Trợ Lý Ban Giám Đốc

Mức lương

Thương lượng

Kinh nghiệm

Dưới 1 năm

Hạn nộp hồ sơ

05/03/2020

Địa điểm

Hồ Chí Minh

Mô tả công việc

1. Tóm tắt công việc:
- Là người giúp việc cho Ban Giám đốc trong việc ghi chép, triển khai các chỉ đạo và nhiệm vụ tới toàn Công ty và những người có liên quan, và thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Ban Giám đốc yêu cầu.
- Rà soát các văn bản trình ban Giám đốc theo đúng quy định.
- Tham mưu, tư vấn cho BGĐ về các lãnh vực chuyên môn.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan để xây dựng và thực hiện các nhiệm vụ được giao.

2. Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính:
Nhiệm vụ chuyên môn
1. Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban Giám đốc để phục vụ việc quản lý điều hành.
2. Tham dự các cuộc họp của Ban Giám đốc, phối hợp với các phòng cơ quan chuyên môn để ghi kết luận các cuộc họp và triển khai theo quy định
3. Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
4. Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, kiểm tra tính đầy đủ của các tài liệu, hồ sơ công việc để trình Ban Giám đốc xem xét, phê duyệt và triển khai đến các cơ quan, đơn vị liên quan.
5. Lưu giữ thông tin tài liệu liên quan.
6. Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.
7. Thực hiện các báo cáo chuyên môn theo định kỳ.
8. Thực hiện các công việc liên quan khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc và Lãnh đạo Văn phòng công ty.

3. Vị trí công việc và các mối quan hệ bên trong:

Quản lý cấp trên: CHÁNH VĂN PHÒNG => Quản lý trực tiếp: PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG => Chức danh mô tả: THƯ KÝ BGĐ => Những vị trí chịu sự giám sát và báo cáo trực tiếp: N/A

4. Các mối quan hệ bên ngoài:
- Ban Tổ chức và nhân lực Tổng công ty Hàng không: Tiếp nhận, cung cấp thông tin theo yêu cầu công việc
- Các cơ quan, đơn vị thuộc VIAGS: Triển khai, thu nhận thông tin. Kiểm tra, giám sát thực hiện công việc.
- Các cơ quan quản lý Nhà nước liên quan (cơ quan BHXH, sở lao động thương binh xã hội…): Cung cấp thông tin theo yêu cầu công việc

5. Phạm vi quyền hạn:
- Quyền hạn về tổ chức: Đề xuất các ý kiến về tổ chức bộ máy và nhân sự
- Quyền hạn về tài chính: NA
- Quyền hạn trong giao dịch: Quan hệ với các đối tác bên ngoài trong phạm vi thẩm quyền được giao.
- Quyền hạn khác để hoàn thành nhiệm vụ được giao: Theo phân cấp ủy quyền được giao

6. Điều kiện làm việc:
1. Thời gian làm việc: Hành chính
2. Phương tiện đi lại: Tự túc
3. Điều kiện an toàn lao động, trang thiết bị sử dụng: Được trang bị, cấp phát BHLĐ, công cụ, dụng cụ phục vụ cho công việc chuyên môn theo quy định của Nhà nước và Nội quy lao động VIAGS.

7. Các yếu tố tác động đến công việc:
1. Khoảng cách địa lý giữa các chi nhánh so với trụ sở Công ty: Ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, năng suất lao động
2. Các quy định, chính sách mới của Nhà nước về tiền lương, trợ cấp: Ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, năng suất lao động
3. Cung cấp thông tin từ các cơ quan đơn vị: Ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, năng suất lao động

Yêu cầu ứng viên

* Trình độ:
- Trình độ học vấn : Đại học
- Chứng chỉ Tiếng Anh: TOEIC 500 trở lên hoặc tương đương còn hiệu lực sử dụng
- Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí liên quan ít nhất 03 năm
- Có khả năng tư duy, phân tích phấn đề và làm việc nhóm tốt
* Trình độ chuyên môn
1. Ngành đào tạo gắn với bằng cấp: Đại học các ngành Marketing, QTKD, Ngoại Thương, Luật, Ngoại ngữ, Thư ký/Trợ lý hoặc các ngành có liên quan.
2. Chứng chỉ chuyên môn bổ trợ (không bao gồm chứng chỉ chuyên ngành được đào tạo nội bộ): - Nghiệp vụ Thư ký/Hành chính;
3. Kiến thức chuyên môn: Kiến thức chuyên môn về Hành chính, Thư ký.
4. Hiểu về ngành hàng không:
- Kiến thức nhập ngành hàng không
- Lịch sử Chi nhánh và VIAGS
5. Hiểu về VIAGS (sản phẩm, dịch vụ):
- Sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi của VIAGS
- Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng của VIAGS.
- Tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ, sản phẩm của VIAGS.
6. Hiểu về các quy định hiện hành của VIAGS: Hệ thống văn bản, qui định của VIAGS
7. Kiến thức pháp luật:
+ Luật lao động
+ Quy định, chính sách phục vụ hành khách của VNA và các Hãng HK
+ Tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ của các Hãng hàng không
8. Kiến thức về tình hình kinh tế, chính trị, xã hội: Có kiến thức khái quát về tình hình kinh tế chính trị xã hội.
9. Hiểu về cơ cấu tổ chức và hoạt động của VIAGS: Nắm được mô hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ của VIAGS; các phòng, ban và Chi nhánh của VIAGS

8.2. Kinh nghiệm
- Kinh nghiệm chuyên môn: 2 năm kinh nghiệm trong ngành hàng không
- Kinh nghiệm quản lý: N/A

8.3. Các yêu cầu về năng lực:
1. Tin học: Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng, các phần mềm thông dụng, các phần mềm chuyên dụng phục vụ yêu cầu công việc và phân tích.
2. Ngoại ngữ: TOEIC/TOEFL/IELTS: 500-550/450-470/3,5-4
3. Kỹ năng quản lý: Có kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức các nhiệm vụ, hoạch định ưu tiên thứ tự công việc của bản thân với sự quan tâm hợp lý đến các hoạt động liên quan hoặc giám sát quá trình thực hiện công việc của một số vị trí đảm nhận các nhiệm vụ đơn giản
4. Kỹ năng giao tiếp: Có kỹ năng thuyết phục để tạo ra sự thay đổi tích cực với đối tượng giao tiếp và thỏa hiệp trong các tình huống đơn giản
5. Kỹ năng thuyết trình: Có kỹ năng xây dựng cấu trúc bài thuyết trình một cách logic, chặt chẽ, xử lý linh hoạt các câu hỏi, tình huống của người nghe nhằm đạt được mục tiêu đặt ra
6. Kỹ năng giải quyết vấn đề:
+ Kỹ năng chủ động suy nghĩ Có khả năng chủ động suy nghĩ thời gian hợp lý để thực hiện công việc được giao theo cách thức đã được quy định rõ dưới sự hướng dẫn, giám sát cụ thể.
+ Kỹ năng xử lý tình huống: Có kỹ năng lựa chọn, cân nhắc những điều đã biết để giải quyết các tình huống tương tự nhau
7. Khả năng làm việc độc lập: Có khả năng thực hiện công việc theo quy trình, thông lệ được chuẩn hóa dưới sự giám sát về tiến độ và kết quả
8. Kỹ năng làm việc nhóm: Đề xuất giải pháp và tham gia tích cực vào việc nâng cao hiệu quả làm việc của nhóm. Kỹ năng phối hợp và làm việc hiệu quả với các thành viên trong nhóm.
9. Kỹ năng quản lý thời gian: Có kỹ năng lập kế hoạch, hoạch định ưu tiên thứ tự công việc để đạt tiến độ và kết quả đề ra
10. Kỹ năng chăm sóc và phục vụ khách hàng (cả khách nội bộ và bên ngoài): Tìm hiểu và đáp ứng nhu cầu hiện tại của khách hàng

Quyền lợi/Phúc lợi

- Thu nhập 40 triệu/ tháng, chưa bao gồm các khoản thưởng

Địa điểm làm việc

• Thành phố Hồ Chí Minh