Mẫu biên bản cuộc họp là gì? Biên bản cuộc họp phải đảm bảo yêu cầu gì? Mẫu biên bản cuộc họp năm 2025?

Mẫu biên bản cuộc họp là gì? Biên bản cuộc họp phải đảm bảo yêu cầu gì?

Mẫu biên bản cuộc họp là một tài liệu quan trọng ghi lại các nội dung chính, quyết định, và kết luận sau mỗi cuộc họp trong tổ chức. Đây là một công cụ để xác nhận lại những thông tin quan trọng và là bằng chứng để theo dõi tiến độ công việc sau khi cuộc họp kết thúc. Biên bản cuộc họp cũng giúp những người không tham gia cuộc họp có thể nắm bắt được các thông tin và quyết định đã được đưa ra.

Biên bản cuộc họp phải đảm bảo yêu cầu sau:

[1] Chính xác và trung thực: Biên bản cần ghi lại đầy đủ, chính xác những gì đã được thảo luận và quyết định trong cuộc họp. Mọi thông tin cần được xác nhận rõ ràng và không thiếu sót.

[2] Đảm bảo tính khách quan: Biên bản không được thể hiện ý kiến cá nhân hay thiên vị mà phải phản ánh đúng nội dung cuộc họp.

[2] Dễ đọc và dễ hiểu: Cấu trúc biên bản cần rõ ràng, có sự phân chia hợp lý giữa các mục và nội dung để người đọc dễ dàng tiếp cận thông tin.

[4] Có tính pháp lý: Biên bản là văn bản chính thức trong công ty hoặc tổ chức, vì vậy nó cần đáp ứng yêu cầu về tính pháp lý và có thể sử dụng để tham khảo hoặc giải quyết tranh chấp sau này.

Những nội dung cần có trong biên bản cuộc họp?

Nội dung chính của biên bản cuộc họp công ty thường bao gồm:

[1] Phần mở đầu biên bản

- Quốc hiệu, tiêu ngữ tổ chức cuộc họp.

- Thông tin cơ bản: Tên công ty, địa điểm họp, thời gian họp, chủ tịch buổi họp, thư ký biên bản.

- Danh sách người tham dự: Thành viên Ban Giám đốc, trưởng các phòng/ban, thành viên khác.

[2] Nội dung chính của cuộc họp

- Lý do tổ chức cuộc họp: Lý do tổ chức cuộc họp là phần quan trọng trong biên bản cuộc họp, thể hiện mục đích và tầm quan trọng của buổi họp. Lý do cần được ghi một cách rõ ràng, súc tích và chính xác.

- Nội dung chính được đề cập trong cuộc họp là phần quan trọng nhất của biên bản cuộc họp, ghi lại đầy đủ, chính xác những nội dung quan trọng được thảo luận và quyết định trong buổi họp. Nội dung cần được trình bày một cách khoa học, logic và dễ hiểu.

- Nội dung chính được đề cập trong cuộc họp: Ghi rõ tên người phát biểu, ghi tóm tắt nội dung ý kiến phát biểu, chỉ ra điểm chính của ý kiến phát biểu, phân loại ý kiến theo các chủ đề chính, sử dụng dấu ngoặc kép để trích dẫn nguyên văn ý kiến phát biểu quan trọng.

[3] Phần kết luận cuộc họp

- Đọc cho các thành viên trong cuộc họp cùng nghe lại bên bản.

- Xét duyệt, bổ sung và sửa chữa nếu có thiếu sót để biên bản hoàn chỉnh hơn.

- Ghi lại ngày, giờ kết thúc cuộc họp.

- Chủ tịch và thư ký của cuộc họp sẽ ký và ghi rõ họ tên.

Mẫu biên bản cuộc họp là gì? Biên bản cuộc họp phải đảm bảo yêu cầu gì? Mẫu biên bản cuộc họp năm 2025? (Hình từ Internet)

Mẫu biên bản cuộc họp năm 2025?

Một biên bản cuộc họp dù không có quy định cụ thể, song cần phải tuân thủ những điều kiện và quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.

Cách ghi biên bản cuộc họp cụ thể như sau:

- Chủ đề, tiêu điểm chính của cuộc họp

- Bộ phận, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp tổ chức cuộc họp.

- Người chủ trì: Người đưa ra các vấn đề chính, hướng xử lý hoặc tổng hợp các ý kiến để giải quết vấn đề.

- Thư ký: Người đảm nhiệm công việc điểm danh các thành phần tham gia và ghi chép các thông tin trong cuộc họp, lập biên bản họp.

- Thành phần khác: Có thể là đại diện các phòng ban hoặc nhân viên, người có liên quan tới chủ đề của cuộc họp.

- Nội dung cuộc họp: Đây là phần quan trọng nhất mà thư ký cần lưu ý khi viết biên bản cuộc họp bởi thư ký sẽ là người quan sát và ghi chép những gì diễn ra trong cuộc họp (các vấn đề được trình bày, thảo luận; những ý kiến phát biểu của các thành viên tham gia,…)

- Kết luận cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp căn cứ các nội dung đã được trao đổi và thống nhất thông qua biểu quyết (nếu có) để đưa ra quyết định.

Dưới đây là mẫu biển bản cuộc họp năm 2025 bạn có thể tham khảo:

BIÊN BẢN HỌP

Về việc⁾………………..………..

Hôm nay, vào lúc ….… giờ …… ngày ….. tháng ….. năm …..

Tại ……………………………………………………………………………..

Diễn ra cuộc họp với nội dung ……………………………………………..

I. Thành phần tham dự:

1. Chủ trì: Ông/Bà …………………….….. Chức vụ: …..………………

2. Thư ký: Ông/Bà ………………………… Chức vụ: ……………………

3. Thành phần khác:

……………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………....

II. Nội dung cuộc họp:

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

III. Biểu quyết (nếu có):

- Tổng số phiếu: …………. Phiếu

- Số phiếu tán thành: ……… phiếu, chiếm …… %

- Số phiếu không tán thành: ………... phiếu, chiếm …… %

IV. Kết luận cuộc họp:

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

Cuộc họp kết thúc vào lúc ….. giờ ….. ngày …. tháng ….. năm ……, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và cùng ký vào biên bản.

Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký./.

Tải Mẫu biên bản cuộc họp năm 2025: Tại đây