Chi tiết những kỹ năng cần tích lũy của chuyên viên hành chính tổng hợp hiện nay?

Chi tiết những kỹ năng cần tích lũy của chuyên viên hành chính tổng hợp hiện nay?

Chuyên viên hành chính tổng hợp là người bao quát hầu hết mọi vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống của người lao động. Khối lượng không hề nhỏ, kèm theo đó là những yếu tố liên quan đến sự gắn kết nội bộ, do vậy, kỹ năng chuyên viên hành chính tổng hợp rất được nhà tuyển dụng chú trọng.

Cụ thể, thông tin chi tiết những kỹ năng cần tích lũy của chuyên viên hành chính tổng hợp hiện nay như sau:

(1) Kỹ năng tin học văn phòng thành thạo

- Soạn thảo văn bản, hợp đồng, báo cáo… là nhiệm vụ không thể thiếu đối với chuyên viên hành chính tổng hợp.

- Nhờ sự hỗ trợ của tin học văn phòng, những công việc này đã đỡ vất vả hơn, nhưng để giải quyết nhanh, chất lượng mà vẫn chuẩn xác, khả năng thành thạo tin học văn phòng luôn cần thiết.

- Những phần mềm Word, Excel, Powerpoint, email Outlook có thể nói là kỹ năng bắt buộc phải có khi ứng tuyển.

(2) Khả năng giao tiếp linh hoạt, khéo léo

- Bất cứ ngành nghề nào cũng cần đến kỹ năng giao tiếp, đối với chuyên viên hành chính tổng hợp càng cần thiết hơn vì bạn gần như là một thành viên không thể thiếu của tất cả các phòng ban.

- Giao tiếp không chỉ thông qua gặp trực tiếp mà có thể là qua điện thoại, tin nhắn, email hay thư tín, tất cả đều phải đạt chuẩn cao.

- Việc giao tiếp với nhiều người, nhiều bộ phận, nhiều tính cách là công việc mỗi ngày. Những tình huống giao tiếp thuận lợi, vui vẻ thì không sao, những tình huống phải giải quyết khiếu nại, tranh chấp, hối thúc luôn đòi hỏi kỹ năng giao tiếp khéo léo, ôn hòa để giữ được hòa khí trong lúc bạn đang phải đối mặt với hàng tá công việc.

(3) Khả năng ngoại ngữ tốt

- Gặp gỡ đối tác nước ngoài, sắp xếp cuộc họp với người nước ngoài, soạn thảo văn bản bằng tiếng nước ngoài… có thể là một trong những nhiệm vụ nhà tuyển dụng đặt ra cho chuyên viên hành chính tổng hợp.

- Do vậy, việc trau dồi đầy đủ 4 kỹ năng nghe,nói,đọc,viết ngoại ngữ cần được chú trọng. Trước hết là tiếng Anh vì đa phần doanh nghiệp đều yêu cầu. Nếu bạn biết thêm một ngoại ngữ khác thì càng tốt.

(4) Khả năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc hiệu quả

- Chuyên viên hành chính tổng hợp phải thực hiện nhiệm vụ hành chính cho tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp. Điều này cho thấy một lượng công việc rất lớn, do vậy, bạn cần sở hữu kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc hiệu quả.

- Việc nào đang gấp, việc nào có thể tạm gác, những việc nào nên làm đan xen cùng lúc… đều phải linh hoạt được sắp xếp. Bởi lẽ, công việc hành chính rất đa dạng, mỗi ngày đều có việc phát sinh bất ngờ, có thể là:

+ Một máy vi tính bất chợt bị hỏng

+ Cuộc họp đột xuất cần tổ chức ngay trong ngày

+ Những công văn khẩn phải gửi gấp…

+ Tất cả đều cần chuyên viên hành chính tổng hợp giải quyết gấp bên cạnh những kế hoạch công việc đã sắp xếp trước đó.

Lưu ý: Thông tin trên về Chi tiết những kỹ năng cần tích lũy của chuyên viên hành chính tổng hợp hiện nay? chỉ mang tính tham khảo.

Chi tiết những kỹ năng cần tích lũy của chuyên viên hành chính tổng hợp hiện nay? (Hình từ Internet)

Cơ hội phát triển của Chuyên viên hành chính như thế nào?

Đối với vị trí Chuyên viên hành chính, cơ hội phát triển còn tùy thuộc vào năng lực cá nhân, môi trường làm việc và định hướng nghề nghiệp tương lai.

Sau vài năm tích lũy kinh nghiệm, bản thân có thể được đề cử lên các vị trí quản lý nếu có năng lực tổ chức, lãnh đạo và có độ hiểu biết sâu trong quá trình quản lý hành chính, nhân sự. Hoặc Chuyên viên hành chính cũng có thể có thêm kiến thức chuyên sâu về quản trị hệ thống hành chính văn phòng, tối ưu hóa quy trình vận hành và sử dụng các phần mềm quản lý hành chính văn phòng hiện đại.

Hoặc Chuyên viên hành chính cũng có thể chuyển hướng sang các vị trí và bộ phần liên quan như làm công tác tuyển dụng, đào tạo hoặc C&B. Ngoài ra, Chuyên viên hành chính với kỹ năng tổng hợp, khả năng giao tiếp ổn định và biết cách bao quát công việt linh hoạt thì có thể chuyển hướng sang vai trò trợ lý cấp cao.

Chuyên viên hành chính có thể học thêm các khóa về quản trị nhân sự, bổ sung thêm kiến thức về pháp lý, tin học văn phòng hoặc ngoại ngữ...những kiến thức này sẽ giúp Chuyên viên hành chính dễ dàng ứng tuyển thêm vào vị trí cao hơn hoặc mở rộng hướng sang các công ty nước ngoài.

Lưu ý: Thông tin trên về Cơ hội phát triển của Chuyên viên hành chính như thế nào? chỉ mang tính tham khảo.