Top 6 kỹ năng nhân viên văn phòng cần phải có để thăng tiến nhanh trong sự nghiệp?

Top 6 kỹ năng nhân viên văn phòng cần phải có để thăng tiến nhanh trong sự nghiệp?

Nhân viên văn phòng là những người đảm nhận các công việc hành chính, hỗ trợ và quản lý các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp hoặc tổ chức. Họ thường làm việc trong môi trường văn phòng, sử dụng máy tính và các phần mềm để hoàn thành nhiệm vụ.

Công việc của nhân viên văn phòng có thể bao gồm:

- Quản lý hồ sơ, tài liệu: Lưu trữ, sắp xếp giấy tờ để dễ dàng truy xuất khi cần.

- Soạn thảo văn bản: Từ hợp đồng, báo cáo đến thư từ doanh nghiệp.

- Hỗ trợ các phòng ban khác: Sắp xếp lịch họp, chuẩn bị tài liệu, hoặc xử lý các yêu cầu nội bộ.

- Giao tiếp với khách hàng: Trả lời email, điện thoại, hoặc hỗ trợ trực tiếp.

- Sử dụng công cụ văn phòng: Thành thạo Word, Excel, PowerPoint,...

Top 6 kỹ năng nhân viên văn phòng cần phải có:

(1) Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp rất quan trọng đối với nhân viên văn phòng nói riêng và các chức vụ khác nói chung. Kỹ năng giao tiếp tốt cũng giúp các nhân viên văn phòng xây dựng mối quan hệ công việc tốt với đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng. Khả năng lắng nghe, hiểu và tương tác tốt với người khác giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ hợp tác

(2) Kỹ năng giải quyết vấn đề

Khả năng giải quyết vấn đề linh hoạt, sáng tạo đối với từng trường hợp, từng thời điểm và hoàn cảnh khác nhau cũng là một kỹ năng quan trọng cần phải có. Nhân viên văn phòng khi đứng trước một vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc thì cần tìm ra hướng giải quyết khoa học, hợp lý để giảm thiểu tối đa ảnh hưởng của nó đến hiệu quả công việc của bạn.

(3) Kỹ năng ngoại ngữ

Nhân viên văn phòng có lẽ sẽ thường xuyên phải làm việc với đối tác, khách hàng và đồng nghiệp từ các quốc gia khác, do đó, kỹ năng ngoại ngữ lúc này rất quan trọng để giao tiếp hiệu quả với đối phương.

Theo đó, nếu một cá nhân có khả năng giao tiếp và viết tiếng Anh, hay các nhóm ngôn ngữ phổ biến khác như tiếng Trung, tiếng Nhật, có thể mở rộng cơ hội nghề nghiệp hơn cũng như nâng cao hiệu suất làm việc.

(4) Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là một trong những kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng. Kỹ năng này tập trung vào việc lập kế hoạch, sắp xếp và ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng cần được thực hiện nhằm nâng cao hiệu suất làm việc. Bằng cách này, nhân viên có thể hoàn thành nhiều công việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn, đồng thời giảm bớt căng thẳng, áp lực về mặt thời gian. 

(5) Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin

Như đã trình bày ở trên, công việc của nhân viên văn phòng sẽ liên quan nhiều đến các các ứng dụng văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Do đó, khả năng làm việc với các ứng dụng văn phòng là kỹ năng cơ bản nhưng quan trọng đối với dân văn phòng.

Theo đó, công nghệ thông tin hỗ trợ tăng hiệu suất làm việc, các kỹ năng văn phòng cơ bản như xử lý văn bản, bảng tính giúp nhân viên văn phòng hoàn thành công việc nhanh hơn và hiệu quả cao hơn.

(6) Kỹ năng làm việc nhóm

Teamwork hay kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng văn phòng không thể thiếu đối với bất kỳ ai. Một kỹ năng làm việc nhóm tốt giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ, khuyến khích sự sáng tạo và thúc đẩy hiệu suất làm việc của cả nhóm và để đạt được mục tiêu chung.

Top 6 kỹ năng nhân viên văn phòng cần phải có? (Hình từ Internet)

Chính sách Nhà nước về đào tạo nghề nghiệp và phát triển kỹ năng nghề cho người lao động ra sao?

Căn cứ Điều 59 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:

Đào tạo nghề nghiệp và phát triển kỹ năng nghề

1. Người lao động được tự do lựa chọn đào tạo nghề nghiệp, tham gia đánh giá, công nhận kỹ năng nghề quốc gia, phát triển năng lực nghề nghiệp phù hợp với nhu cầu việc làm và khả năng của mình.

2. Nhà nước có chính sách khuyến khích người sử dụng lao động có đủ điều kiện đào tạo nghề nghiệp và phát triển kỹ năng nghề cho người lao động đang làm việc cho mình và người lao động khác trong xã hội thông qua hoạt động sau đây:

a) Thành lập cơ sở giáo dục nghề nghiệp hoặc mở lớp đào tạo nghề tại nơi làm việc để đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề cho người lao động; phối hợp với cơ sở giáo dục nghề nghiệp đào tạo các trình độ sơ cấp, trung cấp, cao đẳng và các chương trình đào tạo nghề nghiệp khác theo quy định;

b) Tổ chức thi kỹ năng nghề cho người lao động; tham gia hội đồng kỹ năng nghề; dự báo nhu cầu và xây dựng tiêu chuẩn kỹ năng nghề; tổ chức đánh giá và công nhận kỹ năng nghề; phát triển năng lực nghề nghiệp cho người lao động.

Như vậy, Nhà nước có chính sách khuyến khích người sử dụng lao động có đủ điều kiện đào tạo nghề nghiệp và phát triển kỹ năng nghề cho người lao động đang làm việc cho mình và người lao động khác trong xã hội thông qua hoạt động sau đây:

- Thành lập cơ sở giáo dục nghề nghiệp hoặc mở lớp đào tạo nghề tại nơi làm việc để đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề cho người lao động; phối hợp với cơ sở giáo dục nghề nghiệp đào tạo các trình độ sơ cấp, trung cấp, cao đẳng và các chương trình đào tạo nghề nghiệp khác theo quy định;

- Tổ chức thi kỹ năng nghề cho người lao động; tham gia hội đồng kỹ năng nghề; dự báo nhu cầu và xây dựng tiêu chuẩn kỹ năng nghề; tổ chức đánh giá và công nhận kỹ năng nghề; phát triển năng lực nghề nghiệp cho người lao động.