Hướng dẫn số hóa tài liệu lưu trữ và bảo đảm trang thiết bị đầu cuối phục vụ công tác số hóa hồ sơ, tài liệu theo Công văn 10911?

Hướng dẫn số hóa tài liệu lưu trữ và bảo đảm trang thiết bị đầu cuối phục vụ công tác số hóa hồ sơ, tài liệu theo Công văn 10911?

Ngày 18/7/2025, Bộ tài chính đã ban hành Công văn 10911/BTC-NSNN năm 2025 về việc thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ và bảo đảm trang thiết bị đầu cuối phục vụ công tác số hóa hồ sơ, tài liệu.

Thực hiện Kết luận 137-KL/TW năm 2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư và chỉ đạo của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học - công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số tại các thông báo số 11-TB/TGV ngày 08/4/2025 và sổ 27-TB/TGV ngày 08/6/2025, trong đó yêu cầu "các Bộ, ngành, địa phương đẩy nhanh tiển độ số hóa tài liệu bảo đảm an toàn, không để thất lạc, hưu hỏng trong quá trình sắp xếp, tổ chức bộ máy; các địa phươngrà soát, nâng cấp thiết bị (máy chủ, hệ thống lưu trữ) để quản lý tập trung và bảo quản an toàn dữ liệu số hóa; bổ sung, bảo đảm trang bị đủ các thiết bị đầu cuối phục vụ công tác số hóa hồ sơ, tài liệu"; Bộ Tài chính đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thực hiện một số nội dung sau:

(1) Tổ chức thực hiện trong năm 2025:

a) Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chỉ đạo các cơ quan chức năng tại địa phương, căn cứ yêu cầu quản lý và nhu cấu thực tế, chủ động sử dụng nguồn lực của ngân sách địa phương (dự phòng, quỹ dự trữ tài chính,...) để triển khai nhiệm vụ số hóa tài liệu lưu trữ và bảo đảm các thiết bị đầu cuối phục vụ trực tiếp cho công tác số hóa hồ sơ, tài liệu trên địa bàn theo đúng quy định của Luật Lưu trữ và pháp luật có liên quan, hướng dẫn của Bộ Công an tại văn bản số 1479/BCA-ANCTNB ngày 17/4/2025 về số hóa tài liệu bí mật nhà nước và hướng dẫn của Bộ Nội vụ tại các văn bản:

+ Công văn 851/BNV-CVT<NN năm 2025 về việc số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị;

+ Công văn 3572/BNV-CVT<NN năm 2025 về đề xuất hỗ trợ kinh phí từ ngân sách trung ương đề số hóa tài liệu lưu trữ cấp huyện trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

b) Báo cáo kết quả thực hiện việc số hóa tài liệu lưu trữ và bảo đảm các thiết bị đầu cuối phục vụ trực tiếp cho công tác số hóa hồ sơ, tài liệu tại địa phương về Bộ Nội vụ và Bộ Tài chính, trong đó chi tiết các nội dung:

- Thành phần, khối lượng tải liệu số hóa (số lượng, chủng loại, khối lượng tính theo trang/met dài...);

- Danh mục, số lượng thiết bị đầu cuối phục vụ trực tiếp cho công tác số hóa hồ sơ, tài liệu (số lượng, chủng loại, cấu hình cơ bản);

- Kinh phí chi cho việc số hóa tài liệu lưu trữ và bảo đảm các thiết bị đầu cuối phục vụ trực tiếp cho công tác số hóa hồ sơ, tài liệu, chi tiết theo: chỉ đầu tư phát triển, chi thường xuyên; nguồn ngân sách địa phương đảm bảo và nhu cầu đề nghị hỗ trợ từ ngân sách trung ương (nếu có), kèm theo thuyết minh chỉ tiết.

c) Trên cơ sở báo cáo của các địa phương, ý kiển rà soát của Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính tổng hợp, trình cấp có thẩm quyền xem xét hỗ trợ từ ngân sách trung ương cho ngân sách địa phương để hoàn trả lại nguồn địa phương đã chủ động chỉ nêu trên.

(2) Xây dựng dự toán ngân sách nhà nước năm 2026:

a) Bộ Tài chính đã có Thông tư 56/2025/TT-BTC hướng dẫn xây dựng dự toán ngân sách nhà nước năm 2026 và kế hoạch tài chính - ngân sách nhà nước 03 năm 2026-2028. Vì vậy, để nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương căn cứ Thông tư 56/2025/TT-BTC và các quy định có liên quan xây dựng dự toán kinh phí thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ và bảo đảm trang thiết bị đầu cuối phục vụ công tác số hóa hồ so, tài liệu năm 2026 (chi tiết phần ngân sách địa phương đảm bảo, nhu cầu hỗ trợ từ ngân sách trung ương) tông hợp chung vào dự toán ngân sách địa phương gửi Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính.

b) Trên cơ sở số liệu rà soát, tổng hợp của Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính sẽ tổng hợp vào phương án phân bổ ngân sách trung ương năm 2026, trình Chính phủ trình Quốc hội xem xét, quyết định.

Bộ Tài chính đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quan tâm chỉ đạo triển khai nghiêm túc, đúng quy định, bảo đảm việc số hóa tài liệu lưu trữ và trang bị thiết bị đầu cuối được thực hiện thiết thực, hiệu quả, tránh hình thức, lãng phí.

Hướng dẫn số hóa tài liệu lưu trữ và bảo đảm trang thiết bị đầu cuối phục vụ công tác số hóa hồ sơ, tài liệu theo Công văn 10911? (Hình từ Internet)

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ giấy được thực hiện như thế nào?

Căn cứ Điều 9 Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định quy trình số hóa tài liệu lưu trữ giấy được thực hiện như sau:

- Khảo sát, đánh giá tổng thể và bàn giao tài liệu lưu trữ để số hóa

+ Khảo sát, thống kê tài liệu lưu trữ, xây dựng, trình duyệt kế hoạch thu thập dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ chuẩn bị số hóa

Cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa phải khảo sát thực trạng, xác định vị trí các phông lưu trữ, khối tài liệu lưu trữ cần đưa ra khỏi kho để số hóa; lập phương án và kế hoạch thực hiện số hóa; xây dựng phương án phục vụ khai thác nhằm bảo đảm đầy đủ và kịp thời khối lượng tài liệu lưu trữ của từng phông đưa ra số hóa; đánh giá thực trạng dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ đưa ra số hóa.

+ Lấy tài liệu lưu trữ từ trên giá xuống và chuyển đến nơi bàn giao

Khi lấy tài liệu lưu trữ từ trên giá xuống và chuyển đến nơi bàn giao phải bảo đảm trật tự sắp xếp tài liệu lưu trữ, không làm hỏng tài liệu lưu trữ; khu vực bàn giao tài liệu lưu trữ cần được bố trí có đủ diện tích để kiểm đếm trước khi bàn giao tài liệu.

+ Giao tài liệu lưu trữ cho bộ phận thực hiện số hóa

Việc giao tài liệu lưu trữ được thực hiện bằng cách kiểm đếm số lượng từng hộp, hồ sơ, tờ tài liệu và kiểm tra tình trạng vật lý của tài liệu. Trường hợp cần thiết chụp ảnh hiện trạng hồ sơ, tài liệu; việc giao tài liệu lưu trữ được lập thành biên bản, lưu hồ sơ làm căn cứ để nhận lại tài liệu lưu trữ sau khi số hóa. Số lượng hộp, hồ sơ, tờ tài liệu bộ phận số hóa đã nhận sẽ được đối chiếu khi bàn giao tài liệu sau khi số hóa cho kho lưu trữ.

+ Vận chuyển tài liệu lưu trữ từ kho bảo quản đến nơi số hóa

Việc vận chuyển tài liệu lưu trữ từ kho bảo quản đến nơi số hóa phải được thực hiện bằng phương tiện bảo đảm an toàn tài liệu, an toàn phòng cháy, chữa cháy, bảo đảm không làm xáo trộn trật tự sắp xếp tài liệu.

- Vệ sinh tài liệu lưu trữ

+ Tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệu lưu trữ bằng cách dùng các loại chổi lông phù hợp để quét, chải bụi bẩn trên hộp tài liệu, sau đó đếm từng hồ sơ, tài liệu.

+ Khi vệ sinh tài liệu lưu trữ không được làm xáo trộn trật tự sắp xếp các cặp, hộp cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệu; không làm hỏng tài liệu.

- Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu (nếu có)

+ Xây dựng tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu.

+ Thực hiện chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu theo tài liệu hướng dẫn, gồm các nội dung: chuẩn hóa định dạng tệp tin tài liệu, chuẩn hóa định dạng dữ liệu chủ, chuyển đổi mã ký tự của tài liệu và dữ liệu chủ, chuyển đổi cấu trúc dữ liệu chủ, đóng gói tài liệu số hóa.

+ Thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm tra.

+ Bàn giao dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ gốc cho bộ phận thực hiện số hóa.

- Số hóa tài liệu lưu trữ

+ Bóc tách, làm phẳng tài liệu.

+ Kiểm tra đối chiếu tài liệu với danh mục, dữ liệu chủ (nếu có).

+ Thực hiện số hóa

Đưa tài liệu vào máy quét hoặc thiết bị chụp ảnh hoặc thiết bị khác phù hợp và thiết lập các thông số kỹ thuật đầu ra cho tài liệu số hóa: định dạng tệp tin, độ phân giải, chế độ nén ảnh, thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày bản số hóa, vị trí lưu tệp tin ảnh quét và cách thức đặt tên tệp tin ảnh quét; sau khi quét, chụp cần kiểm tra chất lượng ảnh quét, chụp và so sánh với tài liệu lưu trữ gốc. Nếu tài liệu số hóa không đạt yêu cầu, hiệu chỉnh cấu hình máy quét, thiết bị chụp ảnh hoặc chuyển đổi để số hóa lại tài liệu.

+ Tạo lập dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số hóa đối với trường hợp chưa có dữ liệu chủ.

+ Kết nối dữ liệu chủ với tài liệu lưu trữ số hóa và kiểm tra kết nối dữ liệu chủ với tài liệu lưu trữ số hóa.

+ Trả tài liệu lưu trữ gốc về kho sau khi số hóa: kiểm đếm số lượng tài liệu và kiểm tra tình trạng tài liệu khi trả lại; ghi biên bản và lưu hồ sơ.

+ Vận chuyển tài liệu lưu trữ gốc về kho bảo quản và sắp xếp lên giá.

- Kiểm tra sản phẩm

+ Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm

Tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm cần thể hiện rõ các nội dung bao gồm: lỗi ảnh quét và lỗi biên mục, có lưu ý cụ thể đối với từng trường hợp sai lỗi phổ biến đã từng hoặc có nguy cơ cao xảy ra; tài liệu hướng dẫn cần được phổ biến đến từng nhân sự triển khai làm công tác kiểm tra trước khi thực hiện.

+ Thực hiện kiểm tra sản phẩm theo hướng dẫn; lập báo cáo kiểm tra; thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm tra.

- Ký số tài liệu lưu trữ số hóa theo quy định tại điểm c khoản 1 và điểm a khoản 2 Điều 8 Thông tư này.

- Đóng gói tài liệu lưu trữ số hóa và dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số hóa và chuyển vào Hệ thống.

- Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm

+ Sao chép sản phẩm vào các thiết bị lưu trữ

Xây dựng tài liệu hướng dẫn sao chép bảo đảm tuân thủ các quy định về an ninh, an toàn, bảo mật thông tin; thể hiện rõ các yêu cầu khi sao chép sản phẩm vào các thiết bị lưu trữ; thiết bị lưu trữ cần được kiểm tra bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trước khi đưa vào sử dụng; tiến hành sao chép và bàn giao sản phẩm dữ liệu số hóa cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý được thực hiện nhiều lần hoặc một lần sau khi hoàn tất quá trình số hóa; mỗi lần bàn giao sẽ được lập biên bản xác nhận giữa các bên liên quan.

+ Kiểm tra số lượng, chất lượng tài liệu lưu trữ số hóa và cấu trúc dữ liệu của tài liệu lưu trữ số hóa, bảo đảm sự kết nối chuẩn xác giữa dữ liệu chủ và tệp tin tài liệu lưu trữ số hóa.

+ Thực hiện giải pháp sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ số hóa và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số hóa sang thiết bị lưu trữ khác và bảo đảm chế độ bảo mật dữ liệu để phòng rủi ro thất thoát dữ liệu.

+ Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm; lập và lưu hồ sơ cơ sở dữ liệu

Căn cứ trên các biên bản bàn giao tài liệu, dữ liệu, các tiêu chuẩn nghiệp vụ, kỹ thuật, yêu cầu đầu ra của sản phẩm, thực hiện nghiệm thu và bàn giao sản phẩm.