Hóa đơn điều chỉnh là gì? Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn theo Nghị định 70/2025?

Hóa đơn điều chỉnh là gì?

Căn cứ theo điểm b, khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử như sau:

Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

...

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

...
 

Như vậy, hóa đơn điều chỉnh có thể hiểu là các hóa đơn dùng để điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót về mã số thuế hoặc số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng.

Hóa đơn điều chỉnh là gì? Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn theo Nghị định 70/2025? (Hình từ Internet)

Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn theo Nghị định 70/2025?

Để điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót, doanh nghiệp thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Xác định thông tin sai sót trên hóa đơn điện tử

- Nội dung sai sót (tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa, dịch vụ…).

- Mức độ sai sót (nghiêm trọng hay không và những ảnh hưởng đến giá trị thanh toán, thuế nếu có).

- Nguyên nhân dẫn đến sai sót.

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu liên quan

- Hóa đơn gốc: Hóa đơn điện tử đã lập trước đó cần điều chỉnh (xác định số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn).

- Biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản: Ghi rõ lý do điều chỉnh, số tiền điều chỉnh (không bao gồm thuế giá trị gia tăng), số tiền thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn gốc, và các thông tin liên quan.

Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh

- Nội dung hóa đơn điều chỉnh:

+ Ghi rõ hóa đơn này là “Hóa đơn điều chỉnh” và tham chiếu đến hóa đơn gốc (số ký hiệu, ngày, tháng).

+ Ghi rõ các thông tin cần điều chỉnh: số tiền, thuế suất, thuế GTGT, hoặc các thông tin khác như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có sai sót).

+ Đảm bảo hóa đơn điều chỉnh tuân thủ định dạng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Khoản 9 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

- Trường hợp đặc biệt:

+ Nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử và trả lại hàng hóa thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ví dụ: ô tô, bất động sản), người mua lập hóa đơn điện tử trả lại hàng và giao cho người bán.

+ Trong trường hợp tích hợp biên lai thu thuế, phí, hóa đơn điều chỉnh phải đảm bảo đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử và biên lai điện tử theo định dạng do cơ quan thuế quy định.

Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử điều chỉnh cho người mua

- Người bán giao hóa đơn điều chỉnh cho người mua (đối với trường hợp trả lại hàng hóa hoặc điều chỉnh phí bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa).

- Nếu người mua lập hóa đơn trả lại hàng, người mua gửi hóa đơn điện tử này cho người bán.

Bước 5: Kê khai hóa đơn điện tử điều chỉnh

- Cả bên bán và bên mua thực hiện kê khai điều chỉnh doanh thu mua, bán, thuế đầu ra, thuế đầu vào tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh, theo quy định pháp luật về thuế.

- Đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng quy định, tránh vi phạm quy định về chuyển dữ liệu

Bước 6: Kiểm tra lại thông tin trên hóa đơn điều chỉnh nhằm đảm bảo tính chính xác, tránh phải điều chỉnh lại nhiều lần.

Lập hóa đơn điều chỉnh trong một số trường hợp cụ thể theo Nghị định 70 ?

Căn cứ khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có quy định về hóa đơn để điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp như sau:

(1) Đối với các hóa đơn điện tử đã lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không bị sai nhưng khi thanh toán thực tế hoặc khi quyết toán có sự thay đổi về giá trị, khối lượng trên cơ sở kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật có liên quan thì người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới đối với số chênh lệch qua quyết toán phản ánh theo đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh (phát sinh giảm ghi âm (-) hoặc phát sinh tăng ghi dương (+) phù hợp với thực tế).

(2) Trường hợp việc chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ thì số tiền chiết khấu của hàng hóa, dịch vụ đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau đảm bảo số tiền chiết khấu không vượt quá giá trị hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau hoặc được lập hóa đơn điều chỉnh kèm theo bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh. Bảng kê được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh thu mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.

(3) Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá, dịch vụ:

- Trường hợp trả lại hàng hóa: Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.

- Trường hợp hàng hoá là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua thì khi trả lại hàng hoá đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan, nếu người mua là đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hoá đơn trả lại hàng cho người bán.

- Đối với trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm: Căn cứ vào hóa đơn đã lập và biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số tiền phí bảo hiểm được hoàn, giảm (không bao gồm thuế giá trị gia tăng), số tiền thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn thu phí bảo hiểm mà doanh nghiệp bảo hiểm đã thu (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do hoàn, giảm phí bảo hiểm thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền. Trên hóa đơn ghi rõ số tiền phí bảo hiểm hoàn, giảm, lý do hoàn, giảm. Biên bản này được lưu giữ cùng với hóa đơn thu phí bảo hiểm tại doanh nghiệp và xuất trình khi có yêu cầu.

Đối với các trường hợp quy định trong khoản (3) nêu trên, người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hoá, dịch vụ và phải xuất trình khi được yêu cầu.

- Trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ hoặc lập hóa đơn thu tiền đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, nhà chuyển nhượng sau đó phát sinh việc huỷ hoặc chấm dứt giao dịch và hủy một phần việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập theo quy định tại điểm b.1 khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

(4) Trường hợp tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt (sau đây gọi là tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán) đã lập hóa đơn thu phí dịch vụ thanh toán thẻ ngân hàng sau đó phát sinh giao dịch hoàn phí dịch vụ thanh toán thẻ ngân hàng cho đơn vị chấp nhận thẻ thì tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trên hóa đơn điều chỉnh không cần có thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn số.... Mẫu số... ký hiệu... ngày...tháng...năm.”

(5) Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông mà khách hàng sử dụng thẻ trả trước dịch vụ viễn thông di động để thanh toán cho cước dịch vụ trả sau, nhắn tin ủng hộ từ thiện, các dịch vụ viễn thông khác được chấp nhận thanh toán bằng thẻ trả trước dịch vụ viễn thông di động theo quy định của pháp luật và khi bán thẻ cào, hoàn thành cung cấp dịch vụ doanh nghiệp viễn thông đã thực hiện lập hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định, doanh nghiệp viễn thông căn cứ vào dữ liệu trên bảng kê hoặc biên bản làm việc với đối tác, khách hàng để thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh.

>>Xem thêm

• Mẫu Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất 2025 (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

• Từ 01/6/2025, hóa đơn điện tử bắt buộc phải có số định danh cá nhân người mua đúng không?