Tài liệu kế toán là gì? Loại tài liệu kế toán nào bắt buộc phải lưu trữ?

Tài liệu kế toán là gì?

Tài liệu kế toán được giải thích tại khoản 18 Điều 3 Luật kế toán 2015 như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

15. Nghiệp vụ kinh tế, tài chính là những hoạt động phát sinh cụ thể làm tăng, giảm tài sản, nguồn hình thành tài sản của đơn vị kế toán.

16. Phương pháp kế toán là cách thức và thủ tục cụ thể để thực hiện từng nội dung công việc kế toán.

17. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

18. Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

Như vậy, tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

Tài liệu kế toán là gì? Loại tài liệu kế toán nào bắt buộc phải lưu trữ? (hình từ internet)

Loại tài liệu kế toán nào bắt buộc phải lưu trữ?

Loại tài liệu kế toán bắt buộc phải lưu trữ được quy định tại Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, bao gồm các loại tài liệu:

(1) Chứng từ kế toán.

(2) Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

(3) Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

(4) Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm:

- Các loại hợp đồng;

- Báo cáo kế toán quản trị;

- Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia;

- Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản;

- Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán;

- Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận;

- Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị;

- Tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ;

- Tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

>>Xem thêm: Kế toán nhập khẩu hàng hóa có vai trò gì trong doanh nghiệp?

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán là bao lâu?

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định tại Điều 41 Luật kế toán 2015 như sau:

Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

2. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.

3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

...

Như vậy, đối chiếu theo quy định nêu trên thì tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

- Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

- Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

- Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Lưu ý: Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

>>Xem thêm: Thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán là ít nhất mấy năm?