Chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại là gì? Thời điểm, địa điểm gửi và nhận chứng từ điện tử được quy định thế nào?

Chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại là gì?

Căn cứ khoản 3 Điều 3 Nghị định 52/2013/NĐ-CP quy định:

Chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại (dưới đây gọi tắt là chứng từ điện tử) là hợp đồng, đề nghị, thông báo, xác nhận hoặc các tài liệu khác ở dạng thông điệp dữ liệu do các bên đưa ra liên quan tới việc giao kết hay thực hiện hợp đồng.

Đặc điểm chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại

[1] Chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại có giá trị pháp lý như bản gốc nếu đáp ứng cả hai điều kiện sau:

+ Có sự bảo đảm đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong chứng từ điện tử từ thời điểm thông tin được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng chứng từ điện tử;

+ Thông tin chứa trong chứng từ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

[2] Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị chứng từ điện tử.

[3] Tiêu chí về sự bảo đảm đủ tin cậy là khi một trong những biện pháp sau được áp dụng trên cơ sở thỏa thuận giữa các bên trao đổi và sử dụng chứng từ điện tử:

+ Ký chứng từ điện tử bằng chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp cấp;

+ Lưu trữ chứng từ điện tử tại hệ thống của một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử mà các bên thỏa thuận lựa chọn;

+ Có sự bảo đảm từ phía thương nhân, tổ chức cung cấp hạ tầng cho việc khởi tạo, gửi và lưu trữ chứng từ điện tử về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong chứng từ điện tử trong quá trình gửi và lưu trữ trên hệ thống;

+ Biện pháp khác mà các bên thống nhất lựa chọn.

Căn cứ pháp lý: Điều 9 Nghị định 52/2013/NĐ-CP

Chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại là gì? (Hình từ internet)

Thời điểm, địa điểm gửi và nhận chứng từ điện tử được quy định thế nào?

Căn cứ Điều 10 Nghị định 52/2013/NĐ-CP quy định thời gian, địa điểm gửi và nhận chứng từ điện tử như sau

[1] Thời điểm gửi một chứng từ điện tử là thời điểm chứng từ điện tử đó rời khỏi hệ thống thông tin dưới sự kiểm soát của người khởi tạo hay đại diện của người khởi tạo.

Trong trường hợp chứng từ điện tử không rời khỏi hệ thống thông tin dưới sự kiểm soát của người khởi tạo hay đại diện của người khởi tạo, thời điểm gửi là thời điểm nhận được chứng từ điện tử.

[2] Trong trường hợp các bên không có thỏa thuận khác, thời điểm nhận một chứng từ điện tử là thời điểm chứng từ điện tử đó tới được địa chỉ điện tử do người nhận chỉ ra và có thể truy cập được.

[3] Địa điểm kinh doanh của người khởi tạo được coi là địa điểm gửi chứng từ điện tử và địa điểm kinh doanh của người nhận được coi là địa điểm nhận chứng từ điện tử.

Bên cạnh đó, tại Điều 11 Nghị định 52/2013/NĐ-CP quy định địa điểm kinh doanh của các bên như sau:

(1) Địa điểm kinh doanh của mỗi bên là địa điểm do bên đó chỉ ra, trừ khi bên khác nêu rõ bên đó không có địa điểm kinh doanh tại địa điểm này.

(2) Trong trường hợp một bên có nhiều địa điểm kinh doanh nhưng không chỉ ra địa điểm kinh doanh nào thì địa điểm kinh doanh là địa điểm có mối quan hệ mật thiết nhất với hợp đồng liên quan xét tới mọi bối cảnh trước và tại thời điểm giao kết hợp đồng.

(3) Trong trường hợp một cá nhân không có địa điểm kinh doanh thì địa điểm kinh doanh là nơi đăng ký thường trú của cá nhân đó.

(4) Một địa điểm không được coi là địa điểm kinh doanh nếu địa điểm đó chỉ là nơi đặt máy móc, thiết bị công nghệ của hệ thống thông tin do một bên sử dụng để giao kết hợp đồng hoặc chỉ là nơi các bên khác có thể truy cập hệ thống thông tin đó.

(5) Một địa danh gắn với tên miền hay địa chỉ thư điện tử của một bên không nhất thiết liên quan tới địa điểm kinh doanh của bên đó.

Các lỗi nhập thông tin trong chứng từ điện tử nào cần lưu ý?

Căn cứ Điều 14 Nghị định 52/2013/NĐ-CP quy định lỗi nhập thông tin trong chứng từ điện tử như sau:

[1] Trường hợp một người mắc phải lỗi nhập thông tin trong một chứng từ điện tử được sử dụng để trao đổi với hệ thống thông tin tự động của bên khác nhưng hệ thống thông tin tự động này không hỗ trợ cho người đó sửa lại lỗi thì người đó hoặc thương nhân, tổ chức, cá nhân mà người đó đại diện có quyền rút bỏ phần chứng từ điện tử có lỗi nếu đáp ứng hai điều kiện sau:

+ Ngay khi biết có lỗi, người đó hoặc thương nhân, tổ chức, cá nhân mà người đó đại diện thông báo cho bên kia về lỗi và nêu rõ đã mắc phải lỗi trong chứng từ điện tử này;

+ Người đó hoặc thương nhân, tổ chức, cá nhân mà người đó đại diện vẫn chưa sử dụng hoặc có được bất kỳ lợi ích vật chất hay giá trị nào từ hàng hóa, dịch vụ nhận được từ bên kia.

[2] Quyền rút bỏ phần chứng từ điện tử có lỗi không ảnh hưởng tới trách nhiệm giải quyết hậu quả các lỗi phát sinh ngoài những quy định tại [1].

Xem thêm 

• Chứng từ điện tử là gì? Đăng ký chứng từ điện tử được quy định như thế nào theo luật mới 2025?
• Cách xử lý chứng từ điện tử đã lập bị sai từ ngày 01/6/2025, cụ thể như thế nào?
• Có được tẩy xóa trên sổ kế toán khi phát hiện sai sót không?