Quyết định 3422/QĐ-UBND năm 2026 phê duyệt Quy trình nội bộ, Quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính được tái cấu trúc thuộc phạm vi chức năng quản lý của Ban Quản lý các Khu chế xuất và công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh

ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 3422/QĐ-UBND

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 09 tháng 6 năm 2026

Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Bộ Tư Pháp;
- TTUB: CT; các PCT;
- VPUB: CVP, PCVP/VX;
- Trung tâm TTĐT TP;
- Trung tâm PV HCC TP;
- Lưu: VT, (KSTT/Hn).

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Nguyễn Mạnh Cường

STT

Tên thủ tục hành chính

1.

Đăng ký hợp đồng nhận lao động thực tập thời hạn dưới 90 ngày

2.

Cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

3.

Đăng ký nội dung quảng cáo đối với sản phẩm dinh dưỡng y học, thực phẩm dùng cho chế độ ăn đặc biệt, sản phẩm dinh dưỡng dùng cho trẻ đến 36 tháng tuổi.

ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 3422/QĐ-UBND

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 09 tháng 6 năm 2026

Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Bộ Tư Pháp;
- TTUB: CT; các PCT;
- VPUB: CVP, PCVP/VX;
- Trung tâm TTĐT TP;
- Trung tâm PV HCC TP;
- Lưu: VT, (KSTT/Hn).

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Nguyễn Mạnh Cường

STT

Tên thủ tục hành chính

1.

Đăng ký hợp đồng nhận lao động thực tập thời hạn dưới 90 ngày

2.

Cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

3.

Đăng ký nội dung quảng cáo đối với sản phẩm dinh dưỡng y học, thực phẩm dùng cho chế độ ăn đặc biệt, sản phẩm dinh dưỡng dùng cho trẻ đến 36 tháng tuổi.

STT

Thành phần hồ sơ

Phương thức cung cấp

Nguồn dữ liệu

Hình thức nộp

1

Văn bản đăng ký hợp đồng nhận lao động thực tập (theo mẫu BM 04)

Tự động điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu hoặc Cá nhân/ tổ chức đính kèm tập tin trên hệ thống

Đơn đề nghị dưới dạng E- Form điện tử

(Tổ chức/ doanh nghiệp đăng nhập qua VNeID không phải ký số).

2

Hợp đồng nhận lao động thực tập

Đính kèm tập tin trên hệ thống

3

Tài liệu chứng minh việc đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hình thức đào tạo, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề phù hợp phù hợp với pháp luật của nước tiếp nhận lao động theo quy định tại Điều 6 Thông tư số 21/2021/TT-BLĐTBXH, cụ thể gồm một trong các giấy tờ sau:

+ Văn bản cho phép cơ sở tiếp nhận lao động thực tập được tiếp nhận lao động nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại cấp;

+ Giấy tờ khác thể hiện cơ sở tiếp nhận lao động thực tập được phép tiếp nhận người lao động theo quy định của nước sở tại.

Đính kèm tập tin trên hệ thống

4

Giấy chứng nhận đăng ký doanh

nghiệp

Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối.

Tổ chức/ Doanh nghiệp không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối

Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn một trong các hình thức sau:

- Bản điện tử có xác nhận của tổ chức, cá nhân;

- Bản sao điện tử.

5

Giấy tờ chứng minh việc ký quỹ của doanh nghiệp theo Mẫu số 11 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 112/2021/NĐ-CP

Đính kèm tập tin trên hệ thống

Các bước thực hiện

Nội dung công việc

Trách nhiệm thực hiện

Thời gian xử lý

Ghi chú

Bước 1

Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Doanh nghiệp

Doanh nghiệp thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC);

- Hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo.

- Khuyến khích doanh nghiệp kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/doanh nghiệp trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan.

- Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc cần lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin văn bản điện tử, bản sao điện tử có chứng thực hoặc bản sao điện tử (scan/ chụp) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến.

Kiểm tra, tiếp nhận và chuyển hồ sơ cơ quan chuyên môn xử lý.

Trung tâm Phục vụ hành chính công

Thời gian được tính từ thời điểm hồ sơ được tiếp nhận

Đối với hồ sơ tiếp nhận trực tuyến:

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định, người tiếp nhận phải có thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ trong một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ quan có thẩm quyền.

- Trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp đầy đủ, đúng quy định thì tiếp nhận và chuyển hồ sơ không quá 08 giờ làm việc kể từ khi Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tiếp nhận hồ sơ

Bước 2

Lãnh đạo Phòng chuyên môn phân công

Lãnh đạo Phòng Quản lý Lao động

4 giờ làm việc

Phân công công chức thụ lý hồ sơ

Bước 3

Xử lý hồ sơ

Công chức thụ lý

20 giờ làm việc

Công chức thẩm định tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ. Khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu được công bố tại các quyết định của Bộ chuyên ngành để thay thế cho các loại giấy tờ, thành phần hồ sơ trong quá trình giải quyết TTHC; không được yêu cầu doanh nghiệp nộp bổ sung bản sao, giấy tờ khi đã khai thác đầy đủ, chính xác các thông tin trên cơ sở dữ liệu.

- Trường hợp hồ sơ không hợp lệ: Công chức dự thảo Công văn thông báo, yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Chuyên viên dự thảo kết quả giải quyết TTHC

Bước 4

Trình Lãnh đạo Phòng

Lãnh đạo Phòng Quản lý Lao động

8 giờ làm việc

Xem xét kết quả xử lý hồ sơ và quyết định: (1) Trình Lãnh đạo Ban kết quả giải quyết TTHC hoặc (2) Yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung, làm rõ nội dung.

Bước 5

Phê duyệt kết quả

Lãnh đạo Ban

4 giờ làm việc

Xem xét kết quả xử lý hồ sơ và quyết định: (1) Phê duyệt kết quả giải quyết TTHC hoặc (2) Yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung, làm rõ nội dung.

Bước 6

Phát hành

Văn thư

4 giờ làm việc

- Cho số và đóng dấu ban hành Công văn/Thông báo yêu cầu bổ sung hoặc kết quả giải quyết TTHC.

- Chuyển kết quả đến Bộ phận một cửa nơi tiếp nhận hồ sơ theo quy định.

Bước 7

Trả kết quả

Trung tâm phục vụ hành chính công

Theo thời hạn trả kết quả

- Trả kết quả điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến doanh nghiệp thông qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.

- Hệ thống tự động cập nhật trạng thái hồ sơ đã hoàn thành và lưu trữ kết quả giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân/ doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và tái sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của người dân.

STT

Thành phần hồ sơ

Phương thức cung cấp

Nguồn dữ liệu

Hình thức nộp

1.

Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại điện (theo mẫu)

Tự động điền dữ liệu vào E-Form từ cơ sở dữ liệu hoặc Doanh nghiệp tự điền nếu chưa có thông tin trên cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử

(Tổ chức/doanh nghiệp đăng nhập qua VNeID không phải ký số)

2.

Thành phần hồ sơ được thay thế bằng cơ sở dữ liệu: Giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) của người đứng đầu Văn phòng đại diện

Trường hợp người đứng đầu tư Văn phòng đại diện là người nước ngoài thì cung cấp bản sao Hộ chiếu; hoặc người đứng đầu Văn phòng đại diện là người Việt Nam nhưng đăng ký thông tin từ Hộ chiếu thì cung cấp hộ chiếu

Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối.

Tổ chức/ Doanh nghiệp không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối

Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư/ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử/ cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm…

Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn một trong các hình thức sau:

- Bản sao điện tử

- Bản sao điện tử có chứng thực

3.

Thành phần hồ sơ còn lại

Cá nhân/ tổ chức đính kèm tập tin trên hệ thống.

Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/ doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính

Lựa chọn một trong các hình thức sau:

- Bản điện tử;

- Bản sao điện tử có chứng thực

- Bản sao điện tử.

Các bước thực hiện

Nội dung công việc

Trách nhiệm thực hiện

Thời gian xử lý

Ghi chú

Bước 1

Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Cá nhân/ tổ chức

- Tổ chức/Doanh nghiệp thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC);

- Hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo.

- Khuyến khích cá nhân/ tổ chức kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/doanh nghiệp trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan.

- Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc cần lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin văn bản điện tử, bản sao điện tử có chứng thực hoặc bản sao điện tử (scan/ chụp) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến.

Kiểm tra, tiếp nhận và chuyển hồ sơ cơ quan chuyên môn xử lý.

Trung tâm Phục vụ hành chính công

Thời gian được tính từ thời điểm hồ sơ được tiếp nhận

Đối với hồ sơ tiếp nhận trực tuyến:

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định, người tiếp nhận phải có thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ trong một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ quan có thẩm quyền.

- Trường hợp hồ sơ của tổ chức, cá nhân đầy đủ, đúng quy định thì hướng dẫn cơ sở nộp phí, tiếp nhận và chuyển hồ sơ không quá 08 giờ làm việc kể từ khi Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tiếp nhận hồ sơ hoặc theo thời hạn được quy định tại pháp luật chuyên ngành.

Đối với hồ sơ tiếp nhận trực tiếp:

- Kiểm tra dữ liệu điện tử của thành phần hồ sơ. Trường hợp các thành phần hồ sơ thủ tục hành chính đã có dữ liệu điện tử bảo đảm giá trị pháp lý và có thể khai thác thông qua kết nối, chia sẻ giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin dùng chung, Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc có sẵn trong Kho quản lý dữ liệu cá nhân thì không yêu cầu tổ chức, cá nhân nộp lại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu; Bộ phận Một cửa kiểm tra và chuyển vào thành phần hồ sơ cho tổ chức, cá nhân. Đồng thời, hướng dẫn người dân thực hiện cập nhật, điều chỉnh thông tin trong trường hợp dữ liệu chưa đầy đủ hoặc chưa thống nhất theo đúng quy định pháp luật.

- Hướng dẫn cơ sở nộp phí, tiếp nhận hồ sơ, số hóa và ký số hồ sơ điện tử; chuyển ngay đến cơ quan giải quyết thủ tục hành chính.

Bước 2

Lãnh đạo Phòng chuyên môn phân công

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

4 giờ làm việc

Phân công công chức thụ lý hồ sơ

Bước 3

Xử lý hồ sơ

Công chức thụ lý

03 ngày làm việc

Công chức Thẩm định tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ, thực hiện đánh giá/thẩm định thực tế, thu phí, lệ phí (nếu có); Khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu được công bố tại các quyết định của Bộ chuyên ngành để thay thế cho các loại giấy tờ, thành phần hồ sơ trong quá trình giải quyết TTHC; không được yêu cầu người dân, tổ chức, doanh nghiệp nộp bổ sung bản sao, giấy tờ khi đã khai thác đầy đủ, chính xác các thông tin trên cơ sở dữ liệu.

- Trường hợp hồ sơ không hợp lệ: Công chức dự thảo Công văn thông báo, yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Chuyên viên dự thảo kết quả giải quyết TTHC

Bước 4

Trình Lãnh đạo Phòng

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

1,5 ngày làm việc

Xem xét kết quả xử lý hồ sơ và quyết định: (1) Trình Lãnh đạo cơ quan, đơn vị kết quả giải quyết TTHC hoặc (2) Yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung, làm rõ nội dung.

Bước 5

Phê duyệt kết quả

Lãnh đạo cơ quan, đơn vị

1,5 ngày làm việc

Xem xét kết quả xử lý hồ sơ và quyết định: (1) Phê duyệt kết quả giải quyết TTHC hoặc (2) Yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung, làm rõ nội dung.

Bước 6

Phát hành

Văn thư

4 giờ làm việc

- Cho số và đóng dấu ban hành Công văn thông báo yêu cầu bổ sung hoặc kết quả giải quyết TTHC.

- Chuyển kết quả đến Bộ phận một cửa nơi tiếp nhận hồ sơ theo quy định.

Bước 7

Trả kết quả

Trung tâm phục vụ hành chính công

Theo thời hạn trả kết quả

- Trả kết quả điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho công dân, doanh nghiệp thông qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.

- Hệ thống tự động cập nhật trạng thái hồ sơ đã hoàn thành và lưu trữ kết quả giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân/ doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và tái sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của người dân.

Các bước thực hiện

Nội dung công việc

Trách nhiệm thực hiện

Thời gian xử lý

Ghi chú

Bước 1

Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Cá nhân/ tổ chức

- Tổ chức/Doanh nghiệp thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC);

- Hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo.

- Khuyến khích cá nhân/ tổ chức kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/doanh nghiệp trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan.

- Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc cần lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin văn bản điện tử, bản sao điện tử có chứng thực hoặc bản sao điện tử (scan/ chụp) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến.

Kiểm tra, tiếp nhận và chuyển hồ sơ cơ quan chuyên môn xử lý.

Trung tâm Phục vụ hành chính công

Thời gian được tính từ thời điểm hồ sơ được tiếp nhận

Đối với hồ sơ tiếp nhận trực tuyến:

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định, người tiếp nhận phải có thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ trong một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ quan có thẩm quyền.

- Trường hợp hồ sơ của tổ chức, cá nhân đầy đủ, đúng quy định thì hướng dẫn cơ sở nộp phí, tiếp nhận và chuyển hồ sơ không quá 08 giờ làm việc kể từ khi Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tiếp nhận hồ sơ hoặc theo thời hạn được quy định tại pháp luật chuyên ngành.

Đối với hồ sơ tiếp nhận trực tiếp:

- Kiểm tra dữ liệu điện tử của thành phần hồ sơ. Trường hợp các thành phần hồ sơ thủ tục hành chính đã có dữ liệu điện tử bảo đảm giá trị pháp lý và có thể khai thác thông qua kết nối, chia sẻ giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin dùng chung, Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc có sẵn trong Kho quản lý dữ liệu cá nhân thì không yêu cầu tổ chức, cá nhân nộp lại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu; Bộ phận Một cửa kiểm tra và chuyển vào thành phần hồ sơ cho tổ chức, cá nhân. Đồng thời, hướng dẫn người dân thực hiện cập nhật, điều chỉnh thông tin trong trường hợp dữ liệu chưa đầy đủ hoặc chưa thống nhất theo đúng quy định pháp luật.

- Hướng dẫn cơ sở nộp phí, tiếp nhận hồ sơ, số hóa và ký số hồ sơ điện tử; chuyển ngay đến cơ quan giải quyết thủ tục hành chính.

Bước 2

Lãnh đạo Phòng chuyên môn phân công

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

01 giờ làm việc

Phân công công chức thụ lý hồ sơ

Bước 3

Xử lý hồ sơ

Công chức thụ lý

07 giờ làm việc

Công chức Thẩm định tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ, thực hiện đánh giá/thẩm định thực tế, thu phí, lệ phí (nếu có); Khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu được công bố tại các quyết định của Bộ chuyên ngành để thay thế cho các loại giấy tờ, thành phần hồ sơ trong quá trình giải quyết TTHC; không được yêu cầu người dân, tổ chức, doanh nghiệp nộp bổ sung bản sao, giấy tờ khi đã khai thác đầy đủ, chính xác các thông tin trên cơ sở dữ liệu.

- Trường hợp hồ sơ không hợp lệ: Công chức dự thảo Công văn thông báo, yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Chuyên viên dự thảo Công văn lấy ý kiến Bộ ngành liên quan

Bước 4

Trình Lãnh đạo Phòng

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

0,5 ngày làm việc

Xem xét Công văn lấy ý kiến Bộ ngành liên quan: (1) Trình Lãnh đạo cơ quan, đơn vị Công văn lấy ý kiến Bộ ngành liên quan hoặc (2) Yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung, làm rõ nội dung.

Bước 5

Phê duyệt kết quả

Lãnh đạo cơ quan, đơn vị

0,5 ngày làm việc

Xem xét Công văn lấy ý kiến Bộ ngành liên quan

Bước 6

Phát hành

Văn thư

Giờ hành chính

Cho số và đóng dấu ban hành Công văn lấy ý kiến Bộ ngành liên quan

Bước 7

Ý kiến của Bộ ngành chuyên môn

Bộ ngành liên quan

05 ngày làm việc

Cơ quan ban ngành xem xét, thẩm định hồ sơ, góp ý theo thẩm quyền, nội dung phụ trách.

Bước 8

Xử lý hồ sơ

Công chức thụ lý

03 ngàylàm việc

Công chức Thẩm định tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ, thực hiện đánh giá/thẩm định thực tế, thu phí, lệ phí (nếu có); Khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu được công bố tại các quyết định của Bộ chuyên ngành để thay thế cho các loại giấy tờ, thành phần hồ sơ trong quá trình giải quyết TTHC; không được yêu cầu người dân, tổ chức, doanh nghiệp nộp bổ sung bản sao, giấy tờ khi đã khai thác đầy đủ, chính xác các thông tin trên cơ sở dữ liệu.

- Trường hợp hồ sơ không hợp lệ: Công chức dự thảo Công văn thông báo, yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Chuyên viên dự thảo Kết quả xử lý TTHC

Bước 9

Trình Lãnh đạo Phòng

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

1,5 ngày làm việc

Xem xét dự thảo kết quả TTHC: (1) Trình Lãnh đạo cơ quan, đơn vị kết quả TTHC hoặc (2) Yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung, làm rõ nội dung.

Bước 10

Phê duyệt kết quả

Lãnh đạo cơ quan, đơn vị

1 ngày làm việc

Xem xét Kết quả TTHC hoặc Công văn yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung, làm rõ nội dung

Bước 11

Phát hành

Văn thư

4 giờ làm việc

- Cho số và đóng dấu ban hành Công văn thông báo yêu cầu bổ sung hoặc kết quả giải quyết TTHC.

- Chuyển kết quả đến Bộ phận một cửa nơi tiếp nhận hồ sơ theo quy định.

Bước 12

Trả kết quả

Trung tâm phục vụ hành chính công

Theo thời hạn trả kết quả

- Trả kết quả điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho công dân, doanh nghiệp thông qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.

- Hệ thống tự động cập nhật trạng thái hồ sơ đã hoàn thành và lưu trữ kết quả giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân/ doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và tái sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của người dân.

STT

Thành phần hồ sơ

Phương thức cung cấp

Nguồn dữ liệu

Hình thức nộp

1.

Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (theo mẫu)

Tự động điền dữ liệu vào E-Form từ cơ sở dữ liệu hoặc Doanh nghiệp tự điền nếu chưa có thông tin trên cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử

(Tổ chức/doanh nghiệp đăng nhập qua VNeID không phải ký số)

2.

Thành phần hồ sơ được thay thế bằng cơ sở dữ liệu: Giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) của người đứng đầu Văn phòng đại diện

Trường hợp người đứng đầu tư Văn phòng đại diện là người nước ngoài thì cung cấp bản sao Hộ chiếu; hoặc người đứng đầu Văn phòng đại diện là người Việt Nam nhưng đăng ký thông tin từ Hộ chiếu thì cung cấp hộ chiếu

Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối.

Tổ chức/ Doanh nghiệp không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối

Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư/ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử/ cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm…

Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn một trong các hình thức sau:

- Văn bản điện tử

- Bản sao điện tử có chứng thực

3.

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Cá nhân/ tổ chức đính kèm tập tin trên hệ thống

Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/ doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính

Lựa chọn một trong các hình thức sau:

- Bản điện tử;

- Bản sao điện tử có chứng thực

4

Thành phần hồ sơ còn lại

Cá nhân/ tổ chức đính kèm tập tin trên hệ thống.

Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/ doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính

Lựa chọn một trong các hình thức sau:

- Bản điện tử;

- Bản sao điện tử có chứng thực

- Bản sao điện tử.

Các bước thực hiện

Nội dung công việc

Trách nhiệm thực hiện

Thời gian xử lý

Ghi chú

Bước 1

Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Cá nhân/ tổ chức

- Tổ chức/Doanh nghiệp thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC);

- Hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo.

- Khuyến khích cá nhân/ tổ chức kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/doanh nghiệp trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan.

- Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc cần lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin văn bản điện tử, bản sao điện tử có chứng thực hoặc bản sao điện tử (scan/ chụp) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến.

Kiểm tra, tiếp nhận và chuyển hồ sơ cơ quan chuyên môn xử lý.

Trung tâm Phục vụ hành chính công

Thời gian được tính từ thời điểm hồ sơ được tiếp nhận

Đối với hồ sơ tiếp nhận trực tuyến:

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định, người tiếp nhận phải có thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ trong một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ quan có thẩm quyền.

- Trường hợp hồ sơ của tổ chức, cá nhân đầy đủ, đúng quy định thì hướng dẫn cơ sở nộp phí, tiếp nhận và chuyển hồ sơ không quá 08 giờ làm việc kể từ khi Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tiếp nhận hồ sơ hoặc theo thời hạn được quy định tại pháp luật chuyên ngành.

Đối với hồ sơ tiếp nhận trực tiếp:

- Kiểm tra dữ liệu điện tử của thành phần hồ sơ. Trường hợp các thành phần hồ sơ thủ tục hành chính đã có dữ liệu điện tử bảo đảm giá trị pháp lý và có thể khai thác thông qua kết nối, chia sẻ giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin dùng chung, Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc có sẵn trong Kho quản lý dữ liệu cá nhân thì không yêu cầu tổ chức, cá nhân nộp lại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu; Bộ phận Một cửa kiểm tra và chuyển vào thành phần hồ sơ cho tổ chức, cá nhân. Đồng thời, hướng dẫn người dân thực hiện cập nhật, điều chỉnh thông tin trong trường hợp dữ liệu chưa đầy đủ hoặc chưa thống nhất theo đúng quy định pháp luật.

- Hướng dẫn cơ sở nộp phí, tiếp nhận hồ sơ, số hóa và ký số hồ sơ điện tử; chuyển ngay đến cơ quan giải quyết thủ tục hành chính.

Bước 2

Lãnh đạo Phòng chuyên môn phân công

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

4 giờ làm việc

Phân công công chức thụ lý hồ sơ

Bước 3

Xử lý hồ sơ

Công chức thụ lý

02 ngày làm việc

Công chức Thẩm định tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ, thực hiện đánh giá/thẩm định thực tế, thu phí, lệ phí (nếu có); Khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu được công bố tại các quyết định của Bộ chuyên ngành để thay thế cho các loại giấy tờ, thành phần hồ sơ trong quá trình giải quyết TTHC; không được yêu cầu người dân, tổ chức, doanh nghiệp nộp bổ sung bản sao, giấy tờ khi đã khai thác đầy đủ, chính xác các thông tin trên cơ sở dữ liệu.

- Trường hợp hồ sơ không hợp lệ: Công chức dự thảo Công văn thông báo, yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Chuyên viên dự thảo kết quả giải quyết TTHC

Bước 4

Trình Lãnh đạo Phòng

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

01 ngày làm việc

Xem xét kết quả xử lý hồ sơ và quyết định: (1) Trình Lãnh đạo cơ quan, đơn vị kết quả giải quyết TTHC hoặc (2) Yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung, làm rõ nội dung.

Bước 5

Phê duyệt kết quả

Lãnh đạo cơ quan, đơn vị

01 ngày làm việc

Xem xét kết quả xử lý hồ sơ và quyết định: (1) Phê duyệt kết quả giải quyết TTHC hoặc (2) Yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung, làm rõ nội dung.

Bước 6

Phát hành

Văn thư

04 giờ

làm việc

- Cho số và đóng dấu ban hành Công văn thông báo yêu cầu bổ sung hoặc kết quả giải quyết TTHC.

- Chuyển kết quả đến Bộ phận một cửa nơi tiếp nhận hồ sơ theo quy định.

Bước 7

Trả kết quả

Trung tâm phục vụ hành chính công

Theo thời hạn trả kết quả

- Trả kết quả điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho công dân, doanh nghiệp thông qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.

- Hệ thống tự động cập nhật trạng thái hồ sơ đã hoàn thành và lưu trữ kết quả giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân/ doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và tái sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của người dân.

Các bước thực hiện

Nội dung công việc

Trách nhiệm thực hiện

Thời gian xử lý

Ghi chú

Bước 1

Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Cá nhân/ tổ chức

- Tổ chức/Doanh nghiệp thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC);

- Hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo.

- Khuyến khích cá nhân/ tổ chức kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/doanh nghiệp trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan.

- Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc cần lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin văn bản điện tử, bản sao điện tử có chứng thực hoặc bản sao điện tử (scan/ chụp) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến.

Kiểm tra, tiếp nhận và chuyển hồ sơ cơ quan chuyên môn xử lý.

Trung tâm Phục vụ hành chính công

08 giờ làm việc

Thời gian được tính từ thời điểm hồ sơ được tiếp nhận

Đối với hồ sơ tiếp nhận trực tuyến:

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định, người tiếp nhận phải có thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ trong một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ quan có thẩm quyền.

- Trường hợp hồ sơ của tổ chức, cá nhân đầy đủ, đúng quy định thì hướng dẫn cơ sở nộp phí, tiếp nhận và chuyển hồ sơ không quá 08 giờ làm việc kể từ khi Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tiếp nhận hồ sơ hoặc theo thời hạn được quy định tại pháp luật chuyên ngành.

Đối với hồ sơ tiếp nhận trực tiếp:

- Kiểm tra dữ liệu điện tử của thành phần hồ sơ. Trường hợp các thành phần hồ sơ thủ tục hành chính đã có dữ liệu điện tử bảo đảm giá trị pháp lý và có thể khai thác thông qua kết nối, chia sẻ giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, hệ thống thông tin dùng chung, Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc có sẵn trong Kho quản lý dữ liệu cá nhân thì không yêu cầu tổ chức, cá nhân nộp lại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu; Bộ phận Một cửa kiểm tra và chuyển vào thành phần hồ sơ cho tổ chức, cá nhân. Đồng thời, hướng dẫn người dân thực hiện cập nhật, điều chỉnh thông tin trong trường hợp dữ liệu chưa đầy đủ hoặc chưa thống nhất theo đúng quy định pháp luật.

- Hướng dẫn cơ sở nộp phí, tiếp nhận hồ sơ, số hóa và ký số hồ sơ điện tử; chuyển ngay đến cơ quan giải quyết thủ tục hành chính.

Bước 2

Lãnh đạo Phòng chuyên môn phân công

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

01 giờ làm việc

Phân công công chức thụ lý hồ sơ

Bước 3

Xử lý hồ sơ

Công chức thụ lý

07 giờ làm việc

Công chức Thẩm định tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ, thực hiện đánh giá/thẩm định thực tế, thu phí, lệ phí (nếu có); Khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu được công bố tại các quyết định của Bộ chuyên ngành để thay thế cho các loại giấy tờ, thành phần hồ sơ trong quá trình giải quyết TTHC; không được yêu cầu người dân, tổ chức, doanh nghiệp nộp bổ sung bản sao, giấy tờ khi đã khai thác đầy đủ, chính xác các thông tin trên cơ sở dữ liệu.

- Trường hợp hồ sơ không hợp lệ: Công chức dự thảo Công văn thông báo, yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Chuyên viên dự thảo Công văn lấy ý kiến Bộ ngành liên quan

Bước 4

Trình Lãnh đạo Phòng

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

0,5 ngày làm việc

Xem xét Công văn lấy ý kiến Bộ ngành liên quan: (1) Trình Lãnh đạo cơ quan, đơn vị Công văn lấy ý kiến Bộ ngành liên quan hoặc (2) Yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung, làm rõ nội dung.

Bước 5

Phê duyệt kết quả

Lãnh đạo cơ quan, đơn vị

0,5 ngày làm việc

Xem xét Công văn lấy ý kiến Bộ

ngành liên quan

Bước 6

Phát hành

Văn thư

Giờ hành chính

Cho số và đóng dấu ban hành Công văn lấy ý kiến Bộ ngành liên quan

Bước 7

Ý kiến của Bộ ngành chuyên môn

Bộ ngành liên quan

05 ngày làm việc

Cơ quan ban ngành xem xét, thẩm định hồ sơ, góp ý theo thẩm quyền, nội dung phụ trách.

Bước 8

Xử lý hồ sơ

Công chức thụ lý

03 ngàylàm việc

Công chức Thẩm định tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ, thực hiện đánh giá/thẩm định thực tế, thu phí, lệ phí (nếu có); Khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu được công bố tại các quyết định của Bộ chuyên ngành để thay thế cho các loại giấy tờ, thành phần hồ sơ trong quá trình giải quyết TTHC; không được yêu cầu người dân, tổ chức, doanh nghiệp nộp bổ sung bản sao, giấy tờ khi đã khai thác đầy đủ, chính xác các thông tin trên cơ sở dữ liệu.

- Trường hợp hồ sơ không hợp lệ: Công chức dự thảo Công văn thông báo, yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Chuyên viên dự thảo Kết quả xử lý TTHC

Bước 9

Trình Lãnh đạo Phòng

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

1,5 ngày làm việc

Xem xét dự thảo kết quả TTHC: (1) Trình Lãnh đạo cơ quan, đơn vị kết quả TTHC hoặc (2) Yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung, làm rõ nội dung.

Bước 10

Phê duyệt kết quả

Lãnh đạo cơ quan, đơn vị

1 ngày làm việc

Xem xét Kết quả TTHC hoặc Công văn yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung, làm rõ nội dung

Bước 11

Phát hành

Văn thư

4 giờ làm việc

- Cho số và đóng dấu ban hành Công văn thông báo yêu cầu bổ sung hoặc kết quả giải quyết TTHC.

- Chuyển kết quả đến Bộ phận một cửa nơi tiếp nhận hồ sơ theo quy định.

Bước 12

Trả kết quả

Trung tâm phục vụ hành chính công

Theo thời hạn trả kết quả

- Trả kết quả điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho công dân, doanh nghiệp thông qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.

- Hệ thống tự động cập nhật trạng thái hồ sơ đã hoàn thành và lưu trữ kết quả giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân/ doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và tái sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của người dân.