Quyết định 1885/QĐ-UBND năm 2018 phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các huyện, thành phố thuộc tỉnh Lâm Đồng giai đoạn 2018-2022

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỒN ĐỌNG TẠI CÁC HUYỆN, THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH LÂM ĐỒNG GIAI ĐOẠN 2018-2022

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÂM ĐỒNG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ số ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy theo tiêu chuẩn TCVN 9001-2000”;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư tại Tờ trình số 53/TTr-KHĐT-ĐTTĐ ngày 31/8/2018,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các huyện, thành phố thuộc tỉnh Lâm Đồng giai đoạn 2018-2022, với các nội dung chủ yếu như sau:

I. MỤC TIÊU:

1. Mục tiêu tổng quát: Giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng từ năm 2017 trở về trước của các cơ quan, đơn vị, nhằm bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, góp phần phục vụ cho công tác xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng trên địa bàn tỉnh.

2. Mục tiêu cụ thể:

a) Tổ chức phân loại khoa học, xác định giá trị, lựa chọn, bảo quản an toàn tài liệu, tăng cường công tác bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

b) Đảm bảo nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật, bắt buộc cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải tiến hành lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan hàng năm.

c) Từng bước xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê tra cứu truyền thống và hệ thống cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu nhằm phục vụ tốt công tác khai thác, sử dụng.

II. YÊU CẦU:

1. Trong quá trình thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu không làm ảnh hưởng đến các hoạt động chung của các cơ quan, tổ chức.

2. Việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ đưa vào bảo quản và khai thác sử dụng là trách nhiệm bắt buộc của các cơ quan cấp huyện khi thực hiện nhiệm vụ.

3. Khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc tập trung thống nhất, không xé lẻ phông lưu trữ; tra cứu, khai thác tài liệu lưu trữ nhanh chóng, chính xác.

4. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm bảo các yêu cầu:

a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ;

b) Được xác định thời hạn bảo quản;

c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa;

d) Có mục lục hồ sơ và Danh mục tài liệu hết giá trị.

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỒN ĐỌNG TẠI CÁC HUYỆN, THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH LÂM ĐỒNG GIAI ĐOẠN 2018-2022

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÂM ĐỒNG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ số ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy theo tiêu chuẩn TCVN 9001-2000”;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư tại Tờ trình số 53/TTr-KHĐT-ĐTTĐ ngày 31/8/2018,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các huyện, thành phố thuộc tỉnh Lâm Đồng giai đoạn 2018-2022, với các nội dung chủ yếu như sau:

I. MỤC TIÊU:

1. Mục tiêu tổng quát: Giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng từ năm 2017 trở về trước của các cơ quan, đơn vị, nhằm bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, góp phần phục vụ cho công tác xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng trên địa bàn tỉnh.

2. Mục tiêu cụ thể:

a) Tổ chức phân loại khoa học, xác định giá trị, lựa chọn, bảo quản an toàn tài liệu, tăng cường công tác bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

b) Đảm bảo nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật, bắt buộc cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải tiến hành lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan hàng năm.

c) Từng bước xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê tra cứu truyền thống và hệ thống cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu nhằm phục vụ tốt công tác khai thác, sử dụng.

II. YÊU CẦU:

1. Trong quá trình thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu không làm ảnh hưởng đến các hoạt động chung của các cơ quan, tổ chức.

2. Việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ đưa vào bảo quản và khai thác sử dụng là trách nhiệm bắt buộc của các cơ quan cấp huyện khi thực hiện nhiệm vụ.

3. Khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc tập trung thống nhất, không xé lẻ phông lưu trữ; tra cứu, khai thác tài liệu lưu trữ nhanh chóng, chính xác.

4. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm bảo các yêu cầu:

a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ;

b) Được xác định thời hạn bảo quản;

c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa;

d) Có mục lục hồ sơ và Danh mục tài liệu hết giá trị.

5. Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn bằng các thiết bị chuyên dụng, có hộp (cặp) theo tiêu chuẩn ngành, có mục lục hồ sơ.

6. Tất cả các tài liệu sau khi chỉnh lý được đưa vào bảo quản an toàn trong kho lưu trữ theo quy định để quản lý, khai thác sử dụng phục vụ cho nhu cầu của các cơ quan, tổ chức và công dân.

III. NHIỆM VỤ VÀ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU:

I. Nhiệm vụ:

a) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê và sắp xếp khoa học bảo quản an toàn và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện đúng theo quy định tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.

b) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu đối với các phông tài liệu có giá trị lớn, có tần suất khai thác sử dụng cao và đang có nguy cơ xuống cấp trầm trọng.

2. Giải pháp:

a) Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao ý thức đối với từng cán bộ, công chức, viên chức và những người làm công tác lưu trữ về Luật Lưu trữ và các văn bản quy định về công tác lưu trữ. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

b) Quan tâm đầu tư kinh phí cho công tác chỉnh lý tài liệu nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

c) Các phòng, ban chuyên môn cần lựa chọn, sàng lọc hồ sơ tài liệu liên quan đến chuyên môn của phòng, ban mình (bản nháp, bản trùng, sách, báo, tạp chí...) nhằm giảm khối lượng tài liệu tích đống và giảm tối đa nguồn kinh phí thực hiện chỉnh lý.

d) Bố trí lực lượng cán bộ, viên chức có chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ để thực hiện chỉnh lý; đồng thời, phối hợp với các cơ quan, tổ chức có chức năng thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu theo quy định.

đ) Thông qua việc chỉnh lý tài liệu kết hợp hướng dẫn, bồi dưỡng hoặc tổ chức tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng cho công chức, viên chức đang đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị.

e) Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ kết hợp xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ nhằm hỗ trợ cho công tác khai thác tài liệu phục vụ các nhu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức và công dân.

g) Xác định trọng tâm, trọng điểm để thực hiện chỉnh lý nhằm giảm thiểu khối lượng tài liệu tồn đọng, tiết kiệm ngân sách và tạo điều kiện để bảo quản tốt nhất tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

1. Phạm vi thực hiện Đề án: Tài liệu tồn đọng được hình thành trong quá trình hoạt động từ năm 2017 trở về trước tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, các phòng, ban thuộc cơ quan UBND huyện, thành phố.

2. Thời gian thực hiện: Từ năm 2018 đến năm 2022.

3. Đơn vị chủ trì thực hiện: Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Lâm Đồng.

4. Quy mô thực hiện: Tổng khối lượng tài liệu chỉnh lý 13.248,6 mét, gồm:

a) Khối lượng tài liệu rời lẻ: 12.427,1 mét.

b) Khối lượng tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ: 821,5 mét.

5. Lộ trình thực hiện: (Chi tiết theo Phụ lục số 01 đính kèm).

6. Kinh phí thực hiện: Tổng kinh phí dự kiến: 74.616 triệu đồng (Bảy mươi bốn tỷ, sáu trăm mười sáu triệu đồng), bao gồm:

a) Kinh phí nhân công: 68.787 triệu đồng.

b) Kinh phí văn phòng phẩm: 5.829 triệu đồng.

(Chi tiết theo Phụ lục số 02 đính kèm)

7. Nguồn kinh phí: Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ của Đề án do ngân sách các huyện, thành phố cân đối hàng năm theo phân cấp và các nguồn tài chính hợp pháp khác (nếu có).

8. Phân công nhiệm vụ:

a) Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ triển khai thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan liên quan chủ động lập kế hoạch, cân đối và bố trí dự toán kinh phí hàng năm để thực hiện chỉnh lý tài liệu theo Đề án;

- Phối hợp với các cơ quan liên quan để thực hiện việc chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ;

- Thẩm định tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý để thực hiện việc tiêu hủy theo quy định hiện hành;

- Hướng dẫn việc bố trí địa điểm và các trang thiết bị cần thiết để bảo vệ, bảo quản, sử dụng hồ sơ, tài liệu sau khi đã thực hiện chỉnh lý;

- Hàng năm, báo cáo UBND tỉnh và các cơ quan có thẩm quyền về kết quả thực hiện Đề án và những khó khăn, vướng mắc (nếu có). Tổng hợp những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện để tham mưu, đề xuất UBND tỉnh xem xét điều chỉnh, bổ sung Đề án cho phù hợp.

b) Sở Tài chính hướng dẫn UBND các huyện, thành phố chủ động cân đối kinh phí hàng năm từ ngân sách địa phương và huy động các nguồn tài chính hợp pháp khác để thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các huyện, thành phố giai đoạn 2018-2022 theo quy định. Đồng thời, hướng dẫn UBND các huyện, thành phố thực hiện quản lý và quyết toán kinh phí theo đúng quy định.

c) Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố:

- Chỉ đạo Phòng Tài chính - Kế hoạch phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ xây dựng kế hoạch, xác định dự toán và tham mưu UBND huyện, thành phố cân đối ngân sách huyện hàng năm và huy động nguồn hợp pháp khác (nếu có) để thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng theo quy định;

- Bố trí kho, giá đựng tài liệu và thực hiện việc quản lý, bảo quản an toàn tài liệu sau chỉnh lý. Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị đúng quy trình. Không để tình trạng tài liệu tích đống, bó gói diễn ra sau khi đã chỉnh lý, trường hợp vi phạm phải chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh;

- Chỉ đạo việc thực hiện rà soát, lựa chọn hồ sơ tài liệu liên quan đến chuyên môn của các cơ quan, đơn vị trực thuộc để giao nộp chỉnh lý; đồng thời, thực hiện sàng lọc loại bỏ các loại tài liệu như: bản nháp, bản trùng, sách, báo, tạp chí... nhằm giảm tối đa nguồn kinh phí thực hiện chỉnh lý.

d) Các tổ chức, cá nhân thực hiện chỉnh lý tài liệu:

- Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Lâm Đồng là cơ quan chủ trì thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các huyện, thành phố giai đoạn 2018-2022 và bố trí nhân lực thực hiện theo đúng quy định hiện hành;

- Khi lựa chọn các tổ chức, cá nhân để thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ liên quan đến bí mật nhà nước (nếu có) phải đảm bảo tính bảo mật thông tin về hồ sơ, tài liệu theo quy định.

Điều 2. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các sở: Nội vụ, Tài chính, Kế hoạch và Đầu tư; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan căn cứ quyết định thi hành kể từ ngày ký ban hành./.

PHỤ LỤC SỐ 01

LỘ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỒN ĐỌNG TẠI CÁC HUYỆN, THÀNH PHỐ GIAI ĐOẠN 2018-2022
(Đính kèm Quyết định số 1885/QĐ-UBND ngày 20/9/2018 của UBND tỉnh)

PHỤ LỤC SỐ 02

DỰ KIẾN KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỒN ĐỌNG TẠI CÁC HUYỆN, THÀNH PHỐ GIAI ĐOẠN 2018-2022
(Đính kèm Quyết định số 1885/QĐ-UBND ngày 20/9/2018 của UBND tỉnh)