Năm 2025, 15 nội dung cần phải có trong hóa đơn điện tử?

1

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn

- Tên hóa đơn: Thể hiện trên mỗi hóa đơn, ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, TEM, VÉ, THẺ, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA (theo Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn: Thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

2

Tên liên hóa đơn

Áp dụng cho hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

3

Số hóa đơn

- Ghi bằng chữ số Ả-rập, tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ 1 (ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng) đến tối đa 99 999 999 (ngày 31/12 hàng năm).
- Lập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn trong cùng ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in: Số hóa đơn in sẵn, sử dụng đến hết kể từ khi mua.
- Hóa đơn điện tử nhiều cơ sở dùng chung: Lập theo thứ tự từ nhỏ đến lớn theo thời điểm ký số/điện tử.
- Nếu không theo thứ tự trên: Hệ thống phải đảm bảo tăng theo thời gian, mỗi số chỉ dùng một lần, tối đa 8 chữ số.

4

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

- Ghi đúng theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chi nhánh, hộ kinh doanh, đăng ký thuế, đầu tư, hợp tác xã.

5

Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh của người mua

- Người mua là cơ sở kinh doanh: Ghi đúng theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chi nhánh, hộ kinh doanh, thuế, đầu tư, hợp tác xã.
- Đơn vị có quan hệ ngân sách: Ghi mã số đơn vị có quan hệ ngân sách.
- Tên, địa chỉ dài: Có thể viết tắt (Phường → P, Quận → Q, TP, VN, CP, TNHH, KCN, SX, CN...) nhưng phải đảm bảo xác định chính xác, phù hợp đăng ký kinh doanh/thuế.
- Người mua không có mã số thuế: Không ghi mã số thuế; một số trường hợp đặc thù (khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) không cần ghi tên, địa chỉ.
- Khách hàng nước ngoài: Ghi số hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh, quốc tịch thay cho địa chỉ; nếu cung cấp mã số thuế/số định danh thì ghi trên hóa đơn.

6

Thông tin hàng hóa, dịch vụ và thuế

- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá:
+ Tên hàng hóa/dịch vụ: Ghi tiếng Việt, chi tiết từng chủng loại; hàng hóa đăng ký quyền sử dụng/sở hữu ghi số hiệu/ký hiệu đặc trưng (số khung, số máy, địa chỉ nhà...); dịch vụ vận tải ghi biển kiểm soát, hành trình; vận tải số ghi thông tin người gửi.
+ Đơn vị tính: Theo đơn vị đo lường (tấn, kg, cái, m³...); dịch vụ không bắt buộc ghi đơn vị tính.
+ Số lượng: Ghi chữ số Ả-rập theo đơn vị tính; dịch vụ đặc thù (điện, nước...) dùng bảng kê kèm hóa đơn.
+ Đơn giá: Ghi theo đơn vị tính; nếu dùng bảng kê, không bắt buộc ghi trên hóa đơn.
- Thuế suất GTGT: Ghi tương ứng từng loại hàng hóa/dịch vụ theo luật thuế GTGT.
- Thành tiền chưa thuế, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán: Ghi bằng đồng Việt Nam, chữ số Ả-rập; nếu thu ngoại tệ không quy đổi, ghi nguyên tệ.
- Chiết khấu/khuyến mại: Thể hiện rõ trên hóa đơn, tính giá thuế GTGT theo luật.
- Vận tải hàng không: Phí dịch vụ, thu hộ ghi giá đã có thuế GTGT; làm tròn đến hàng nghìn theo IATA.

7

Chữ ký người bán, người mua

- Hóa đơn in sẵn: Có chữ ký, dấu (nếu có) của người bán; chữ ký người mua (nếu có).
- Hóa đơn điện tử:
+ Người bán là doanh nghiệp/tổ chức: Dùng chữ ký số của doanh nghiệp/tổ chức.
+ Người bán là cá nhân: Dùng chữ ký số cá nhân/người ủy quyền.
+ Một số trường hợp ((khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP): Không cần chữ ký số người bán/mua.

8

Thời điểm lập hóa đơn

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hiển thị định dạng ngày/tháng/năm dương lịch.

9

Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

- Hiển thị ngày/tháng/năm dương lịch.
- Nếu khác thời điểm lập hóa đơn: Ký số và gửi cơ quan thuế chậm nhất ngày làm việc tiếp theo (trừ trường hợp gửi bảng tổng hợp theo điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
- Khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn; người mua khai theo thời điểm nhận hóa đơn hợp lệ.

10

Mã của cơ quan thuế

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

11

Phí, lệ phí, chiết khấu, khuyến mại

Theo hướng dẫn điểm e khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các nội dung liên quan (nếu có).

12

Thông tin tổ chức nhận in hóa đơn

Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, ghi tên, mã số thuế của tổ chức nhận in.

13

Chữ viết, chữ số, đồng tiền

- Chữ viết: Tiếng Việt; chữ nước ngoài (nếu có) ghi trong ngoặc hoặc dưới dòng tiếng Việt, cỡ nhỏ hơn. Chữ không dấu không gây hiểu sai.
- Chữ số: Ả-rập (0-9); dấu chấm (.) sau hàng nghìn, triệu...; dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm (.) sau hàng đơn vị tùy lựa chọn.
- Đồng tiền: Đồng Việt Nam (ký hiệu “đ”); nếu ngoại tệ, ghi tên ngoại tệ, tỷ giá theo Luật Quản lý thuế; nếu nộp thuế bằng ngoại tệ, không quy đổi.

14

Nội dung khác

- Có thể thêm biểu trưng, logo, nhãn hiệu, thương hiệu.
- Tùy giao dịch: Ghi hợp đồng, lệnh vận chuyển, mã khách hàng, thông tin khác.

15

Hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế

Đảm bảo nội dung theo Điều này và hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính.