Giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính nào được thực hiện số hóa?

Mục lục bài viết

• Giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính nào được thực hiện số hóa?
• Khi số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính cần đảm bảo các yêu cầu nào?
• Quy trình số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính gồm mấy bước?

Giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính nào được thực hiện số hóa?

Giấy tờ, tài liệu giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi thực hiện số hóa được quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP như sau:

Các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa

1. Giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính, bao gồm các loại sau:

a) Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó;

b) Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

c) Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

d) Thành phần hồ sơ không thuộc loại được nêu tại điểm a, b, c khoản này và được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Các giấy tờ trên được nộp theo một trong các hình thức sau: bản chính; bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc; bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Đồng thời tại khoản 4 Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định về các giấy tờ, tài liệu không thực hiện số hóa như sau:

Các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa

...

4. Không thực hiện số hóa đối với những giấy tờ, tài liệu:

a) Đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý;

b) Các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính theo quy định tại khoản 1 Điều này;

c) Các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính;

d) Các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

Theo đó, các giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính sau cần thực hiện số hóa:

- Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó;

- Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

- Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

- Thành phần hồ sơ không thuộc loại được nêu tại điểm a, b, c khoản 1 Điều 4 Thông tư này và được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Lưu ý: Các giấy tờ trên được nộp theo một trong các hình thức sau: bản chính; bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc; bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính nào được thực hiện số hóa? (Hình từ Internet)

Khi số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính cần đảm bảo các yêu cầu nào?

Yêu cầu đối với việc số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính được quy định tại Điều 6 Thông tư 01/2023/TT-VPCP như sau:

Các yêu cầu đối với việc số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính

1. Quá trình số hóa phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa và tính hoàn thiện về nội dung, quy trình số hóa.

2. Quá trình số hóa phải bảo đảm các nguyên tắc về bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm xâm hại, ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

3. Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải lưu các trường dữ liệu đặc tả để tái sử dụng trong giải quyết thủ tục hành chính khác có liên quan.

Như vậy, khi thực hiện số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Quá trình số hóa phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa và tính hoàn thiện về nội dung, quy trình số hóa.

- Quá trình số hóa phải bảo đảm các nguyên tắc về bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm xâm hại, ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

- Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải lưu các trường dữ liệu đặc tả để tái sử dụng trong giải quyết thủ tục hành chính khác có liên quan.

Quy trình số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính gồm mấy bước?

Quy trình số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính được quy định tại Điều 7 Thông tư 01/2023/TT-VPCP như sau:

Quy trình số hóa

Quy trình số hóa được thực hiện qua các bước:

1. Sao chụp giấy tờ, chuyển sang bản điện tử.

2. Bóc tách dữ liệu.

3. Cấp mã kết quả số hóa.

4. Lưu kết quả số hóa.

Theo quy định trên thì quá trình số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện theo 04 bước, cụ thể như sau:

Bước 01. Sao chụp giấy tờ, chuyển sang bản điện tử.

Bước 02. Bóc tách dữ liệu.

Bước 03. Cấp mã kết quả số hóa.

Bước 04. Lưu kết quả số hóa.