Thư ký dự án

- Theo dõi hồ sơ thi công, hợp đồng của dự án và nhà thầu, cập nhật báo cáo diễn biến các hoạt động ở dự án để phối hợp với Ban QLDA hỗ trợ cho các công trường thi công.
- Tổng hợp tiến độ thi công, nghiệm thu từ bộ phận liên quan của Ban để lập báo cáo
- Truyền tải thông tin chỉ đạo Giám Đốc dự án đến Ban QLDA và tổng hợp kết quả báo cáo liên quan đến chỉ đạo.
- Đề xuất theo dõi vật tư và thanh toán các chi phí của Ban QLDA
- Soạn thảo văn bản: Công văn, thông báo, chỉ thị công trường, tờ trình… gửi email phát hành đến nhà thầu, đối tác và các ban/phòng nghiệp vụ liên quan. Soạn thảo các loại văn bản khác theo yêu cầu của cấp trên.
- Các công tác chỉ đạo khác theo yêu cầu của Ban Tổng Giám Đốc và phát sinh theo công việc thực tế của dự án và công trường
- Công tác trình ký hồ sơ: Đầu mối tiếp nhận, trình ký và theo dõi hồ sơ trình ký của các Ban/Phòng, Lãnh đạo Ban, Ban TGĐ và bàn giao chuyển trả hồ sơ đến các đơn vị liên quan sau khi hồ sơ được Ban lãnh đạo ký duyệt.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất cho các cuộc họp, ghi biên bản họp.
- Công tác lưu trữ hồ sơ: Scan và lưu trữ toàn bộ hồ sơ, hợp đồng cho dự án bao gồm bản cứng và file mềm.
- Theo dõi và lập các đề xuất hành chính theo nhu cầu của Ban (nước uống, văn phòng phẩm, phiếu đề xuất xăng dầu xe và thiết bị dự án…) và các tổng hợp khác liên quan đến nhân sự trong ban; Đặt vé máy bay, đặt xe công tác theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Gửi tổng hợp chấm công, tăng ca, nghỉ phép và giải trình chấm công cho nhân sự trong ban và trình Giám Đốc phê duyệt. Là đầu mối tiếp nhận thông tin, yêu cầu về mặt nhân sự của ban để tổng hợp gửi cho bộ phận liên quan.
- Quản lý cơ sở vật chất, quản lý vệ sinh của văn phòng Ban QLDA