Cách mở đầu email tiếng anh thông dụng 2022

Mục lục bài viết

• 1. Vai trò của việc mở đầu email
• 2. Nguyên tắc mở đầu email
• - Đặt tiêu đề rõ ràng, dễ hiểu
• - Tránh những lời chào quá thân mật
• - Hạn chế dùng dấu chấm than
• - Không sử dụng nội dung email tiếng Việt nhưng lời chào bằng tiếng Anh và ngược lại
• 3. Một số mẫu mở đầu email tiếng Anh thông dụng
• 3.1. Lời chào mở đầu email thông dụng
• 3.2. Những câu mở đầu email hấp dẫn

1. Vai trò của việc mở đầu email

Tiêu đề có nhiệm vụ tóm tắt nội dung chính của email nên có vai trò quyết định ấn tượng đầu tiên của người đọc đối với email. 

Một lá thư gửi đi cần tươm tất từ tiêu đề đến nội dung. Đặc biệt, trong các trường hợp gửi email xin việc, ứng viên cần đọc kỹ thông tin tuyển dụng và chú ý yêu cầu ghi tiêu đề theo cú pháp cụ thể nếu có.

2. Nguyên tắc mở đầu email

Việc mở đầu email phải đáp ứng một số nguyên tắc như sau:

- Đặt tiêu đề rõ ràng, dễ hiểu

Tiêu đề cần nêu rõ mục đích của email hoặc tóm tắt được nội dung của email.

Nếu không yêu cầu thì bạn hãy trình bày tiêu đề đầy đủ 3 yếu tố: Họ tên_Vị trí ứng tuyển_Ngày tháng.

- Tránh những lời chào quá thân mật

Đừng sử dụng những câu biểu cảm thường ngày hay những lời chào quá thân mật theo “văn nói” tại nơi làm việc (chẳng hạn như "Hey" hay "Chào anh bạn") hay rút gọn tên gọi của họ (hãy nói "Hi Michael" thay vì nói "Mike").

Việc mở đầu email quá thân thiết một cách không phù hợp không chỉ tạo cảm giác thiếu sự tôn trọng nếu người nhận không có mối quan hệ quá thân thiết với bạn mà còn tạo cảm giác không chuyên nghiệp.

Trong trường hợp bạn gửi email cho một tổ chức, cho một đối tác mà bạn nghĩ là hơn tuổi bạn, hãy dùng kính ngữ để thể hiện sự tôn trọng nhân vật đó.  

- Hạn chế dùng dấu chấm than

Nhiều người có thói quen đặt rất nhiều dấu chấm than sau lời chào ví dụ: “Chào bạn!”. Tuy nhiên, việc này chỉ nên áp dụng với email khi muốn thể hiện sự thân thiết của người gửi và người nhận. Đối với email gửi đến các cơ quan, cấp trên, email cần sự trang trọng sẽ dẫn đến quá "cảm xúc" và đôi khi tạo cảm giác không tốt người đọc. 

- Không sử dụng nội dung email tiếng Việt nhưng lời chào bằng tiếng Anh và ngược lại

Nguyên tắc đầu tiên là bạn gửi mail cho ai thì lời chào mở đầu dành cho người đó.

Các câu chào tiếng Việt mở đầu email đơn giản, được sử dụng nhiều nhất trong văn hóa gửi mail đơn cử như là: Hi/ Xin chào/ Chào bạn – anh – chị - em,…thế nhưng lại có không ít người gửi mail với cấu trúc: “Dear + tên người nhận”, Hôm nay em gửi mail này…?

Việc mở đầu email bằng lời chào tiếng Anh mặc dù nội dung tiếng Việt không sai và không ai quy định phải đồng nhất với nhau.Tuy nhiên khi người đọc nhận được lại có suy nghĩ sính ngoại và có sự không đồng đều trong tổng thể email.

3. Một số mẫu mở đầu email tiếng Anh thông dụng

3.1. Lời chào mở đầu email thông dụng

- "Dear [Name]"

Đây là cách chào thích hợp, thường được sử dụng trong thư xin việc, thư mời hợp tác và các giao tiếp khác mà bạn muốn thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận.

Ví dụ: "Dear Sam", "Dear Sam Barney".

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các kính ngữ như "Mr." hay "Mrs." nhưng cần lưu ý chỉ sử dụng khi xác định chính xác tình trạng hôn nhân của người nhận thư để tránh nguy cơ bị nhầm lẫn hoặc giả định sai, khiến người nhận cảm thấy không được tôn trọng.

- "Hi" hoặc "Hello"

Cách chào hỏi thân mật như "Hi", “Hello” hoàn toàn được chấp nhận trong hầu hết email liên quan đến công việc. Dù "hi" và "hello" được coi là cách chào không trang trọng, nó cũng truyền tải một giọng điệu thẳng thắn và thân thiện.

- "Hi everyone", "Hi team" hoặc "Hi [department name] team"

Khi viết email cho cùng lúc hai người trở lên, bạn có một số tuỳ chọn như "Hi everyone" (Xin chào tất cả mọi người), "Hi team" (Chào cả nhóm) hoặc "Hi [department name] team" (Xin chào [tên bộ phận]).

Đây là những cách thân mật nhưng chuyên nghiệp để chào một nhóm người. 

3.2. Những câu mở đầu email hấp dẫn

- "I hope your week is going well"/"I hope you had a nice weekend" (Tôi hy vọng một tuần của bạn diễn ra tốt đẹp/Tôi hy vọng bạn có ngày cuối tuần vui vẻ)

Đây là những câu mở đầu email hiệu quả vì chúng cho thấy bạn quan tâm đến người nhận email trước tiên, giúp xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp bạn đã biết hoặc người bạn muốn phát triển mối quan hệ làm việc thân thiện.

- "I’m reaching out about ..." (Tôi đang liên hệ về việc ....)

Bắt đầu với "I’m reaching out about ..." là cách lịch sự, trực tiếp và nêu rõ mục tiêu của email. Với hàng trăm email được gửi đi và đến trong một ngày làm việc, câu mở đầu này cho thấy bạn đang quan tâm đến thời gian của người nhận bằng cách đi thẳng vào vấn đề.

Nêu rõ ý định cũng tránh thông tin sai hoặc nhầm lẫn về những gì bạn cần từ người nhận thư.

- "Thanks for ..." (Cảm ơn vì ...)

Bày tỏ lòng biết ơn là một cách khác để thể hiện sự coi trọng của bạn với người nhận email. Nếu email bạn đang viết là phản hồi email hoặc hành động của người nhận, việc dùng câu này ngay từ đầu thể hiện sự chân thành và cho thấy tình cảm thân thiết của bạn với người nhận.