06 lỗi gửi mail cơ bản sẽ khiến người khác đánh giá bạn là người không chuyên nghiệp

Trao đổi công việc thông qua email không còn là điều quá xa lạ trong môi trường công sở hằng ngày tuy nhiên có rất nhiều bạn sinh viên mới ra trường mắc phải những lỗi sai cơ bản tạo sự kém hiệu quả trong công việc.

Đăng bài: 07:47 15/10/2020

Không có tiêu đề - tiêu đề không rõ ràng

Việc viết email không có tiêu đề giống như một cá nhân không có tên vậy. Tiêu đề thể hiện  bao quá nội dung email mà bạn muốn gửi đến người nhận. Cần kiểm tra chính xác nội dung tiêu đề email trước khi gửi thư đi để không gây hiểu nhầm.

Nội dung email quá dài dòng

Cấp trên, đồng nghiệp hay đối tác của bạn thường sẽ không có nhiều thời gian để đọc một email có hàng ngàn từ lộn xộn và còn tốn thêm thời gian để đoán ý chính mà email hướng đến là gì. Hầu hết họ chỉ đọc lướt dựa vào từ khóa để nắm bắt nội dung của email. Vì vậy khi gửi thư hãy cố gắng viết ngắn gọn súc tích đầy đủ ý nhất có thể để người đọc không bỏ sót thông tin quan trọng nào.

Sử dụng từ viết tắt và xen lẫn văn nói vào nội dung email

Khi viết mail cũng giống như viết một văn bản hành chính, lời nói không quá trang trọng nhưng ít ra phải mang tính phổ thông. Không phải ai cũng sử dụng từ viết tắt và hiểu từ viết tắt mà bạn đề cập đến.

Để thể hiện tính chuyên nghiệp không nên sử dụng từ viết tắt trong email và đặc biệt là văn nói hãy diễn đạt ý theo lối văn hành chính nhất có thể.

Quên đính kèm tệp khi gửi mail

Có rất nhiều email gửi phải có tệp đính kèm đó là hình ảnh, file PDF tài liệu công ty hoặc danh sách nào đó. Tuy nhiên tình trạng người gửi email quên đính kèm tệp vẫn thường xuyên xảy ra và sẽ tạo cảm giác không chuyên nghiệp hệ lụy hơn nữa sẽ ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Quên giải thích các tệp đính kèm

Một lỗi thường mắc phải khi gửi mail liên quan đến tệp đính kèm đó là người gửi không giải thích nội dung tệp đính kèm mà mình gửi đến. Việc đề cập nội dung tệp đính kèm sẽ giúp bạn tránh khỏi việc quên gửi file và giúp người đọc hình dung sơ lược nội dung đính kèm bạn gửi là gì. Vì vậy, hãy nhớ giải thích rõ ràng về tệp đính kèm và sử dụng các từ khóa có liên quan.

Quá lạm dụng việc gửi email

Dùng email để trao đổi trong công việc quả thật rất chuyên nghiệp tuy nhiên có những vấn đề không nhất thiết cần sự trợ giúp của thư điện tử. Hãy luôn nghĩ về lý do tại sao bạn muốn gửi đi nội dung này và sau đó quyết định xem email có phải là lựa chọn tốt nhất hay không.

Thay vì gửi mail hãy lựa chọn việc trao đổi trực tiếp đối với các vấn đề ít trang trọng cấp thiết hơn tránh lạm dụng việc gửi email quá mức.

0

- Nội dung nêu trên được NhanSu.vn biên soạn và chỉ mang tính chất tham khảo, không thay thế cho các tư vấn chuyên sâu từ chuyên gia.

- Điều khoản được áp dụng (nếu có) có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc. Quý khách vui lòng kiểm tra lại thông tin trước khi áp dụng.

- Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền, nội dung của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ email [email protected];

21/01/2025

Thời gian nghỉ Tết của giao hàng tiết kiệm trong năm 2025 như thế nào? Mức phạt mới cho lỗi chở hàng cồng kềnh của shipper là bao nhiêu vào năm 2025?

15/01/2025

Làm thế nào để thành công trong phỏng vấn công ty bảo hiểm? Lưu ý những gì và những kỹ năng nào cần có để gây ấn tượng tốt trong mắt nhà tuyển dụng?

14/01/2025

Khám phá các ngành học đa dạng từ khối A1 và D1, tận dụng cơ hội phát triển sự nghiệp trong thế kỷ 21.

14/01/2025

Tìm hiểu cách tối đa hóa lợi nhuận kinh doanh qua việc cải thiện kỹ năng của nhân viên bán hàng thông qua phân tích và chiến lược như thế nào?

Giấy phép kinh doanh số: 0315459414

Địa chỉ: 19 Nguyễn Gia Thiều Phường Võ Thị Sáu, quận 3, TP. Hồ Chí Minh

Điện thoại: (028)39302288

Zalo: (028)39302288

Email: [email protected]


CHỦ QUẢN: CÔNG TY TNHH THƯ VIỆN PHÁP LUẬT

GP thiết lập trang TTĐTTH số 30/GP-TTĐT, do Sở TTTT TP.HCM cấp ngày 15/06/2022.

Địa chỉ trụ sở: P.702A , Centre Point, 106 Nguyễn Văn Trỗi, P.8, Q. Phú Nhuận, TP. HCM

Chịu trách nhiệm chính: Ông Bùi Tường Vũ

Hướng dẫn sử dụng

Quy chế hoạt động

Quy trình tiếp nhận và giải quyết khiếu nại, tranh chấp

Chính sách bảo mật thông tin

Quy chế bảo vệ DLCN

Thỏa thuận bảo vệ DLCN

Phí dịch vụ

Liên hệ

Sitemap


© 2025 All Rights Reserved