Quyết định 2799/QĐ-CT về Quy trình quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử của Cục Thuế

Quyết định 2799/QĐ-CT: Quy trình quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử của Cục Thuế

Vừa qua, ngày 6/8/2025, Cục Thuế đã ban hành Quyết định 2799/QĐ-CT năm 2025 ban hành Quy trình quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Cụ thể, Ban hành kèm theo Quyết định 2799/QĐ-CT năm 2025 Quy trình quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Đồng thời, Quyết định 2799/QĐ-CT năm 2025 có hiệu lực kể từ 06/08/2025 và áp dụng đối với cơ quan thuế các cấp khi triển khai hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Lưu ý: Quyết định 2799/QĐ-CT năm 2025 thay thế Quyết định 1447/QĐ-TCT năm 2021 và Quyết định 1391/QĐ-TCT năm 2022 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế.

Theo đó, về mục đích và phạm vi điều chỉnh được quy định như sau:

[1 ]Mục đích

- Quy định nội dung và các bước công việc về quần lý, sử dụng thông tin hoá đơn điện tứ, chứng từ điện tử tại cơ quan thuế các cấp nhằm đảm bảo thực hiện đúng quy định của pháp luật về quản lý thuế và pháp luật về hoá đơn điện tử, chứng từ điện tử.

- Ứng dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ cơ quan thuế các cấp xây dựng co sở dữ liệu, khai thác và quản lý thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử theo quy định của pháp luật, tự động hóa các bước công việc tại các khâu trong Quy trình, đáp ứng yêu cầu cải cách thủ tục hành chính và hiện đại hoá ngành thuế.

- Phân định rõ trách nhiệm của cơ quan thuế và công chức thuế tham gia thực hiện quy trình.

[2] Phạm vi điều chỉnh

- Quy trình này quy định trình tự, thủ tục thực hiện hoạt động quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử của cơ quan thuế, công chức thuế các cấp, bao gồm: quản lý đăng ký, sử dụng và khai thác thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện từ, cung cấp thông tin hóa đơn điện tử.

- Hoá đơn điện tử được quần lý theo quy trình này là các loại hoá đơn quy định tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), điểm a khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

- Chứng từ điện tử được quản lý theo quy trình này là các loại chứng từ quy định tại Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 16 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Quyết định 2799/QĐ-CT về Quy trình quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử của Cục Thuế (Hình từ Interenet)

Chủ thể tham gia thực hiện Quy trình quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được quy định như thế nào?

Căn cứ theo Điều 5 Quy trình quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử ban hành kèm theo Quyết định 2799/QĐ-CT năm 2025 quy định về chủ thể tham gia thực hiện Quy trình quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử như sau:

[1] Bộ phận tiếp nhận thông tin đăng ký và dữ liệu hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử:

- Phòng Quản lý thuế thuộc Chi cục Thuế doanh nghiệp lớn, Chi cục Thuế thương mại điện tử;

- Phòng Quản lý, hỗ trợ doanh nghiệp và Phòng Thuế cá nhân, hộ kinh doanh và thu khác thuộc Thuế tỉnh, thành phố;

- Tổ quản lý, hỗ trợ doanh nghiệp và Tổ Quản lý, hỗ trợ cá nhân, hộ kinh doanh, Tổ Quản lý các khoản thu khác thuộc Thuế cơ sở;

- Bộ phận tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan thuế các cấp.

(sau đây gọi tắt là bộ phận Tiếp nhận dữ liệu).

[2] Bộ phận quản lý sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử:

- Phòng Quản lý thuế thuộc Chi cục Thuế doanh nghiệp lớn, Chỉ cục Thuế Thương mại điện tử;

- Phòng Quản lý, hỗ trợ doanh nghiệp và Phòng Thuế cá nhân, hộ kinh doanh và thu khác thuộc Thuế tỉnh, thành phố;

- Tổ Quản lý, hỗ trợ doanh nghiệp và Tổ Quản lý, hỗ trợ cá nhân, hộ kinh doanh, Tổ Quản lý các khoản thu khác tại Thuế cơ sở;

- Các bộ phận khác do Lãnh đạo CQT phân công tùy theo quy mô và yêu cầu giải quyết công việc.

(sau đây gọi tắt là bộ phận Quản lý sử dụng).

[3] Bộ phận quản lý rủi ro hóa đơn điện tử, chứng từ điện từ:

Là bộ phận có chức năng quản lý rủi ro hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử tại CQT bao gồm:

- Ban Quản lý tuân thủ và hỗ trợ NNT thuộc Cục Thuế;

- Phòng được giao quản lý rủi ro hóa đơn điện tử, chứng từ điện từ thuộc Chi cục Thuế doanh nghiệp lớn, phòng Cơ sở dữ liệu và quản lý rủi ro thuộc Chi cục Thuế thương mại điện tử;

- Phòng Quản trị dữ liệu và quản lý rủi ro thuộc Thuế tỉnh, thành phố;

- Bộ phận được giao quản lý rủi ro hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử tại Thuế

(sau đây gọi tắt là bộ phận QLRR).

[4] Bộ phận kiểm tra:

- Ban Kiểm tra thuế thuộc Cục Thuế;

- Phòng được giao nhiệm vụ kiểm tra thuộc Chi cục Thuế doanh nghiệp lớn, Chi cục Thuế Thương mại điện tử;

- Các phòng Kiểm tra, phòng Quản lý, hỗ trợ doanh nghiệp và phòng Thuế cá nhân, hộ kinh doanh và thu khác thuộc Thuế tỉnh, thành phố;

- Tổ kiểm tra thuế, Tổ Quản lý, hỗ trợ doanh nghiệp và Tổ quản lý, hỗ trợ cá nhân, hộ kinh doanh, Tổ Quản lý các khoản thu khác thuộc Thuế cơ sở.

(sau đây gọi tắt là bộ phận Kiểm tra).

[5] Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:

- Bộ phận hành chính văn thư tại cơ quan thuế;

- Phòng được giao nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả thuộc Chi cục Thuế doanh nghiệp lớn, Chi cục Thuế thương mại điện tử;

- Bộ phận Quản lý, hỗ trợ doanh nghiệp; cá nhân, hộ kinh doanh và thu khác tại Thuế tỉnh, thành phố;

- Bộ phận tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan thuế các cấp:

- Bộ phận do Lãnh đạo CQT phân công tùy theo quy mô và yêu cầu giải quyết công việc.

(sau đây gọi tắt là bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả).

[6] Bộ phận Công nghệ thông tin:

- Ban Công nghệ, chuyển đổi số và tự động hóa thuộc Cục Thuế;

- Phòng Quản trị dữ liệu và quản lý rủi ro thuộc Thuế tỉnh, thành phố;

- Tổ Nghiệp vụ, dự toán, pháp chế thuộc Thuế cơ sở.

(sau đây gọi tắt là bộ phận CNTT).

[7] Các bộ phận nghiệp vụ khác tham gia quy trình:

- Bộ phận Quản lý, hỗ trợ doanh nghiệp/Bộ phận Quản lý, hỗ trợ cá nhân, hộ kinh doanh, bộ phận quản lý các khoản thu khác hoặc các bộ phận khác do Lãnh đạo CQT phân công tùy theo quy mô và yêu cầu giải quyết công việc.

- Ban/đơn vị thuộc Cục Thuế; Phòng thuộc CCT DNL, CCT TMĐT, Thuế tỉnh, thành phố; Tổ thuộc Thuế cơ sở có liên quan theo phân công của Lãnh đạo CQT.

(sau đây gọi tắt là bộ phận Nghiệp vụ khác).

Hóa đơn điện tử sai sót không cần lập lại trong trường hợp nào?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử như sau:

Theo đó, trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

[1] Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

[2] Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

[2.1] Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

[2.2] Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.

[3] Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

Như vậy, qua quy định nêu trên có thể thấy, đối với trường hợp hóa đơn ghi sai tên hoặc địa chỉ của người mua nhưng đúng mã số thuế và các nội dung khác không sai, thì người bán chỉ cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót; không bắt buộc phải lập lại hóa đơn.