiểm tra dò lại email trước khi gửi

Hình từ Internet

Để kiểm tra thì bạn nên trả lời các câu hỏi sau nếu không sót thì email của bạn đã hoàn chỉnh

• Email đã giải quyết hay nêu ra được vấn đề chính một cách rõ ràng chưa?
• Đã đưa ra cho người nhận yêu cầu hành động cụ thể cho bước tiếp theo chưa?
• Tên mọi người đã đúng chưa?
• Còn ai có trong phần cc nhưng chưa được giới thiệu?
• File cần đính kèm đã đủ và đúng file chưa? Nếu có đoạn nào buộc phải copy & paste, format chữ trong email đã được chỉnh sửa cho đồng nhất từ đầu đến cuối chưa?
• Còn lỗi chính tả nào không?
• Nếu đang nói đến vấn đề căng thẳng, có đoạn nào mình viết bị tập trung vào cảm xúc hay đổ lỗi mà chưa đưa ra được giải pháp?