Quyết định 2225/QĐ-UBND năm 2022 quy định và Bộ tiêu chí đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hàng năm đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 2225/QĐ-UBND

Đà Nẵng, ngày 19 tháng 8 năm 2022

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- TT Thành ủy;
- TT HĐND thành phố;
- CT và các PCT UBND thành phố
- Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND thành phố;
- Báo Đà Nẵng, Đài PT-TH ĐN, Cổng thông tin điện tử thành phố;
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Lưu: VT, SNV.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH




Lê Trung Chinh

ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 2225/QĐ-UBND

Đà Nẵng, ngày 19 tháng 8 năm 2022

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- TT Thành ủy;
- TT HĐND thành phố;
- CT và các PCT UBND thành phố
- Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND thành phố;
- Báo Đà Nẵng, Đài PT-TH ĐN, Cổng thông tin điện tử thành phố;
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Lưu: VT, SNV.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH




Lê Trung Chinh

STT

Nội dung tiêu chí

Điểm tối đa

Tài liệu giải trình/Cách kiểm tra

Phần I. NHỮNG NỘI DUNG CHUNG

15

I

PHÂN CÔNG NGƯỜI LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ ĐƯỢC GIAO

3

1

Phân công người làm công tác văn thư, lưu trữ

1

Có văn bản thể hiện việc phân công nhiệm vụ đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá trên hệ thống

a)

Có văn bản thể hiện việc phân công người làm văn thư, lưu trữ

1

b)

Không có văn bản phân công người làm văn thư, lưu trữ

0

2

Thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ

2

Tại thời điểm kiểm tra thực tế sẽ căn cứ kết quả thực hiện văn thư, lưu trữ để xác định mức độ thực hiện nhiệm vụ của người làm văn thư, lưu trữ

a)

Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ của công tác văn thư và công tác lưu trữ (thu thập tài liệu, hệ thống hóa tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, lập sổ theo dõi....)

2

b)

Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện từ 50% trở lên nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ

1

c)

Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện dưới 50% nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ

0

II

CHỈ ĐẠO, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

12

1

Chỉ đạo, triển khai, phổ biến, hướng dẫn các quy định của công tác văn thư, lưu trữ

2

a)

Đối với các cơ quan có đơn vị trực thuộc

2

-

Có văn bản và các hình thức phổ biến (như chỉ đạo tại các cuộc họp, hội nghị cơ quan, hướng dẫn, tập huấn, hội thi, kiểm tra...) để chỉ đạo, đôn đốc, hướng dẫn

2

Có văn bản, tài liệu chứng minh đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá trên hệ thống

-

Có văn bản nhưng không có hình thức phổ biến hoặc ngược lại

1

-

Không có văn bản hướng dẫn triển khai và không có hình thức phổ biến

0

b)

Đối với các cơ quan không có đơn vị trực thuộc

2

Có tài liệu chứng minh đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá trên hệ thống

-

Có các hình thức phổ biến cho công chức, viên chức, người lao động cơ quan như: chỉ đạo tại các cuộc họp, hội nghị cơ quan, hướng dẫn, tập huấn, hội thi, kiểm tra...

2

-

Có phổ biến nhưng từ 02 hình thức trở xuống

1

-

Không có hình thức phổ biến

0

2

Ban hành, sửa đổi các văn bản của công tác văn thư, lưu trữ

5

Có văn bản đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá trên hệ thống

a)

Danh mục hồ sơ hàng năm

2

-

Ban hành trong quý I hàng năm, thống kê đúng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan và đúng mẫu Danh mục hồ sơ theo quy định

2

-

Có ban hành nhưng sau quý I hàng năm hoặc thống kê không đúng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan hoặc không đúng mẫu Danh mục hồ sơ theo quy định

1

-

Không ban hành

0

b)

Danh mục thành phần tài liệu

1

-

Có ban hành, thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan

1

-

Có ban hành nhưng không thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan

0,5

-

Không ban hành

0

c)

Danh mục thành phần tài liệu của những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn

1

-

Có ban hành, thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; đúng quy trình

1

-

Có ban hành nhưng không thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn hoặc chưa gửi Sở Nội vụ thẩm định

0,5

-

Không ban hành

0

d)

Bảng thời hạn bảo quản tài liệu

1

-

Có ban hành, quy định đầy đủ, chính xác, cụ thể thời hạn bảo quản tài liệu, hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan

1

-

Có ban hành nhưng không quy định đầy đủ, chính xác, cụ thể thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan

0,5

-

Không ban hành

0

3

Ban hành và thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm

3

a)

Ban hành và nội dung kế hoạch

1

Có văn bản đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá trên hệ thống

-

Có ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; nội dung bám sát kế hoạch của cơ quan cấp trên, đúng thực tế của cơ quan và giao thời hạn hoàn thành cụ thể cho từng nội dung công việc

1

-

Có kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ nhưng nội dung chưa bám sát kế hoạch của cơ quan cấp trên hoặc chưa đúng thực tế của cơ quan hoặc không giao thời hạn hoàn thành cụ thể cho từng nội dung công việc

0,5

-

Không ban hành kế hoạch

0

b)

Mức độ hoàn thành kế hoạch

2

-

Hoàn thành 100% kế hoạch

2

-

Hoàn thành từ 50% dưới 100% kế hoạch (tính điểm theo tỷ lệ hoàn thành)

1,5

-

Hoàn thành dưới 50% kế hoạch

0

4

Thực hiện báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ hàng năm (trên phần mềm báo cáo trực tuyến)

1

Sử dụng kết quả theo dõi của Sở Nội vụ về tình hình báo cáo của các cơ quan trên phần mềm báo cáo thống kê

a)

Cơ quan và 100% các đơn vị trực thuộc (nếu có) thực hiện báo cáo đúng nội dung, số liệu và đúng thời gian quy định

1

b)

Cơ quan và 100% đơn vị trực thuộc (nếu có) báo cáo nhưng vẫn còn đơn vị báo cáo trễ so với thời gian quy định hoặc báo cáo số liệu không chính xác

0,5

c)

Vẫn còn đơn vị trực thuộc không báo cáo

0

5

Thực hiện báo cáo đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ

1

Sử dụng kết quả theo dõi của Sở Nội vụ về tình hình báo cáo đột xuất của các cơ quan

a)

Thực hiện đầy đủ báo cáo đột xuất đúng theo nội dung yêu cầu và đúng thời gian

1

b)

Có báo cáo đột xuất đầy đủ nhưng trễ so với thời gian quy định hoặc nội dung không bảo đảm yêu cầu

0,5

c)

Thiếu báo cáo đột xuất hoặc không báo cáo

0

Phần II. CÔNG TÁC VĂN THƯ

55

I

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

12

1

Tiếp nhận văn bản liên thông

3

Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của Sở Thông tin và Truyền thông

a)

100% văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư được tiếp nhận kịp thời, đúng thời gian do UBND thành phố quy định (từ 80% văn bản đến điện tử được tiếp nhận và trình người có thẩm quyền trong vòng 04 giờ làm việc; 20% văn bản đến điện tử còn lại được tiếp nhận và trình người có thẩm quyền trong vòng 08 giờ làm việc) trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành (QLVBĐH)

3

b)

Dưới 80% văn bản đến điện tử được tiếp nhận, trình người có thẩm quyền trong vòng 04 giờ làm việc; dưới 20% văn bản đến điện tử còn lại được tiếp nhận, trình người có thẩm quyền trong vòng 08 giờ làm việc) trên Phần mềm QLVBĐH

2

c)

Vẫn còn văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư được tiếp nhận trên Phần mềm QLVBĐH không kịp thời, không đúng thời gian quy định của UBND thành phố

0

2

Đăng ký văn bản đến

2

Số đến/tổng văn bản đến trên Phần mềm:………..;

a)

100% văn bản đến của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư bao gồm cả văn bản điện tử và văn bản giấy (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm QLVBĐH; cập nhật đầy đủ, rõ ràng, chính xác thông tin của dữ liệu quản lý văn bản đến

2

b)

100% văn bản đến của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư bao gồm cả văn bản điện tử và văn bản giấy (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm QLVBĐH nhưng cập nhật chưa đầy đủ, chính xác thông tin của dữ liệu quản lý văn bản đến

1

c)

Vẫn còn văn bản đến chưa đăng ký tại văn thư

0

3

Trình văn bản đến

1

Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của Sở Thông tin và Truyền thông

a)

100% văn bản đến đã đăng ký trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành được trình hoặc luân chuyển đến người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết theo quy chế của của cơ quan

1

b)

Vẫn còn văn bản đến đã đăng ký trên Phần mềm QLVBĐH không được trình hoặc luân chuyển đến người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết

0

4

Chuyển giao văn bản đến

1

Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm QLVBĐH của Sở Thông tin và Truyền thông đối với văn bản điện tử; kiểm tra thực tế đối với việc chuyển giao văn bản giấy

a)

100% văn bản đến đã đăng ký tại văn thư được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý (đối với văn bản đến để xử lý phải giao thời hạn xử lý cụ thể), đúng đối tượng, chặt chẽ (đối với văn bản vừa gửi bản điện tử vừa gửi bản giấy hoặc chỉ gửi bản giấy, phải lập sổ chuyển giao văn bản giấy và người nhận văn bản ký nhận đầy đủ khi nhận bản giấy)

1

b)

100% văn bản đến đã đăng ký tại văn thư được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý nhưng không giao thời hạn xử lý đối với văn bản phải xử lý hoặc thiếu chặt chẽ (có sổ theo dõi chuyển giao văn bản giấy nhưng người nhận văn bản không ký nhận hoặc ký nhận không đầy đủ khi nhận bản giấy văn bản)

0,5

c)

Không chuyển giao văn bản đến (bản giấy) cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý mà lưu tại văn thư cơ quan hoặc chuyển giao văn bản còn để sai sót, thất lạc, chậm trễ, không kịp thời hoặc không có sổ chuyển giao văn bản đến (đối với bản giấy)

0

5

Theo dõi giải quyết văn bản đến

3

a)

Đối với sở, ban, ngành

3

Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của Sở Thông tin và Truyền thông

-

Giao thời hạn giải quyết đối với văn bản đến phải xử lý

1

- Số lượng văn bản đến giao hạn/tổng số văn bản của cơ quan:……

- Đạt tỷ lệ:……….

+

Từ 15% trở lên văn bản đến được giao thời hạn giải quyết

1

+

Dưới 15% văn bản đến được giao thời hạn giải quyết

0

-

Thực hiện giải quyết văn bản đến phải xử lý trên Phần mềm

2

- Số lượng văn bản xử lý sớm và đúng hạn/số lượng văn bản giao hạn:…..

- Đạt tỷ lệ: …..

+

Tù 80% trở lên văn bản đến phải xử lý được giải quyết đúng và sớm so với thời hạn được giao

2

+

Từ 50% đến dưới 80% văn bản đến phải xử lý được giải quyết đúng và sớm so với thời hạn được giao (tính điểm theo tỷ lệ đạt được)

1,5

+

Dưới 50% văn bản đến phải xử lý được giải quyết đúng và sớm so với thời hạn được giao

0

b)

Đối với các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND thành phố

3

-

Quy định thời hạn giải quyết

1

+

Có văn bản quy định thời gian giải quyết công việc, văn bản đến (ngoài thủ tục một cửa) cụ thể, rõ ràng, bao quát tất cả các công việc của cơ quan

1

+

Có văn bản quy định thời gian giải quyết công việc, văn bản đến cụ thể, rõ ràng nhưng chưa bao quát tất cả các công việc của cơ quan

0,5

+

Không có văn bản quy định thời gian giải quyết văn bản đến

0

-

Theo dõi giải quyết văn bản đến phải xử lý

2

+

Theo dõi được tình hình xử lý của 100% văn bản đến phải giải quyết của cơ quan

2

+

Theo dõi được tình hình xử lý từ 50% đến dưới 100% văn bản đến phải giải quyết của cơ quan (tính điểm theo tỷ lệ đạt được)

1,5

+

Theo dõi được tình hình xử lý dưới 50% văn bản đến phải giải quyết của cơ quan

0

6

Bản sao văn bản đến

1

Kiểm tra xác suất ít nhất 10 bản sao văn bản đến:

- Số bản sao văn bản đến đúng quy định/số văn bản kiểm tra:……

- Liệt kê cụ thể văn bản sao không đúng quy định (theo số đến hoặc số, ký hiệu văn bản):....

a)

100% bản sao văn bản đến (từ bản giấy sang bản giấy, từ bản điện tử sang bản giấy, từ bản giấy sang bản điện tử) của cơ quan bảo đảm thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định

1

b)

Vẫn còn văn bản đến được cơ quan sao không đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định

0

7

In và lưu sổ đăng ký văn bản đến của năm trước năm đánh giá

1

Số lượng sổ văn bản đến được in đúng quy định/Tổng số sổ:……

a)

Sổ đăng ký văn bản đến được in và được đóng tập, lưu đầy đủ

1

b)

Sổ đăng ký văn bản đến được in nhưng chưa đầy đủ, vẫn còn bỏ sót một số trang, số tờ

0,5

c)

Vẫn còn sổ chưa in hoặc không in sổ đăng ký văn bản đến

0

II.

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

21

1

Ghi số và ngày tháng năm văn bản

1

- Thống kê các loại sổ văn bản đi của cơ quan:....

- Tổng số đi/văn bản đi:……

- Số văn bản trùng, khuyết:…..

a)

100% văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định (đăng ký hệ thống số văn bản đi đúng quy định, số liên tiếp, không trùng số, không khuyết số, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử)

1

b)

Từ 80% đến dưới 100% các văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định (tính điểm theo tỷ lệ đạt được)

0,5

c)

Dưới 80% các văn bản đi được ghi sổ và ngày tháng năm theo đúng quy định

0

2

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

9

Kiểm tra xác suất ít nhất 50 văn bản, ghi cụ thể:

- Số lượng văn bản kiểm tra:….;

- Số lượng văn bản đúng thể thức/sổ văn bản kiểm tra:…., đạt tỷ lệ ……%;

- Số lượng văn bản đúng kỹ thuật/số văn bản kiểm tra:….., đạt tỷ lệ …….%.

a)

Thể thức văn bản hành chính

3

-

100% văn bản ban hành đúng thể thức

3

-

Từ 80% đến dưới 100% văn bản ban hành đúng thể thức (tính điểm theo tỷ lệ đạt được)

2,5

-

Dưới 80% văn bản ban hành đúng thể thức

0

b)

Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

4

-

100% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày

4

-

Từ 60% đến dưới 100% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày (tính điểm theo tỷ lệ đạt được)

3,5

-

Dưới 60% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày

0

c)

Giá trị pháp lý của văn bản đi hành chính (bản gốc văn bản điện tử; bản gốc và bản chính văn bản giấy; bản sao từ điện tử sang giấy, từ bản giấy sang bản điện tử)

2

-

100% văn bản bảo đảm giá trị pháp lý theo quy định là bản gốc văn bản điện tử (có chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan) hoặc bản gốc văn bản giấy (có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền trên giấy và được đóng dấu cơ quan) và bản chính văn bản giấy (có chữ ký của người có thẩm quyền trên giấy và được đóng dấu cơ quan); bản sao từ bản điện tử sang bản giấy và từ bản giấy sang bản điện tử theo đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày

2

-

Từ 70% đến dưới 100% văn bản bảo đảm giá trị pháp lý (tính điểm theo tỷ lệ đạt được)

1,5

-

Dưới 70% văn bản bảo đảm giá trị pháp lý

0

3

Đăng ký văn bản đi

2

Nếu đơn vị có sổ đăng ký văn bản đi nhưng không đăng ký trên Phần mềm QLVBĐH thì phải giải trình được lý do đặc thù, nếu không sẽ không đạt 100% tiêu chí này

a)

100% văn bản đi của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm QLVBĐH; cập nhật đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin tại cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi và của sổ đăng ký văn bản đi theo quy định

2

b)

100% văn bản đi của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm QLVBĐH nhưng chưa đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin tại cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi và của sổ đăng ký văn bản đến

1

c)

Vẫn còn văn bản đi không được đăng ký tại văn thư cơ quan

0

4

Chữ ký số trên văn bản đi

2

Kiểm tra xác suất trên 50 văn bản ngẫu nhiên

a)

Văn bản đi được ban hành có chữ ký số cơ quan

1

-

100% văn bản đi do cơ quan ban hành có đầy đủ chữ ký số cơ quan

1

-

Từ 50% đến dưới 100% văn bản đi phát hành có chữ ký số cơ quan

0,5

-

Dưới 50% văn bản đi phát hành có chữ ký số cơ quan

0

b)

Văn bản đi được ban hành có chữ ký số lãnh đạo

1

-

100% văn bản đi do cơ quan ban hành có đầy đủ chữ ký số lãnh đạo

1

-

Từ 50% đến dưới 100% văn bản đi phát hành có chữ ký số lãnh đạo

0,5

-

Dưới 50% văn bản đi phát hành có chữ ký số lãnh đạo

0

5.

Tỷ lệ văn bản đi có kết nối văn bản đến và phát sinh từ công việc

1

Sử dụng kết quả theo dõi trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của Sở Thông tin và Truyền thông

a)

Trên 90% văn bản đi được kết nối văn bản đến và phát sinh từ công việc

1

b)

Từ 50% đến dưới 90% văn bản đi được kết nối văn bản đến và phát sinh từ công việc

0,5

c)

Dưới 50% văn bản đi được kết nối văn bản đến và phát sinh từ công việc

0

6.

Phát hành và theo dõi chuyển phát văn bản đi

2

a)

Gửi văn bản đi điện tử liên thông trên Phần mềm QLVBĐH: Bảo đảm 80% văn bản đi điện tử được gửi liên thông trong vòng 04 giờ làm việc kể từ thời điểm văn bản (đã được ký số của lãnh đạo cơ quan) được chuyển đến văn thư; 20% văn bản đi điện tử được gửi liên thông trong 08 giờ làm việc:

1

Thực hiện kiểm tra ít nhất 50 văn bản đi để tính tỷ lệ văn bản đi được gửi liên thông đúng quy định của thành phố

-

Từ 80% trở lên văn bản đi điện tử được gửi liên thông đúng quy định

1

-

Dưới 80% văn bản đi điện tử được gửi liên thông đúng quy định

0

b)

Theo dõi phát hành văn bản giấy

1

Cơ quan chứng minh việc theo dõi phát hành văn bản giấy như sổ theo dõi chuyển bưu điện, sổ ký nhận trực tiếp khi gửi văn bản cho các cơ quan

-

Có sổ theo dõi và cập nhật đầy đủ, đúng nội dung theo quy định

1

-

Có sổ theo dõi nhưng cập nhật chưa đầy đủ hoặc chưa đúng nội dung theo quy định

0,5

-

Không có sổ theo dõi

0

7

In và lưu Sổ đăng ký văn bản đi của năm trước đánh giá

1

- Số lượng Sổ đăng ký văn bản đi được in/Tổng số lượng sổ văn bản đi của cơ quan:...

- Số lượng Sổ không đúng quy định:...

a)

Sổ đăng ký văn bản đi được in và được đóng tập, lưu đầy đủ

1

b)

Sổ đăng ký văn bản đi được in nhưng chưa đầy đủ, vẫn còn bỏ sót một số trang, số tờ

0,5

c)

Vẫn còn sổ chưa in hoặc không in sổ đăng ký văn bản đi

0

8

Lưu và lập hồ sơ đối với văn bản đi đối với văn thư

3

a)

Lưu văn bản đi

2

-

Văn bản đi được lưu đầy đủ tại văn thư cơ quan và tại bộ phận soạn thảo

2

-

Văn bản đi chỉ lưu tại văn thư cơ quan, không lưu tại bộ phận soạn thảo hoặc ngược lại hoặc có lưu nhưng không đầy đủ

0

b)

Lập hồ sơ công việc đối với tập lưu văn bản đi

1

-

100% tập lưu văn bản đi đã lập hồ sơ công việc theo đúng quy định

1

-

Từ 80% đến dưới 100% tập lưu văn bản đi được lập hồ sơ công việc theo đúng quy định

0,5

-

Dưới 80% tập lưu văn bản đi được lập hồ sơ công việc theo đúng quy định

0

III

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU, THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT

2

1

Phân công văn thư cơ quan quản lý dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

0,5

Có văn bản thể hiện việc phân công nhiệm vụ đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá trên phần mềm

a)

Có phân công văn thư quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định (thể hiện tại quy chế văn thư của cơ quan hoặc văn bản phân công)

0,5

b)

Không phân công văn thư quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định

0

2

Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1

a)

Đóng dấu, ký số của cơ quan vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản đúng quy định (0,25 điểm); đúng hình thức chữ ký số cơ quan khi ký trên văn bản ban hành, ký phụ lục không cùng tập tin với văn bản, ký sao văn bản (0,25 điểm)

1

b)

Không đúng hình thức chữ ký số khi ký trên văn bản ban hành, ký phụ lục không cùng tập tin với văn bản, ký sao văn bản

0,5

c)

Vẫn có văn bản đóng dấu, ký số của cơ quan khi không có chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản hoặc không ký phụ lục không cùng tập tin với văn bản, ký sao văn bản

0

3

Phương tiện bảo quản con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật

0,5

a)

Có tủ, có khóa

0,5

b)

Không có tủ, không có khóa hoặc có tủ nhưng không có khóa

0

IV

LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC

20

1.

Chuẩn hóa cây thư mục đối với HSCV điện tử

2

a)

100% thư mục được chuẩn hóa

2

b)

Từ 80% đến dưới 100% thư mục được chuẩn hóa (tính điểm theo tỷ lệ đạt được)

1

c)

Không thực hiện chuẩn hóa

0

2.

Số người lập hồ sơ công việc

6

Kiểm tra xác suất hồ sơ để tính tỷ lệ người lập và chất lượng

a)

100% công chức lập hồ sơ công việc

6

b)

Từ 50% đến dưới 100 % công chức lập hồ sơ công việc (tính điểm theo tỷ lệ đạt được)

5,5

c)

Dưới 50% công chức lập hồ sơ công việc

0

3

Chất lượng của hồ sơ công việc được lập

12

a)

Thông tin trên bìa hồ sơ (đối với hồ sơ giấy) hoặc thông tin khi tạo hồ sơ điện tử

3

-

100% hồ sơ được kiểm tra đã đủ và đúng thông tin: tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, thời gian bắt đầu và kết thúc hồ sơ, thư mục (đối với hồ sơ điện tử) hoặc ghi đúng tên phòng trên bìa hồ sơ (đối với hồ sơ giấy)...

3

-

50% đến dưới 100% hồ sơ được kiểm tra, đã xác định tiêu đề, thời hạn bảo quản, thời gian bắt đầu và kết thúc hồ sơ, hoàn thiện các thông tin trên bìa (điểm tính theo tỷ lệ)

2,5

-

Dưới 50 % hồ sơ được kiểm tra, đã xác định tiêu đề, thời hạn bảo quản, thời gian bắt đầu và kết thúc hồ sơ, hoàn thiện các thông tin trên bìa

0

b)

Thu thập tài liệu vào hồ sơ (kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có)

4

-

100% hồ sơ được kiểm tra đã thực hiện thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết, bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ và đúng với tiêu đề hồ sơ, không có văn bản trùng

4

-

50% đến dưới 100% hồ sơ được kiểm tra đã thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết, bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ và đúng với tiêu đề hồ sơ, không có văn bản trùng (tính theo tỷ lệ đạt được)

3,5

-

Dưới 50% hồ sơ được kiểm tra không thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết hoặc có văn bản, tài liệu không đúng hồ sơ

0

c)

Giá trị pháp lý của các văn bản trong hồ sơ

3

-

100% hồ sơ được kiểm đảm bảo toàn bộ văn bản đúng giá trị pháp lý

3

-

Từ 50% đến dưới 100% hồ sơ được kiểm tra có văn bản trong hồ sơ đảm bảo tính pháp lý (tính theo tỷ lệ đạt được)

2,5

-

Dưới 50% hồ sơ được kiểm tra có văn bản trong hồ sơ đảm bảo giá trị pháp lý

0

d)

Kết thúc hồ sơ

2

-

100% các hồ sơ được kiểm tra đã sắp xếp văn bản và đóng hồ sơ (đối với hồ sơ điện tử); đã đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ và lập mục lục văn bản đối với hồ sơ vĩnh viễn (đối với hồ sơ giấy)

2

-

Từ 50% đến dưới 100% các hồ sơ được kiểm tra đã sắp xếp văn bản và đóng hồ sơ (đối với hồ sơ điện tử); đã đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ và lập mục lục văn bản đối với hồ sơ vĩnh viễn (đối với hồ sơ giấy)

1,5

-

Dưới 50% các hồ sơ được kiểm tra đã sắp xếp văn bản và đóng hồ sơ (đối với hồ sơ điện tử); đã đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ và lập mục lục văn bản của hồ sơ vĩnh viễn (đối với hồ sơ giấy)

0

Phần III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ

30

I

KHO LƯU TRỮ

5

1

Kho bảo quản tài liệu

1

a)

Đã có kho lưu trữ, diện tích kho đủ để bảo quản tài liệu

1

b)

Đã có kho lưu trữ, diện tích kho chưa đủ để bảo quản tài liệu

0,5

c)

Chưa có kho lưu trữ

0

2

Nội quy kho lưu trữ

1

Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá

a)

Đã có nội quy kho lưu trữ cơ quan

1

b)

Chưa có nội quy kho lưu trữ cơ quan

0

3

Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ

1

a)

Có các trang thiết bị tối thiểu để bảo quản tài liệu: Hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ, giá đựng tài liệu, quạt thông gió, thiết bị phòng cháy, chữa cháy (thiếu 01 trang thiết bị, trừ 0.2 điểm)

1

b)

Không có thiết bị để bảo quản tài liệu

0

4

Hiện trạng kho và sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ

2

a)

Kho sạch sẽ, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp, đúng quy định (số thứ tự của hộp liên tiếp, sắp từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, từ ngoài vào trong tính từ cửa kho)

2

b)

Kho sạch sẽ, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp nhưng không đúng quy định

1,5

c)

Kho còn bụi bẩn, lộn xộn, tài liệu không ngăn nắp

0

II

THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

25

1

Giao nộp, thu thập tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành (tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử trong trường hợp Phần mềm đã hoàn chỉnh tính năng)

5

Tùy vào hoạt động giao nộp, thu thập tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử (trong trường hợp Phần mềm có hỗ trợ tính năng) của cơ quan để chọn hình thức đánh giá

a)

Giao nộp, thu thập 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo quy định

5

b)

Giao nộp, thu thập từ 50% đến dưới 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo quy định (tính điểm theo tỷ lệ đạt được)

4,5

c)

Giao nộp, thu thập tài liệu dưới 50% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo quy định

0

2

Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành

3

a)

Biên bản giao nộp tài liệu

1

-

Có biên bản

1

-

Có biên bản nhưng không đúng mẫu quy định hoặc không đầy đủ thông tin

0,5

-

Không có biên bản

0

b)

Mục lục hồ sơ nộp lưu

2

-

Có mục lục hồ sơ nộp lưu theo đúng quy định (lập riêng mục lục hồ sơ nộp lưu tài liệu bảo quản vĩnh viễn; lập riêng mục lục hồ sơ nộp lưu tài liệu bảo quản có thời hạn)

2

-

Có mục lục hồ sơ nộp lưu nhưng không đúng quy định, không đầy đủ thông tin

1

-

Không có mục lục hồ sơ nộp lưu

0

3

Chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ giấy thu thập trong năm

4

Trường hợp cơ quan thu thập tài liệu giấy sẽ tính tỷ lệ hồ sơ được hệ thống trong Danh mục hồ sơ; trường hợp cơ quan thu thập tài liệu điện tử thì sẽ đánh giá dựa trên công cụ Phần mềm

a)

Chỉnh lý, hệ thống hóa được 100% tài liệu lưu trữ thu thập trong năm

4

b)

Chỉnh lý, hệ thống hóa được từ 50% đến dưới 100% tài liệu lưu trữ thu thập trong năm (tính điểm theo tỷ lệ đạt được)

3,5

c)

Chỉnh lý, hệ thống hóa dưới 50% tài liệu lưu trữ thu thập trong năm

0

4

Chỉnh lý, hệ thống hóa, tổ chức sắp xếp tài liệu lưu trữ giấy của cơ quan hình thành trước năm đánh giá đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan

7

a)

100% tài liệu của cơ quan được chỉnh lý, hệ thống hóa, sắp xếp, có biên mục, lập sổ mục lục hồ sơ theo đúng quy định

7

b)

Từ 50% đến dưới 100% tài liệu của cơ quan được chỉnh lý, hệ thống hóa, sắp xếp, có biên mục, lập sổ mục lục hồ sơ theo đúng quy định (tính điểm theo tỷ lệ đạt được)

6,5

c)

Dưới 50% tài liệu của cơ quan được chỉnh lý, hệ thống hóa, sắp xếp, có biên mục, lập sổ mục lục hồ sơ theo đúng quy định

0

5

Giao nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố (đơn vị tính: Mét giá)

3

a)

Giao nộp 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

3

b)

Giao nộp từ 50% đến dưới 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (tính điểm theo tỷ lệ đạt được)

2,5

c)

Giao nộp dưới 50% tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

0

6

Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

3

a)

Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chặt chẽ, đúng quy định: Có sổ nhập, sổ xuất tài liệu, sổ theo dõi khai thác sử dụng tài liệu; thông tin trên từng sổ được cập nhật đúng, đủ, kịp thời (mỗi sổ 01 điểm)

3

b)

Thực hiện quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhưng chưa đúng quy định: Có sổ theo quy định tại Điểm a nhưng cập nhật thông tin trong sổ không đủ, đúng, kịp thời (trừ 0.5 điểm/sổ) hoặc mẫu sổ không đúng quy định (trừ 0.5 điểm/sổ)

từ 0.5 đến 2.5

c)

Chưa thực hiện quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Không có sổ theo quy định tại Điểm a hoặc có sổ nhưng không cập nhật nội dung thông tin trong sổ

0

Phần IV. ĐIỂM THƯỞNG, ĐIỂM PHẠT

0

I

ĐIỂM THƯỞNG

10

1

Đơn vị tự đánh giá, chấm điểm chặt chẽ, chính xác và báo cáo đúng thời gian quy định (điểm đơn vị tự chấm so với điểm thẩm định chênh lệch từ 05 điểm trở xuống)

1

2

Cơ quan có chất lượng lập hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy đạt 95% trở lên

1

3

Có cải tiến, sáng kiến làm tốt công tác văn thư, lưu trữ được áp dụng tại cơ quan và chưa từng được áp dụng tại các cơ quan khác (nêu tên cải tiến, sáng kiến và tóm tắt kết quả đạt được; mỗi cải tiến, sáng kiến (nếu được chấp nhận) được 01 điểm, tối đa không quá 02 điểm)

2

4

Trong kho lưu trữ có trang bị máy điều hòa; máy hút ẩm; dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm; hệ thống phòng cháy chữa cháy... (mỗi trang thiết bị được cộng 0.25 điểm, tối đa không quá 01 điểm)

1

5

100% văn bản đi được đăng ký hệ thống số đúng quy định, số liên tục, không trùng số, không khuyết số

1

6

Cơ quan kiểm tra đầy đủ các đơn vị trực thuộc, có biên bản kiểm tra, thông báo xếp loại và thông báo những hạn chế để các đơn vị trực thuộc khắc phục

1

7

Cơ quan không được cấp kinh phí để chỉnh lý tài liệu nhưng tự hệ thống, chỉnh lý được từ 20 mét tài liệu lưu trữ giấy/năm theo đúng quy định

1

8

Tỷ lệ tiếp nhận văn bản đến liên thông trong 04 giờ trên Phần mềm đạt trên 90%, với điều kiện cơ quan tiếp nhận văn bản đến liên thông trên 7.000 văn bản/năm

1

9

Tỷ lệ ban hành văn bản trong 4 giờ trên 90%, với điều kiện: cơ quan ban hành trên 5.000 văn bản/năm

1

II

ĐIỂM PHẠT

-10

1

Không thực hiện đầy đủ các báo cáo như báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ hàng năm; các báo cáo định kỳ đột xuất

-1

2

Văn bản chuyên ngành (trừ các văn bản có quy định không đăng ký tại văn thư) không đăng ký tại văn thư cơ quan và cập nhật đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin

-1

3

Cơ quan không thống nhất và ký biên bản kiểm tra trong thời hạn quy định

-1

4

Tỷ lệ lập hồ sơ công việc điện tử thấp hơn 80% theo quy định

-1

5

Có bố trí người làm công tác lưu trữ nhưng không tự chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ

-1

6

Cơ quan tự đánh giá, chấm điểm không chặt chẽ, không chính xác và báo cáo không đúng thời gian quy định (điểm đơn vị tự chấm cao hơn so với điểm thẩm định, cao hơn 06 điểm bị trừ 01 điểm, tối đa không quá 02 điểm)

-2

7

Trong năm, không thực hiện kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại bất kỳ đơn vị trực thuộc nào

-2

Kiểm tra thông qua biên bản kiểm tra các đơn vị trực thuộc

8

Vẫn còn đơn vị trực thuộc sở, ngành không ban hành đầy đủ các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ: Danh mục hồ sơ, Danh mục thành phần tài liệu, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu.

-1

Tổng cộng chung

100

STT

NỘI DUNG TIÊU CHÍ

Điểm tối đa

Tài liệu giải trình/Cách kiểm tra

Phần I. NHỮNG NỘI DUNG CHUNG

15

I

PHÂN CÔNG NGƯỜI LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ ĐƯỢC GIAO

3

1

Phân công người làm công tác văn thư, lưu trữ

1

Có văn bản thể hiện việc phân công nhiệm vụ đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá

a)

Có văn bản thể hiện phân công cụ thể người làm văn thư, lưu trữ

1

b)

Không có văn bản phân công cụ thể người làm văn thư, lưu trữ

0

2

Thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ

2

Tại thời điểm kiểm tra thực tế sẽ căn cứ kết quả thực hiện văn thư, lưu trữ để xác định mức độ thực hiện nhiệm vụ của người làm văn thư, lưu trữ

a)

Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ của công tác văn thư và công tác lưu trữ (thu thập tài liệu, hệ thống hóa tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, lập sổ theo dõi....)

9

b)

Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện từ 50% trở lên nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ

1

c)

Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện dưới 50% nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ

0

II

CHỈ ĐẠO, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

12

1

Chỉ đạo, triển khai, phổ biến, hướng dẫn các quy định của công tác văn thư, lưu trữ

2

Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá

a)

Có văn bản chỉ đạo, triển khai và hình thức phổ biến, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đến các cá nhân tại đơn vị thuộc và trực thuộc cơ quan

2

b)

Có văn bản chỉ đạo, triển khai nhưng không có hình thức phổ biến, hướng dẫn hoặc có hình thức phổ biến, hướng dẫn nhưng không có văn bản

1

c)

Không chỉ đạo, triển khai, phổ biến, hướng dẫn

0

2

Ban hành, sửa đổi các văn bản của công tác văn thư, lưu trữ

5

Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá

a)

Danh mục hồ sơ hàng năm

2

-

Ban hành trong quý I hàng năm, thống kê đúng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan và đúng mẫu Danh mục hồ sơ theo quy định

2

-

Có ban hành nhưng sau quý I hàng năm hoặc thống kê không đúng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan hoặc không đúng mẫu Danh mục hồ sơ theo quy định

1

-

Không ban hành

0

b)

Danh mục thành phần tài liệu

1

-

Có ban hành, thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan

1

-

Có ban hành nhưng không thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan

0,5

-

Không ban hành

0

c)

Danh mục thành phần tài liệu của những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn

1

-

Có ban hành, thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; đúng quy trình

1

-

Có ban hành nhưng không thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn hoặc chưa gửi Sở Nội vụ thẩm định

0,5

-

Không ban hành

0

d)

Bảng thời hạn bảo quản tài liệu

1

-

Có ban hành, quy định đầy đủ, chính xác, cụ thể thời hạn bảo quản tài liệu, hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan

1

-

Có ban hành nhưng không quy định đầy đủ, chính xác, cụ thể thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan

0,5

-

Không ban hành

0

3

Ban hành và thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm

3

a)

Ban hành và nội dung kế hoạch

1

Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá

-

Có ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; nội dung bám sát kế hoạch của cơ quan cấp trên, đúng thực tế của cơ quan và giao thời hạn hoàn thành cụ thể cho từng nội dung

1

-

Có kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ nhưng nội dung chưa bám sát kế hoạch của cơ quan cấp trên hoặc chưa đúng thực tế của cơ quan hoặc không giao thời hạn hoàn thành cụ thể cho từng nội dung

0,5

-

Không ban hành kế hoạch

0

b)

Mức độ hoàn thành kế hoạch

2

-

Hoàn thành 100% kế hoạch

2

-

Hoàn thành từ 50% dưới 100% kế hoạch (tính điểm theo tỷ lệ hoàn thành)

1,5

-

Hoàn thành dưới 50% kế hoạch

0

4

Thực hiện báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ hàng năm (trên phần mềm báo cáo trực tuyến)

1

Sử dụng kết quả theo dõi của Sở Nội vụ về tình hình báo cáo của các cơ quan trên phần mềm báo cáo thống kê

a)

Cơ quan và 100% các đơn vị trực thuộc thực hiện báo cáo đúng nội dung, số liệu và đúng thời gian quy định

1

b)

Cơ quan và 100% đơn vị trực thuộc có báo cáo nhưng vẫn còn đơn vị báo cáo trễ so với thời gian quy định hoặc báo cáo số liệu không chính xác

0,5

c)

Vẫn còn đơn vị trực thuộc không báo cáo

0

5

Thực hiện báo cáo đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ

1

Sử dụng kết quả theo dõi của Sở Nội vụ về tình hình báo cáo đột xuất của các cơ quan

a)

Thực hiện đầy đủ báo cáo đột xuất đúng theo nội dung yêu cầu và đúng thời gian

1

b)

Có báo cáo đột xuất nhưng trễ so với thời gian quy định hoặc nội dung không bảo đảm yêu cầu

0,5

c)

Thiếu báo cáo đột xuất hoặc không báo cáo

0

Phần II. CÔNG TÁC VĂN THƯ

53

I

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

11

1

Tiếp nhận văn bản đến

2

a)

100% văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư được tiếp nhận kịp thời, đúng quy định; đóng dấu "ĐẾN" đối với văn bản đến chỉ gửi bản giấy không gửi bản điện tử

2

b)

Vẫn còn văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư không được tiếp nhận kịp thời, đúng quy định hoặc không đóng dấu "ĐẾN" đối với văn bản đến chỉ gửi bản giấy không gửi bản điện tử

0

2

Đăng ký văn bản đến

2

Số đến/tổng văn bản đến trên Phần mềm:………;

a)

100% văn bản đến của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư bao gồm cả văn bản điện tử và văn bản giấy (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm; cập nhật đầy đủ, rõ ràng, chính xác thông tin của dữ liệu quản lý văn bản đến và có sổ đăng ký văn bản đến theo quy định

2

b)

100% văn bản đến của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư bao gồm cả văn bản điện tử và văn bản giấy (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm nhưng cập nhật chưa đầy đủ, chính xác thông tin của dữ liệu quản lý văn bản đến và của sổ đăng ký văn bản đến

1

c)

Vẫn còn văn bản đến chưa đăng ký tại văn thư

0

3

Trình văn bản đến

1

a)

100% văn bản đến đã đăng ký trên Phần mềm được trình hoặc luân chuyển đến người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết theo quy chế của của cơ quan

1

b)

Vẫn còn văn bản đến đã đăng ký trên Phần mềm không được trình hoặc luân chuyển đến người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết

0

4

Chuyển giao văn bản đến

1

a)

100% văn bản đến đã đăng ký tại văn thư được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý (đối với văn bản đến để xử lý phải giao thời hạn xử lý cụ thể), đúng đối tượng, chặt chẽ (đối với văn bản vừa gửi bản điện tử vừa gửi bản giấy hoặc chỉ gửi bản giấy, phải lập sổ chuyển giao văn bản giấy và người nhận văn bản ký nhận đầy đủ khi nhận bản giấy)

1

b)

100% văn bản đến đã đăng ký tại văn thư được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý nhưng không giao thời hạn xử lý đối với văn bản phải xử lý hoặc thiếu chặt chẽ (có sổ theo dõi chuyển giao văn bản giấy nhưng người nhận văn bản không ký nhận hoặc ký nhận không đầy đủ khi nhận bản giấy văn bản)

0,5

c)

Không chuyển giao văn bản đến (bản giấy) cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý mà lưu tại văn thư cơ quan hoặc chuyển giao văn bản còn để sai sót, thất lạc, chậm trễ, không kịp thời hoặc không có sổ chuyển giao văn bản đến (đối với bản giấy)

0

5

Quy định thời hạn và theo dõi giải quyết văn bản đến

3

a)

Quy định thời hạn giải quyết

1

-

Có văn bản quy định thời gian giải quyết công việc, văn bản đến (ngoài thủ tục một cửa) cụ thể, rõ ràng, bao quát tất cả các công việc của cơ quan

1

-

Có văn bản quy định thời gian giải quyết công việc, văn bản đến cụ thể, rõ ràng nhưng chưa bao quát tất cả các công việc của cơ quan

0,5

-

Không có văn bản quy định thời gian giải quyết văn bản đến

0

b)

Theo dõi giải quyết văn bản đến phải xử lý

2

-

Theo dõi được tình hình xử lý của 100% văn bản đến phải giải quyết của cơ quan

2

-

Theo dõi được tình hình xử lý từ 50% đến dưới 100% văn bản đến phải giải quyết của cơ quan (tính điểm theo tỷ lệ đạt được)

1,5

-

Theo dõi được tình hình xử lý dưới 50% văn bản đến phải giải quyết của cơ quan

0

6

Bản sao văn bản đến

1

Kiểm tra xác suất ít nhất 10 bản sao văn bản đến:

- Số bản sao văn bản đến đúng quy định/số văn bản kiểm tra:……

- Liệt kê cụ thể văn bản sao không đúng quy định (theo số đến hoặc số, ký hiệu văn bản):....

a)

100% bản sao văn bản đến (từ bản giấy sang bản giấy, từ bản điện tử sang bản giấy, từ bản giấy sang bản điện tử) của cơ quan bảo đảm thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định

1

b)

Vẫn còn văn bản đến được cơ quan sao không đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định

0

7

In và lưu sổ đăng ký văn bản đến của năm trước năm đánh giá

1

a)

Sổ đăng ký văn bản đến được in và được đóng tập, lưu đầy đủ

1

b)

Sổ đăng ký văn bản đến được in nhưng chưa đầy đủ, vẫn còn bỏ sót một số trang, số tờ

0,5

c)

Vẫn còn sổ chưa in hoặc không in sổ đăng ký văn bản đến

0

II.

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

21

1

Ghi số và ngày tháng năm văn bản

1

- Thống kê các loại sổ văn bản đi của cơ quan:....

- Tổng số đi/văn bản đi:…..

- Số văn bản trùng, khuyết:…..

a)

100% văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định (đăng ký hệ thống số văn bản đi đúng quy định, số liên tiếp, không trùng số, không khuyết số, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử)

1

b)

Từ 80% đến dưới 100% các văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định (theo tỷ lệ đạt được)

0,5

c)

Dưới 80% các văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định

0

2

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

9

Kiểm tra xác suất ít nhất 50 văn bản, ghi cụ thể:

- Số lượng văn bản kiểm tra:…..;

- Số lượng văn bản đúng thể thức/số văn bản kiểm tra: ……, đạt tỷ lệ …….%;

- Số lượng văn bản đúng kỹ thuật/số văn bản kiểm tra: ……, đạt tỷ lệ ……%.

a)

Thể thức văn bản hành chính

3

-

100% văn bản ban hành đúng thể thức

3

-

Từ 80% đến dưới 100% văn bản ban hành đúng thể thức (tính điểm theo tỷ lệ đạt được)

2,5

-

Dưới 80% văn bản ban hành đúng thể thức

0

b)

Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

4

-

100% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày

4

-

Từ 60% đến dưới 100% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày (tính điểm theo tỷ lệ đạt được)

3,5

-

Dưới 60% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày

0

c)

Giá trị pháp lý của văn bản đi hành chính (bản gốc văn bản điện tử; bản gốc và bản chính văn bản giấy; bản sao từ điện tử sang giấy, từ bản giấy sang bản điện tử)

2

-

100% văn bản bảo đảm giá trị pháp lý theo quy định là bản gốc văn bản điện tử (có chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan); bản gốc văn bản giấy (có chữ ký trực tiếp của người có thẩm trên giấy và được đóng dấu cơ quan) và bản chính văn bản giấy (có chữ ký của người có thẩm trên giấy và được đóng dấu cơ quan); bản sao từ bản điện tử sang bản giấy và từ bản giấy sang bản điện tử theo đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày

2

-

Từ 70% đến dưới 100% văn bản bảo đảm giá trị pháp lý (tính điểm theo tỷ lệ đạt được)

1,5

-

Dưới 70% văn bản bảo đảm giá trị pháp lý

0

3

Đăng ký văn bản đi

3

a)

100% văn bản đi của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm; cập nhật đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin tại cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi và có số đăng ký văn bản đi theo quy định

3

b)

100% văn bản đi của cơ quan thuộc diện đăng ký tại văn thư (trừ văn bản mật) được đăng ký trên Phần mềm nhưng chưa đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin tại cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi và của sổ đăng ký văn bản đến

2

c)

Vẫn còn văn bản đi không được đăng ký tại văn thư cơ quan

0

4

Chữ ký số trên văn bản đi

2

Kiểm tra xác suất trên 50 văn bản ngẫu nhiên

a)

Văn bản đi được ban hành có chữ ký số cơ quan

1

-

100% văn bản đi do cơ quan ban hành có đầy đủ chữ ký số cơ quan

1

-

Từ 50% đến dưới 100% văn bản đi phát hành có chữ ký số cơ quan

0,5

-

Dưới 50% văn bản đi phát hành có chữ ký số cơ quan

0

b)

Văn bản đi được ban hành có chữ ký số lãnh đạo

1

-

100% văn bản đi do cơ quan ban hành có đầy đủ chữ ký số lãnh đạo

1

-

Từ 50% đến dưới 100% văn bản đi phát hành có chữ ký số lãnh đạo

0,5

-

Dưới 50% văn bản đi phát hành có chữ ký số lãnh đạo

0

5

Phát hành và theo dõi chuyển phát văn bản đi

2

Thực hiện kiểm tra ít nhất 50 văn bản đi để tính tỷ lệ văn bản đi được gửi liên thông đúng quy định của thành phố

a)

Gửi văn bản đi điện tử liên thông trên phần mềm: Bảo đảm 80% văn bản đi điện tử được gửi liên thông trong vòng 04 giờ làm việc kể từ thời điểm văn bản (đã được ký số của lãnh đạo cơ quan) được chuyển đến văn thư; 20% văn bản đi điện tử được gửi liên thông trong 08 giờ làm việc

Thực hiện kiểm tra ít nhất 50 văn bản đi để tính tỷ lệ văn bản đi được gửi liên thông đúng quy định của thành phố trong đó:

1

-

Từ 80% trở lên văn bản đi điện tử được gửi liên thông đúng quy định

1

-

Dưới 80% văn bản đi điện tử được gửi liên thông đúng quy định

0

b)

Theo dõi phát hành văn bản giấy

1

Cơ quan chứng minh việc theo dõi phát hành văn bản giấy như sổ theo dõi chuyển bưu điện, sổ ký nhận trực tiếp khi gửi văn bản cho các cơ quan

-

Có sổ theo dõi và cập nhật đầy đủ, đúng nội dung theo quy định

1

-

Có sổ theo dõi nhưng cập nhật chưa đầy đủ hoặc chưa đúng nội dung theo quy định

0,5

-

Không có sổ theo dõi

0

6

In và lưu Sổ đăng ký văn bản đi của năm trước đánh giá

1

- Số lượng Sổ đăng ký văn bản đi được in/số lượng số văn bản đi của cơ quan:...

- Số lượng Sổ không đúng quy định:...

a)

Sổ đăng ký văn bản đi được in và đóng tập, lưu đầy đủ

1

b)

Sổ đăng ký văn bản đi được in nhưng chưa đầy đủ, vẫn còn bỏ sót một số trang, số tờ

0,5

c)

Vẫn còn sổ chưa in hoặc không in sổ đăng ký văn bản đi

0

7

Lưu và lập hồ sơ đối với văn bản đi đối với văn thư

3

a)

Lưu văn bản đi

2

-

Văn bản đi được lưu đầy đủ tại văn thư cơ quan và tại bộ phận soạn thảo

2

-

Văn bản đi chỉ lưu tại văn thư cơ quan, không lưu tại bộ phận soạn thảo hoặc ngược lại hoặc có lưu nhưng không đầy đủ

0

b)

Lập hồ sơ công việc đối với tập lưu văn bản đi

1

-

100% tập lưu văn bản đi đã lập hồ sơ công việc theo đúng quy định

1

-

Từ 80% đến dưới 100% tập lưu văn bản đi được lập hồ sơ công việc theo đúng quy định

0,5

-

Dưới 80% tập lưu văn bản đi được lập hồ sơ công việc theo đúng quy định

0

III

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU, THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT

2

1

Phân công văn thư cơ quan quản lý dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

0,5

Có văn bản thể hiện việc phân công nhiệm vụ đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá trên phần mềm

a)

Có phân công văn thư quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định (thể hiện tại quy chế văn thư của cơ quan hoặc văn bản phân công)

0,5

b)

Không phân công văn thư quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định

0

2

Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1

a)

Đóng dấu, ký số của cơ quan vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản đúng quy định (0,25 điểm); đúng hình thức chữ ký số cơ quan khi ký trên văn bản ban hành, ký phụ lục không cùng tập tin với văn bản, ký sao văn bản (0,25 điểm)

1

b)

Không đúng hình thức chữ ký số khi ký trên văn bản ban hành, ký phụ lục không cùng tập tin với văn bản, ký sao văn bản

0,5

c)

Vẫn có văn bản đóng dấu, ký số của cơ quan khi không có chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản hoặc không ký phụ lục không cùng tập tin với văn bản, ký sao văn bản

0

3

Phương tiện bảo quản con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật

0,5

a)

Có tủ, có khóa

0,5

b)

Không có tủ, không có khóa hoặc có tủ nhưng không có khóa

0

IV

LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC

19

1

Số người lập hồ sơ công việc

6

a)

100% viên chức lập hồ sơ công việc

6

b)

Từ 50% đến dưới 100% viên chức lập hồ sơ công việc (tính điểm theo tỷ lệ đạt được)

5,5

c)

Dưới 50% viên chức lập hồ sơ công việc

0

2

Chất lượng của hồ sơ công việc được lập (bao gồm hồ sơ giấy và điện tử)

13

Kiểm tra xác suất hồ sơ để tính tỷ lệ người lập và chất lượng

a)

Thông tin trên bìa hồ sơ (đối với hồ sơ giấy) hoặc thông tin khi tạo hồ sơ điện tử

3

-

100% hồ sơ được kiểm tra đã đủ và đúng thông tin: tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, thời gian bắt đầu và kết thúc hồ sơ, thư mục (đối với hồ sơ điện tử) hoặc ghi đúng tên phòng trên bìa hồ sơ (đối với hồ sơ giấy)...

3

-

50% đến dưới 100% hồ sơ được kiểm tra, đã xác định tiêu đề, thời hạn bảo quản, thời gian bắt đầu và kết thúc hồ sơ, hoàn thiện các thông tin trên bìa (điểm tính theo tỷ lệ)

2,5

-

Dưới 50% hồ sơ được kiểm tra, đã xác định tiêu đề, thời hạn bảo quản, thời gian bắt đầu và kết thúc hồ sơ, hoàn thiện các thông tin trên bìa

0

b)

Thu thập tài liệu vào hồ sơ (kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có)

4

-

100% hồ sơ được kiểm tra đã thực hiện thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết, bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ và đúng với tiêu đề hồ sơ, không có văn bản trùng

4

-

50% đến dưới 100% hồ sơ được kiểm tra đã thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết, bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ và đúng với tiêu đề hồ sơ, không có văn bản trùng (tính theo tỷ lệ đạt được)

3,5

-

Dưới 50% hồ sơ được kiểm tra không thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết hoặc có văn bản, tài liệu không đúng hồ sơ

0

c)

Giá trị pháp lý của các văn bản trong hồ sơ

3

-

100% hồ sơ được kiểm toàn bộ văn bản trong hồ sơ đảm bảo tính pháp lý

3

-

Từ 50% đến dưới 100% hồ sơ được kiểm tra có văn bản trong hồ sơ đảm bảo tính pháp lý (tính theo tỷ lệ đạt được)

2,5

-

Dưới 50% hồ sơ được kiểm tra có văn bản trong hồ sơ đảm bảo giá trị pháp lý

0

d)

Kết thúc hồ sơ

3

-

100% các hồ sơ được kiểm tra đã sắp xếp văn bản và đóng hồ sơ (đối với hồ sơ điện tử); đã đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ và lập mục lục văn bản đối với hồ sơ vĩnh viễn (đối với hồ sơ giấy)

3

-

Từ 50% đến dưới 100% các hồ sơ được kiểm tra đã sắp xếp văn bản và đóng hồ sơ (đối với hồ sơ điện tử); đã đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ và lập mục lục văn bản đối với hồ sơ vĩnh viễn (đối với hồ sơ giấy)

2,5

-

Dưới 50% các hồ sơ được kiểm tra đã sắp xếp văn bản và đóng hồ sơ (đối với hồ sơ điện tử); đã đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ và lập mục lục văn bản đối với hồ sơ vĩnh viễn (đối với hồ sơ giấy)

0

Phần III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ

32

I

KHO LƯU TRỮ

4

1

Kho bảo quản tài liệu

1

a)

Đã có kho lưu trữ, diện tích kho đủ để bảo quản tài liệu

1

b)

Đã có kho lưu trữ, diện tích kho chưa đủ để bảo quản tài liệu

0,5

c)

Chưa có kho lưu trữ

0

2

Nội quy kho lưu trữ

0,5

Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá

a)

Đã có nội quy kho lưu trữ cơ quan

0,5

b)

Chưa có nội quy kho lưu trữ cơ quan

0

3

Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ

1

a)

Có các trang thiết bị tối thiểu để bảo quản tài liệu: Hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ, giá đựng tài liệu, quạt thông gió, thiết bị phòng cháy, chữa cháy (thiếu 01 trang thiết bị, trừ 0.2 điểm)

1

b)

Không có thiết bị để bảo quản tài liệu

0

4

Hiện trạng kho và sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ

1,5

a)

Kho sạch sẽ, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp, đúng quy định (số thứ tự của hộp liên tiếp, sắp từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, từ ngoài vào trong tính từ cửa kho)

1,5

b)

Kho sạch sẽ, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp nhưng không đúng quy định

1

c)

Kho còn bụi bẩn, lộn xộn, tài liệu không ngăn nắp

0

II

THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

28

1

Giao nộp, thu thập tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành (tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử trong trường hợp Phần mềm đã hoàn chỉnh tính năng)

3

Tùy vào hoạt động giao nộp, thu thập tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử (trong trường hợp Phần mềm có hỗ trợ tính năng) của cơ quan để chọn hình thức đánh giá

a)

Giao nộp, thu thập 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo quy định

3

b)

Giao nộp, thu thập từ 50% đến dưới 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo quy định (tính điểm theo tỷ lệ đạt được)

2,5

c)

Giao nộp, thu thập tài liệu dưới 50% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành theo quy định

0

2

Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành (tài liệu giấy, tài liệu điện tử)

3

a)

Biên bản giao nộp tài liệu

1

-

Có biên bản

1

-

Có biên bản nhưng không đúng mẫu quy định hoặc không đầy đủ thông tin

0,5

-

Không có biên bản

0

b)

Mục lục hồ sơ nộp lưu

2

-

Có mục lục hồ sơ nộp lưu theo đúng quy định (lập riêng mục lục hồ sơ nộp lưu tài liệu bảo quản vĩnh viễn; lập riêng mục lục hồ sơ nộp lưu tài liệu bảo quản có thời hạn)

2

-

Có mục lục hồ sơ nộp lưu nhưng không đúng quy định, không đầy đủ thông tin

1

-

Không có mục lục hồ sơ nộp lưu

0

3

Chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ giấy thu thập trong năm (đơn vị tính: mét giá tài liệu)

6

Trường hợp cơ quan thu thập tài liệu giấy sẽ tính tỷ lệ hồ sơ được hệ thống trong Danh mục hồ sơ; trường hợp cơ quan thu thập tài liệu điện tử thì sẽ đánh giá dựa trên công cụ Phần mềm

a)

Chỉnh lý, hệ thống hóa được 100% tài liệu lưu trữ thu thập trong năm

6

b)

Chỉnh lý, hệ thống hóa được từ 50% đến dưới 100% tài liệu lưu trữ thu thập trong năm (tính điểm theo tỷ lệ đạt được)

5,5

c)

Chỉnh lý, hệ thống hóa dưới 50% tài liệu lưu trữ thu thập trong năm

0

4

Chỉnh lý, hệ thống hóa, tổ chức sắp xếp tài liệu lưu trữ giấy của cơ quan hình thành trước năm đánh giá đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan

10

a)

100% tài liệu của cơ quan được chỉnh lý, hệ thống hóa, sắp xếp, có biên mục, lập sổ mục lục hồ sơ theo đúng quy định

10

b)

Từ 50% đến dưới 100% tài liệu của cơ quan được chỉnh lý, hệ thống hóa, sắp xếp, có biên mục, lập sổ mục lục hồ sơ theo đúng quy định (tính điểm theo tỷ lệ đạt được)

9,5

c)

Dưới 50% tài liệu của cơ quan được chỉnh lý, hệ thống hóa, sắp xếp, có biên mục, lập sổ mục lục hồ sơ theo đúng quy định

0

5

Giao nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố (đơn vị tính: Mét giá)

3

a)

Giao nộp 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

3

b)

Giao nộp từ 50% đến dưới 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (tính điểm theo tỷ lệ đạt được)

2,5

c)

Giao nộp dưới 50% tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

0

6

Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

3

a)

Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chặt chẽ, đúng quy định: Có sổ nhập, sổ xuất tài liệu, sổ theo dõi khai thác sử dụng tài liệu; thông tin trên từng sổ được cập nhật đúng, đủ, kịp thời (mỗi sổ 01 điểm)

3

b)

Thực hiện quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhưng chưa đúng quy định: Có sổ theo quy định tại Điểm a nhưng cập nhật thông tin trong sổ không đủ, đúng, kịp thời (trừ 0.5 điểm/sổ) hoặc mẫu sổ không đúng quy định (trừ 0.5 điểm/sổ)

từ 0.5 đến 2.5

c)

Chưa thực hiện quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Không có sổ theo quy định tại Điểm a hoặc có sổ nhưng không cập nhật nội dung thông tin trong sổ

0

Phần IV. ĐIỂM THƯỞNG, ĐIỂM PHẠT

0

I

ĐIỂM THƯỞNG

10

1

Đơn vị tự đánh giá, chấm điểm chặt chẽ, chính xác và báo cáo đúng thời gian quy định (điểm đơn vị tự chấm so với điểm thẩm định chênh lệch từ 05 điểm trở xuống)

1

2

Cơ quan có chất lượng lập hồ sơ công việc đạt 95% trở lên

1

3

Có cải tiến, sáng kiến làm tốt công tác văn thư, lưu trữ được áp dụng tại cơ quan và chưa từng được áp dụng tại các cơ quan khác (nêu tên cải tiến, sáng kiến và tóm tắt kết quả đạt được; mỗi cải tiến, sáng kiến (nếu được chấp nhận) được 01 điểm, tối đa không quá 02 điểm)

2

4

Trong kho lưu trữ có trang bị máy điều hòa; máy hút ẩm; dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm; hệ thống phòng cháy chữa cháy... (mỗi trang thiết bị được cộng 0.25 điểm, tối đa không quá 01 điểm)

1

5

100% văn bản đi được đăng ký hệ thống số đúng quy định, số liên tục, không trùng số, không khuyết số

1

6

Cơ quan kiểm tra đầy đủ các đơn vị trực thuộc, có biên bản kiểm tra, thông báo xếp loại và thông báo những hạn chế để các đơn vị trực thuộc khắc phục

1

7

Cơ quan thu thập 100% tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành, thực hiện đầy đủ thủ tục giao nộp

1

8

Cơ quan đã chỉnh lý, hệ thống hóa, tổ chức sắp xếp 100% tài liệu lưu trữ giấy hình thành trước năm đánh giá đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan

1

9

Cơ quan đã triển khai lập hồ sơ công việc điện tử

1

II

ĐIỂM PHẠT

-10

1

Không thực hiện đầy đủ các báo cáo như báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ hàng năm; các báo cáo định kỳ đột xuất

-1

2

Văn bản chuyên ngành (trừ các văn bản có quy định không đăng ký tại văn thư) không đăng ký tại văn thư cơ quan và cập nhật đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin

-1

3

Cơ quan không thống nhất và ký biên bản kiểm tra trong thời hạn quy định

-1

4

Vẫn còn văn bản đi, đến không đăng ký trên Phần mềm

-1

5

Có bố trí người làm công tác lưu trữ nhưng không tự chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ

-1

6

Cơ quan tự đánh giá, chấm điểm không chặt chẽ, không chính xác và báo cáo không đúng thời gian quy định (điểm đơn vị tự chấm cao hơn so với điểm thẩm định, cao hơn 06 điểm bị trừ 01 điểm, tối đa không quá 02 điểm)

-2

7

Trong năm, không thực hiện kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại bất kỳ đơn vị trực thuộc nào

-2

Kiểm tra thông qua biên bản kiểm tra các đơn vị trực thuộc

8

Vẫn còn đơn vị trực thuộc sở, ngành không ban hành đầy đủ các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ: Danh mục hồ sơ, Danh mục thành phần tài liệu, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu.

-1

Tổng cộng chung

100

STT

NỘI DUNG TIÊU CHÍ

Điểm tối đa

Tài liệu giải trình/Cách kiểm tra

Phần I. NHỮNG NỘI DUNG CHUNG

15

I

PHÂN CÔNG NGƯỜI LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ ĐƯỢC GIAO

3

1

Phân công người làm công tác văn thư, lưu trữ

1

Có văn bản thể hiện việc phân công nhiệm vụ đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá

a)

Có văn bản thể hiện phân công cụ thể người làm văn thư, lưu trữ

1

b)

Không có văn bản phân công cụ thể người làm văn thư, lưu trữ

0

2

Thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ

2

Tại thời điểm kiểm tra thực tế sẽ căn cứ kết quả thực hiện văn thư, lưu trữ để xác định mức độ thực hiện nhiệm vụ của người làm văn thư, lưu trữ

a)

Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ của công tác văn thư và công tác lưu trữ (thu thập tài liệu, hệ thống hóa tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, lập sổ theo dõi…)

2

b)

Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện từ 50% trở lên nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ

1

c)

Người làm văn thư, lưu trữ thực hiện dưới 50% nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ

0

II

CHỈ ĐẠO, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

12

1

Chỉ đạo, triển khai, phổ biến, hướng dẫn các quy định của công tác văn thư, lưu trữ

2

Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá

a)

Có các hình thức phổ biến cho viên chức, người lao động cơ quan như: chỉ đạo tại các cuộc họp, hội nghị cơ quan, hướng dẫn, tập huấn, hội thi, kiểm tra...

2

b)

Có phổ biến nhưng từ 02 hình thức trở xuống

1

c)

Không có hình thức phổ biến

0

2

Ban hành, sửa đổi các văn bản của công tác văn thư, lưu trữ

5

Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá

a)

Danh mục hồ sơ hàng năm

2

-

Ban hành trong quý I hàng năm, thống kê đúng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan và đúng mẫu Danh mục hồ sơ theo quy định

2

-

Có ban hành nhưng sau quý I hàng năm hoặc thống kê không đúng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan hoặc không đúng mẫu Danh mục hồ sơ theo quy định

1

-

Không ban hành

0

b)

Danh mục thành phần tài liệu

1

-

Có ban hành, thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan

1

-

Có ban hành nhưng không thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan

0,5

-

Không ban hành

0

c)

Danh mục thành phần tài liệu của những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn

1

-

Có ban hành, thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; đúng quy trình

1

-

Có ban hành nhưng không thống kê đúng, đủ hồ sơ và thành phần tài liệu của từng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn hoặc chưa gửi Sở Nội vụ thẩm định

0,5

-

Không ban hành

0

d)

Bảng thời hạn bảo quản tài liệu

1

-

Có ban hành, quy định đầy đủ, chính xác, cụ thể thời hạn bảo quản tài liệu, hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan

1

-

Có ban hành nhưng không quy định đầy đủ, chính xác, cụ thể thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan

0,5

-

Không ban hành

0

3

Ban hành và thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm

3

Có văn bản, tài liệu đính kèm tại thời điểm cơ quan tự đánh giá

a)

Ban hành và nội dung kế hoạch

1

-

Có ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; nội dung bám sát kế hoạch của cơ quan cấp trên, đúng thực tế của cơ quan và giao thời hạn hoàn thành cụ thể cho từng nội dung công việc

1

-

Có kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ nhưng nội dung chưa bám sát kế hoạch của cơ quan cấp trên hoặc chưa đúng thực tế của cơ quan hoặc không giao thời hạn hoàn thành cụ thể cho từng nội dung công việc

0,5