Công văn 9689/CHQ-CNTT năm 2025 thực hiện tự động phân công công chức kiểm tra hồ sơ trên hệ thống VNACCS/VCIS do Cục Hải quan ban hành

Kính gửi: Chi cục Hải quan các khu vực.

Để thực hiện chức năng tự động phản công công chức kiểm tra hồ sơ trên hệ thống VNACCS/VCIS, Cục Hải quan hướng dẫn Chi cục Hải quan các khu vực về việc kích hoạt và sử dụng chức năng trên hệ thống VNACCS/VCIS, cụ thể như sau;

1. Thiết kế hệ thống VNACCS/VCIS

Chức năng tự động phân công công chức xử lý tờ khai được thiết kế trên hệ thống VNACCS/VCIS như sau:

- Áp dụng đối với các tờ khai đăng ký trên hệ thống VNACCS/VCIS và được hệ thống phân luồng kiểm tra hồ sơ (luồng vàng).

- Chi thực hiện tự động phản công kiểm tra hồ sơ, không tự động phân công kiểm tra thực tế hàng hóa;

Nguyên tắc hoạt động:

- Đối tượng: hệ thống thực hiện tự động phân công kiểm tra hồ sơ cho danh sách các tài khoản công chức có quyền kiểm tra hồ sơ và những tài khoản này phải được đăng ký thông tin tại màn hình "Đăng ký công chức phân công tự động" trên chức năng NA02A;

- Nguyên tắc phân công: quay vòng phân công tự động, tuần tự trên danh sách tài khoản đã được đăng ký. Khi tất cả công chức kiểm tra hồ sơ đều đã được phân công tờ khai, trường hợp có tờ khai mới, hệ thống VNACCS/VCIS sẽ tự động quay vòng phân công lại từ công chức đầu tiên;

- Việc thiết lập chức năng tự động phân công và đăng ký danh sách tài khoản công chức kiểm tra hồ sơ thực hiện bằng tài khoản có quyền phân công tờ khai trên chương trình phần mềm đầu cuối VNACCS (Customs Terminal Software) tại máy tính của người thiết lập. Trường hợp thay đổi, bổ sung danh sách, người phân công thực hiện lại việc đăng ký danh sách tài khoản công chức kiểm tra hồ sơ.

- Trường hợp thực tế phát sinh cần điều chỉnh việc kiểm tra hồ sơ (ví dụ tờ khai nhánh, tờ khai chung container, công chức vắng đột xuất,...), người phân công thực hiện điều chỉnh thủ công tờ khai (đã được hệ thống tự động phân công) cho công chức khác thực hiện để phù hợp với thực tế phát sinh tại đơn vị, đồng thời cập nhật lý do thay đổi phân công vào hệ thống tại ô “Cập nhật ý kiến của Lãnh đạo” ngay tại thời điểm thay đổi phân công.

2. Một số lưu ý

Việc áp dụng tự động phân công kiểm tra hồ sơ nhằm giảm tải công việc, thời gian phân công xử lý kiểm tra hồ sơ của lãnh đạo; việc phân công được thực hiện ngẫu nhiên, tuần tự không phụ thuộc doanh nghiệp, loại hình tờ khai (xuất hay nhập), nhóm hàng hóa; dễ dàng theo dõi đánh giá năng suất công chức hoàn thành việc kiểm tra hồ sơ theo số lượng tờ khai... Tuy nhiên cần lưu ý một số tình huống sau:

- Hệ thống sẽ tự động liên tục phân công khi có tờ khai mới phát sinh (24/7), các công chức kiểm tra hồ sơ Lưu ý thực hiện để đáp ứng quy định về thời hạn kiểm tra hồ sơ hải quan theo quy định tại khoản 2 Điều 23 Luật Hải quan, khoản 1 Điều 23 Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 được sửa đổi, bổ sung tại khoản 12 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC ngày 20/4/2018 của Bộ Tài chính.

- Chức năng tự động phân công và đăng ký danh sách công chức kiểm tra hồ sơ chỉ cần thực hiện một lần đầu tiên và cập nhật khi có sự thay đổi (trong trường hợp công chức vắng, nghỉ phép hoặc có việc đột xuất...). Trong thời gian thực hiện thay đổi danh sách công chức kiểm tra hồ sơ, tờ khai mới phát sinh sẽ chưa được hệ thống tự động phân công, người phân công thực hiện phân công thủ công đối với các tờ khai phát sinh trong thời gian từ khi dừng phân công tự động đến khi hoàn thiện việc cập nhật thay đổi danh sách cán bộ công chức kiểm tra hồ sơ vào hệ thống.

- Trường hợp các đơn vị hải quan tổ chức nhiêu bộ phận để tiếp nhận, xử lý tờ khai theo từng nhóm riêng biệt như bộ phận xử lý tờ khai nhập, bộ phận xử lý tờ khai xuất, bộ phận giám sát (xử lý tờ khai hàng gửi kho ngoại quan C11)...: phối hợp với Ban CNTT & Thống kê Hải quan để cấu hình mã bộ phận xử lý tờ khai trên hệ thống VNACCS/VCIS, cấu hình phân quyền người sử dụng VNACCS/VCIS theo từng bộ phận. Đồng thời thông báo, hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng đúng "Mã bộ phận xử lý tờ khai” khi đăng ký tờ khai hải quan để hệ thống có thể tự động phân công chính xác tờ khai theo từng bộ phận (ví dụ: mã 01 bộ phận xử lý khai nhập khẩu; mã 02 bộ phận xử lý khai xuất khẩu: mã 03 bộ phận xử lý khai C11;...).

3. Tổ chức thực hiện

Chi Cục trưởng Chi cục Hải quan khu vực tổ chức thực hiện việc tự động phân công công chức xử lý tờ khai từ ngày 01/07/2025 và cử đầu mối chủ trì công tác công nghệ thông tin tại đơn vị phối hợp Ban CNTT và TKHQ để trao đổi, hướng dẫn thực hiện. Trường hợp phát sinh vướng mắc báo cáo về Cục Hải quan (qua đầu mối Ban CNTT và Thống kê Hải quan: Bộ phận Hỗ trợ người sử dụng HelpDesk, Tổ Quản lý vận hành hệ thống CNTT & Dịch vụ công trực tuyến; SĐT 19009299 nhánh 2; email: [email protected]) để hỗ trợ xử lý. (Đính kèm Phụ lục Hướng dẫn thực hiện).

Cục Hải quan thông báo để Chi cục Hải quan các khu vực biết và thực hiện./.