Thư ký công trình phải đảm nhận những việc gì?

Thư ký công trình là người cung cấp hỗ trợ hành chính cho nhóm dự án ở các công trình. Nhiệm vụ của thư ký bao gồm các công việc như làm giấy tờ, đặt hàng thiết bị, lập và xử lý hóa đơn, tổ chức cuộc họp và sắp xếp các chuyến du lịch, công tác cho thành viên khác trong nhóm, cập nhật tình hình hoạt động thi công...

Bị mang tiếng là người cậy quyền

Bởi vì công việc và nhiệm vụ mà một Thư ký dự án đảm nhận khá lớn nên không tránh khỏi những quyết định khiến người khác bàn tán cho rằng chỉ là một chức danh Thư ký nhỏ nhoi nhưng lại cậy quyền cậy thế.

Thế nên Thư ký dự án luôn phải cẩn trọng trong lời ăn tiếng nói của mình. Việc truyền đạt các mệnh lệnh nên rõ ràng nhưng cũng mềm dẻo, thể hiện rõ đó là của cấp trên chứ không phải đơn giản chỉ là của Thư ký dự án.

Khó khăn trong việc nắm bắt tâm lý đối tác, cấp trên

Thư ký dự án đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối giữa Giám đốc, khách hàng và đối tác nên các kỹ năng như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng nắm bắt tâm lý, kỹ năng đàm phán rất quan trọng và phải được vận dụng linh hoạt. Thế nhưng không phải ai cũng có thể hoàn thiện hết bộ kỹ năng này nhất là những người đảm nhận vị trí chỉ mới ra trường.

Vậy nên trong cách làm việc Thư ký dự án nên nêu rõ quan điểm của mình, tìm hiểu thấu đáo về yêu cầu của đối tác và truyền đạt thông tin trung thực tới sếp. Đồng thời, cũng thể hiện rõ sự chuyên nghiệp trong xử lý thông tin, tạo được ấn tượng tốt về công ty của bạn với khách hàng để giữ chân họ, và vẫn “ghi điểm” trong mắt sếp.

Những khó khăn trong việc duy trì mối quan hệ với cấp trên

Thư ký dự án là người làm việc trực tiếp với sếp cũng là người báo cáo công việc hằng ngày hay tiến độ dự án thế nên cũng được coi là người khá thân cận và được cấp trên tin cậy. Thế nhưng trong quá trình làm việc sẽ không tránh khỏi những bất đồng khiến bản thân phải hứng chịu những cáu bẳn, bực bội của sếp mà có thể nguyên nhân không phải từ mình. Cư xử của một Thư ký sẽ quyết định mối quan hệ giữa hai bên được duy trì ra sao, thậm chí còn ảnh hưởng cả đến tính ổn định và lâu dài trong công việc.

Thư ký dự án nên tận dụng kiến thức tâm lý của mình để phân tích xem giám đốc là người như thế nào, nóng tính hay trầm tĩnh, hoạt bát hay trì trệ, lạnh lùng hay đa cảm để tìm ra cách ứng xử phù hợp nhất trong mọi tình huống phát sinh hàng ngày.