Lời chào cuối email: Cách viết lịch sự khi xin việc, đi làm

Một email gửi CV có nội dung khá ổn, nhưng cuối thư lại ghi “Cảm ơn nha” hoặc chỉ để trống tên người gửi. Chi tiết này không khiến nhà tuyển dụng loại hồ sơ ngay, nhưng có thể làm email trông thiếu chỉn chu.

Trong email xin việc, phản hồi lịch phỏng vấn hay trao đổi công việc, lời chào cuối không cần quá cầu kỳ chỉ cần đúng ngữ cảnh và lịch sự với người nhận.

Một email chỉn chu thường được nhận ra ngay từ cách kết thúc (Hình từ Internet)

Cuối email nên viết gì? Công thức và ví dụ dễ dùng

Cuối email nên có đủ ba phần: câu kết nội dung, lời chào cuối và họ tên hoặc chữ ký email.

Cách viết đơn giản nhất là:

Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi. Rất mong nhận được phản hồi từ anh/chị.

Trân trọng,

Nguyễn Văn A

Trong đó, câu “Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi” là phần kết nội dung. Câu này giúp email không bị cụt và thể hiện sự lịch sự.

“Trân trọng” là lời chào cuối email. Đây là cách kết thúc an toàn, phù hợp với hầu hết email xin việc và email công việc.

Phần “Nguyễn Văn A” là tên người gửi. Nếu email liên quan đến ứng tuyển, nên có thêm số điện thoại hoặc thông tin liên hệ để nhà tuyển dụng dễ phản hồi.

Ví dụ chỉ ghi “Em cảm ơn” rồi gửi đi. Cách này không sai hoàn toàn, nhưng với email gửi nhà tuyển dụng lần đầu, nên viết chỉn chu hơn một chút.

Lời chào cuối email dùng câu nào cho đúng?

Không phải lời chào cuối email nào cũng dùng được trong mọi trường hợp. Có câu phù hợp khi gửi CV nhưng lại quá trang trọng nếu gửi cho đồng nghiệp đã quen. Có câu dùng tốt với người thân thiết nhưng lại không nên xuất hiện trong email ứng tuyển lần đầu.

Với ứng viên, “Trân trọng” vẫn là lựa chọn dễ dùng nhất. Câu này không quá xa cách, cũng không quá thân mật. Dù gửi email cho HR, trưởng bộ phận hay nhà tuyển dụng chưa từng trao đổi trước đó, “Trân trọng” đều phù hợp.

“Trân trọng cảm ơn” cũng dùng được, nhất là khi email có tính chất nhờ xem xét hồ sơ, xác nhận lịch hẹn hoặc cảm ơn sau phỏng vấn. Nếu email đã có câu cảm ơn ở phần trên, cuối thư chỉ cần “Trân trọng” là đủ.

Lời chào cuối email tiếng Việt nên viết thế nào?

Trong tuyển dụng, mỗi email có một mục đích khác nhau. Gửi CV lần đầu khác với phản hồi lịch phỏng vấn. Email cảm ơn sau phỏng vấn cũng không nên viết giống email xác nhận lịch hẹn.

Khi gửi CV ứng tuyển lần đầu

Khi viết email gửi CV, phần cuối chỉ là một phần nhỏ, xem thêm cách viết email xin việc để không bỏ sót nội dung quan trọng.

Cuối email gửi CV nên lịch sự, rõ ràng và có lời nhắc nhẹ rằng hồ sơ đã được đính kèm. Không cần viết dài, cũng không cần cố gây ấn tượng bằng câu quá trang trọng.

Có thể dùng:

Tôi đã đính kèm CV trong email này để anh/chị thuận tiện xem xét. Rất mong nhận được phản hồi từ anh/chị.

Trân trọng,

[Họ tên]

Cách viết này lịch sự mà không quá xa cách. Nếu ứng viên gửi email cho một công ty lần đầu, đây là kiểu kết thúc an toàn hơn nhiều so với “Em cảm ơn ạ” hoặc “Mong phản hồi sớm”.

Khi phản hồi email mời phỏng vấn

Với email mời phỏng vấn, ứng viên nên phản hồi rõ có tham gia được hay không, không nên chỉ trả lời một câu rồi gửi đi. Cuối email phản hồi lịch phỏng vấn nên có nội dung xác nhận. Nhà tuyển dụng cần biết ứng viên đã nhận được thông tin và có thể tham gia đúng lịch.

Có thể dùng:

Cảm ơn anh/chị đã thông tin về lịch phỏng vấn. Tôi xác nhận sẽ tham gia phỏng vấn theo thời gian trên.

Trân trọng,

[Họ tên]

Không nên chỉ trả lời “Dạ được ạ” hoặc “Em nhận được rồi”. Những câu này có thể dùng trong tin nhắn nhanh, nhưng với email thì hơi thiếu đầy đủ.

Khi gửi email cảm ơn sau phỏng vấn

Email cảm ơn sau phỏng vấn không bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng nếu đã gửi thì nên viết ngắn và thật. Không nên biến email này thành một đoạn tự quảng bá dài.

Có thể dùng:

Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian trao đổi với tôi về vị trí [Tên vị trí]. Tôi rất mong có cơ hội tiếp tục tham gia các bước tiếp theo của quy trình tuyển dụng.

Trân trọng,

[Họ tên]

Cách viết này vừa đủ lịch sự, không quá đề cao bản thân và cũng không tạo áp lực cho nhà tuyển dụng. Điều nên tránh là viết quá dài, nhắc lại toàn bộ buổi phỏng vấn hoặc hỏi dồn về kết quả ngay trong email cảm ơn.

Lời chào cuối email tiếng Anh và chữ ký email nên viết thế nào?

Nếu gửi email bằng tiếng Anh, phần kết email càng cần chọn đúng sắc thái. Một số cụm nhìn có vẻ giống nhau, nhưng mức độ trang trọng lại khác nhau.

Nếu không chắc nên dùng câu nào trong email tiếng Anh, “Best regards” là lựa chọn an toàn nhất. Với email ứng tuyển trang trọng, có thể dùng “Sincerely”.

Riêng “Thanks and best regards”, câu này không sai, nhưng phù hợp hơn khi hai bên đã có trao đổi trước. Nếu gửi CV lần đầu cho nhà tuyển dụng, “Best regards” hoặc “Sincerely” sẽ gọn và chắc hơn.

Chữ ký email không phải lời chào cuối, nhưng thường đi ngay sau lời chào cuối. Khi gửi CV hoặc trao đổi với nhà tuyển dụng, chữ ký nên có họ tên, số điện thoại, email và vị trí ứng tuyển nếu cần.

Ví dụ:

Trân trọng,

Nguyễn Văn A

SĐT: 09xx xxx xxx

Email: [email protected]

Vị trí ứng tuyển: Nhân viên Nhân sự

Không nên đưa quá nhiều thông tin vào chữ ký email. Địa chỉ nhà, slogan cá nhân dài, hình ảnh nặng hoặc quá nhiều đường link không liên quan đều không cần thiết. 

Mỗi tình huống email nên có cách kết thúc phù hợp (Hình từ Internet)

Những lỗi nên tránh khi viết lời chào cuối email

Lời chào cuối email ngắn, nhưng sai ở phần này vẫn làm email kém chuyên nghiệp. Dưới đây là những lỗi khá thường gặp:

- Kết thúc email chỉ ghi "Thanks" hoặc không ghi gì.

- Dùng “Cảm ơn nha”, “Ok ạ”, “Em nhận được rồi” trong email gửi nhà tuyển dụng.

- Dùng biểu tượng cảm xúc, teencode hoặc quá nhiều dấu chấm than.

- Không ghi họ tên sau lời chào cuối.

- Không để lại số điện thoại trong email ứng tuyển.

- Email tiếng Việt nhưng cố chen lời chào tiếng Anh không cần thiết.

- Dùng “Thân mến” khi gửi CV lần đầu cho người chưa quen.

Những lỗi này thường không quá nghiêm trọng nếu đứng riêng lẻ. Nhưng trong tuyển dụng, nhà tuyển dụng đọc rất nhiều email mỗi ngày. Một email rõ ràng, lịch sự từ đầu đến cuối vẫn tạo cảm giác yên tâm hơn một email viết vội.

Để tránh các lỗi trên, có thể chọn nhanh lời chào cuối email theo từng tình huống dưới đây.

Lời chào cuối email không cần cầu kỳ. Với email xin việc hoặc email công việc, Trân trọng là mặc định an toàn trong tiếng Việt - Best regards là tương đương trong tiếng Anh.