Phó Phòng Phụ Trách Hành Chánh

Mức lương: 12 - 15 triệu

Kinh nghiệm: 3 năm

Hình thức làm việc: Toàn thời gian

Tỉnh Đồng Nai

Hạn nộp hồ sơ: 31/07/2018

Trình độ: Trung cấp

Mô tả công việc

Lập kế hoạch hoạt động cho bộ phận hành chính trong tuần/ tháng/ quý/ năm.
Tổ chức quản lý và triển khai thực hiện các công việc liên quan đến hồ sơ pháp lý của công ty: Vệ sinh môi trường, vệ sinh thực phẩm, y tế...
Chịu trách nhiệm soạn thảo các văn vản của công ty trình lên TGĐ ký duyệt & ban hành đến các đơn vị liên quan thuộc cơ cấu Tập đoàn và theo dõi kết quả thực hiện để báo cáo kịp thời lên lãnh đạo cấp trên.
Quản lý và theo dõi các văn bản công văn đến, công văn đi của các đơn vị tổ chức đối tác bên ngoài.
Xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ, văn bản toàn công ty. Quản lý công tác lưu trữ hồ sơ, văn bản theo đúng quy trình, đảm bảo khi cần dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, ...
Xây dựng định mức nhiên liệu, nguyên liệu, văn phòng phẩm cho từng đơn vị theo từng thời điểm hợp lý (phối hợp với lãnh đạo các đơn vị) trình Trưởng phòng, Ban TGĐ. Tổ chức quản lý và kiểm soát các đơn vị đề xuất điều chỉnh, đổi mới cho phù hợp với thực tế cấp trên.
Tìm kiếm các khóa học trang bị thêm kiến thức an toàn trong lao động, lập danh sách CBNV đề nghị đi học để bổ sung thêm kiến thức, nghiệp vụ cho nhân viên các bộ phận.
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp các dụng cụ về đồng phục, khám sức khỏe định kỳ, tập huấn kiến thức an toàn vệ sinh thực phẩm cho cán bộ nhân viên.
Tổ chức quản lý công tác sử dụng văn phòng phẩm, điện thoại, bộ đàm, kiểm soát công tác mua sắm, sửa chữa, bảo trì các loại thiết bị văn phòng, quá trình sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp, tổng hợp, phân tích chi phí sử dụng điện, nước và các cho phí hành chính khác, ...
Tổ chức chu đáo các cuộc họp định kỳ, đột xuất trong nội bộ cũng như các cuộc họp với đối tác bên ngoài, thể hiện tính chuyên nghiệp.
Tổ chức chu đáo các chương trình đón, tiếp và phục vụ các đoàn khách của Ban TGĐ, khách công ty, khách đối tác làm việc, các đoàn thanh tra, kiểm tra, ...
Phối hợp Phó Phòng phụ trách Nhân sự triển khai kế hoạch tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng nhằm tối ưu hóa nguồn lao động cho tập đoàn.
Hỗ trợ công tác quản lý điều hành, triển khai công việc và kiểm soát hiệu quả công việc đối với các đơn vị trực thuộc Phòng Hành chính Nhân sự.
Tổ chức hướng dẫn, kiểm soát ý thức chấp hành nội quy lao động của cán bộ công nhân viên cụ thể: Chấp hành giờ giấc, đồng phục, tác phong - ý thức - trách nhiệm đối với công việc, phong cách ứng xử đối với cấp trên, đồng nghiệp và du khách...
Chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm soát các đơn vị thực hiện công tác cập nhật, luân chuyển, lưu trữ, truy cập, sử dụng hồ sơ/ tài liệu nghiệp vụ và công tác bảo mật thông tin, bảo mật hồ sơ, tài liệu mật.
Phối hợp với các đơn vị thực hiện các công việc thuộc chức năng phục vụ sản xuất kinh doanh và các mùa lễ hội, ngày chủ nhật, ngày lễ và ngày tết.

Yêu cầu ứng viên

Ứng viên nam/nữ, tốt nghiệp đại học các chuyên ngành có liên quan
Am hiểu các quy định pháp luật có liên quan đến công tác hành chánh.
Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết trình, đào tạo, huấn luyện tốt;
Có tối thiểu 5 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường dịch vụ, có quy mô lao động > 1.000 CBNV.
Kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp ứng xử tốt, biết phối hợp làm việc tốt với các phòng ban, có khả năng làm việc theo nhóm, tư duy sáng tạo.
Kỹ năng vi tính: Sử dụng thành thạo các ứng dụng tin học văn phòng.
Thái độ hòa nhã, nhiệt tình/Tính cách năng động,
CHẤP NHẬN LÀM VIỆC VÀO CÁC NGHỈ & NGÀY LỄ - TẾT (Theo đặc thù của ngành du lịch)