Không có tiêu đề - tiêu đề không rõ ràng

Việc viết email không có tiêu đề giống như một cá nhân không có tên vậy. Tiêu đề thể hiện  bao quá nội dung email mà bạn muốn gửi đến người nhận. Cần kiểm tra chính xác nội dung tiêu đề email trước khi gửi thư đi để không gây hiểu nhầm.

Nội dung email quá dài dòng

Cấp trên, đồng nghiệp hay đối tác của bạn thường sẽ không có nhiều thời gian để đọc một email có hàng ngàn từ lộn xộn và còn tốn thêm thời gian để đoán ý chính mà email hướng đến là gì. Hầu hết họ chỉ đọc lướt dựa vào từ khóa để nắm bắt nội dung của email. Vì vậy khi gửi thư hãy cố gắng viết ngắn gọn súc tích đầy đủ ý nhất có thể để người đọc không bỏ sót thông tin quan trọng nào.

Sử dụng từ viết tắt và xen lẫn văn nói vào nội dung email

Khi viết mail cũng giống như viết một văn bản hành chính, lời nói không quá trang trọng nhưng ít ra phải mang tính phổ thông. Không phải ai cũng sử dụng từ viết tắt và hiểu từ viết tắt mà bạn đề cập đến.

Để thể hiện tính chuyên nghiệp không nên sử dụng từ viết tắt trong email và đặc biệt là văn nói hãy diễn đạt ý theo lối văn hành chính nhất có thể.

Quên đính kèm tệp khi gửi mail

Có rất nhiều email gửi phải có tệp đính kèm đó là hình ảnh, file PDF tài liệu công ty hoặc danh sách nào đó. Tuy nhiên tình trạng người gửi email quên đính kèm tệp vẫn thường xuyên xảy ra và sẽ tạo cảm giác không chuyên nghiệp hệ lụy hơn nữa sẽ ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Quên giải thích các tệp đính kèm

Một lỗi thường mắc phải khi gửi mail liên quan đến tệp đính kèm đó là người gửi không giải thích nội dung tệp đính kèm mà mình gửi đến. Việc đề cập nội dung tệp đính kèm sẽ giúp bạn tránh khỏi việc quên gửi file và giúp người đọc hình dung sơ lược nội dung đính kèm bạn gửi là gì. Vì vậy, hãy nhớ giải thích rõ ràng về tệp đính kèm và sử dụng các từ khóa có liên quan.

Quá lạm dụng việc gửi email

Dùng email để trao đổi trong công việc quả thật rất chuyên nghiệp tuy nhiên có những vấn đề không nhất thiết cần sự trợ giúp của thư điện tử. Hãy luôn nghĩ về lý do tại sao bạn muốn gửi đi nội dung này và sau đó quyết định xem email có phải là lựa chọn tốt nhất hay không.

Thay vì gửi mail hãy lựa chọn việc trao đổi trực tiếp đối với các vấn đề ít trang trọng cấp thiết hơn tránh lạm dụng việc gửi email quá mức.