Thư Ký Tổng Giám Đốc

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
- Hỗ trợ các công việc hàng ngày của Tổng Giám Đốc như kiểm tra và duyệt các văn bản cần TGĐ ký
- Phối hợp với các bộ phận liên quan, sắp xếp cuộc họp với các trưởng bộ phận, BOD, và các bên liên quan khác
- Giúp TGĐ xây dựng văn hóa của công ty dựa trên các giá trị của công ty bằng các hoạt động gắn kết nhân viên như các hoạt động phong trào.
- Lập biên bản cuộc họp, và lưu trữ các hồ sơ liên quan, thực hiện các công việc theo yêu cầu của GĐ HCNS

Nhiệm vụ:
- Thư ký Tổng Giám đốc
- Thực hiện các công việc theo yêu cầu của TGĐ, làm đầu mối liên lạc giữa Tổng Giám đốc và các phòng ban (Tờ trình, đề xuất, báo cáo …)
- Tham gia và ghi biên bản các cuộc họp do TGĐ chủ trì hoặc do TGĐ yêu cầu (định kỳ hàng quý hoặc họp đột xuất), các cuộc họp giao ban tháng, giao ban tuần.
- Tổng hợp các báo cáo thông tin chỉ đạo từ Ban Tổng Giám Đốc thông qua các cuộc họp thường nhật hay bất thường
- Sọan thảo các tài liệu quan trọng hay các tài liệu mật và lưu trữ, truy lục cho Tổng Giám Đốc theo đúng chuyên ngành.
- Đăng ký vé máy bay và khách sạn cho TGĐ trong các chuyến đi công tác. Làm các báo cáo chi phí của TGĐ.
- Hỗ trợ Ban TGĐ trong việc xây dựng và duy trì các mối quan hệ đối nội và đối ngoại có liên quan (nhắc sinh nhật của các quan khách, đối tác quan trọng, …)
- Kiểm tra các văn bản trình lên TGĐ ký (số lượng có thể rất nhiều)
- Giúp TGĐ thực hiện các hoạt động gắn kết (engagement) nhân viên cũng như truyền tãi các thông điệp của công ty đến với mọi người. Giúp TGĐ đánh giá đúng tinh thần và mức độ engagement của nhân viên để đưa ra các biện pháp kịp thời.
- Chủ động báo cáo tiến độ các công việc trong phạm vi được giao, hoặc những diễn tiến bất thường

Công tác HCNS, văn thư-lưu trữ
- Thực hiện công tác văn thư- lưu trữ, tống đạt thư từ bên ngoài đến TGĐ, các phòng ban, nhà máy, lưu trữ hồ sơ theo hệ thống phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty
- Cập nhật các văn bản đến, giúp Tổng Giám Đốc/ Giám đốc HCNS theo dõi thời hạn và quá trình xử lý công việc theo sự chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc.
- Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản từ các bộ phận khác khi tiến hành lấy số công văn gửi ra bên ngoài hoặc thông báo đến các bộ phận khác.
- Thực hiện các nghiệp vụ “văn thư” theo quy trình văn thư lưu trữ, ISO 9001:2008
- Tiếp nhận, trình lãnh đạo xử lý các thông tin (điện thoại, fax, thư tín, email…) đến công ty và từ công ty ra bên ngoài.
- Báo cáo Tổng Giám Đốc/ Giám đốc HCNS về nội dung, kết quả thực hiện nhiệm vụ theo chương trình, kế hoạch được phân công.
- Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác theo yêu cầu công việc do Giám đốc HCNS giao.

QUYỀN HẠN
- Chủ động trong việc liên hệ với các cá nhân có liên quan từ các phòng ban, nhà máy, chi nhánh, công ty con trực thuộc để tập hợp thông tin phục vụ nhu cầu thông tin của Tổng Giám Đốc
- Chủ động trong việc liên hệ với các cá nhân có liên quan từ các phòng ban, nhà máy, chi nhánh, công ty con trực thuộc để sắp xếp, tổ chức các cuộc họp theo yêu cầu của Tổng Giám Đốc
- Chủ động lập, lưu trữ các biên bản nội dung cuộc họp có sự tham gia của Tổng Giám Đốc

TRÁCH NHIỆM
- Thực hiện hoàn thành nhiệm vụ được giao.
- Thực hiện công việc hành chánh