Quyết định 1696/QĐ-UBND năm 2025 công bố 05 thủ tục hành chính nội bộ mới trong lĩnh vực Văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nông nghiệp và Môi trường tỉnh Bến Tre

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC CÔNG BỐ 05 THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ BAN HÀNH MỚI TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH BẾN TRE

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẾN TRE

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 02 năm 2025;

Căn cứ Quyết định số 2540/QĐ-UBND ngày 02 tháng 11 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn 2022-2025 trên địa bàn tỉnh Bến Tre;

Căn cứ Kế hoạch số 2298/KH-UBND ngày 07 tháng 4 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc thực hiện Nghị quyết số 66/NQ-CP ngày 26 tháng 3 năm 2025 của Chính phủ về chương trình cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh năm 2025 và 2026;

Theo đề nghị của Sở Nông nghiệp và Môi trường tại Tờ trình số 2619/TTr-SNNMT ngày 18 tháng 5 năm 2025.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công bố kèm theo Quyết định này 05 thủ tục hành chính nội bộ ban hành mới trong lĩnh vực Văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nông nghiệp và Môi trường tỉnh Bến Tre (Phụ lục kèm theo).

Điều 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nông nghiệp và Môi trường và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký./.

PHỤ LỤC I

DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ BAN HÀNH MỚI THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH BẾN TRE
(Kèm theo Quyết định số 1696/QĐ-UBND ngày 26 tháng 5 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre)

I. DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ BAN HÀNH MỚI

PHỤ LỤC II

NỘI DUNG CỦA THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ BAN HÀNH MỚI THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH BẾN TRE
(Kèm theo Quyết định số 1696/QĐ-UBND ngày 26 tháng 5 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre)

LĨNH VỰC: VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Thủ tục: Tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đến

1.1. Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Văn thư cơ quan thực hiện tiếp nhận toàn bộ văn bản đến chuyển gửi đến Lãnh đạo Văn phòng Sở Nông nghiệp và Môi trường qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

- Đối với văn bản giấy: Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; phân loại bì theo độ mật, độ khẩn và bì được bóc hoặc không bóc.

- Đối với văn bản điện tử: Văn thư cơ quan kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên hệ thống. Nếu phát hiện văn bản có sai sót như: Văn bản gửi không đúng cơ quan; không có chữ ký; không đóng dấu, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền; không số; không ghi ngày, tháng;... thì gửi trả văn bản lại cho nơi gửi trên hệ thống hoặc thông báo cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản.

- Bước 2: Văn thư cơ quan thực hiện đăng ký văn bản đến sau khi tiếp nhận. Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin theo quy định.

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC CÔNG BỐ 05 THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ BAN HÀNH MỚI TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH BẾN TRE

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẾN TRE

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 02 năm 2025;

Căn cứ Quyết định số 2540/QĐ-UBND ngày 02 tháng 11 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn 2022-2025 trên địa bàn tỉnh Bến Tre;

Căn cứ Kế hoạch số 2298/KH-UBND ngày 07 tháng 4 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc thực hiện Nghị quyết số 66/NQ-CP ngày 26 tháng 3 năm 2025 của Chính phủ về chương trình cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh năm 2025 và 2026;

Theo đề nghị của Sở Nông nghiệp và Môi trường tại Tờ trình số 2619/TTr-SNNMT ngày 18 tháng 5 năm 2025.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công bố kèm theo Quyết định này 05 thủ tục hành chính nội bộ ban hành mới trong lĩnh vực Văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nông nghiệp và Môi trường tỉnh Bến Tre (Phụ lục kèm theo).

Điều 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nông nghiệp và Môi trường và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký./.

PHỤ LỤC I

DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ BAN HÀNH MỚI THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH BẾN TRE
(Kèm theo Quyết định số 1696/QĐ-UBND ngày 26 tháng 5 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre)

I. DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ BAN HÀNH MỚI

PHỤ LỤC II

NỘI DUNG CỦA THỦ TỤC HÀNH CHÍNH NỘI BỘ BAN HÀNH MỚI THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH BẾN TRE
(Kèm theo Quyết định số 1696/QĐ-UBND ngày 26 tháng 5 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre)

LĨNH VỰC: VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Thủ tục: Tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đến

1.1. Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Văn thư cơ quan thực hiện tiếp nhận toàn bộ văn bản đến chuyển gửi đến Lãnh đạo Văn phòng Sở Nông nghiệp và Môi trường qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

- Đối với văn bản giấy: Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; phân loại bì theo độ mật, độ khẩn và bì được bóc hoặc không bóc.

- Đối với văn bản điện tử: Văn thư cơ quan kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên hệ thống. Nếu phát hiện văn bản có sai sót như: Văn bản gửi không đúng cơ quan; không có chữ ký; không đóng dấu, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền; không số; không ghi ngày, tháng;... thì gửi trả văn bản lại cho nơi gửi trên hệ thống hoặc thông báo cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản.

- Bước 2: Văn thư cơ quan thực hiện đăng ký văn bản đến sau khi tiếp nhận. Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin theo quy định.

- Bước 3: Văn thư cơ quan thực hiện chuyển trình văn bản đến cho lãnh đạo Văn phòng Sở Nông nghiệp và Môi trường phụ trách, có ý kiến phân công xử lý hoặc trình Ban Giám đốc phân công xử lý.

1.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc qua bưu chính hoặc qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

1.3. Thành phần hồ sơ: Các văn bản giấy, thư gửi đến và văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

1.4. Số lượng hồ sơ: Không quy định.

1.5. Thời hạn giải quyết: Trong ngày hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

1.6. Đối tượng thực hiện TTHC: Tổ chức, cá nhân.

1.7. Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Nông nghiệp và Môi trường.

1.8. Kết quả thực hiện TTHC: Văn bản đến được đăng ký vào Sổ đăng ký và trình chuyển lãnh đạo xử lý.

1.9. Phí, lệ phí: Không có.

1.10. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có.

1.11. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:

- Tất cả văn bản đến của Sở Nông nghiệp và Môi trường phải được quản lý tập trung tại bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng Sở Nông nghiệp và Môi trường, để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định.

- Văn thư cơ quan phải thực hiện chuyển ngay văn bản đến sau khi tiếp nhận và đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến, việc chuyển văn bản phải đảm bảo tính chính xác và giữ bí mật nội dung của văn bản. Ưu tiên tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đến có mức độ khẩn và hỏa tốc trước.

- Việc tiếp nhận và chuyển giao văn bản có đóng dấu độ khẩn được gửi đến ngoài giờ hành chính thì báo cáo lãnh đạo Văn phòng Sở; cập nhật thông tin và chuyển văn bản điện tử đến Lãnh đạo Văn phòng Sở qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, Trưởng đơn vị chủ trì để trình phân cho người có trách nhiệm xử lý; trường hợp có bản giấy kèm theo chuyển ngay văn bản giấy đến Trưởng đơn vị chủ trì để phân cho người có trách nhiệm xử lý.

1.12. Căn cứ pháp lý:

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

- Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 của Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Thủ tục: Phát hành văn bản đi

2.1. Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Văn thư cơ quan thực hiện kiểm tra văn bản phát hành như sau:

+ Đối với các văn bản trình ký liên quan đến kinh phí: Lãnh đạo phòng, đơn vị chuyển Lãnh đạo Phòng Kế hoạch - Tài chính thẩm định (trừ nguồn kinh phí Quản lý hành chính tự chủ của Văn phòng Sở). Sau khi thẩm định, phòng Kế hoạch - Tài chính chuyển Văn thư đi của Sở để kiểm tra thể thức trước khi trình Ban Giám đốc Sở Nông nghiệp và Môi trường ký duyệt. Riêng đối với các văn bản trình ký bản giấy do các phòng thuộc Sở Nông nghiệp và Môi trường thực hiện (như thương thảo hợp đồng, hợp đồng,...) thì Phòng Kế hoạch - Tài chính thẩm định cả nội dung và thể thức văn bản.

+ Đối với các văn bản trình ký về chuyên môn:

* Nếu văn bản được giao tham mưu thực hiện nhưng không liên quan đến nhiều phòng, đơn vị thì Lãnh đạo phòng, đơn vị chuyển văn bản trình ký đến Văn thư đi của Sở để kiểm tra thể thức trước khi trình Ban Giám đốc xem xét ký duyệt (Trong trường hợp Ban Giám đốc thấy cần thiết thì chuyển phòng chuyên môn thẩm định).

* Nếu văn bản được giao tham mưu thực hiện có liên quan đến nhiều phòng, đơn vị thì Lãnh đạo phòng, đơn vị được giao chủ trì chuyển Lãnh đạo phòng Kế hoạch - Tài chính thẩm định nội dung. Sau khi thẩm định, Phòng Kế hoạch - Tài chính chuyển Văn thư đi của Sở để kiểm tra thể thức trước khi trình Ban Giám đốc ký duyệt.

- Bước 2: Văn thư cơ quan thực hiện cấp số, thời gian ban hành văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký ban hành văn bản (kể cả văn bản giấy và văn bản điện tử trên Hệ thống Ioffice).

- Bước 3: Văn thư cơ quan thực hiện đăng ký văn bản đi bằng số hoặc bằng Hệ thống (văn bản giấy và văn bản điện tử).

- Bước 4: Văn thư cơ quan thực hiện nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số cơ quan (đối với văn bản điện tử).

- Bước 5: Văn thư cơ quan phát hành và theo dõi việc chuyển phát hành văn bản đi.

- Bước 6: Văn thư cơ quan thực hiện lưu văn bản đi sau khi phát hành văn bản theo quy định.

2.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc qua bưu chính hoặc qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

2.3. Thành phần hồ sơ:

Các văn bản đi (giấy) và văn bản đi trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

2.4. Số lượng hồ sơ: Không quy định.

2.5. Thời hạn giải quyết: Trong ngày hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

2.6. Đối tượng thực hiện TTHC: Văn thư cơ quan.

2.7. Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Nông nghiệp và Môi trường.

2.8. Kết quả thực hiện TTHC: Văn bản đi được phát hành và lưu theo quy định.

2.9. Phí, lệ phí: Không có.

2.10. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có.

2.11. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:

- Tất cả văn bản đi phải tập trung vào đầu mối phát hành tại Văn phòng Sở. Việc cấp số, ký hiệu, thời gian ban hành trên văn bản điện tử và văn bản giấy của cơ quan phải thống nhất trong cùng hệ thống và liên tục cho văn bản điện tử và văn bản giấy và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

- Đăng ký văn bản phát hành bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. Văn bản có độ mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; văn bản không có độ mật thực hiện đăng ký trên Hệ thống;

2.12. Căn cứ pháp lý:

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 của Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Thủ tục: Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ (bao gồm cả tài liệu lưu trữ điện tử) vào Lưu trữ cơ quan

3.1. Trình tự thực hiện:

- Bước 1 : Văn thư cơ quan cập nhật tất cả các hồ sơ ban hành trong Danh mục hồ sơ lên hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice để các cá nhân liên quan thực hiện lập hồ sơ điện tử khi giải quyết công việc. Đồng thời gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ giấy (nếu có) song song với hồ sơ điện tử.

- Bước 2: Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được giao, thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở gồm hồ sơ giấy (nếu có) song song với hồ sơ điện tử để bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ.

- Bước 3 : Kết thúc hồ sơ khi công việc đã giải quyết xong. Cá nhân lập hồ sơ có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp, xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ, chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.

- Bước 4: Thực hiện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: Khi kết thúc xong công việc, cá nhân có nhiệm vụ lập hồ sơ. Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc và sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệu về Lưu trữ cơ quan.

- Bước 5: Lưu trữ cơ quan kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Sau khi tiếp nhận thì công chức lưu trữ của cơ quan thực hiện chỉnh lý, thống kê, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan theo quy định.

3.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp và Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

3.3. Thành phần hồ sơ: Hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

3.4. Số lượng hồ sơ: Không quy định.

3.5. Thời hạn giải quyết: Không quy định.

3.6. Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của các Phòng chuyên môn thuộc Sở.

3.7. Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Nông nghiệp và Môi trường.

3.8. Kết quả thực hiện TTHC: Hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre được lập và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

3.9. Phí, lệ phí: Không quy định.

3.10. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định.

3.11. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:

- Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn bảo quản và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.

- Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ; Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

- Công chức, viên chức thuộc các phòng chuyên môn thuộc Sở khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.

3.12. Căn cứ pháp lý:

- Luật Lưu trữ năm 2011

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

4. Thủ tục: Khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ (gồm cả tài liệu lưu trữ điện tử) tại Lưu trữ cơ quan

4.1 Trình tự thực hiện:

- Bước 1: Cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu giấy (hoặc tài liệu điện tử) tại Lưu trữ cơ quan thì nộp giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức, phiếu yêu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu (đối với cán bộ, công chức, viên chức của các Phòng chuyên môn thuộc Sở Nông nghiệp và Môi trường) tại Bộ phận Lưu trữ của Văn phòng Sở Nông nghiệp và Môi trường.

- Bước 2: Công chức tiếp nhận yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm cấp Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu để người khai thác điền thông tin (nội dung tài liệu cần tra tìm).

- Bước 3: Công chức tiếp nhận yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan kiểm tra tài liệu, hồ sơ của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cần khai thác có đúng với mục đích phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học hoặc các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của pháp luật để trình xin ý kiến của Lãnh đạo Văn phòng Sở Nông nghiệp và Môi trường.

- Bước 4: Sau khi có ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Văn phòng Sở Nông nghiệp và Môi trường, công chức tiếp nhận yêu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu tiến hành thực hiện và trả kết quả:

Cho nghiên cứu tại chỗ hoặc cung cấp bản phô tô, sao y bản chính, trích sao, sao lục, bản scan theo yêu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu đúng với mục đích phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học hoặc các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của pháp luật.

- Không cung cấp hồ sơ, tài liệu với yêu cầu không đúng với mục đích phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học hoặc các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của pháp luật. Không đáp ứng yêu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu thì giải thích rõ ràng hoặc phải có văn bản trả lời về việc không cung cấp hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu khai thác.

4.2 Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

4.3 Thành phần hồ sơ:

- Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức;

- Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; tài liệu được cho phép khai thác, sử dụng.

4.4 Số lượng hồ sơ: Không quy định.

4.5 Thời hạn giải quyết: Không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

4.6 Đối tượng thực hiện TTHC: Cơ quan, tổ chức, cá nhân; cán bộ, công chức, viên chức.

4.7 Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Nông nghiệp và Môi trường.

4.8 Kết quả thực hiện TTHC: Nghiên cứu tại chỗ, bản phô tô, sao y bản chính, trích sao, sao lục, bản scan.

4.9 Phí, lệ phí: Không có.

4.10 Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không quy định.

4.11 Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:

- Cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng Sở và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu phải đúng với mục đích phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học hoặc các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của pháp luật.

- Yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan cần nêu rõ tên loại, số ký hiệu, ngày tháng năm ban hành, trích yếu nội dung tài liệu cần khai thác (đối với văn bản đi của cơ quan); thời gian và nội dung sự việc (đối với hồ sơ công việc).

4.12 Căn cứ pháp lý:

- Luật Lưu trữ năm 2011 ;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

5. Thủ tục: Tiêu hủy tài liệu lưu trữ (gồm cả tài liệu lưu trữ điện tử) hết giá trị

5.1. Trình tự thực hiện:

- Bước 1 : Lưu trữ cơ quan thực hiện xác định giá trị tài liệu và thống kê Danh mục tài liệu hết giá trị (tài liệu giấy và tài liệu điện tử) để trình xin ý kiến về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

- Bước 2: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tài liệu loại đưa ra để xét hủy, quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu và Hội đồng tự giải tán sau khi hoàn thành nhiệm vụ. Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu (gọi tắt là Hội đồng), gồm: Đại diện lãnh đạo cơ quan, tổ chức; Lưu trữ cơ quan, tổ chức; Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu hủy; Người am hiểu lĩnh vực có tài liệu đưa ra xét hủy.

- Bước 3 : Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện tổ chức họp và có ý kiến thẩm định tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy. Trên cơ sở đó, người được giao nhiệm vụ, hoàn chỉnh Danh mục tài liệu loại và hồ sơ trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, gửi cơ quan chức năng có thẩm quyền thẩm tra, thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy.

- Bước 4: Sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan chức năng có thẩm quyền thẩm tra, thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy. Người đứng đầu cơ quan quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.

- Bước 5: Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị:

+ Đối với tài liệu giấy thì tiêu hủy bằng cách cắt nhỏ thành giấy vụn và phải được đảm bảo không thể khôi phục lại như hiện trạng tài liệu ban đầu.

+ Đối với tài liệu điện tử thì thực hiện hủy tài liệu bằng cách sử dụng chức năng trên hệ thống để xóa (hủy) tài liệu hết giá trị và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.

5.2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp hoặc trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bến Tre.

5.3. Thành phần hồ sơ:

- Quyết định thành lập hội đồng;

- Danh mục và bản thuyết minh tài liệu loại;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Công văn đề nghị thẩm định của cơ quan có tài liệu tiêu hủy;

- Biên bản thẩm định và công văn cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

- Quyết định hủy tài liệu loại;

- Biên bản bàn giao tài liệu tiêu hủy;

- Biên bản hủy tài liệu loại;

5.4. Số lượng hồ sơ: Không quy định.

5.5. Thời hạn giải quyết: Không quy định.

5.6. Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của các Phòng chuyên môn thuộc Sở.

5.7. Cơ quan giải quyết TTHC: Sở Nông nghiệp và Môi trường.

5.8. Kết quả thực hiện TTHC: Hồ sơ, tài liệu được tiêu hủy theo quy định.

5.9. Phí, lệ phí: Không có.

5.10. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không có.

5.11. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:

- Tiêu hủy phải bảo đảm đúng quy trình, thủ tục theo quy định;

- Tài liệu loại phải được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét và cơ quan chức năng thẩm định trước khi người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra quyết định tiêu hủy; Hội đồng xác định giá trị tài liệu xét hủy tài liệu loại phải đồng thời xem xét cả mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;

- Khi tiêu hủy tài liệu loại phải bảo đảm hủy hết thông tin ghi trên tài liệu.

5.12. Căn cứ pháp lý:

- Luật Lưu trữ năm 2011 ;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ./.