Hướng dẫn: Xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2025?

Hướng dẫn: Xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2025?

Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

Thời điểm lập chứng từ tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025 có quy định như sau:

- Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

- Thời điểm ký số trên chứng từ là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Hiện nay, có nhiều phần mềm khác nhau, tuy nhiên cơ bản các phần mềm đều có các bước hướng dẫn xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN nhứ sau:

Bước 1: Truy cập vào hệ thống xuất chứng từ khấu trừ thuế

- Vào hệ thống kê khai thuế của đơn vị hoặc hệ thống quản lý nhân viên

- Sử dụng tài khoản và mật khẩu đã đăng ký để đăng nhập.

Bước 2: truy cập chức năng xuất chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

- Tìm đến mục "Chứng từ khấu trừ thuế TNCN" hoặc "Quản lý thuế TNCN".

- Chọn chức năng "Xuất chứng từ" hoặc "In chứng từ điện tử".

Bước 3: Lựa chọn đối tượng phù hợp với yêu cầu

- Xuất cho toàn bộ nhân viên

- Xuất cho nhân viên cụ thể

Bước 4: Lựa chọn kỳ tính thuế phù hợp

- Chọn kỳ tính thuế mà bạn muốn xuất chứng từ (ví dụ: tháng, quý, năm).

Bước 5: Kiểm tra lại thông tin

Kiểm tra kỹ lại các thông tin trên trên chứng từ khấu trừ thuế trước khi xuất, bao gồm các thông tin:

- Họ tên, mã số thuế của người nộp thuế.

- Tổng thu nhập, các khoản khấu trừ, thu nhập chịu thuế.

- Kỳ tính thuế.

- Mã số thuế của doanh nghiệp.

Bước 6: Xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN

- Nhấn vào nút "Xuất" hoặc "In" để tạo ra chứng từ điện tử.

- Hệ thống sẽ tự động tạo ra file chứng từ điện tử theo định dạng đã được quy định (thường là file PDF).

Bước 7: Lưu trữ và gửi cho người nộp thuế

- Kế toán thực hiện lưu file chứng từ điện tử vào máy tính, trường hợp người nộp thuế người lao động yêu cầu thì gửi trực tiếp cho người hoặc gửi trực tiếp cho người nộp thuế qua email.

Hướng dẫn: Xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2025?

Những nội dung của chứng từ khấu trừ thuế như thế nào?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025 có quy định cụ thể như sau:

Nội dung chứng từ

1. Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:

1. Đối với chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

a) Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;

c) Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân;

d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;

e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

....

Như vậy, thông qua quy định trên thì những nội dung bắt buộc phải có của chứng từ khấu trừ như sau:

Đối với chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

- Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;

- Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân;

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập. Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.