Nghị định 164: Quy định về hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử từ 01/7/2025

Nghị định 164: Quy định về hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử từ 01/7/2025 (Hình từ Internet)

Quy định về hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử từ 01/7/2025

[1] Thành phần hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử

Theo Nghị định 164/2025/NĐ-CP, hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử bao gồm:

- Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử;

- Chứng từ kế toán điện tử trong thực hiện bảo hiểm xã hội;

- Các văn bản, thông báo khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch bảo hiểm xã hội bằng phương tiện điện tử.

Đáng chú ý là hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử theo quy định có giá trị pháp lý như hồ sơ, chứng từ, thông báo và các văn bản bằng giấy theo quy định của pháp luật.

Cơ sở pháp lý: Điều 7 Nghị định 164/2025/NĐ-CP.

[2] Yêu cầu đối với hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử

Cụ thể, hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử phải có đủ chữ ký số của những người có trách nhiệm ký theo quy định của pháp luật.

Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì văn bản đó phải được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

Trường hợp hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử chỉ có chữ ký của người có thẩm quyền thì hệ thống thông tin phải có khả năng nhận biết và xác nhận việc đã xử lý của những người có trách nhiệm theo quy định của pháp luật trong quá trình luân chuyển hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đến người ký cuối cùng.

Nếu hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử có thành phần kèm theo ở dạng giấy thì cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội phải chuyển đổi sang dạng điện tử.

Việc chuyển đổi từ hồ sơ, chứng từ giấy sang hồ sơ, chứng từ điện tử và hồ sơ, chứng từ điện tử sang hồ sơ, chứng từ giấy thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, dữ liệu.

Cơ sở pháp lý: Điều 9 Nghị định 164/2025/NĐ-CP.

[3] Thời gian nộp hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử

Theo Nghị định 164/2025/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử thực hiện các giao dịch điện tử 24 giờ trong ngày và 07 ngày trong tuần.

Trong đó, thông báo xác nhận đã nhận hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được gửi đến kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tài chính, Cổng Dịch vụ công quốc gia chậm nhất 15 phút sau khi nhận được hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp gửi đến.

Cơ sở pháp lý: Điều 10 Nghị định 164/2025/NĐ-CP.

03 nguyên tắc giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội từ 01/7/2025

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội là giao dịch được thực hiện bằng phương tiện điện tử bao gồm đăng ký tham gia, cấp sổ bảo hiểm xã hội, đóng bảo hiểm xã hội; giải quyết, chi trả chế độ bảo hiểm xã hội và các hoạt động khác trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

Việc thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội từ ngày 01/7/2025 phải tuân thủ các nguyên tắc dưới đây:

- Việc thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội không phụ thuộc vào địa giới hành chính;

- Việc thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội trên cơ sở tái sử dụng thông tin, dữ liệu, giấy tờ đã số hóa, tích hợp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân.

Cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội không phải cung cấp giấy tờ, tài liệu đối với những thông tin đã có, đã tích hợp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân;

- Việc thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, pháp luật về dữ liệu, pháp luật về an toàn thông tin mạng, an ninh mạng, pháp luật về bảo hiểm xã hội và quy định khác của pháp luật có liên quan; Bảo đảm rõ ràng, không phân biệt phương thức thực hiện, trung thực, an toàn, hiệu quả.

Cơ sở pháp lý: Khoản 1 Điều 4 Nghị định 164/2025/NĐ-CP.

Điều kiện thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội từ 01/7/2025

Theo Điều 5 Nghị định 164/2025/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội phải đảm bảo điều kiện sau:

- Có tài khoản định danh điện tử theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

- Có chứng thư chữ ký số còn hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp hoặc có chữ ký điện tử khác theo quy định của pháp luật.

Xem thêm

• Giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội có giá trị pháp lý như thế nào với giao dịch bằng bản giấy?