Quyết định 2552/QĐ-UBND năm 2014 phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Thái Bình đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT QUY HOẠCH NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH THÁI BÌNH ĐẾN NĂM 2020, TẦM NHÌN ĐẾN NĂM 2030.

CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI BÌNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp;

Căn cứ Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 505/TTr-SNV ngày 20 tháng 10 năm 2014,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Thái Bình đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 với các nội dung chủ yếu sau:

1. Quan điểm, mục tiêu phát triển

a) Quan điểm

- Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ nhằm thực hiện thành công các mục tiêu của Chiến lược phát triển ngành Nội vụ;

- Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ phải có tầm nhìn dài hạn, có lộ trình thích hợp theo yêu cầu phát triển của từng giai đoạn;

- Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ phải phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển Kinh tế - Xã hội của tỉnh Thái Bình đến năm 2020 được ban hành kèm theo Quyết định số 733/QĐ-TTg ngày 17 tháng 5 năm 2011 của Thủ tướng Chính phủ;

- Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ phải phù hợp với yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ, khoa học công nghệ về công tác văn thư, lưu trữ.

b) Mục tiêu

- Mục tiêu tổng quát

+ Quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật; bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh;

+ Định hướng sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển, góp phần thực hiện thành công chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Thái Bình đến năm 2020;

+ Làm căn cứ, cơ sở pháp lý cho các cơ quan, tổ chức, địa phương xây dựng kế hoạch hằng năm, xây dựng và phê duyệt các dự án đầu tư phát triển về lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đồng thời chủ động trong việc huy động, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực.

- Mục tiêu cụ thể

+ Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ để quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và phát triển của tỉnh đến năm 2020;

+ Hoàn thiện tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ từ cấp tỉnh đến cấp xã nhằm đủ điều kiện thực hiện chức năng quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ;

+ Xây dựng đội ngũ những người làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo về số lượng, được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đặt ra cho ngành trong thời kỳ mới;

+ Xây dựng hệ thống cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu quản lý về văn thư, lưu trữ, góp phần bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ;

+ Ứng dụng khoa học công nghệ và công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư, lưu trữ.

2. Các nội dung chủ yếu quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Thái Bình đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030

a) Xây dựng hệ thống văn bản triển khai, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ: Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ của địa phương trên cơ sở cụ thể hoá, triển khai các văn bản của Trung ương nhằm điều chỉnh toàn diện các hoạt động quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại.

b) Dự báo chung và các chỉ tiêu cơ bản

- Dự báo chung:

+ Nâng cao nhận thức của các cấp, các ngành về công tác văn thư, lưu trữ. Ban hành đầy đủ, kịp thời hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tỉnh về công tác này. Việc lập hồ sơ công việc, chuyển giao hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành và Lưu trữ lịch sử đảm bảo kịp thời, đi vào nền nếp.

+ Các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.

+ Về tài liệu lưu trữ:

Tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh: Đến năm 2020 sẽ thu thập khoảng 1.332 mét tài liệu. Như vậy, đến năm 2020 Kho lưu trữ lịch sử tỉnh sẽ chứa khoảng 1.580 mét tài liệu (bao gồm 248 mét giá tài liệu đã thu thập vào Kho lưu trữ). Đến năm 2030, Lưu trữ lịch sử tỉnh sẽ thu thập được khoảng 3.800 mét tài liệu.

Tài liệu tại các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh: Đến năm 2020, mỗi cơ quan thu thập khoảng 42 mét tài liệu; đến năm 2030, mỗi cơ quan sẽ thu thập được khoảng 112 mét tài liệu.

Tại các huyện, thành phố: Đến năm 2020, mỗi cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố thu thập được khoảng 36 mét tài liệu; đến năm 2030, mỗi huyện, thành phố sẽ thu thập được khoảng 96 mét tài liệu.

Tài liệu tại các xã, phường, thị trấn: Đến năm 2020, mỗi xã, phường, thị trấn sẽ thu được từ 10 đến 15 mét tài liệu (chưa tính số tài liệu hiện nay đang lưu giữ từ 2013 trở về trước); đến năm 2030, mỗi xã, phường, thị trấn sẽ thu thập được từ 20 đến 25 mét tài liệu.

- Các chỉ tiêu cơ bản:

+ Về công tác văn thư: Đến năm 2020, đảm bảo đạt một số chỉ tiêu cơ bản sau:

100% các cơ quan, tổ chức, địa phương thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến theo quy định;

100% cán bộ, công chức, viên chức cơ quan, tổ chức cấp tỉnh; 80% cán bộ, công chức, viên chức cơ quan, tổ chức cấp huyện phải lập hồ sơ công việc đối với tài liệu giấy, từng bước tạo lập và lưu trữ hồ sơ trong môi trường mạng;

100% cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, mạng văn phòng điện tử liên thông; trên 90% cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan Nhà nước ở cấp tỉnh, cấp huyện sử dụng hệ thống thư điện tử (Email) phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ bảo đảm nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả; 90% các văn bản, tài liệu trao đổi giữa các cơ quan nhà nước được thực hiện song song trên môi trường mạng, tài liệu giấy và sử dụng chữ ký số đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin;

100% các sở, ngành của tỉnh, cơ quan nhà nước cấp huyện và cấp xã triển khai sử dụng phần mềm quản lý sử dụng văn bản đi, văn bản đến;

Trên 60% cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện lập hồ sơ công việc trong quá trình xử lý, giải quyết công việc và quản lý hồ sơ, tài liệu trong môi trường mạng;

Đến năm 2030: Đa số cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện lập hồ sơ công việc trong quá trình xử lý, giải quyết công việc và quản lý hồ sơ, tài liệu trong môi trường mạng.

+ Về công tác lưu trữ: Đến năm 2020; 100% cơ quan, tổ chức, địa phương ban hành đầy đủ Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu.

Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh:

Đến năm 2020: 80% tài liệu được nâng cấp chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị và bảo quản trong kho lưu trữ lịch sử, trong đó có 30% tài liệu được số hóa.

Đến năm 2030: 100% tài liệu được nâng cấp chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị và bảo quản trong kho lưu trữ lịch sử, trong đó có 60% tài liệu được số hóa. Hoàn thiện hệ thống công cụ tra tìm tài liệu truyền thống và đẩy mạnh việc xây dựng các cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác tài liệu bằng điện tử.

Tại lưu trữ các sở, ban, ngành của tỉnh:

Đến năm 2020: Có khoảng 50% tài liệu các cơ quan, tổ chức chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản trong kho lưu trữ. Có khoảng 20% các cơ quan, tổ chức trang bị phần mềm cơ sở dữ liệu lưu trữ.

Đến năm 2030: Có khoảng 100% tài liệu các cơ quan, tổ chức chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản trong kho lưu trữ. Có khoảng 50% các cơ quan, tổ chức trang bị phần mềm cơ sở dữ liệu lưu trữ.

Tại lưu trữ huyện, thành phố:

Đến năm 2020: Có khoảng 40% tài liệu các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản trong kho lưu trữ; đồng thời lựa chọn và giao nộp 100% tài liệu có giá trị vĩnh viễn được chỉnh lý đã đến hạn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh. Có khoảng 10% các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố trang bị phần mềm cơ sở dữ liệu lưu trữ.

Đến năm 2030: Có khoảng 70% tài liệu các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản trong kho lưu trữ; đồng thời lựa chọn và giao nộp 100% tài liệu có giá trị vĩnh viễn được chỉnh lý đã đến hạn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh. Có khoảng 30% các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố trang bị phần mềm cơ sở dữ liệu lưu trữ.

Tại xã, phường, thị trấn:

Đến năm 2020: Có 30% các xã, phường, thị trấn chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Đến năm 2030: Có 60% các xã, phường, thị trấn chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

c) Quy hoạch hệ thống tổ chức bộ máy ngành văn thư, lưu trữ tỉnh: Xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy đủ điều kiện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh, quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật; xây dựng ngành văn thư, lưu trữ tỉnh từng bước hiện đại, đưa công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, nâng cao năng lực quản lý và khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

- Tại lưu trữ lịch sử tỉnh: Kiện toàn cơ cấu tổ chức bộ máy của Chi cục Văn thư - Lưu trữ đảm bảo đủ biên chế để thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.

- Tại các sở, ban, ngành của tỉnh: Kiện toàn bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng hoặc phòng Tổ chức - Hành chính, bố trí đủ biên chế công chức, viên chức chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ; đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định và thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan.

- Tại các huyện, thành phố:

Phòng Nội vụ huyện, thành phố: Đảm bảo đủ biên chế, đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật để thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

Các phòng chuyên môn, đơn vị thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với tổ chức, hoạt động của đơn vị.

- Tại xã, phường, thị trấn: Bố trí công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.

d) Nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ:

Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ chuyên nghiệp, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có đạo đức phẩm chất tốt, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác của ngành.