Kế hoạch 64/KH-UBND công tác văn thư, lưu trữ năm 2026 do thành phố Hà Nội ban hành

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 64/KH-UBND	Hà Nội, ngày 13 tháng 02 năm 2026

 

KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2026

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 21 tháng 6 năm 2024; Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 31/2026/NĐ-CP ngày 21/01/2026 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ; các Thông tư hướng dẫn thi hành và Chương trình công tác năm 2026 của UBND Thành phố.

Căn cứ tình hình thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội. Để triển khai thực hiện thống nhất, hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; đồng thời cụ thể hóa các chủ trương, định hướng của Trung ương và Thành phố về chuyển đổi số, đổi mới sáng tạo, phát triển khoa học và công nghệ trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ, phù hợp với tình hình thực tế tại các cơ quan, tổ chức, UBND thành phố Hà Nội ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2026 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tiếp tục nâng cao hiệu lực, hiệu quả, tăng cường quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong hoạt động phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, của Thành phố và trong công tác chỉ đạo, điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

b) Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

c) Đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Gắn công tác văn thư, lưu trữ với xây dựng chính quyền số và quản trị dữ liệu số; thực hiện chuẩn hóa hồ sơ, tài liệu điện tử; bảo đảm kết nối, liên thông và chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành, Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành của Thành phố.

d) Thực hiện chỉnh lý, sắp xếp, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu và phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho công tác quản lý điều hành và các nhu cầu của tổ chức, cá nhân.

2. Yêu cầu

a) Đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố triển khai đồng bộ, thống nhất và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

b) Thủ trưởng các Sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp; các cơ quan ngành dọc Trung ương đóng trên địa bàn Thành phố; các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp; doanh nghiệp nhà nước thuộc Thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) căn cứ Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2026 của Thành phố, xây dựng và tổ chức triển khai, thực hiện Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ đồng bộ, thống nhất, theo đúng quy định của pháp luật, xác định rõ trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức mình đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả.

c) Kết quả thực hiện lập hồ sơ điện tử, cập nhật dữ liệu lưu trữ số, tích hợp hệ thống và bảo đảm chất lượng dữ liệu là tiêu chí quan trọng đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của tập thể, cá nhân.

II. NHIỆM VỤ VÀ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN

1. Nhiệm vụ trọng tâm

a) Rà soát, thống kê, phân loại toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trước khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 02 cấp; chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng và lựa chọn số hóa tài liệu sau khi đã chỉnh lý hoàn chỉnh; bảo quản tập trung an toàn tài liệu.

b) Đẩy mạnh việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử Thành phố.

c) Triển khai, vận hành ổn định Hệ thống và cập nhật dữ liệu vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của cơ quan, tổ chức.

d) Thực hiện chuẩn hóa dữ liệu hồ sơ, tài liệu điện tử; xây dựng bộ siêu dữ liệu lưu trữ và cập nhật thông tin siêu dữ liệu cho hồ sơ, tài liệu; phân loại, gắn mã định danh nhằm phục vụ quản lý tập trung, khai thác, chia sẻ và tích hợp dữ liệu.

2. Nhiệm vụ thường xuyên

a) Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tiếp tục đẩy mạnh và đổi mới công tác tuyên truyền, phổ biến bằng nhiều hình thức các văn bản mới quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước gồm: Luật Lưu trữ năm 2024, Nghị định, Thông tư và các văn bản hướng dẫn có liên quan về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tới công chức, viên chức của các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý.

b) Công tác xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ: xây dựng, ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

- Các cơ quan, tổ chức: chủ động rà soát, xây dựng, sửa đổi bổ sung, ban hành kịp thời các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ (Kế hoạch, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, Danh mục hồ sơ, tài liệu cần số hóa ...).

c) Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Sở Nội vụ: xây dựng Kế hoạch, chương trình, nội dung và tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố, tập trung vào các nội dung:

+ Tuyên truyền, phổ biến các văn bản mới quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước, của Thành phố;

+ Tổ chức triển khai, hướng dẫn lưu trữ hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của cơ quan, tổ chức.

- Các cơ quan, tổ chức: xây dựng Kế hoạch, nội dung, chương trình, tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tới toàn thể công chức, viên chức tại các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

d) Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ

- Sở Nội vụ: xây dựng Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện kiểm tra kết hợp hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức, tập trung vào các nội dung:

+ Chấp hành các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ và việc rà soát, xây dựng, sửa đổi bổ sung, ban hành kịp thời các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ;

+ Ứng dụng công nghệ thông tin và công tác chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ;

+ Kiểm tra chất lượng cung cấp của các tổ chức, doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội và sử dụng dịch vụ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

+ Kiểm tra, phát hiện và xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền được quy định tại Nghị định số 31/2026/NĐ-CP ngày 21/01/2026 của Chính phủ (có hiệu lực từ ngày 08/3/2026).

- Các cơ quan, tổ chức: xây dựng Kế hoạch tự kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị, trong đó thực hiện kiểm tra tối thiểu 50% đơn vị trực thuộc (nếu có).

đ) Thực hiện công tác văn thư

- Thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và nâng cao chất lượng soạn thảo, ban hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

- 100% thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản hoàn toàn trên môi trường điện tử trừ những văn bản thuộc bí mật nhà nước.

- Xây dựng, cập nhật Danh mục hồ sơ công việc của cơ quan, tổ chức bảo đảm đầy đủ các lĩnh vực hoạt động của cơ quan.

- Thực hiện ký số toàn trình và lập hồ sơ công việc trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành Thành phố.

- Quản lý, sử dụng con dấu, chữ ký số, thiết bị lưu khóa bí mật đúng quy định của pháp luật; bảo đảm an toàn, bảo mật.

e) Thực hiện công tác lưu trữ

- Tăng cường bảo quản an toàn, tập trung hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trước khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 02 cấp.

- Tập trung chỉnh lý, số hóa tài liệu theo Đề án “Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập trung của các cơ quan trên địa bàn thành phố Hà Nội” (phê duyệt tại Quyết định số 2112/QĐ-UBND ngày 19/4/2025 của UBND Thành phố). Sau khi số hóa, tổ chức kiểm tra chất lượng dữ liệu; thực hiện chuẩn hóa định dạng và cấu trúc dữ liệu, cập nhật thông tin siêu dữ liệu (metadata); tích hợp dữ liệu vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của cơ quan, tổ chức, bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực và khả năng tra cứu, khai thác lâu dài.

- Thực hiện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử đúng thời hạn; bảo đảm đầy đủ thành phần hồ sơ. Hồ sơ điện tử nộp lưu bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và khả năng truy cập theo tiêu chuẩn.

- Triển khai, vận hành ổn định Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của các cơ quan, tổ chức. Chuẩn hóa, cập nhật cơ sở dữ liệu đầy đủ, bảo đảm an toàn dữ liệu vào Hệ thống.

- Bố trí kho lưu trữ bảo quản tài liệu giấy và lưu trữ điện tử:

+ Đối với kho lưu trữ giấy: Bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị lưu trữ và thiết bị phòng cháy, chữa cháy đáp ứng tiêu chuẩn, điều kiện bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; kịp thời khắc phục tình trạng kho lưu trữ không đáp ứng yêu cầu theo quy định của pháp luật;

+ Đối với lưu trữ điện tử: Bố trí, nâng cấp máy trạm, thiết bị đầu cuối, đường truyền, kết nối mạng và các điều kiện kỹ thuật cần thiết khác nhằm bảo đảm việc lập hồ sơ, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng hiệu quả hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử trên các hệ thống thông tin dùng chung của Thành phố.

g) Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Thực hiện nghiêm quy định của Luật bảo vệ bí mật nhà nước; các Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành và quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư, lưu trữ.

h) Quản lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử Thành phố

- Tăng cường công tác thu thập hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu:

+ Ưu tiên thu thập những phông tài liệu chưa có trong kho lưu trữ để đảm bảo có nhiều loại hình tài liệu tại Lưu trữ lịch sử; thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức sau khi giải thể, chia tách, sáp nhập và tài liệu của các quận, huyện, xã, phường trước khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 02 cấp;

+ Xây dựng Kế hoạch thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử năm 2026; tổ chức thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu[1].

- Thực hiện các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử, kiểm soát chặt chẽ các nguy cơ gây ảnh hưởng đến an toàn tài liệu, đảm bảo tính nguyên vẹn và kéo dài tuổi thọ tài liệu; đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.

-Tập trung phát huy giá trị tài liệu lưu trữ thông qua các hình thức phù hợp; phục vụ độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định.

- Xây dựng cơ sở dữ liệu đối với tài liệu lưu trữ lịch sử hiện có để quản lý, lưu trữ và khai thác thông tin hiệu quả.

- Tham mưu UBND Thành phố xây dựng Kế hoạch và triển khai thực hiện Quyết định số 76/QĐ-TTg ngày 12/01/2026 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt nhiệm vụ, giải pháp lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ.

i) Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ và Cấp, cấp lại Giấy Chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ

- Tăng cường quản lý, kiểm tra chất lượng cung cấp và sử dụng dịch vụ lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.

- Thực hiện thủ tục Cấp, cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ đối với các tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ.

- Các cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ chủ động lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ đáp ứng đủ điều kiện về năng lực, chuyên môn; tăng cường quản lý, kiểm tra, giám sát quy trình, tiến độ và chất lượng thực hiện dịch vụ lưu trữ theo quy định.

k) Tổ chức hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp

- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố tiến hành xác định giá trị tài liệu và lập Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp đề nghị hủy và gửi hồ sơ về Sở Nội vụ thẩm định; sau đó thực hiện quy trình hủy tài liệu lưu trữ theo Điều 16 Luật Lưu trữ năm 2024 và Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ Nội vụ.

- Các cơ quan, tổ chức khác lập danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp và thực hiện hủy tài liệu theo quy định của pháp luật.

3. Tiến độ thực hiện nhiệm vụ: Chi tiết tại Phụ lục kèm theo Kế hoạch này.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2026; theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan, tổ chức trong việc triển khai thực hiện Kế hoạch này.

b) Chủ trì, tham mưu UBND Thành phố và ban hành các văn bản quản lý,

hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

c) Triển khai, vận hành, quản lý Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của cơ quan, tổ chức và hướng dẫn cơ quan, tổ chức cập nhật dữ liệu vào Hệ thống. Kết nối chia sẻ dữ liệu lưu trữ với hệ thống dữ liệu dùng chung của Thành phố theo đúng quy định của Luật Lưu trữ và các quy định của pháp luật.

d) Chủ trì, tham mưu UBND Thành phố về công tác thi đua, khen thưởng lĩnh vực văn thư, lưu trữ: Tổng hợp, đề xuất biểu dương, khen thưởng các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc, tiêu biểu trong công tác văn thư, lưu trữ.

đ) Đề xuất xử lý kỷ luật và xử phạt vi phạm hành chính đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm pháp luật về lưu trữ theo quy định tại Nghị định số 31/2026/NĐ-CP.

e) Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, UBND Thành phố đảm bảo chất lượng, đúng tiến độ.

2. Văn phòng UBND Thành phố

a) Đảm bảo Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành Thành phố vận hành thông suốt, liên tục.

b) Rà soát, bổ sung và nâng cấp các tính năng của Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành Thành phố nhằm đáp ứng yêu cầu kết nối, liên thông, tích hợp đồng bộ, phục vụ việc thu nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của cơ quan, tổ chức.

3. Trung tâm Phục vụ Hành chính công Thành phố

Kết nối Hệ thống Dịch vụ công trực tuyến với Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của cơ quan, tổ chức, bảo đảm việc thu nộp hồ sơ thủ tục hành chính được thực hiện đầy đủ, kịp thời theo quy định.

4. Sở Khoa học và Công nghệ

a) Chủ trì triển khai, thực hiện Đề án “Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập trung của các cơ quan trên địa bàn thành phố Hà Nội” đã được UBND Thành phố phê duyệt tại Quyết định số 2112/QĐ-UBND ngày 19/4/2025 và Kế hoạch số 20-KH/BCĐ57 ngày 19/01/2026 của Ban Chỉ đạo 57 Thành ủy.

b) Sau khi số hóa tài liệu theo Đề án đã được phê duyệt, dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được cập nhật đầy đủ, kịp thời vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của cơ quan, tổ chức để phục vụ công tác quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo đúng thẩm quyền quy định của pháp luật.

c) Đảm bảo an toàn thông tin, hạ tầng kỹ thuật: máy chủ, đường truyền đáp ứng yêu cầu kết nối, tích hợp, đồng bộ thông tin giữa các hệ thống cơ sở dữ liệu.

5. Công an Thành phố

a) Chủ trì, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, xác định độ mật và quản lý văn bản mật trong công tác văn thư, lưu trữ.

b) Đảm bảo an toàn thông tin cơ sở dữ liệu; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức bảo mật dữ liệu trong quá trình triển khai, quản lý và sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành Thành phố; Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của các cơ quan, tổ chức.

6. Sở Tài chính

Trên cơ sở đề xuất của các Sở, ban, ngành Thành phố, UBND xã, phường tham mưu tổng hợp, báo cáo cấp có thẩm quyền bố trí nguồn kinh phí để triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với khả năng cân đối của ngân sách Thành phố và quy định hiện hành.

7. Các cơ quan, tổ chức

a) Xây dựng và triển khai thực hiện Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2026; chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây dựng và tổ chức thực hiện Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2026 theo quy định.

b) Ưu tiên bố trí nguồn lực; xây dựng nội dung nhiệm vụ cụ thể, khả thi gắn với các nhiệm vụ về Chuyển đổi số và Cải cách hành chính của Thành phố; tập trung chỉ đạo quyết liệt và tổ chức thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ, giải pháp đề ra trong Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2026.

c) Thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định; bảo đảm 100% công chức, viên chức, người lao động lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành Thành phố. Đưa nội dung lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ đúng thời hạn vào lưu trữ hiện hành trở thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hằng tháng, hằng năm đối với công chức, viên chức.

d) Chủ động cập nhật hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của cơ quan, tổ chức thông qua việc kết nối, chia sẻ dữ liệu từ các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của Thành phố đã được tích hợp, liên thông.

đ) Xây dựng, sửa đổi bổ sung, ban hành kịp thời các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ và tổ chức các lớp tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động; tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn có liên quan về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

e) Thực hiện xác định giá trị tài liệu để phân loại, lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố

- Thực hiện chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu tồn đọng hình thành trước ngày Luật Lưu trữ năm 2024 có hiệu lực thi hành theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; hoàn thành việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định (theo Điều 65 Luật Lưu trữ năm 2024).

- Đối với hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn hình thành trước ngày Luật Lưu trữ năm 2024 có hiệu lực thi hành, thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, chậm nhất không quá ngày 01 tháng 7 năm 2030 (theo Điều 65 Luật Lưu trữ năm 2024).

g) Tổ chức hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, tài liệu trùng lặp theo quy định. h) Bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

IV. KINH PHÍ THỰC HIỆN

1. Kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ được bảo đảm từ nguồn ngân sách nhà nước theo phân cấp ngân sách hiện hành và các nguồn kinh phí hợp pháp khác.

2. Việc lập dự toán, quản lý và sử dụng kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ thực hiện theo Luật Ngân sách nhà nước và các quy định của pháp luật có liên quan, trong đó:

a) Kinh phí cho công tác văn thư thực hiện theo Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.

b) Kinh phí cho công tác lưu trữ thực hiện theo Điều 60 Luật Lưu trữ năm 2024. Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2026 của Thành phố.

UBND Thành phố yêu cầu các cơ quan, tổ chức nghiêm túc triển khai thực hiện.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo UBND Thành phố xem xét, giải quyết./.

 

Nơi nhận: - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước BNV; - Chủ tịch UBND TP; - Các PCT UBND TP; - Các Sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp thuộc TP, các cơ quan ngành dọc Trung ương đóng trên địa bàn Thành phố, Tổ chức xã hội, Tổ chức xã hội - nghề nghiệp, Doanh nghiệp nhà nước; - UBND các xã, phường; - VP UBND TP: CVP, các PCVP, Các phòng: NC, TH, KGVX; - Lưu: VT, SNV.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Dương Đức Tuấn

 

PHỤ LỤC:

CHI TIẾT THỰC HIỆN NHIỆM VỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2026
(Kèm theo Kế hoạch số 64/KH-UBND ngày 13 tháng 02 năm 2026 của UBND thành phố Hà Nội)

STT	Tên nhiệm vụ	Sản phẩm	Đơn vị chủ trì	Thời gian thực hiện
1.	Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ	Báo cáo, tài liệu tuyên truyền	Sở Nội vụ; các cơ quan, tổ chức	Thường xuyên
2.	Tham mưu UBND Thành phố và ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định	Văn bản	Sở Nội vụ	Thường xuyên
3.	Rà soát, xây dựng, sửa đổi bổ sung, ban hành kịp thời các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ	Kế hoạch; Quy chế; Danh mục hồ sơ; Bảng thời hạn bảo quản; Danh mục hồ sơ, tài liệu cần số hóa	Các cơ quan, tổ chức	Hoàn thành trước 31/3/2026
4.	Tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ	Kế hoạch, Danh sách lớp, Tài liệu	Sở Nội vụ	Tháng 5/2026
			Các cơ quan, tổ chức	Hoàn thành trong quý III, quý IV năm 2026
5.	Kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức	Kế hoạch, Biên bản kiểm tra	Sở Nội vụ	Trong năm 2026
6.	Cơ quan, tổ chức tự kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ	Kế hoạch, Biên bản	Các cơ quan, tổ chức	Hoàn thành trong quý III năm 2026
7.	Cập nhật Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành trên Hệ thống	Danh mục Hồ sơ và hồ sơ được lập trên Hệ thống	Các cơ quan, tổ chức	Năm 2026
8.	Rà soát, thống kê, phân loại toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy	Biểu số liệu	Các cơ quan, tổ chức	Hoàn thành trước 31/3/2026
9.	Thực hiện kết nối Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành của Thành phố và Hệ thống Dịch vụ công trực tuyến với Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của cơ quan, tổ chức để quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử.	Kết nối liên thông hệ thống thông tin của Thành phố	- Văn phòng UBND Thành phố; - Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố; - Sở Khoa học và Công nghệ	Quý I, II/2026
10.	Chỉnh lý và số hóa tài liệu theo Đề án “Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập trung của các cơ quan trên địa bàn thành phố Hà Nội” (phê duyệt tại Quyết định số 2112/QĐ-UBND ngày 19/4/2025 của UBND Thành phố)	Hồ sơ, Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu	Sở Khoa học và Công nghệ	Năm 2026
11.	Triển khai, vận hành và cập nhật dữ liệu vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung:			Thường xuyên
	- Thực hiện quản trị, phân quyền khai thác, sử dụng; bảo đảm an toàn, an ninh, bảo mật thông tin và thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ theo quy định của pháp luật;	Hệ thống	Sở Nội vụ
	- Cập nhật đầy đủ, kịp thời hồ sơ điện tử đã giải quyết xong vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung theo quy định; - Cập nhật dữ liệu số hóa đối với tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của cơ quan, tổ chức.	Cơ sở dữ liệu	Các cơ quan, tổ chức
12.	Bảo quản, khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ; bảo đảm điều kiện kho tàng, trang thiết bị lưu trữ	Tài liệu	Các cơ quan, tổ chức	Thường xuyên
13.	Thực hiện hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp	Danh mục tài liệu hủy, Quyết định, Biên bản	Các cơ quan, tổ chức	Thường xuyên
14.	Xây dựng Kế hoạch thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử năm 2026; hướng dẫn, tổ chức thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu	Hồ sơ, tài liệu	Sở Nội vụ (Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố)	Năm 2026
15.	Thực hiện số hóa đối với tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử có tần suất sử dụng cao; biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 3, 4	Dữ liệu tài liệu đã được số hóa	Sở Nội vụ (Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố)	Năm 2026
16.	Tham mưu UBND Thành phố xây dựng Kế hoạch và triển khai thực hiện Quyết định số 76/QĐ-TTg ngày 12/01/2026 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt nhiệm vụ, giải pháp lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ	Kế hoạch	Sở Nội vụ (Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố)	Năm 2026
17.	Thực hiện chế độ báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ:	Báo cáo	Các cơ quan, tổ chức
	- Báo cáo kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2026 và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2027;			Trước ngày 30/11/2026
	- Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2026;			Trước ngày 05/02/2027
	- Báo cáo đột xuất khác (nếu có).			Thực hiện khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền