Thời gian thực tập của sinh viên là bao lâu? Hồ sơ xin thực tập gồm những gì?

Thời gian thực tập của sinh viên là bao lâu?

Ở đa số chương trình Đại học/Cao đẳng, thời gian thực tập của sinh viên phổ biến là 2-3 tháng. Mốc này vừa đủ để làm quen quy trình công việc, tích lũy giờ công theo quy định về thời gian thực tập của khoa và hoàn thành báo cáo. Với các ngành đòi hỏi thao tác thực tiễn hoặc chu trình sản xuất/dự án dài, 1 kỳ thực tậpcó thể được khuyến nghị ở mức 3-4 tháng để người học có thời gian chuyển từ quan sát sang xử lý tác vụ độc lập.

Cần phân biệt thời gian và mức độ “đủ”. Một kỳ thực tập chỉ thật sự “đủ” khi có minh chứng năng lực: nắm được quy trình, có sản phẩm cụ thể, nhận xét của người hướng dẫn, và đóng dấu xác nhận thực tập hợp lệ. Vì vậy, khi cân nhắc thời gian thực tập tối thiểu, nên bám theo đề cương học phần (số tín chỉ, số giờ yêu cầu) lẫn mục tiêu nghề nghiệp. Nếu mục tiêu là có case study/đề tài đủ sâu hoặc cần luân chuyển qua nhiều bộ phận, mốc 3-4 tháng sẽ hợp lý hơn so với 2 tháng.

Tùy ngành sẽ có khác biệt rõ rệt:

- Khối kinh tế - quản trị - truyền thông: thường 2-3 tháng, có trường hợp kéo dài đến 4 tháng để hoàn thành dự án học kỳ.

- Khối kỹ thuật - xây dựng - kiến trúc: thực tập theo tiến độ công trình/dự án nên thường 3-4 tháng.

- Dịch vụ - du lịch - nhà hàng - khách sạn: ca làm theo mùa, dễ đạt đủ giờ trong 2-3 tháng, nhưng nên chọn mốc dài hơn nếu muốn nắm trọn chu trình vận hành.

Dù chọn mốc nào, nội dung trọng tâm cần đạt vẫn là: đủ giờ - đủ sản phẩm - đủ xác nhận.

Tham khảo thêm bài: “Sinh viên không đi thực tập có sao không? Những lưu ý khi đi thực tập” để hiểu tác động khi thay thế thực tập bằng phương án khác.

Thời gian thực tập của sinh viên là bao lâu? Hồ sơ xin thực tập gồm những gì? (Hình từ Internet)

Cách chọn mốc thực tập phù hợp theo năm học, ngành và mục tiêu

Để trả lời đầy đủ “thời gian thực tập của sinh viên là bao lâu”, cần xét đồng thời ba yếu tố: năm học, đặc thù ngành và mục tiêu sau kỳ thực tập.

Theo năm học (sinh viên năm mấy đi thực tập): Đa số trường xếp thực tập vào học kỳ 2 năm 3 hoặc đầu năm 4. Bố trí này giúp quay lại trường kịp hoàn thành môn chuyên ngành, đồ án/khóa luận. Với bậc Cao đẳng, thực tập có thể rơi vào năm 2. Nếu còn nợ nhiều tín chỉ, nên tính toán kỹ để không làm chậm tiến độ tốt nghiệp theo quy chế thực tập cho sinh viên.

Theo ngành: Ngành có chu kỳ công việc ngắn (marketing nội dung, hỗ trợ vận hành, chăm sóc khách hàng) thường đạt mục tiêu trong 2-3 tháng. Ngành có chu trình phức tạp (thiết kế, xây dựng, phân tích dữ liệu, phát triển phần mềm) phù hợp với 3-4 tháng để khép trọn vòng đời dự án.

Đọc thêm Đơn vị thực tập là gì? Tất tần tật thông tin sinh viên cần biết khi đi thực tập có thể hữu ích khi cần trả lời câu hỏi sinh viên thực tập ở đâu cho sát mục tiêu nghề nghiệp.

Cách chọn mốc thực tập phù hợp (Hình từ Internet)

Theo mục tiêu cá nhân:

• Hoàn thành tín chỉ - có xác nhận: ưu tiên 2-3 tháng và tập trung nhật ký, chứng từ.

• Có sản phẩm/đề tài - ứng tuyển ngay: chọn 3-4 tháng để đi từ quan sát → kèm cặp → tự xử lý và tổng hợp case study.

• Định hướng ở lại làm việc: thương lượng lịch 3-4 tháng kèm kế hoạch chuyển tiếp sang thử việc. Vấn đề “thực tập có tính là thử việc không” đã được phân tích trong bài “Thời gian thực tập có được tính là thời gian thử việc?”

Trong tuần đầu, nên chốt với người hướng dẫn: phạm vi công việc, chỉ số đánh giá, lịch đánh giá giữa kỳ và cuối kỳ. Cách làm này giúp kỳ thực tập “chạy đúng tiến độ” và tránh việc dồn công việc, thiếu giờ vào cuối kỳ.

Điều kiện để được xác nhận hoàn thành kỳ thực tập

Khi nói đến quy định về thời gian thực tập, mỗi khoa sẽ ban hành đề cương với số giờ/tuần và tổng số tuần tương ứng số tín chỉ. Nhiều nơi đặt thời gian thực tập tối thiểu ở ngưỡng 8-10 tuần để đảm bảo có dữ liệu đánh giá. Về phía doanh nghiệp, quy định về thực tập sinh tại doanh nghiệp thường nhấn mạnh: phạm vi được phép làm, thời gian làm việc, bảo mật dữ liệu, an toàn lao động, phụ cấp (nếu có) và đầu mối hướng dẫn.

Quy chế thực tập cho sinh viên và quy định của doanh nghiệp cần khớp với nhau: ví dụ, nếu khoa yêu cầu 5 buổi/tuần trong 10 tuần, lịch thực tế ở doanh nghiệp cũng phải giúp đạt mốc này. Khi lịch thực tế ít hơn, có thể cần kéo dài kỳ thực tập để không thiếu giờ.

Về dấu mộc thực tập có thời hạn bao lâu và thực tập bao lâu thì có dấu mộc, nên hiểu đúng bản chất: con dấu không có “hạn dùng”; điều kiện để được đóng dấu là hoàn thành đủ giờ - đủ nhiệm vụ - đủ hồ sơ theo mẫu của khoa. Thông lệ là đóng dấu xác nhận thực tập vào cuối kỳ, kèm nhận xét của người hướng dẫn. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể hỗ trợ giấy xác nhận tạm thời giữa kỳ nếu khoa yêu cầu minh chứng tiến độ.

Điều kiện để được xác nhận hoàn thành kỳ thực tập (Hình từ Internet)

Để tránh sai sót, sinh viên nên:

- Trình trước bản nháp giấy xác nhận cho người hướng dẫn ở tuần áp chót.

- Đối chiếu nhật ký thực tập với đề cương: số giờ, nội dung, ngày tháng.

- Kiểm tra thông tin trên giấy xác nhận thực tập: tên học phần, mã số sinh viên, thời gian thực hiện, đóng dấu - ký tên đúng chức danh.

Nếu dự kiến chuyển từ thực tập sang thử việc, thủ tục sẽ phụ thuộc chính sách từng doanh nghiệp. Nội dung pháp lý và thực tiễn đã được phân tích trong bài “Thời gian thực tập có được tính là thời gian thử việc?" để tiện tham khảo.

Hồ sơ xin thực tập gồm những gì?

Bộ hồ sơ xin thực tập nên gọn nhưng phải đủ để doanh nghiệp đánh giá nhanh năng lực nền tảng và mức độ phù hợp. Tùy ngành, có thể khác biệt nhẹ, nhưng về nguyên tắc nên có:

1) CV định hướng thực tập (1 trang): Trình bày rõ mục tiêu kỳ thực tập, kỹ năng liên quan học phần, công cụ biết dùng, sản phẩm minh chứng (báo cáo môn, bài viết, đồ án, mini project). Nên đính kèm liên kết đến portfolio/GitHub/Behance nếu có.

2) Thư giới thiệu/ký nhận từ khoa (nếu được yêu cầu): Một số khoa yêu cầu giấy giới thiệu theo mẫu; trường hợp này, nên liên hệ phòng/ban phụ trách để lấy đúng biểu mẫu trước khi gửi hồ sơ cho doanh nghiệp.

3) Đề cương thực tập/khung nhiệm vụ dự kiến: Tài liệu ½ - 1 trang mô tả phạm vi công việc mong muốn, lịch dự kiến và kết quả mong đợi. Doanh nghiệp nhìn vào đây để sắp xếp người hướng dẫn và lịch làm việc phù hợp quy định về thực tập sinh tại doanh nghiệp.

4) Minh chứng học tập/sản phẩm liên quan: Trích sản phẩm từ đồ án môn học, báo cáo bài tập lớn, case study nhỏ… Chỉ chọn 1-2 minh chứng tiêu biểu, dễ đọc, thể hiện đúng năng lực cốt lõi.

5) Mẫu biểu của khoa (nếu có): Một số khoa yêu cầu nộp trước nhật ký thực tập hoặc biểu mẫu giấy xác nhận thực tập để doanh nghiệp tham khảo. Chuẩn bị sẵn giúp doanh nghiệp nắm quy trình và chủ động lịch đóng dấu xác nhận thực tập đúng hạn.

Khi đã được tiếp nhận, tuần đầu nên thống nhất: lịch làm việc, mục tiêu tuần, cơ chế góp ý. Xem ngay “Ngày đầu tiên đi thực tập nên làm gì? Lưu ý quan trọng để dễ hòa nhập” gợi ý hành vi - giao tiếp - phương pháp ghi nhận công việc giúp hòa nhập nhanh và nâng chất nhật ký thực tập.

Tổng kết