Toàn văn Công văn 4158/BTP-BTTP năm 2025 hướng dẫn trong lĩnh vực chứng thực

Toàn văn Công văn 4158/BTP-BTTP năm 2025 hướng dẫn trong lĩnh vực chứng thực 

Ngày 11/7/2025, Bộ Tư pháp đã ban hành Công văn 4158/BTP-BTTP năm 2025 hướng dẫn một số vướng mắt trong lĩnh vực chứng thực.

Theo đó, nhằm tiếp tục tháo gỡ khó khăn, vướng mắc liên quan đến lĩnh vực chứng thực sau khi sắp xếp, tổ chức đơn vị hành chính các cấp và triển khai mô hình chính quyền địa phương 02 cấp, Bộ Tư pháp đã có hướng dẫn cụ thể tại Công văn 4158/BTP-BTTP 2025 về một số vướng mắt trong lĩnh vực chứng thực như sau:

(1) Về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

- Nhiệm vụ quy định tại khoản 2 Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; khoản 1 Điều 1 của Nghị định 07/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực và Điều 14 của Nghị định 120/2025/NĐ-CP quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp do Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (sau đây gọi là cấp xã) thực hiện.

- Căn cứ Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025 số 72/2025/QH15, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác, công chức thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ quy định tại khoản 2 Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP; khoản 1 Điều 1 của Nghị định 07/2025/NĐ-CP và Điều 14 của Nghị định 120/2025/NĐ-CP. Việc ủy quyền phải phù hợp với năng lực, khả năng thực hiện nhiệm vụ để đảm bảo chất lượng hoạt động chứng thực.

- Hình thức văn bản, con dấu, ký văn bản thực hiện nhiệm vụ ủy quyền thực hiện theo quy định tại khoản 7, khoản 8 và khoản 9 Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025, Nghị quyết 190/NQ-CP năm 2025 của Chính phủ về con dấu của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và hướng dẫn của Bộ Công an, Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.

Cụ thể như sau:

- Người đứng đầu cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác sử dụng hình thức văn bản, con dấu của cơ quan chuyên môn, tổ chức mình để thực hiện nhiệm vụ được ủy quyền.

- Công chức thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã sử dụng hình thức văn bản, con dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã và ký thừa ủy quyền để thực hiện nhiệm vụ được ủy quyền.

Để thực hiện việc ủy quyền theo quy định tại Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025 số 72/2025/QH15, Bộ Tư pháp đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố tham mưu, trình Hội đồng nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định ban hành văn bản quy định chi tiết phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được ủy quyền cho công chức thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã.

(2) Về phần ghi chú tại các mẫu lời chứng ở Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 08/2025/TT-BTP quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp và phân cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp và Thông tư 11/2025/TT-BTP sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ một số điều của các thông tư thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp được điều chỉnh như sau:

- Thay thế đoạn: “Nếu chọn loại giấy tờ nào thì gạch ngang các loại giấy tờ còn lại (ví dụ: chọn Thẻ căn cước công dân thì gạch ngang Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế)” bằng “Chỉ ghi giấy tờ người yêu cầu chứng thực xuất trình (ví dụ: ông Nguyễn Văn A, Thẻ căn cước công dân số...; bà Nguyễn Thị B, Hộ chiếu số...)”.

- Thay thế đoạn: “Chủ tịch/Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký, đóng dấu Ủy ban nhân dân cấp xã. Người thực hiện ghi rõ họ, chữ đệm và tên” tại phần ghi chú của các mẫu lời chúng có nội dung liên quan đến Chủ tịch/Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký, đóng dấu bằng “Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc người nhận ủy quyền thực hiện việc chứng thực đóng dấu của cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác thuộc Ủy ban nhân dẫn cấp xã hoặc đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã. Người thực hiện ghi rõ họ, chữ đệm và tên”.

Xem chi tiết tại Công văn 4158/BTP-BTTP năm 2025

Toàn văn Công văn 4158/BTP-BTTP năm 2025 hướng dẫn trong lĩnh vực chứng thực (Hình từ Internet)

Lời chứng thực chữ ký phải được ghi ở đâu?

Căn cứ Điều 13 Thông tư 01/2020/TT-BTP có quy định cách thức chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản như sau:

Cách thức chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản

1. Lời chứng phải ghi ngay phía dưới chữ ký được chứng thực hoặc trang liền sau của trang giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực. Trường hợp lời chứng được ghi tại tờ liền sau của trang có chữ ký thì phải đóng dấu giáp lai giữa giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng.

2. Trường hợp giấy tờ, văn bản có nhiều người ký thì phải chứng thực chữ ký của tất cả những người đã ký trong giấy tờ, văn bản đó.

Như vậy, lời chứng thực chữ ký phải được ghi ngay phía dưới chữ ký được chứng thực hoặc trang liền sau của trang giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực.

Trường hợp lời chứng được ghi tại tờ liền sau của trang có chữ ký thì phải đóng dấu giáp lai giữa giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng.