Cách viết email ứng tuyển đúng chuẩn để không bị nhà tuyển dụng bỏ qua

Email ứng tuyển bị bỏ qua không phải vì CV kém

Rất nhiều người tìm việc rơi vào cùng một tình huống: CV ổn - kinh nghiệm phù hợp - nhưng không có phản hồi.

Nguyên nhân thường không nằm ở CV, mà nằm ở email ứng tuyển. Chỉ cần tiêu đề mơ hồ hoặc vài dòng mở đầu sai trọng tâm, nhà tuyển dụng có thể bỏ qua email của bạn mà không cần mở CV.

Email ứng tuyển không phải thủ tục cho có. Nó là vòng loại đầu tiên.

Cách viết email ứng tuyển đúng chuẩn để không bị nhà tuyển dụng bỏ qua (Hình từ Internet)

Email ứng tuyển là gì và vì sao nó quyết định CV có được đọc?

Email ứng tuyển là email đầu tiên bạn gửi cho nhà tuyển dụng để:

- Giới thiệu ngắn gọn bạn là ai

- Nêu rõ bạn ứng tuyển vị trí nào

- Đính kèm CV

Điểm quan trọng cần nhớ: Email ứng tuyển ≠ Cover letter

- Email ứng tuyển: ngắn, trực diện, mục tiêu là khiến HR mở CV

- Cover letter: phân tích sâu năng lực (nếu có yêu cầu riêng)

Rất nhiều email bị loại vì người viết biến email thành cover letter thu nhỏ.

Nhà tuyển dụng thực sự đọc email ứng tuyển như thế nào?

Theo chia sẻ từ nhiều HR và recruiter, email ứng tuyển thường được lướt rất nhanh, theo thứ tự:

- Tiêu đề email có đúng vị trí không?

- 2-3 dòng đầu nội dung có rõ mục đích không?

- File đính kèm có chuyên nghiệp không?

Nếu email: Dài dòng, chung chung, có cảm giác gửi hàng loạt → khả năng cao CV sẽ không được mở.

5 bước viết email ứng tuyển chuẩn để CV không bị bỏ qua

1. Tiêu đề email yếu tố quyết định có được mở

Tiêu đề nên có:

- Tên vị trí ứng tuyển

- Tên ứng viên

Ví dụ: Ứng tuyển Content Writer - Nguyễn Văn A

Những tiêu đề như “CV xin việc”, “Ứng tuyển”, hoặc để trống tiêu đề là lỗi rất phổ biến.

Bạn có thể xem chi tiết cách gửi CV qua email tại bài: Cách viết email gửi CV chuyên nghiệp để hồ sơ không bị bỏ qua

2. Lời chào đúng đối tượng

- Biết tên người nhận: dùng đúng tên

- Không biết rõ có thể ghi: “Anh/Chị Phòng Nhân sự” là an toàn

Tránh chào quá suồng sã hoặc quá máy móc.

3. Giới thiệu ngắn gọn: bạn là ai, ứng tuyển vị trí nào

Chỉ cần 1-2 câu:

- Bạn là ai

- Ứng tuyển vị trí gì

- Biết tin tuyển dụng từ đâu

Không kể quá khứ học tập dài dòng.

4. Vì sao bạn phù hợp? (1-2 ý, bám JD)

Đây là điểm phân biệt email tốt và email gửi đại trà.

Mẹo thực tế: Lấy 1-2 từ khóa quan trọng trong JD đưa vào email

Điều này cho HR thấy:

- Bạn đã đọc JD

- Bạn không gửi email hàng loạt

5. Đính kèm CV và lời cảm ơn

- Nhắc rõ đã đính kèm CV

- Kết email lịch sự, ngắn gọn

Email ứng tuyển chuẩn thường dưới 150 chữ.

Email ứng tuyển tốt và email dễ bị loại khác nhau thế nào?

Email dễ bị loại (ví dụ mở đầu):

“Em là sinh viên mới tốt nghiệp, em rất mong muốn được làm việc tại công ty và học hỏi kinh nghiệm…”

Chung chung, không nói rõ vị trí, không bám JD.

Email tốt (ví dụ mở đầu):

“Em ứng tuyển vị trí Content Writer. Em có 6 tháng thực tập viết content ngành F&B, phù hợp với yêu cầu trong JD về viết bài SEO.”

Rõ mục đích, gắn với JD, khiến HR muốn mở CV.

7 lỗi phổ biến khiến email ứng tuyển bị bỏ qua

1. Tiêu đề email chung chung hoặc để trống

2. Viết sai tên công ty, sai vị trí ứng tuyển

3. Nội dung quá dài, kể lể kinh nghiệm

4. Gửi cùng một email cho nhiều công ty

5. Dùng email cá nhân thiếu chuyên nghiệp

6. Tên file CV không rõ ràng

7. Không kiểm tra lại lỗi chính tả

Chỉ cần 1-2 lỗi, email của bạn có thể bị bỏ qua ngay lập tức.

Viết email ứng tuyển theo từng trường hợp

Sinh viên, người mới ra trường: Không cần khoe kỹ năng quá đà. Tập trung thái độ nghiêm túc, khả năng học hỏi và sự phù hợp cơ bản với JD.

Người đã có kinh nghiệm: Nhấn vào giá trị bạn mang lại cho vị trí. Không cần kể lại toàn bộ CV trong email.

Người chuyển ngành: Giải thích lý do chuyển ngành ngắn gọn, tập trung vào kỹ năng liên quan. Tránh viết theo kiểu biện minh.

Khi nào nên dùng mẫu email ứng tuyển?

Mẫu email phù hợp khi:

- Bạn chưa quen cách viết

- Cần gửi nhiều hồ sơ

- Ứng tuyển các vị trí phổ thông

Bạn có thể tham khảo:

- 5+ mẫu viết email ứng tuyển chuyên nghiệp gây ấn tượng cho nhà tuyển dụng

- Cách viết email xin việc hay, ấn tượng? Mẫu email gửi CV xin việc?

Dùng mẫu để tham khảo cấu trúc, không copy nguyên xi.

Gửi email ứng tuyển lúc nào để dễ được đọc?

Thời điểm gửi email cũng ảnh hưởng đến khả năng được phản hồi:

- Buổi sáng ngày làm việc (thứ 2-4): email dễ được thấy

- Tránh gửi tối muộn hoặc cuối tuần, email dễ bị trôi

Email tốt + gửi đúng thời điểm = tăng thêm lợi thế.

Hãy kiểm tra lại trước khi bấm “Send”

Trước khi gửi email, hãy kiểm tra nhanh:

- Tiêu đề rõ vị trí?

- Nội dung dưới 150 chữ?

- Đã đính kèm đúng file CV?

- Tên file CV chuyên nghiệp?

- Đã đọc lại lỗi chính tả?

Bắt đầu ngay bằng việc viết lại tiêu đề email của bạn theo công thức trên. Chỉ một thay đổi nhỏ cũng có thể tạo khác biệt lớn.

Kết luận

Email ứng tuyển không cần hay. Chỉ cần đúng - đủ - đúng thứ nhà tuyển dụng muốn nhìn thấy. Nếu CV của bạn ổn nhưng chưa được gọi, hãy sửa email trước tiên. Đó là điểm nghẽn lớn nhất mà rất nhiều người tìm việc bỏ qua.