Cách ứng xử khi phỏng vấn giúp ghi điểm với nhà tuyển dụng

Trong buổi phỏng vấn: từ lời chào, cách ngồi đến cách trả lời thông minh

Ấn tượng những phút đầu: lời chào, xưng hô, cách ngồi

Khoảnh khắc bước vào phòng là lúc nhà tuyển dụng bắt đầu quan sát. Nhiều ứng viên mới mở cửa đã lúng túng: không biết gõ cửa thế nào, chào ra sao, ngồi lúc nào cho phải.

Một số cách ứng xử đơn giản:

- Gõ cửa nhẹ, mở cửa từ tốn, mỉm cười, giao tiếp bằng mắt với người trong phòng.

- Chào rõ ràng: “Em chào Anh/Chị, em là …, đến phỏng vấn vị trí …”

- Chờ được mời ngồi rồi mới kéo ghế, ngồi thẳng lưng, hai tay đặt gọn trên bàn hoặc trên đùi.

Tư thế ngồi thẳng nhưng không gồng, ánh mắt nhìn người đối diện khi nghe và khi trả lời, không nhìn chằm chằm vào màn hình điện thoại hay nhìn đi chỗ khác suốt buổi. Những chi tiết đó cho thấy sự tôn trọng và tập trung.

Tìm hiểu thêm các mẹo về ngôn ngữ cơ thể: Kỹ năng giao tiếp chinh phục nhà tuyển dụng khó tính bài viết nói sâu hơn về cách dùng ánh mắt, nụ cười, giọng nói trong buổi phỏng vấn.

Ứng viên giữ tư thế ngay ngắn và giao tiếp bằng mắt khi phỏng vấn (Hình từ Internet)

Cách lắng nghe và trả lời để thể hiện suy nghĩ rõ ràng

Trong buổi phỏng vấn, không chỉ có nội dung câu trả lời quan trọng, mà cách lắng nghe cũng là một phần của ứng xử.

Một số thói quen nên rèn:

- Nghe hết câu hỏi rồi mới trả lời, tránh cắt ngang.

- Nếu câu hỏi dài, có thể nhắc lại ý chính trước khi trả lời: “Nếu em hiểu đúng thì ý Anh/Chị đang hỏi là…”.

- Trả lời theo một trật tự dễ theo dõi, có mở đầu, nội dung, kết quả hoặc bài học rút ra.

Ví dụ khi được hỏi về một trải nghiệm trong công việc cũ, có thể đi theo từng bước:

- Hoàn cảnh là gì.

- Em đã làm gì.

- Kết quả ra sao.

- Sau việc đó em rút ra điều gì cho bản thân.

Nói về điểm yếu, mâu thuẫn, công ty cũ sao cho vẫn giữ hình ảnh chuyên nghiệp

Những câu hỏi khó nhất trong phỏng vấn thường xoay quanh điểm yếu, mâu thuẫn nơi làm việc và lý do nghỉ việc. Cách ứng xử ở những câu hỏi này nói rất nhiều về thái độ.

Về điểm yếu, thay vì liệt kê những điều quá nặng nề hoặc né tránh, có thể chọn một điểm yếu thật, nhưng kèm theo cách mà bản thân đang sửa:

“Điểm em còn phải cải thiện là …

Trước đây em hay …, dạo gần đây em đang áp dụng cách … để hạn chế.

Em nghĩ vẫn cần thêm thời gian để tốt hơn, nhưng hiện tại đã khác nhiều so với giai đoạn đầu.”

Xem thêm nhiều ví dụ thực tế tại:

- Cách trả lời câu hỏi về điểm yếu trong phỏng vấn

- Cách trình bày điểm mạnh điểm yếu của bản thân và ví dụ trả lời thực tế khi phỏng vấn

Khi nói về mâu thuẫn với sếp cũ, đồng nghiệp cũ hoặc lý do nghỉ việc, nên tránh kể theo hướng trách móc. Có thể chuyển sang góc nhìn “không còn phù hợp”:

“Ở công ty cũ, sau một thời gian em nhận ra định hướng phát triển của công ty và định hướng nghề nghiệp của em không còn trùng nhau nữa.

Em vẫn rất tôn trọng các anh chị ở đó, nhưng muốn tìm môi trường có thể tập trung hơn vào mảng … là phần em muốn làm lâu dài.”

Xử lý khi không hiểu câu hỏi hoặc chưa có kinh nghiệm thực tế

Trong thực tế, có nhiều câu hỏi ứng viên chưa từng gặp hoặc chưa có trải nghiệm tương tự. Phản xạ thường thấy là im lặng, lúng túng hoặc buột miệng “Em không biết”, “Em chưa làm bao giờ”. Điều này khiến nhà tuyển dụng khó đánh giá năng lực suy nghĩ.

Một cách ứng xử tốt hơn:

- Nếu chưa hiểu câu hỏi: xin phép nhà tuyển dụng lặp lại hoặc giải thích rõ hơn.

- Nếu chưa có kinh nghiệm đúng như tình huống: nói thẳng là chưa gặp, nhưng thử trình bày cách xử lý nếu gặp trong tương lai.

Ví dụ:

“Tình huống này em chưa trực tiếp xử lý, nhưng nếu gặp thì em sẽ bắt đầu từ việc…

Sau đó em sẽ trao đổi với… để đảm bảo…”.

Hoặc:

“Phần này em chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế, tuy nhiên dựa trên những gì đã học và tìm hiểu, em nghĩ hướng xử lý sẽ là…”.

Ứng viên bình tĩnh xin làm rõ câu hỏi và đưa ra cách xử lý dựa trên suy nghĩ của mình (Hình từ Internet)

Cách đặt câu hỏi khi phỏng vấn để thể hiện sự chủ động mà vẫn tinh tế

Vì sao ứng viên nên hỏi ngược lại nhà tuyển dụng

Không ít người vẫn nghĩ phỏng vấn là buổi chỉ có nhà tuyển dụng hỏi, ứng viên trả lời. Thực tế, nhà tuyển dụng rất chú ý tới những câu hỏi mà ứng viên chủ động nêu ra ở cuối buổi.

Khi đặt câu hỏi, ứng viên cho thấy:

- Có quan tâm thật sự đến vị trí công việc và môi trường làm việc.

- Không chỉ tìm việc cho có, mà đang tìm nơi phù hợp để gắn bó.

- Có khả năng suy nghĩ dài hạn, biết mình cần gì và có thể đóng góp gì.

Xem thêm câu hỏi nhà tuyển dụng hay hỏi và câu hỏi ứng viên nên chuẩn bị: những câu hỏi phỏng vấn thường gặp và cách trả lời ấn tượng.

Nhóm câu hỏi nên ưu tiên hỏi về công việc, kỳ vọng và môi trường

Khi đến phần “Ứng viên có câu hỏi gì thêm không?”, thay vì trả lời “Không còn câu hỏi nào”, có thể chuẩn bị sẵn vài câu xoay quanh ba hướng chính: nội dung công việc, kỳ vọng và môi trường.

Ví dụ:

Về công việc hàng ngày: “Anh/Chị có thể chia sẻ thêm một ngày làm việc điển hình của vị trí này sẽ bao gồm những nhiệm vụ chính nào không ạ?”

Về kỳ vọng sau một thời gian: “Trong vòng ba đến sáu tháng đầu, Anh/Chị kỳ vọng người đảm nhận vị trí này đạt được những kết quả cụ thể nào?”

Về đánh giá hiệu quả: “Ở vị trí này, công ty thường đánh giá hiệu quả công việc dựa trên những tiêu chí chính nào?”

Về đội nhóm và phối hợp: “Vị trí này sẽ làm việc trực tiếp với những phòng ban nào, và cách phối hợp giữa các bộ phận hiện tại ra sao ạ?”

Những câu hỏi như vậy cho thấy ứng viên đã hình dung mình sẽ làm gì, và quan tâm tới cách công việc được đánh giá, chứ không chỉ hỏi các quyền lợi bề mặt.

Những câu hỏi nên tránh để không bị mất điểm

Không phải câu hỏi nào trong buổi phỏng vấn cũng giúp ghi điểm. Có những kiểu câu hỏi dễ khiến nhà tuyển dụng nghĩ ứng viên chưa đọc kỹ tin, chưa chuẩn bị hoặc chỉ quan tâm đến quyền lợi.

Một số kiểu hỏi nên tránh:

- Hỏi lại những thông tin đã ghi rất rõ trong tin tuyển dụng như thời gian làm việc, địa điểm, mức lương khung, trong khi trước đó không hề nhắc tới nội dung công việc.

- Hỏi dồn dập về nghỉ phép, thưởng Tết, tăng lương, đi chơi công ty, trong khi chưa tỏ ra quan tâm đến trách nhiệm của vị trí.

- Hỏi mang tính so sánh hoặc chê bai: “Công ty em thấy nhỏ hơn công ty A, sao lại…”.

Nếu muốn hỏi về lương, phúc lợi, có thể để sau khi hai bên đã trao đổi đủ về công việc và mức độ phù hợp. Một cách nói nhẹ nhàng hơn:

“Nếu có thể, Anh/Chị chia sẻ thêm giúp em về khoảng lương dự kiến cho vị trí này và cách công ty đang áp dụng chính sách thưởng, đánh giá cuối năm được không ạ?”

Chuẩn bị cho buổi phỏng vấn về lương, thưởng:

- Đàm phán lương và mẹo cần chuẩn bị trước khi đàm phán lương

- Cách trả lời câu hỏi: Bạn đề nghị mức lương ra sao?

Trao đổi về lương và phúc lợi trong không khí tôn trọng, cởi mở (Hình từ Internet)

Kết thúc và sau buổi phỏng vấn: giữ hình ảnh chuyên nghiệp đến phút cuối

Cách kết thúc buổi phỏng vấn khéo léo, không gượng gạo

Kết thúc buổi phỏng vấn là cơ hội cuối để để lại một ấn tượng tốt. Nhiều ứng viên chỉ cười, nói “Dạ em cảm ơn” rồi đứng dậy đi ra. Một vài câu nói thêm, ngắn nhưng có chủ đích, sẽ giúp hình ảnh rõ nét hơn.

Ví dụ:

“Em cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian trao đổi rất chi tiết hôm nay.

Sau buổi nói chuyện, em càng thấy vị trí này phù hợp với định hướng mà em đang theo đuổi.

Em rất mong có cơ hội được đồng hành cùng công ty.”

Hoặc ngắn gọn hơn:

“Cảm ơn Anh/Chị vì buổi trao đổi hôm nay, em đã hiểu rõ hơn về công việc và đội nhóm.

Nếu được nhận, em sẽ cố gắng để đạt kỳ vọng trong thời gian sớm nhất.”

Trước khi ra cửa, có thể hỏi nhẹ về bước tiếp theo:

“Anh/Chị cho em hỏi thêm là sau vòng này mình sẽ có thêm vòng nào nữa và thời gian dự kiến phản hồi kết quả khoảng bao lâu ạ?”

Ứng xử sau phỏng vấn: thư cảm ơn, liên hệ lại và thái độ khi chờ kết quả

Sau khi ra khỏi phòng, cách ứng xử vẫn tiếp tục thể hiện qua cách giữ liên hệ. Gửi một email cảm ơn ngắn gọn trong vòng một ngày là một thói quen tốt.

Email cảm ơn không cần dài, chỉ cần:

- Nhắc lại buổi phỏng vấn vừa diễn ra.

- Cảm ơn vì thời gian trao đổi.

- Khẳng định lại sự quan tâm tới vị trí.

Ví dụ:

“Em chào Anh/Chị…

Cảm ơn Anh/Chị và Anh/Chị trong bộ phận … đã dành thời gian trao đổi với em về vị trí ….

Sau buổi trò chuyện, em càng tin đây là môi trường phù hợp để em phát triển các kỹ năng về ….

Em rất mong có cơ hội được hợp tác cùng công ty trong thời gian tới.

Trân trọng.”

Nếu đã qua thời gian hẹn mà chưa nhận được phản hồi, có thể gửi một email hoặc tin nhắn hỏi thăm một cách nhẹ nhàng:

“Em xin phép được hỏi thăm thêm về kết quả phỏng vấn vị trí … vào ngày …

Nếu Anh/Chị cần thêm thông tin hoặc giấy tờ gì, em rất sẵn sàng gửi bổ sung.

Em cảm ơn Anh/Chị.”

Tham khảo thêm: Cách luyện tập phỏng vấn hiệu quả để không còn lo lắng nếu muốn trau dồi toàn bộ quá trình, từ chuẩn bị đến kết thúc. 

Thái độ khi được nhận hoặc khi bị từ chối

Khi nhận được tin trúng tuyển, cách phản hồi cũng nên rõ ràng, đúng hẹn. Nếu đồng ý nhận việc, hãy xác nhận lại thời gian bắt đầu, các giấy tờ cần chuẩn bị. Nếu vì lý do nào đó không thể nhận, vẫn nên gửi lời cảm ơn và giải thích ngắn gọn, tôn trọng thời gian hai bên.

Khi bị từ chối, cảm xúc hụt hẫng là bình thường, nhưng cách phản ứng lại là yếu tố nhà tuyển dụng ghi nhớ. Một câu gửi lại như:

“Em cảm ơn Anh/Chị đã thông tin.

Dù chưa có cơ hội hợp tác lần này, em vẫn rất trân trọng thời gian Anh/Chị đã dành cho em.

Nếu có thể, Anh/Chị cho em xin một vài góp ý ngắn để em rút kinh nghiệm tốt hơn cho những lần sau ạ.”

Thái độ bình tĩnh, tôn trọng, sẵn sàng học từ phản hồi khiến ứng viên dễ được ghi nhớ cho những vị trí khác trong tương lai.

Tóm lại: ứng xử tốt giúp buổi phỏng vấn bớt áp lực hơn

Cách ứng xử khi phỏng vấn không phải là học thuộc một loạt câu thoại để “diễn” cho nhà tuyển dụng, mà là biết đặt mình vào vị trí người đối diện: tôn trọng thời gian, lắng nghe, trả lời rõ ràng, không nói xấu ai và giữ lời hứa. Từ lúc nhận lịch, bước vào phòng, trả lời câu hỏi cho tới khi gửi email cảm ơn, mỗi chi tiết nhỏ đều cộng lại thành một ấn tượng chung.

Không ai hoàn hảo ngay từ buổi phỏng vấn đầu tiên. Điều quan trọng là mỗi lần đi phỏng vấn về, tự nhìn lại xem mình đã chuẩn bị đủ chưa, có đến trễ không, có nói gì khiến mình thấy “chưa ổn” không, rồi sửa dần. Chỉ cần cải thiện từng chút một về cách chào hỏi, cách giới thiệu bản thân, cách trả lời câu hỏi khó hay cách đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng, buổi phỏng vấn sau sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

Nếu muốn luyện sâu từng mảng, có thể lần lượt đọc thêm các bài về giới thiệu bản thân khi phỏng vấn, những câu hỏi phỏng vấn thường gặp và cách trả lời ấn tượng, cách trả lời câu hỏi về điểm yếu, hay kỹ năng giao tiếp chinh phục nhà tuyển dụng khó tính rồi kết hợp lại thành phong cách riêng. Khi đã quen với những nguyên tắc này, phỏng vấn không còn là “bài thi căng thẳng” nữa, mà là một buổi trao đổi công bằng để hai bên xem có thật sự phù hợp để làm việc cùng nhau hay không.