QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH LÂM ĐỒNG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÂM ĐỒNG

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 22 tháng 6 năm 2023;

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 16 tháng 6 năm 2025;

Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 10 tháng 12 năm 2025;

Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Nghị định số 137/2024/NĐ-CP ngày 23 tháng 10 năm 2024 của Chính phủ quy định về giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước và hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử;

Căn cứ Nghị định số 278/2025/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2025 của Chính phủ quy định về kết nối, chia sẻ dữ liệu bắt buộc giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị;

Căn cứ Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 33/2025/QĐ-TTg ngày 15 tháng 9 năm 2025 của Thủ tướng Chính phủ về Mạng truyền số liệu chuyên dùng phục vụ các cơ quan Đảng, Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 1562/QĐ-TTg ngày 18 tháng 7 năm 2025 của Thủ tướng Chính phủ về việc bảo đảm liên thông, đồng bộ, bí mật nhà nước trong hoạt động chuyển đổi số của cả hệ thống chính trị;

Căn cứ Quyết định số 444/QĐ-BKHCN ngày 04 tháng 4 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Bộ tiêu chí yêu cầu kỹ thuật tối thiểu nền tảng họp trực tuyến;

Căn cứ Quyết định số 3090/QĐ-BKHCN ngày 08 tháng 10 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Khung Kiến trúc tổng thể quốc gia số;

Căn cứ Quyết định số 2306/QĐ-UBND ngày 26 tháng 11 năm 2025 của UBND tỉnh ban hành Quy chế bảo đảm an ninh mạng, an toàn thông tin đối với hệ thống thông tin trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ tại Tờ trình số 998/TTr-SKHCN ngày 24 tháng 03 năm 2026.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Lâm Đồng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế các Quyết định: Quyết định số 1095/QĐ-UBND ngày 05 tháng 6 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng (trước sáp nhập) ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống hội nghị trực tuyến tỉnh Lâm Đồng; Quyết định số 64/QĐ-UBND ngày 11 tháng 01 năm 2022 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Nông (trước sáp nhập) ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống giao ban trực tuyến tỉnh Đắk Nông và Quyết định số 2463/QĐ-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2019 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận (trước sáp nhập) về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Bình Thuận.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Công an tỉnh; Giám đốc các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, đặc khu; Giám đốc đơn vị cung cấp dịch vụ vận hành; Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức và cá nhân khác có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH LÂM ĐỒNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1506/QĐ-UBND ngày 15/4/2026 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng)

CHƯƠNG I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc về quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Lâm Đồng (sau đây gọi tắt là hệ thống HNTH) để phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành từ Trung ương đến các cơ quan cấp tỉnh, cấp xã trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống HNTH trên địa bàn tỉnh.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Họp trực tuyến là hình thức họp được thực hiện qua việc ứng dụng các phần mềm, website hoặc qua tổng đài hội thoại thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng, mạng nội bộ (mạng WAN) hoặc mạng internet để những người ở vị trí địa lý khác nhau có thể cùng tham gia cuộc họp từ xa, mà ở đó họ có thể nghe, nói, nhìn thấy nhau như đang ở chung một phòng họp.

2. Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Lâm Đồng là hệ thống thông tin cho phép thực hiện hình thức họp trực tuyến bao gồm: Phần mềm họp trực tuyến xử lý kết nối đa điểm và hệ thống hạ tầng kỹ thuật họp trực tuyến. Phần mềm họp trực tuyến là chương trình cho phép thực hiện các tập chức năng, tính năng, hiệu năng phục vụ họp trực tuyến. Phần mềm họp trực tuyến được cài đặt trên hệ thống hạ tầng kỹ thuật họp trực tuyến bao gồm các hệ thống máy chủ để cài đặt phần mềm họp trực tuyến, thiết bị kết nối mạng, thiết bị phụ trợ, hệ thống thiết bị đảm bảo an toàn bảo mật... được dùng để xử lý, vận hành hệ thống đảm bảo an toàn bảo mật thông tin.

3. Cơ quan chủ trì cuộc họp là cơ quan đưa ra yêu cầu, nội dung của cuộc họp hoặc cơ quan tham mưu tổ chức cuộc họp, phát hành giấy mời cuộc họp trực tuyến. Điểm cầu tại phòng họp của Cơ quan chủ trì là điểm cầu chính.

4. Điểm cầu thành phần là địa điểm họp trực tuyến được kết nối với điểm cầu chính qua hệ thống quản lý họp tập trung và thực hiện quyền tương tác với hệ thống HNTH.

5. Phòng họp trực tuyến là phòng họp tại các điểm cầu được bố trí tại trụ sở các cơ quan và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thiết bị, kết nối để phục vụ các phiên HNTH.

6. Thiết bị đầu cuối là thiết bị đầu cuối chuyên dụng (VCS-Video Conferencing System) hoặc thiết bị cá nhân (máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng,...) và các thiết bị ngoại vi phục vụ họp trực tuyến.

7. Cơ quan quản lý nhà nước là Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Lâm Đồng, chịu trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về hoạt động của hệ thống HNTH.

8. Đơn vị quản lý hệ thống là Sở Khoa học và Công nghệ (Trung tâm Đổi mới sáng tạo và Chuyển đổi số).

9. Đơn vị cung cấp dịch vụ vận hành là Đơn vị (tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan) được lựa chọn theo quy định của pháp luật.

10. Cán bộ quản lý, vận hành điểm cầu là công chức, viên chức, người lao động của các cơ quan, đơn vị quản lý hoặc nhân sự của đơn vị cung cấp dịch vụ vận hành được phân công quản lý, vận hành thiết bị đầu cuối và điều khiển phiên họp trực tuyến cho điểm cầu chủ trì.

Điều 4. Mục đích

1. Hệ thống sử dụng để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành ba cấp giữa Chính phủ - tỉnh - xã/phường/đặc khu trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng.

2. Hình thức họp trực tuyến áp dụng theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước và loại hình họp khác đáp ứng yêu cầu hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, đơn vị đảm bảo quy định của pháp luật.

Điều 5. Nguyên tắc thực hiện

1. Tuân thủ pháp luật, tập trung dân chủ; công khai, minh bạch và bảo đảm bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật. Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự và thời gian họp.

2. Sử dụng hệ thống HNTH phải đúng mục đích, quy định, chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị.

3. Các cơ quan, đơn vị, cá nhân tham gia họp trực tuyến có trách nhiệm tuân thủ tuyệt đối kịch bản phiên họp, không tự ý ghi lại nội dung cuộc họp (âm thanh, hình ảnh, dữ liệu trình chiếu) khi chưa được sự cho phép của chủ trì phiên họp.

4. Các phiên họp trực tuyến có nội dung bí mật nhà nước cần đảm bảo phương án bảo vệ phương tiện, thiết bị, đường truyền sử dụng tại hội nghị, hội thảo, cuộc họp quy định tại Điều 17 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 10 tháng 12 năm 2025 và các quy định pháp luật khác có liên quan.

5. Các cuộc họp trực tuyến phải được vận hành thử trước khi cuộc họp chính thức diễn ra để kiểm tra các thiết bị, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh các điểm cầu và đảm bảo kết nối thông suốt.

6. Hệ thống HNTH phải đáp ứng các tiêu chí yêu cầu về bảo đảm an toàn thông tin theo quy định.

7. Sở Khoa học và Công nghệ chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về các hoạt động của hệ thống HNTH theo quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

CHƯƠNG II

QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỌP TRỰC TUYẾN

Điều 6. Các trường hợp tổ chức HNTH

1. Triển khai kết nối các Hội nghị HNTH do Trung ương tổ chức mà cơ quan, đơn vị, địa phương ở tỉnh Lâm Đồng là điểm cầu thành phần.

2. Hội nghị HNTH được tổ chức khi Tỉnh ủy, Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, HĐND tỉnh, UBND tỉnh, UBMTTQVN tỉnh, các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh hoặc cơ quan, đơn vị khác trên địa bàn tỉnh tổ chức các hội nghị, các buổi làm việc, các cuộc họp, hội nghị, tập huấn, giao ban… (sau đây gọi chung là các cuộc họp).

3. Hệ thống HNTH của tỉnh được sử dụng trong các cuộc họp thường xuyên, thông thường hoặc đột xuất, khẩn cấp theo yêu cầu của cơ quan chủ trì cuộc họp.

Điều 7. Đăng ký sử dụng hệ thống HNTH

1. Các cuộc họp trực tuyến của Tỉnh ủy, Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, HĐND tỉnh, UBND tỉnh, UBMTTQVN tỉnh, các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh chủ trì: Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng UBMTTQVN tỉnh… thông báo thời gian, địa điểm, thành phần điểm cầu cho đơn vị quản lý hệ thống HNTH để chuẩn bị các điều kiện phục vụ cuộc họp trực tuyến.

2. Các cuộc họp trực tuyến do cơ quan, đơn vị chủ trì: Thực hiện đăng ký lịch họp trước với đơn vị quản lý hệ thống HNTH chậm nhất trước 02 ngày đối với cuộc họp thường xuyên, thông thường và chậm nhất trước 06 giờ đối với cuộc họp đột xuất, khẩn cấp để sắp xếp, bố trí phiên họp trực tuyến và chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật họp trực tuyến.

Các cơ quan, đơn vị tổ chức họp trực tuyến phải thực hiện đăng ký với đơn vị quản lý hệ thống HNTH trước khi phát hành giấy mời họp để phối hợp thực hiện, việc đăng ký lịch họp trực tuyến được gửi qua hộp thư điện tử [email protected] bằng hộp thư công vụ đã cấp của cơ quan, đơn vị. Nội dung đăng ký bao gồm: Thời gian họp; thông tin đầu mối liên hệ; điểm cầu chủ trì và danh sách điểm cầu thành phần,…

Đơn vị quản lý hệ thống HNTH thực hiện tiếp nhận và phản hồi kết quả đăng ký lịch họp trực tuyến qua hộp thư điện tử công vụ trước 01 ngày đối với cuộc họp thường xuyên, thông thường và chậm nhất trước 03 giờ đối với cuộc họp đột xuất, khẩn cấp kể từ khi tiếp nhận đăng ký lịch họp trực tuyến.

3. Trường hợp các cuộc họp đột xuất, khẩn cấp (như phòng chống thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn,...): Điểm cầu chủ trì đăng ký họp với đơn vị quản lý hệ thống để kịp thời sắp xếp, bố trí ưu tiên phiên họp trực tuyến và chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật họp trực tuyến.

Điều 8. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp

1. Cơ quan chủ trì cuộc họp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản qua hộp thư điện tử [email protected] bằng hộp thư công vụ đã cấp của cơ quan, đơn vị để cho đơn vị quản lý hệ thống HNTH được biết và điều phối, giám sát đơn vị vận hành phục vụ cuộc họp.

2. Đơn vị cung cấp dịch vụ vận hành phối hợp với điểm cầu chính và các điểm cầu thành phần để tổ chức vận hành thử cuộc họp nhằm kiểm tra kết nối các thiết bị đầu cuối, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh và thiết lập các thông số kỹ thuật, điều khiển thiết bị hệ thống Hội nghị truyền hình phục vụ cuộc họp được đảm bảo hoạt động ổn định, thông suốt. Thống kê, báo cáo kết quả vận hành thử.

3. Các cơ quan, đơn vị tham gia cuộc họp bố trí cán bộ được giao nhiệm vụ phụ trách vận hành điểm cầu thành phần có mặt đúng giờ theo lịch kiểm tra, vận hành thử hệ thống của đơn vị cung cấp dịch vụ vận hành để:

a) Kiểm tra tình trạng hoạt động các trang thiết bị phục vụ cho buổi thử nghiệm (thiết bị truyền hình hội nghị, màn hình, âm thanh, thiết bị mạng,...) và đảm bảo nguồn điện cho các thiết bị.

b) Liên hệ với cán bộ trực vận hành tại điểm cầu chính để kết nối vào hệ thống Họp trực tuyến của tỉnh.

c) Kiểm tra, hiệu chỉnh, thiết lập các vị trí camera, điều chỉnh âm thanh, ánh sáng, hình ảnh tại điểm cầu phù hợp với điều kiện thực tế của phòng họp.

d) Phối hợp với cán bộ vận hành thuộc đơn vị cung cấp dịch vụ vận hành tại cơ quan đơn vị và cán bộ trực vận hành tại điểm cầu chính để xử lý các sự cố kỹ thuật (nếu có). Giữ nguyên tình trạng của hệ thống sau khi đã tinh chỉnh thành công.

e) Cán bộ phụ trách vận hành điểm cầu phải túc trực tại điểm cầu họp, bảo đảm theo dõi, hỗ trợ trong suốt quá trình kết nối và vận hành thử hệ thống cho đến khi hoàn thành.

4. Trong khi thử âm thanh, hình ảnh với điểm cầu chính, cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu thành phần cần ngồi đúng vị trí chủ tọa để tiến hành thử nghiệm.

Điều 9. Vận hành, điều khiển hệ thống trong cuộc họp

1. Đơn vị cung cấp dịch vụ vận hành phân công cán bộ kỹ thuật trực vận hành hệ thống HNTH và tại các điểm cầu để thực hiện:

a) Trước khi diễn ra phiên họp chính thức 01 giờ, cán bộ kỹ thuật cần có mặt tại phòng họp tại các điểm cầu; đảm bảo các trang thiết bị tại phòng họp không có sự thay đổi so với buổi vận hành thử trước đó.

b) Thực hiện các thao tác kỹ thuật trực tiếp như: tạo phòng họp, kết nối các điểm cầu, điều chỉnh bố cục hiển thị, xử lý các sự cố kỹ thuật thông thường theo kịch bản phiên họp.

c) Có trách nhiệm quản trị, theo dõi các thông số kỹ thuật, điều chỉnh khung hình hiển thị hình ảnh, âm thanh, ánh sáng cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp.

d) Phối hợp kịp thời với cán bộ phụ trách vận hành hệ thống ở các điểm cầu thành phần khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh để kịp thời khắc phục, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn cuộc họp.

e) Gửi các yêu cầu phát biểu tại các điểm cầu cho người chủ trì cuộc họp.

f) Thống kê, báo cáo kết quả vận hành phiên họp.

2. Cơ quan chủ trì cuộc họp phân công cán bộ trực quản lý, vận hành điểm cầu chính xuyên suốt phiên họp trực tuyến để thực hiện:

a) Giám sát, hiệu chỉnh thiết bị phục vụ họp trực tuyến tại điểm cầu chủ trì.

b) Tiếp nhận phản ánh, thông tin từ các điểm cầu thành phần để kịp thời thông báo cho cán bộ kỹ thuật trực vận hành điều khiển, điều chỉnh khung hình hiển thị, âm thanh hoặc hỗ trợ, xử lý sự cố kỹ thuật diễn ra trong phiên họp.

c) Tiếp nhận các thông tin đăng ký phát biểu từ các điểm cầu thành phần để thông báo với chủ trì cuộc họp.

3. Các đơn vị tham gia cuộc họp phân công cán bộ vận hành điểm cầu thành phần để thực hiện:

a) Trước khi diễn ra phiên họp chính thức 01 giờ, cán bộ vận hành cần có mặt tại phòng họp tại các điểm cầu; đảm bảo các trang thiết bị tại phòng họp không có sự thay đổi so với buổi vận hành thử trước đó.

b) Cán bộ vận hành tại các điểm cầu theo dõi nội dung phiên họp và chủ động bật/ tắt micro, điều khiển camera zoom lại chủ trì tại điểm cầu của mình khi được gọi phát biểu, điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng tại điểm cầu trong quá trình phiên họp trực tuyến diễn ra.

c) Đăng ký phát biểu với đơn vị chủ trì cuộc họp hoặc cung cấp thông tin thành phần tham dự cho điểm cầu chủ trì phiên họp trực tuyến theo yêu cầu (nếu có).

d) Phối hợp cán bộ quản lý, vận hành khi phát sinh lỗi kết nối đường truyền để được hỗ trợ; kịp thời báo cáo sự cố làm gián đoạn việc kết nối phiên họp của điểm cầu trong trường hợp không kịp khắc phục sự cố kỹ thuật.

e) Cán bộ phải túc trực tại điểm cầu họp, bảo đảm theo dõi, hỗ trợ trong suốt phiên họp cho đến khi hoàn thành.

4. Đơn vị quản lý hệ thống theo dõi xuyên suốt phiên họp đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.

Điều 10. Kết thúc phiên họp trực tuyến

Cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu cập nhật kết quả phiên họp, thống kê các tồn tại (nếu có) và báo cáo tới đầu mối đơn vị quản lý hệ thống để tổng hợp và báo cáo.

CHƯƠNG III

BẢO ĐẢM HẠ TẦNG KỸ THUẬT, AN TOÀN THÔNG TIN HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN

Điều 11. Các yêu cầu cơ bản của phòng họp trực tuyến

1. Cường độ ánh sáng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hình ảnh của hệ thống truyền hình hội nghị do đó cường độ ánh sáng phải phù hợp. Không được chiếu ánh sáng trực tiếp vào camera, sẽ gây ra hiện tượng ngược sáng, dẫn đến hình ảnh không rõ nét và sử dụng phông, rèm phù hợp để chủ động điều chỉnh ánh sáng hợp lý.

2. Lắp đặt màn hình và bố trí chỗ ngồi phù hợp để người tham dự hội nghị theo dõi thuận tiện nhất.

3. Vị trí của tất cả mọi người tham gia hội nghị phải nằm trong tầm kiểm soát của camera và tầm thu của micro.

4. Âm thanh có thể sử dụng âm thanh tivi và micro đa hướng đi kèm thiết bị hoặc hệ thống âm thanh hội trường.

5. Các thiết bị đầu cuối của cơ quan, đơn vị cần sử dụng đường truyền mạng số liệu chuyên dùng tỉnh Lâm Đồng phục vụ họp trực tuyến.

6. Khi sử dụng các thiết bị đầu cuối là máy tính, máy tính bảng và các thiết bị thông minh khác tham gia họp trực tuyến, các cơ quan, đơn vị cần giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống để đảm bảo an ninh, an toàn thông tin, bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định pháp luật.

7. Bật, tắt hệ thống đúng quy trình, ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không sử dụng và đảm bảo nguồn điện áp ổn định tại phòng họp trực tuyến.

8. Thiết bị của hệ thống HNTH cần để cách xa các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng, hóa chất; đảm bảo tuân thủ quy định về công tác phòng, chống cháy, nổ theo quy định.

9. Thiết bị đầu cuối cần đảm bảo cập nhật phiên bản mới nhất của nhà cung cấp và không thay đổi, cài đặt lại các thông số liên quan đến thiết bị đầu cuối khi chưa có sự đồng ý của đơn vị quản lý hệ thống hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ vận hành.

10. Đảm bảo vệ sinh các thiết bị, không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính camera hoặc xoay camera.

11. Để đảm bảo hệ thống HNTH được vận hành ổn định, thông suốt, khi lựa chọn phòng họp cần theo nguyên tắc như sau:

a) Đối với các cuộc họp khối chính quyền, sử dụng phòng họp đã lắp đặt hệ thống HNTH của khối chính quyền, không tự ý thay đổi thiết bị khi chưa có sự cho phép của Cơ quan quản lý.

b) Đối với các cuộc họp khối Đảng, sử dụng phòng họp đã lắp đặt hệ thống HNTH của khối Đảng, không tự ý thay đổi thiết bị khi chưa có sự cho phép của Cơ quan quản lý.

Điều 12. Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin

1. Nền tảng họp trực tuyến của tỉnh đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về chức năng, tính năng kỹ thuật, hiệu năng và yêu cầu an toàn cơ bản được quy định tại Quyết định số 444/QĐ-BKHCN ngày 04/4/2025 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ.

2. Nền tảng họp trực tuyến được xác định, thẩm định và phê duyệt Hồ sơ đề xuất cấp độ an toàn hệ thống thông tin theo Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ.

3. Phương án bảo đảm an toàn thông tin cho nền tảng họp trực tuyến đáp ứng các yêu cầu an toàn tại Điều 19 Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ; Điều 9, 10 Thông tư 12/2022/TT-BTTTT ngày 12/8/2022 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông và Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 11930:2017.

4. Đơn vị cung cấp dịch vụ vận hành hệ thống HNTH chịu trách nhiệm về bảo đảm chất lượng, an toàn thông tin đối với hệ thống theo quy định.

5. Bảo đảm tuân thủ các quy định theo Quyết định số 2306/QĐ-UBND ngày 26 tháng 11 năm 2025 của UBND tỉnh ban hành Quy chế bảo đảm an ninh mạng, an toàn thông tin đối với hệ thống thông tin trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng.

CHƯƠNG IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Trách nhiệm của Sở Khoa học và Công nghệ

1. Chủ trì, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện quản lý nhà nước, chỉ đạo và ban hành các quy định, kế hoạch, hướng dẫn thực hiện các nội dung liên quan đến HNTH trên địa bàn tỉnh.

2. Có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế này, báo cáo UBND tỉnh định kỳ hàng năm hoặc đột xuất theo yêu cầu.

3. Chỉ đạo Trung tâm Đổi mới sáng tạo và Chuyển đổi số là đơn vị quản lý hệ thống đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ:

a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan thực hiện bảo trì, bảo dưỡng hệ thống, đảm bảo các thiết bị luôn luôn ở trạng thái hoạt động tốt nhất; làm đầu mối trung gian với đơn vị cung cấp dịch vụ vận hành.

b) Chịu trách nhiệm rà soát, thống kê các thông tin liên quan đến các điểm cầu trên địa bàn tỉnh như: cấu hình, địa chỉ IP, phòng họp, tình trạng hoạt động của các thiết bị đầu cuối…

c) Tiếp nhận thông báo tổ chức cuộc họp trực tuyến từ cơ quan, đơn vị chủ trì cuộc họp. Theo dõi, tổng hợp báo cáo, thống kê số lượng cuộc họp sử dụng hệ thống HNTH để báo cáo định kỳ hằng năm hoặc đột xuất khi có yêu cầu.

d) Tổng hợp danh sách các cán bộ kỹ thuật tham gia quản lý, vận hành hệ thống Hội nghị truyền hình và thông báo cho các điểm cầu và đơn vị liên quan biết liên hệ.

e) Hướng dẫn, phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ vận hành hỗ trợ các cơ quan, đơn vị trong việc sử dụng hệ thống HNTH và trong việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến, xử lý sự cố về đường truyền, sự cố liên quan đến hệ thống HNTH khi tổ chức các cuộc họp trực tuyến và định kỳ kiểm tra, đánh giá định kỳ hệ thống HNTH, bảo đảm đáp ứng yêu cầu trong tổ chức cuộc họp trực tuyến.

f) Phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ vận hành trong việc triển khai, lắp đặt, cấu hình, xử lý sự cố, bảo đảm an toàn thông tin mạng và các giải pháp kỹ thuật nhằm tối ưu, nâng cao an toàn, chất lượng.

4. Phối hợp với Công an tỉnh trong việc thực hiện các quy định về an ninh mạng, an toàn thông tin hệ thống. Thực hiện định kỳ hoặc đột xuất báo cáo công tác thực thi bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo yêu cầu của Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành có thẩm quyền.

5. Hằng năm kiểm tra, đánh giá hệ thống HNTH, bảo đảm đáp ứng yêu cầu trong tổ chức cuộc họp trực tuyến đảm bảo ổn định, hiệu quả.

6. Định kỳ rà soát hệ thống HNTH, tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến phản ánh, nhu cầu của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu, đề xuất các giải pháp sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp, mở rộng hệ thống; tập huấn, cập nhật kiến thức cho cán bộ kỹ thuật vận hành hệ thống HNTH; đề xuất nhiệm vụ và dự toán kinh phí mua sắm, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp tài sản, trang thiết bị nhằm đảm bảo nguồn kinh phí để quản trị, vận hành và bảo trì Hệ thống HNTH.

Điều 14. Trách nhiệm của Công an tỉnh

1. Chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ và các đơn vị có liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai phương án kỹ thuật đảm bảo tổ chức họp trực tuyến có nội dung bảo vệ bí mật nhà nước tại các cơ quan, đơn vị; hướng dẫn các cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp có nội dung bảo vệ bí mật nhà nước bằng hình thức trực tuyến.

2. Phối hợp, hỗ trợ các cơ quan, đơn vị kiểm tra an ninh, an toàn thông tin các thiết bị đầu cuối được đầu tư mới hoặc thay thế, sửa chữa trước khi đưa vào khai thác, sử dụng (nếu cần thiết).

Điều 15. Trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ vận hành

1. Thực hiện đầy đủ trách nhiệm của đơn vị vận hành hệ thống thông tin được quy định tại Điều 22 Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ.

2. Thực hiện đầy đủ các cam kết về chất lượng dịch vụ đã được quy định trong hợp đồng ký kết, bao gồm các chỉ tiêu về: thời gian đáp ứng yêu cầu, thời gian khắc phục sự cố, độ ổn định của kết nối, chất lượng âm thanh, hình ảnh.

3. Bố trí đủ nhân sự kỹ thuật có trình độ chuyên môn phù hợp để trực, vận hành và hỗ trợ 24/7 tại các điểm cầu cho các phiên họp trực tuyến, đặc biệt là các cuộc họp đột xuất, khẩn cấp.

4. Phối hợp với các đơn vị có liên quan chuẩn bị, đảm bảo các điều kiện kỹ thuật trước và trong các cuộc họp trực tuyến.

5. Tuân thủ tuyệt đối các quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng, an ninh mạng và bảo vệ bí mật nhà nước. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc bảo mật thông tin, nội dung các cuộc họp mà mình được tiếp cận trong quá trình cung cấp dịch vụ vận hành.

6. Ký cam kết bảo mật thông tin và không tiết lộ dữ liệu cá nhân của các đại biểu tham dự họp cho bất kỳ bên thứ ba nào khi chưa có sự cho phép bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền.

7. Chỉ được thực hiện các thao tác kỹ thuật trong phạm vi hợp đồng. Không được tự ý thay đổi cấu hình hệ thống lõi, sao chép, lưu trữ hoặc sử dụng thông tin, dữ liệu của các cuộc họp cho bất kỳ mục đích nào khác.

8. Xây dựng và duy trì các kênh liên lạc (hotline, email, hệ thống hỗ trợ trực tuyến) để tiếp nhận và xử lý kịp thời các yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật từ các điểm cầu.

9. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất cho Sở Khoa học và Công nghệ và đơn vị quản lý hệ thống về tình hình vận hành, các sự cố phát sinh và kết quả khắc phục.

10. Kiểm tra kỹ thuật định kỳ, đánh giá toàn diện các điều kiện kỹ thuật (thiết bị, đường truyền, âm thanh, hình ảnh, nhân sự) tại các điểm cầu.

11. Trong khi các cuộc họp diễn ra thực hiện theo các yêu cầu của chủ trì cuộc họp đảm bảo cuộc họp diễn ra thông suốt; khi có thay đổi lịch họp đột xuất phải đảm bảo điều kiện kỹ thuật kịp thời.

Điều 16. Trách nhiệm của các đơn vị, tổ chức chủ trì cuộc họp

1. Chịu trách nhiệm đầu mối tổ chức trong quá trình diễn ra cuộc họp từ khi thông báo tổ chức cuộc họp, công tác chuẩn bị cho đến khi kết thúc và vận hành hệ thống tại đơn vị mình.

2. Phân công nhân sự với đơn vị cung cấp dịch vụ vận hành kiểm tra, xử lý các lỗi kỹ thuật, đảm bảo cho việc tổ chức cuộc họp đúng thời gian và yêu cầu đề ra.

Điều 17. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương là điểm cầu thành phần

1. Các cơ quan, đơn vị được trang bị hệ thống HNTH có trách nhiệm quản lý, vận hành, sử dụng, bảo quản các thiết bị đầu cuối Hội nghị truyền hình, phối hợp kịp thời với điểm cầu chủ tọa trong quá trình chuẩn bị cũng như khi diễn ra cuộc họp.

2. Tăng cường, khai thác, sử dụng có hiệu quả hệ thống HNTH trong việc tổ chức các cuộc họp đến cấp xã, phường, đặc khu; ban hành và niêm yết nội quy tại các phòng họp trực tuyến bảo đảm các điều kiện quy định trong Quy chế này.

3. Phân công ít nhất 01 cán bộ phụ trách vận hành, trường hợp cần thiết bố trí thêm cán bộ hỗ trợ kỹ thuật hệ thống; khi có yêu cầu thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo với Sở Khoa học và Công nghệ để có kế hoạch đào tạo vận hành và sử dụng hệ thống.

4. UBND các xã, phường, đặc khu có trách nhiệm bố trí cán bộ bảo quản, vận hành toàn bộ hệ thống; xây dựng kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng hệ thống thiết bị tại điểm cầu thuộc thẩm quyền địa phương quản lý và báo cáo về Sở Khoa học và Công nghệ để lập kế hoạch bảo trì chung cho toàn hệ thống.

5. Phối hợp với doanh nghiệp viễn thông, Công ty Điện lực Lâm Đồng đảm bảo chất lượng đường truyền, nguồn điện phục vụ hệ thống hội nghị truyền hình tốt nhất.

6. Định kỳ hằng năm (trước ngày 15/12) tổng hợp báo cáo hiện trạng sử dụng của các thiết bị hệ thống HNTH, số lượng các cuộc họp do đơn vị chủ trì, số lượng các cuộc họp tham gia dự họp gửi Sở Khoa học và Công nghệ tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh.

7. Phối hợp Công an tỉnh kiểm tra, rà soát an ninh, bảo mật thông tin các thiết bị đầu cuối đầu tư mới hoặc sửa chữa, nâng cấp trước khi đi đưa vào khai thác, sử dụng tại điểm cầu.

8. Hàng năm, các cơ quan, đơn vị, địa phương sử dụng rà soát, bố trí kinh phí để vận hành, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng hoặc thay thế thiết bị họp trực tuyến thuộc phạm vi quản lý khi thiết bị bị hư hỏng theo phân cấp quản lý ngân sách hiện hành.

Điều 18. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị liên quan

1. Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận hành và dịch vụ đường truyền số liệu chuyên dùng có trách nhiệm rà soát, bảo dưỡng hệ thống đường truyền; bố trí đủ nhân lực, đủ kênh, đủ luồng đảm bảo cho mạng số liệu chuyên dùng hoạt động ổn định; xây dựng các phương án tối ưu dự phòng phân tải, ứng cứu tình huống, sự cố bất thường; chủ động bố trí đủ nhân sự, phương tiện vật tư, thiết bị đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt, không bị gián đoạn mất kết nối nhằm phục vụ Hệ thống vận hành, khai thác an toàn, hiệu quả.

2. Công ty Điện lực Lâm Đồng có phương án chi tiết, tổ chức thực hiện đảm bảo cung cấp điện an toàn, ổn định, tin cậy và liên tục; phân công trực liên tục để sẵn sàng xử lý các tình huống sự cố hệ thống điện, khôi phục cung cấp điện, đặc biệt là các địa điểm tổ chức họp tập trung, họp trực tuyến, các địa điểm diễn ra các sự kiện liên quan phục vụ các cuộc họp.

Điều 19. Điều khoản thi hành

1. Các cơ quan, đơn vị, địa phương có trách nhiệm tổ chức, triển khai thực hiện nghiêm túc Quy chế này.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề phát sinh cần điều chỉnh, bổ sung, các cơ quan phản ánh về Sở Khoa học và Công nghệ để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.