Ngày đầu tiên đi thực tập nên làm gì? Lưu ý quan trọng để dễ hòa nhập

Ngày đầu tiên đi thực tập nên làm gì để gây ấn tượng tốt? Gợi ý chuẩn bị hồ sơ, trang phục, cách ứng xử phù hợp cho thực tập sinh.

Đăng bài: 13:37 31/10/2025

Chuẩn bị trước ngày đầu: giấy tờ, trang phục, lịch trình và thông tin cần thiết

Ngày đầu tiên đi thực tập nên làm gì để mọi việc trơn tru? Khâu chuẩn bị trước khi đến công ty quyết định phần lớn ấn tượng ban đầu và nhịp làm việc sau này.

1) Hoàn thiện giấy tờ “hồ sơ xin thực tập gồm những gì”

Với đa số doanh nghiệp, hồ sơ thực tập thường gồm: CV thực tập, đơn xin/thư ngỏ thực tập (mẫu đơn xin thực tập), bảng điểm tạm thời hoặc xác nhận sinh viên, giấy giới thiệu của trường nếu có, bản sao CCCD, một số chứng chỉ liên quan. Nên scan sẵn toàn bộ để gửi qua email khi cần và mang theo một bộ bản giấy gọn gàng. Trường hợp doanh nghiệp yêu cầu bổ sung, chuẩn bị thêm ảnh thẻ và giấy khám sức khỏe. Đây là câu trả lời đầy đủ cho thắc mắc xin đi thực tập cần những gì, phần lớn đơn vị sẽ chỉ kiểm tra các mục cơ bản, ưu tiên sự rõ ràng và đồng nhất thông tin.

Tham khảo thêm bài viết tổng quan về đơn vị tiếp nhận thực tập để hiểu cách hoạt động, quyền - nghĩa vụ và cách phối hợp trong kỳ thực tập: Đơn vị thực tập là gì? Tất tần tật thông tin sinh viên cần biết khi đi thực tập.

2) Chuẩn bị CV thực tập

CV nên trình bày ngắn gọn: mục tiêu học hỏi, các môn/chuyên đề/đồ án liên quan, hoạt động - dự án, kỹ năng nền tảng, công cụ đã biết dùng. Tránh liệt kê dàn trải, tập trung vào những gì hỗ trợ trực tiếp cho vị trí. CV thực tập là tài liệu được xem nhiều nhất trong ngày đầu để người hướng dẫn (mentor)/HR sắp xếp việc phù hợp, vì thế cần chính xác và cập nhật.

3) Tìm hiểu quy định về thực tập sinh tại doanh nghiệp

Trước giờ vào làm, nên chủ động hỏi HR: thời gian làm việc, chế độ chấm công, quy tắc bảo mật, sử dụng email - công cụ nội bộ, quy trình xin nghỉ/đi muộn, quy tắc đặt tên file - lưu tài liệu, nguyên tắc trao đổi với cấp trên/khách hàng. Những quy định về thực tập sinh tại doanh nghiệp có thể khác nhau giữa các công ty; nắm rõ giúp tránh lỗi cơ bản trong tuần đầu.

4) Ngày đầu đi thực tập nên mặc gì?

Giữ tiêu chí gọn gàng, lịch sự, trung tính. Với môi trường văn phòng: sơ mi/blouse, quần/chân váy tối màu, giày kín mũi. Với môi trường sáng tạo/tech có thể linh hoạt hơn, nhưng vẫn hạn chế họa tiết quá nổi, mũ nón trong phòng, dép lê. Hỏi HR trước một ngày để biết có yêu cầu cụ thể về đồng phục hoặc thẻ tên. Ngày đầu đi thực tập nên mặc gì không phải câu hỏi thời trang, mà là câu chuyện tôn trọng văn hóa nơi làm việc.

5) Lịch trình đến sớm vừa đủ

Đúng giờ là tối quan trọng; đến sớm 5-10 phút so với lịch hẹn thường là hợp lý. Đến quá sớm có thể khiến cả HR/mentor lúng túng vì chưa sắp xếp kịp người đón, đây là kinh nghiệm thực tế nhiều intern gặp phải. Nếu tắc đường hoặc sự cố, hãy báo ngay cho HR/mentor qua kênh liên lạc chính thức.

6) Thời gian thực tập của sinh viên là bao lâu?

Mỗi đơn vị/quy định nhà trường khác nhau. Đa số kéo dài 3-6 tháng hoặc theo số giờ quy định. Nên xác nhận lại mốc bắt đầu - kết thúc, cách đánh giá, tiêu chí được ký xác nhận hoàn thành. Hỏi trước lịch review giữa kỳ và cuối kỳ, để chủ động mục tiêu từng giai đoạn.

7) Chuẩn bị dụng cụ làm việc

Laptop đã cài phần mềm cần thiết, sổ tay - bút, tai nghe, sạc, chuột, ổ cắm mở rộng nếu cần. Tạo sẵn cấu trúc thư mục và template ghi chép để ngày đầu bắt nhịp nhanh. Đồng thời dọn sạch trang cá nhân mạng xã hội ở chế độ public; doanh nghiệp đôi khi xem xét để hiểu phong cách giao tiếp.

Ngày đầu tiên đi thực tập nên làm gì? Lưu ý quan trọng để dễ hòa nhập

Ngày đầu tiên đi thực tập nên làm gì? Lưu ý quan trọng để dễ hòa nhập (Hình từ Internet)

Trong buổi sáng đầu tiên: thủ tục, làm quen, nhận nhiệm vụ

Ngày đầu tiên đi thực tập nên làm gì ngay khi đến? Bắt đầu bằng quy trình cơ bản: Check-in - nhận thẻ/ra vào - ký giấy tờ - làm quen mentor - thiết lập môi trường làm việc. Hãy xin danh sách công cụ nội bộ (email, chat, drive, quản lý task, quy tắc đặt tên file) và yêu cầu truy cập nếu chưa có.

1) Giao tiếp mở và chủ động hỏi đúng chỗ

- Chào hỏi ngắn gọn, giới thiệu tên - chuyên ngành - phạm vi quan tâm.

- Khi chưa hiểu, đặt câu hỏi cụ thể, tránh “hỏi cho có”. Ví dụ: “Phần tài liệu A dùng bản template nào? Lưu tại thư mục nội bộ nào? Quy tắc đặt tên file gồm mã dự án + ngày tháng, đúng không?”.

- Xin tài liệu định hướng (onboarding): sơ đồ tổ chức, quy trình phê duyệt, checklist kiểm tra chất lượng (nếu có), đầu mối liên hệ khi gặp sự cố.

2) Ghi chép có hệ thống

Ghi ngay các quy tắc quan trọng, từ email chuẩn, kênh hỗ trợ IT đến lịch họp định kỳ. Dùng một trang “quick notes” cho thuật ngữ - viết tắt nội bộ. Việc ghi chép giúp giảm sai sót và cho thấy thái độ nghiêm túc.

3) Nhận nhiệm vụ đầu tiên

Ngày đầu, nhiều doanh nghiệp sẽ “onboard” văn hóa - quy định, chưa giao việc nặng. Nếu được giao tác vụ nhỏ, hãy hoàn thành sớm, xin phản hồi và đề xuất bước tiếp theo. Trường hợp chưa có việc cụ thể, chủ động đề nghị hỗ trợ: tổng hợp tài liệu, chuẩn hóa biểu mẫu, kiểm thử nội dung, lập danh sách câu hỏi cho dự án.

4) Giao tiếp với mentor

Thỏa thuận cách cập nhật tiến độ (mỗi ngày/cuối buổi), format báo cáo, mức độ chi tiết. Xác nhận tiêu chí đánh giá: chất lượng, tiến độ, chủ động đề xuất, hợp tác nhóm. Đây là nền tảng để kỳ thực tập diễn ra suôn sẻ.

5) Hỏi trước về giờ nghỉ trưa - ăn trưa

Một số nơi mời nhân sự mới đi ăn để làm quen; chờ đề xuất từ mentor/HR hoặc hỏi lịch chung của team. Nếu mang cơm, chú ý khu vực ăn trưa; nhưng trong ngày đầu nên linh hoạt để dễ hòa nhập.

Ứng xử trong giờ nghỉ và buổi chiều: hòa nhập văn hóa, kết nối và giữ ranh giới

Chủ động làm quen, nhưng tôn trọng ranh giới. Giờ nghỉ trưa là khoảng thời gian tốt để kết nối. Hỏi thăm công việc - sở thích - kinh nghiệm học hỏi. Tránh chạm vào chủ đề nhạy cảm như mức lương, chính trị, đời tư. Gợi ý câu mở đầu an toàn: “Anh/chị hay dùng công cụ nào để quản lý task?”, “Có mẹo gì để nắm quy trình nhanh hơn không?”, “Team mình thường tổng kết công việc lúc nào?”.

Lưu ý quan trọng:

- Không “khoe quá tay” thành tích học tập; thực tập là giai đoạn chuyển hóa kiến thức thành năng lực thực tế.

- Chủ động đề nghị hỗ trợ việc nhỏ: tổng hợp biên bản cuộc họp, chuẩn hóa file, rà soát lỗi chính tả - định dạng trong tài liệu. Những “việc nhỏ” thường tạo hiệu ứng lớn về độ tin cậy.

- Nếu nhận phản hồi, ghi nhận - sửa ngay - xác nhận lại sau khi cập nhật. Phản hồi là cơ hội, không phải phán xét.

Văn hóa giao tiếp nội bộ

Mỗi đơn vị có “tone” riêng: ngắn gọn - đúng ý, hay chi tiết - giải thích. Quan sát cách trưởng nhóm viết email, đặt tiêu đề, chào hỏi, kết thư. Tự điều chỉnh theo chuẩn chung của tổ chức.

Sử dụng công cụ

Học nhanh công cụ bắt buộc: quản lý dự án, lưu trữ, chat. Ghim kênh quan trọng, bật thông báo cho nhóm trực tiếp. Tạo “template” báo cáo tiến độ ngắn: Mục tiêu - Việc đã làm - Tồn tại - Kế hoạch/nhờ hỗ trợ.

Lỗi thường gặp trong ngày đầu và cách xử lý

Đến quá sớm hoặc quá muộn

Đến sớm 5-10 phút là hợp lý. Trường hợp kẹt xe, báo ngay qua kênh chính thức. Đừng im lặng rồi xin lỗi sau.

Không rõ việc nhưng ngại hỏi

Ngại hỏi khiến mất thời gian và dễ làm sai nghiêm trọng. Hãy gom câu hỏi theo nhóm, hỏi mentor đúng thời điểm. Câu hỏi chất lượng thể hiện sự chủ động và tinh thần học hỏi.

Không đọc kỹ quy định - gửi file sai chuẩn

Nhiều sai sót đến từ việc bỏ qua “rule nội bộ”: tên file, font chữ, template, cách ghi số - ngày tháng. Tạo một ghi chú “chuẩn nội bộ” để đối chiếu trước khi gửi.

Nói quá nhiều về chế độ - lương thưởng ngay ngày đầu

Việc lương, thưởng sẽ do HR phổ biến theo chính sách công ty. Ngày đầu nên tập trung tìm hiểu quy trình làm việc, nhiệm vụ và mục tiêu của kỳ thực tập. Các nội dung như chấm công, phụ cấp, hỗ trợ gửi xe… nên trao đổi với HR vào cuối ngày hoặc trong buổi hướng dẫn dành cho người mới.

So sánh môi trường làm việc - kỳ vọng không thực tế

Ngày đầu chưa phản ánh toàn bộ. Cần 1-2 tuần để hiểu văn hóa, nhịp vận hành, cách phối hợp. Nếu có điểm chưa phù hợp, ghi nhận và trao đổi thẳng thắn theo kênh chính thức.

Chưa chuẩn bị đường hướng dài hơi

Thực tập không chỉ để “đủ điều kiện ra trường”, mà còn là bệ phóng nghề nghiệp. Đặt mục tiêu rõ ràng: kỹ năng cứng cần tích lũy, kỹ năng mềm cần cải thiện, sản phẩm đầu ra (báo cáo, case study, danh mục công việc đã thực hiện). Sau kỳ thực tập, những bằng chứng này giúp nổi bật khi ứng tuyển.

Đọc thêm hai nội dung liên quan trực tiếp tới mục tiêu dài hạn:

- Sinh viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm thì làm gì? Gợi ý lộ trình bù kinh nghiệm và cách tạo lợi thế cạnh tranh.

- Làm thế nào để thực tập sinh trở thành nhân viên chính thức? Chiến lược chuyển đổi từ thực tập sang full-time, phù hợp cho giai đoạn giữa - cuối kỳ thực tập.