Đơn xin nghỉ phép là gì? Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ phép chuẩn

Mục lục bài viết

• 1. Đơn xin nghỉ phép là gì?
• 2. Các mẫu đơn xin nghỉ phép thông dụng
• 3. Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ phép chuẩn nhất
• * Phần mở đầu
• * Phần nội dung
• * Phần kết
• 4. Những lưu ý khi viết đơn xin nghỉ phép
• 5. Những quy định về nghỉ phép trong năm mà người lao động cần phải biết
• 5.1. Quy định về số ngày nghỉ phép năm của người lao động
• *Cách tính ngày nghỉ hằng năm trong một số trường hợp đặc biệt
• 5.2. Quy định cộng dồn nghỉ phép
• 5.3. Quy định về đóng BHXH khi nghỉ phép
• 5.4. Quy định về việc thanh toán khi không nghỉ hết phép năm

1. Đơn xin nghỉ phép là gì?

Đơn xin nghỉ phép được hiểu đơn giản là một văn bản hoặc mẫu đơn được người lao động sử dụng để xin nghỉ làm việc tạm thời trong giới hạn thời gian cho phép theo quy định của cơ quan, công ty và tuân thủ đúng với Bộ luật Lao động 2019.

2. Các mẫu đơn xin nghỉ phép thông dụng

- Mẫu đơn xin nghỉ không lương

- Mẫu đơn xin nghỉ phép năm

- Mẫu đơn xin nghỉ phép thông thường

3. Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ phép chuẩn nhất

Mỗi cơ quan, công ty sẽ có từng mẫu đơn xin nghỉ phép riêng tùy theo quy định của từng nơi. Tuy nhiên, về bố cục và nội dung, đa phần các mẫu đơn xin nghỉ phép đều không có sự sự khác biệt đáng kể.

Dưới đây là cách viết đơn xin nghỉ phép thông dụng nhất, có thể áp dụng cho đa số mẫu đơn xin nghỉ phép hiện nay:

* Phần mở đầu

- Quốc hiệu, tiêu ngữ: chính là dòng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM; Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

- Tiêu đề văn bản: Đơn xin nghỉ phép

- Địa điểm, ngày tháng năm làm đơn xin nghỉ phép: Nội dung này có thể đặt ở phần mở đầu hoặc phần kết luận (ở phía trên chữ ký)

- Kính gửi: Xác định cá nhân, phòng ban có thẩm quyền duyệt đơn xin nghỉ phép. Ví dụ: Ban Giám đốc, Ban Lãnh đạo, các phòng ban liên quan như Phòng Tổ chức - Nhân sự, Phòng Nhân sự,...

* Phần nội dung

- Thông tin cá nhân: Điền đầy đủ và chính xác các thông tin liên quan đến bản thân như Họ tên, Ngày sinh, Căn cước công dân, Mã nhân viên (nếu có), Chức danh hoặc Chức vụ hiện tại, Phòng ban đang làm việc,...

- Phần vào nội dung chính: Có thể viết “Tôi làm đơn này để đề nghị…., phòng ban,...” (Nội dung này phụ vào phần Kính gửi ở phần mở đầu)

- Lý do xin nghỉ phép: Nghỉ làm việc riêng cá nhân, nghỉ phép năm, nghỉ ốm đau, nghỉ theo chế độ của cơ quan hoặc công ty,...

- Thời gian nghỉ phép: Cần ghi chính xác thông tin về mốc thời gian xin nghỉ phép từ ngày nào, kết thúc vào ngày nào.

- Kế hoạch bàn giao công việc trong thời gian nghỉ phép: Phần này sẽ bao gồm bàn giao công việc trong nghỉ đó cho ai phụ trách, nội dung công việc người đó là những công việc cụ thể nào, kết quả cần phải đạt được công việc bàn giao đó,...

- Ghi chú phần thông tin cần liên hệ khi có sự cố khẩn cấp như Số điện thoại

- Cam kết về công việc trong thời gian nghỉ phép

* Phần kết

- Lời cảm ơn hoặc mong muốn của người làm đơn

- Chữ ký  của cá nhân, phòng ban, cá nhân có thẩm quyền liên quan

4. Những lưu ý khi viết đơn xin nghỉ phép

Để có được sự phê duyệt từ quản lý, bạn cần sử dụng mẫu đơn xin nghỉ phép theo đúng quy định của công ty.

- Trong trường hợp công ty không có mẫu đơn, bạn sẽ cần phải tự soạn đơn xin nghỉ phép. Với cách viết đơn xin nghỉ phép này, bạn cần chú ý về giọng điệu trong văn bản phải nhẹ nhàng và lịch sự.

- Không nên xin nghỉ phép liên tục trong khoảng thời gian ngắn. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công việc, đồng thời khiến cấp trên đánh giá không tốt về bạn.

- Lý do xin nghỉ phép cần phù hợp và trung thực. Hãy nêu cụ thể về lý do nghỉ phép để dễ dàng được chấp thuận hơn.

- Đưa ra được phương án, hướng giải quyết cho công việc, nhiệm vụ của bạn trong thời gian nghỉ phép.

- Cần xác định rõ về việc mình sẽ nghỉ phép có hưởng lương hay nghỉ phép không lương.

- Dù đang nghỉ phép vẫn luôn sẵn sàng hỗ trợ công ty trong các trường hợp khẩn cấp. Chắc chắn cấp trên sẽ đánh giá cao về điều này.

5. Những quy định về nghỉ phép trong năm mà người lao động cần phải biết

Bên cạnh về cách viết đơn xin nghỉ phép, người lao động cũng cần phải nắm các quy định liên quan về nghỉ phép để đảm bảo quyền lợi của mình. Cụ thể các quy định đó như sau:

5.1. Quy định về số ngày nghỉ phép năm của người lao động

- Cụ thể, theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động thì được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động như sau:

+ 12 ngày làm việc đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường;

+ 14 ngày làm việc đối với người lao động chưa thành niên, lao động là người khuyết tật, người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;

+ 16 ngày làm việc đối với người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

Người lao động làm việc chưa đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động thì số ngày nghỉ hằng năm theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc.

- Đối với công chức:  Điều 13 Luật Cán bộ, công chức 2008 (sửa đổi 2019) quy định cán bộ, công chức được nghỉ hàng năm, nghỉ lễ, nghỉ để giải quyết việc riêng theo quy định của pháp luật về lao động.

- Đối với giáo viên: Tương tự như đối với cán bộ, công chức, người lao động khác, giáo viên cũng được nghỉ các ngày lễ, tết. Tuy nhiên, thời gian nghỉ hằng năm của giáo viên còn có thêm nghỉ học kỳ và 02 tháng nghỉ hè (bao gồm cả ngày nghỉ hằng năm).

*Cách tính ngày nghỉ hằng năm trong một số trường hợp đặc biệt

- Số ngày nghỉ hằng năm của người lao động làm việc chưa đủ 12 tháng theo quy định tại khoản 2 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 được tính như sau: lấy số ngày nghỉ hằng năm cộng với số ngày được nghỉ tăng thêm theo thâm niên (nếu có), chia cho 12 tháng, nhân với số tháng làm việc thực tế trong năm để tính thành số ngày được nghỉ hằng năm.

- Trường hợp người lao động làm việc chưa đủ tháng, nếu tổng số ngày làm việc và ngày nghỉ có hưởng lương của người lao động (nghỉ lễ, tết, nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng có hưởng lương theo Điều 112, Điều 113, Điều 114 và Điều 115 Bộ luật Lao động 2019) chiếm tỷ lệ từ 50% số ngày làm việc bình thường trong tháng theo thỏa thuận thì tháng đó được tính là 01 tháng làm việc để tính ngày nghỉ hằng năm.

- Toàn bộ thời gian người lao động làm việc tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc khu vực nhà nước và doanh nghiệp nhà nước được tính là thời gian làm việc để tính ngày nghỉ hằng năm tăng thêm theo quy định tại Điều 114 Bộ luật Lao động 2019 nếu người lao động tiếp tục làm việc tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc khu vực nhà nước và doanh nghiệp nhà nước.

5.2. Quy định cộng dồn nghỉ phép

Tùy thuộc vào quy định và chính sách của doanh nghiệp, người lao động sẽ được tính cộng dồn phép.

Theo khoản 4 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, trường hợp doanh nghiệp cho cộng dồn phép năm, người lao động có thể cộng dồn số ngày phép năm này sang năm khác nhưng tối đa 3 năm/lần. Tuy nhiên với hầu hết các công ty hiện nay, việc cộng dồn phép chỉ được tính trong năm, số phép thừa năm trước năm sau không còn công dụng.

5.3. Quy định về đóng BHXH khi nghỉ phép

Việc nghỉ phép không ảnh hưởng đến tham gia BHXH của người lao động. Thế nhưng, nếu nghỉ không lương nhiều hơn 14 ngày/tháng, người lao động không được đóng BHXH cho tháng đó.

(Theo khoản 3 Điều 85 Luật Bảo hiểm xã hội 2014)

5.4. Quy định về việc thanh toán khi không nghỉ hết phép năm

Cụ thể theo khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 quy định về việc thanh toán tiền nếu chưa nghỉ hết ngày phép như sau:

- Trường hợp do thôi việc, bị mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.

- Như vậy, chỉ có 02 trường hợp được thanh toán tiền phép năm cho những ngày chưa nghỉ hết đó là khi người lao động thôi việc hoặc bị mất việc làm.

- Các trường hợp vẫn tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp đó không được trả tiền nếu không nghỉ hết phép năm.